Proje yönetimi için en iyi yazılımı değerlendirirken sorulacak 6 soru
Proje Yönetimizorlu bir alandır.Proje ekiplerisürekli büyüyor ve bir süre boyunca değişiyorproje, yönetmek için birden fazla iletişim kanalı var ve müşteri ihtiyaçları her zaman gelişiyor gibi görünüyor.
Sürekli değişen rekabetçi pazarı ve sürekli olarak daha verimli süreçleri bulma baskısını dikkate alın ve sonuç giderek daha stresli bir ortamdır.
Elektronik tablolar ve e-postalar, bir proje yöneticisinin havada tutması gereken tüm topları yönetmek için yetersizdir. Bu araçlara çok ağır bir şekilde güvenmek, giriş manuel ve birden fazla veri versiyonu genellikle var olduğundan, veri hatalarına, yanlış iletişimlere, karışıklığa ve hayal kırıklığına yol açabilir.
Takımınız yanacak ve tüm bu parçaları organize etmenin ve işbirliğini ve işi düzenlemenin daha iyi bir yolu bulamazsanız, projeleriniz ayrılacak.
Yazılım Proje Yönetimibariz çözümdür. Ancak, bugün piyasada tonlarca seçenek var, peki ekibiniz için doğru olanı hangisinin olduğunu biliyorsunuz?
İşte proje yönetimi için en iyi araçları değerlendirirken oyun alanını daraltmak istediğiniz 6 soru.
1. Takımımın zamanını ve kaynaklarını yönetmeyi kolaylaştırır mı?
Projeler ilerledikçe, kaynak gereklilikleri değişecek ve mevcut kaynakları izlemeye çalışır, gerekli ve atanan, basit bir elektronik tabloda imkansızdır.
Ancak uygun zaman yapmamak vekaynak yönetimiproje başarısızlığına yol açabilir. Aslında,Projelerin% 18'i FAIl Kötü kaynak tahminleri nedeniyle, yeterli sayıda mevcut kaynağa sahip olmamak için% 21 başarısız olur.
Size izin veren bir proje yönetimi aracı aramak önemlidir.Genel kaynak kullanımını izleyinve proje ve görevleri gereksinim ve öncelikler olarak yeniden önceliklendirmenize olanak sağlar.
En İyi Proje Yönetimi Yazılımısağlam bir iş yükü görünümü sunarBu, kimin tam kapasiteye ulaştığını ve hala ek görevleri ele almak için hala mevcut olduğunu gösteriyor.
Bu bilgiyi bir zaman çizelgesinde veyatakvim formatıŞimdi hangi görevlerin devam ettiğini ve hangi faaliyetlerin geldiğini görselleştirmenize yardımcı olacaktır. Daha sonra, görevleri önceliklendirmek, atamak ve zamanlamak için bu bilgileri etkili bir şekilde kullanabilirsiniz.
En İyi Proje Yönetimi Yazılımı bir zaman çizelgesi sunarveyaGantt şemasıAyrıca, bir çift tıklamayla projeleri eklemenizi veya yeniden planlamanızı sağlar. En iyisiProje Yönetimi AraçlarıZaman çizelgesindeki projeleri veya görevleri sürükleyip bırakma ve karşılık gelen son başvuru tarihlerini değiştirme yeteneğini sağlama veBağımlı Görevlerveyaaltlıklar .
2. Takımımın hızlı ve etkili bir şekilde projelerine yardımcı olacak mı?
Sağlam arasında bir denge oluşturmak içinplanlamave hızlı yürütme, verimli proje oluşturma ve kurulumu destekleyen yazılımı aramak önemlidir. Proje yönetiminde en iyi uygulama kullanmaktırFormlar ve ŞablonlarYeni görevlerin ve projelerin verimli işlenmesine yardımcı olmak için.
Örneğin, proje yönetimi için en iyi uygulamalarda bulunan 2 temel özellik:
En iyi çevrimiçi proje yönetimi araçlarıDinamik istek formu özelliği. Bu özellik, isteğinin doldurdukları için isteğinin sağladığı bilgilere dayanarak form sorularını değiştirir.
Örneğin, Teknik Kurşun bir mühendislik değişikliği talep ediyorsa, form, satış öncülüğünüzün sözleşme şartları ve koşullarında bir değişiklik talep edilmesiden farklı bilgiler isteyecektir. Bu şekilde ekip üyelerinin belirli bir istek için alakasız olan bilgileri doldurmak zorunda değildir.
3. Takımımın ilerlemesini ne kadar yakından takip edebileceğim?
Projeniz ilerledikçe veKurumunuz büyür ve değişir, güçlü bir araç yardımı olmadan projeleri izlemek ve yönetmek zor olabilir.. Gayri resmi konuşmalar yoluyla, ekip toplantıları veya e-postalarda ayrıntılar almaya çalışmak, güncellemeler kaybolur, yanlış anlaşıldıkça veya unutulurken HAVOC oluşturabilir.
Mac veya PC için en iyi proje yönetimi yazılımı, takımınızın ilerlemesini izlemenize yardımcı olmalıdır, bu nedenle kafanızdaki tüm bilgileri veya gelen kutunuzdaki tüm bilgileri tutmaya çalışmanız gerekmez. Ekibinizi mikromanya olmadan güncel kalmanızı sağlayan bir araca ihtiyacınız var.
Gerçek zamanlı olarak ne yapıldığını görmenize izin veren ve kilit görevler ilerlediklerinde otomatik bildirimler sağlayan işbirlikçi çalışmaları destekleyen yazılımı arayın. Ayrıca geride ya da geçmişte düşen görevleri de hayal etmelisiniz. AraştırmaYazılım Sözleşmesi Oranlarıİşletmeniz için elde edilebilir.
Tüm ilgili paydaşlara doğru görünürlük seviyesini sağlayan bir araç seçin. Örneğin:
4. İşbirliği, geri bildirim ve onaylar düzenleyecek mi?
Takım çalışmasını teşvik ettiğinizde veÇeşitlilik Destek, proje başarısı olasılığı artıyor. Ancak, etkili bir işbirliğini destekleyebilecek bir sistem olmadan, iş çoğaltılabilir, görevler kaçırılabilir, hatalar oluşabilir ve karışıklık ortaya çıkabilir.
Destekleyebilecek bir araç seçmek önemlidir.Geri bildirimin toplanmasıve onayların işlenmesi, böylece değerli bilgiler kaybolmaz ve bir parça kaydı tüm kararlar ve değişikliklerden korunur.
E-postalara güvenmek veya paylaşılan bilgisayar sürücüleri, bilgi eksik, çoğaltılarak veya düzgün bir şekilde önceliklendirilmemeye neden olabilir. Ayrıca, bu seçenekler revizyonları izlemek ve imzalamak için bir araç sağlamaz.
En iyi proje yönetimi uygulamaları, tüm dosyaları ve geri bildirimi tek bir yerde getirmenizi sağlar. Bu, belgelerin ilişkili projelerinize veya görevlerine bağlanabileceği anlamına gelir, bu yüzden herkes onları nerede bulacağını biliyor ve işbirlikleri yeni bir yorum ya da @ yeni yorum ya da @ iletişimin gerçekleştiğinde gerçek zamanlı uyarılar alıyor.
Yazılım ayrıca, revizyon işleminden tahminde bulunacak olan prova ve onayları desteklemelidir. Görsel olarak işaretleme belgelerini belirleme yeteneği belirsiz geri bildirimleri en aza indirir ve katılımcıların birbirlerinin değişikliklerini görmelerini ve çelişkili düzenlemelerle gerçek zamanlı olarak çalışmalarını sağlar.
Proje yönetimi için en iyi yazılımlardan bazılarıEntegrasyonları desteklerBöylece dosyalar doğrudan Google Dokümanlar, Kutu ve diğer varlık yönetimi araçlarından yüklenebilir. Tek bir yerde revizyonları yönetmek, net bir düzenleme ve onay izi oluşturur.
5. Takımımın çeşitli ihtiyaç ve gereksinimlerini karşılayacak kadar esnek mi?
Sıklıkla,Ücretsiz Proje Yönetimi Yazılımıproje yönetiminin sadece bir yönünü sunmaya ya da sadece bir metodolojiyi desteklemeye odaklanır. Örneğin, yazılımınız yalnızca tek bir görev görünümünü destekliyorsa ve ekibinizin bazı üyeleri bu şekilde çalışmayı zor buluyor mu?
Ekibiniz kullanmayı reddederse, en iyi proje yönetimi aracı bile başarısız olur. İçin en etkili yöntemlerden biriKullanıcı kabul edilmesinin arttırılmasıYazılımın çalışma stilleri ve tercihlerine göre özelleştirilebildiğinden emin oluyor.
Aşağıdaki 5 yönüyle özelleştirebilme yeteneği, ekibinizin gerektirdiği esnekliği sağlayabilir:
6. Ekibimi Businesswork'ten kurtaracak ve bize stratejik olmak için daha fazla zaman verecek mi?
BusyWork, sizi ve ekibinizin işgal ettiği, ancak projeniz veya kuruluşunuz için çok değer vermeyin. Businesswork örnekleri şunlardır:
Bu görevlerin hala gerçekleşmesi gerekiyor, ancak amaç, mümkün olduğunca az zaman almalarını sağlamaktır. Proje yönetimi için en iyi yazılım, yüksek değerli olanlara odaklanmak için sizi serbest bırakmak için bu düşük değerli görevleri otomatikleştirmeye ve kolaylaştırmaya yardımcı olacaktır.
Önde gelen proje yönetimi çözümleri, konuşmaları tek bir paylaşılan çalışma alanına dönüştürür. Bu, e-posta, elektronik tablolarda ve diğer dağınık ortamlara dayanma ihtiyacını giderir ve notları ve eylem kalemlerini farklı kaynaklardan birleştirmenin sıkıntısını kazandırır.
Tüm iletişimin belirli projeler, görevler veya dosyalar bağlamında tutulmasını sağlayan bir araç arayın. Bu şekilde, herkes her zaman neyle ilgili olduğunu biliyor ve uzun reelap e-postalarından kaçınabilirsiniz.
Entegrasyon yeteneğiProje yönetimi yazılımınızı seçerken değerlendirilmesi de önemlidir. Takımınızın Gmail veya Slack gibi günlük kullandığı araçlarla entegre edebilen bir çözüm isteyeceksiniz.
Bu entegrasyon birini desteklertek gerçek kaynağı , hala mevcut araçlar aracılığıyla erişimi ve bilgilerin girilmesini desteklerken. "Birbirleriyle" konuşma yeteneklerleri, iletişimi hala çalışmalarına izin verirken, ancak katılımcıların en rahat olmalarına izin verirken.
Şablonlar, ekibinizi proje içindeki meşgul eserden kurtarmanın harika bir yoludur. Proje yönetimi için en iyi yazılım, ortak görevleri, girişimleri ve yapıları kaydetmenize izin verecek, böylece yeni bir göreve başladığınızda onları klonlayabilirsiniz, yeni birriskya da yeni bir değişiklik öner.
Sıfırdan başlamak yerine, bağımlılıklar, görev süresi, atananlar ve raporlar gibi temel bileşenler otomatik olarak kopyalanır. Yeni girişiminizin tam olarak ne yaptığını bilerekplanlamave yürütme, katılan herkes için daha az stresli ve daha verimli.
Proje yönetimi için en iyi yazılımı keşfedin
Piyasadaki yüzlerce proje yönetimi aracı ile ekibiniz için en iyisini bulmak biraz iş alabilir. Bu 6 soruyu sormak, size yardımcı olacaktır.Temel özellikleri tanımlayınBu, ekibiniz için önemlidir ve seçeneklerinizi daraltın. Seçimlerimizi inceleyinEn İyi Proje Yönetimi Yazılım İnceleme Siteleri .
NedendenemekUDN Görev YöneticisiBugün ücretsiz için?Ödüllü Proje Yönetim Platformumuz tam olarak projeleri atlamak, işbirliğini kolaylaştırmak, daha akıllı kararlar ve çok daha fazlası için ihtiyacınız olan şey olabilir.
