6 domande da chiedere durante la valutazione del miglior software per la gestione del progetto

Gestione di progettoè un campo impegnativo.Team di progettosono in costante crescita e cambiando nel corso di aprogetto, Ci sono più canali di comunicazione da gestire e le esigenze dei clienti sembrano sempre essere evolventi.

Tieni in considerazione il marketplace competitivo in continua evoluzione e la pressione per trovare continuamente processi più efficienti e il risultato è un ambiente sempre più stressante.

Fogli di calcolo ed e-mail sono inefficienti per la gestione di tutte le palle che un project manager deve tenere in aria. Basandosi troppo pesantemente su questi strumenti può portare a errori di dati, errori di ramuntismo, confusione e frustrazione poiché l'ingresso è manuale e molteplici versioni di dati spesso esistono.

La tua squadra brucerà, e i tuoi progetti cadranno se non troverai un modo migliore per organizzare tutti questi pezzi e semplificare la collaborazione e il lavoro.

Gestione del progetto del softwareè la soluzione ovvia. Tuttavia, ci sono tonnellate di opzioni sul mercato oggi, quindi come fai a sapere qual è quello giusto per la tua squadra?

Ecco le 6 domande che dovresti chiedere di restringere il campo di gioco quando si valuta i migliori strumenti per la gestione del progetto.

1. Rende più facile gestire il tempo e le risorse del mio team?

Come progresso dei progetti, i requisiti delle risorse cambieranno e tentano di tenere traccia delle risorse disponibili, necessarie e assegnate è accanto a impossibile in un foglio di calcolo semplice.

Ma il fallimento di condurre tempo adeguato egestione delle risorsepuò portare al fallimento del progetto. Infatti,18% dei progetti FAIL a causa delle scarse previsioni delle risorse e il 21% non riescono a non avere un numero adeguato di risorse disponibili.

È importante cercare uno strumento di gestione del progetto che ti consente diMonitorare l'utilizzo complessivo delle risorsee ti consente di ricrecificare i progetti e i compiti come requisiti e priorità modifiche.

Il miglior software di gestione del progettooffre una robusta vista sul carico di lavoroQuesto ti mostra chi ha raggiunto la piena capacità e che è ancora disponibile per assumere compiti aggiuntivi.

Visualizzazione di queste informazioni in una timeline oFormato del calendarioTi aiuterà a visualizzare quali compiti sono in corso ora e quali attività stanno arrivando. È quindi possibile utilizzare queste informazioni per dare la priorità, assegnare e pianificare in modo efficace le attività.

Il Il miglior software di gestione del progetto offre una timeline o diagramma di GanttVisualizza che consente anche di aggiungere o riprogrammare progetti in un paio di clic. Il meglioStrumenti di gestione del progettofornire la possibilità di trascinare e rilasciare progetti o attività sulla timeline per modificare le loro date dovute e spostare le scadenze corrispondenti di qualsiasiAttività dipendenti o subttasks. .

2. Aiuterà il mio team Jumpstart progetti in modo rapido ed efficace?

Al fine di creare un equilibrio tra robustopianificazioneE l'esecuzione rapida, è importante cercare il software che supporta la creazione e la configurazione del progetto efficienti. Una migliore pratica nella gestione del progetto è da usareforme e modelliper aiutare nell'effettiva elaborazione di nuovi compiti e progetti.

Ad esempio, 2 funzionalità chiave incluse nelle migliori app per il progetto Gestione sono:

I migliori strumenti di gestione dei progetti online sono dotati di AFunzione del modulo di richiesta dinamica. Questa funzione cambia le domande del modulo in base alle informazioni che il richiedente fornisce come lo stanno compilando.

Ad esempio, se il tuo lead tecnico richiede una modifica ingegneristica, il modulo richiederà informazioni diverse rispetto a se il tuo lead di vendita richiede una modifica ai termini e alle condizioni del contratto. In questo modo i membri del team non devono compilare informazioni irrilevanti per una particolare richiesta.

3. Quanto sarò da vicino, potrò monitorare i progressi del mio team?

Come il tuo progetto progredisce eLa tua impresa cresce e cambia, può diventare difficile tracciare e gestire i progetti senza l'aiuto di un potente strumento. Tentativo di prendere in dettaglio attraverso conversazioni informali, riunioni di squadra o e-mail possono creare caos poiché gli aggiornamenti sono persi, fraintesi o dimenticati.

Il miglior software di gestione dei progetti per Mac o PC dovrebbe aiutarti a monitorare i progressi del tuo team, quindi non devi provare a mantenere tutte le informazioni nella tua testa o nella tua casella di posta. Hai bisogno di uno strumento che ti permette di rimanere aggiornato senza microganimano la tua squadra.

Cerca software che supporta i lavori collaborativi consentendo di vedere cosa viene fatto in tempo reale e che fornisce notifiche automatiche quando vengono progressi compiti chiave. Dovrebbe anche bandiera compiti che stanno cadendo dietro o dopo. Ricerca The.Tassi del contratto del softwareche sono ottenibili per la tua attività.

Seleziona uno strumento che fornisce il giusto livello di visibilità a tutti gli stakeholder pertinenti. Per esempio:

4. Stregrerà la collaborazione, il feedback e le approvazioni?

Quando promuovi il lavoro di squadra eSupporta la diversità, la probabilità che il successo del progetto aumenta. Ma, senza un sistema in grado di supportare una collaborazione efficiente, il lavoro può essere duplicato, possono essere persi Attività, possono verificarsi errori e la confusione può succedere.

È importante selezionare uno strumento che può supportare ilRaccolta di feedback.e il trattamento delle approvazioni in modo che le informazioni preziose non siano perse e un record della traccia è mantenuto di tutte le decisioni e le modifiche.

Affidarsi alle e-mail o alle unità di computer condivise possono comportare le informazioni che vanno mancanti, essendo duplicate o non essere correttamente prioritarie. Inoltre, queste opzioni non forniscono un mezzo per il monitoraggio delle revisioni e dei firmi.

Le migliori app di gestione del progetto ti permettono di portare insieme tutti i file e il feedback in un unico posto. Ciò significa che i documenti possono essere legati ai loro progetti o compiti associati, quindi tutti sanno dove trovarli, e i collaboratori ricevono avvisi in tempo reale ogni volta che c'è un nuovo commento o @mention, la comunicazione di razionalizzazione.

Il software dovrebbe anche supportare la prova e le approvazioni, che prenderà la congettura dal processo di revisione. La capacità di documenti di Markup visivamente riduce al minimo il feedback ambiguo e consente ai partecipanti di vedere i reciproci cambiamenti e lavorare attraverso le modifiche in conflitto in tempo reale.

Anche alcuni dei migliori software per la gestione del progettoSupporta integrazioniIn modo che i file possano essere caricati direttamente da Google Documenti, Box e altri strumenti di gestione patrimoniale. Gestire le revisioni in un unico luogo crea un chiaro percorso di modifica e approvazione.

5. È abbastanza flessibile per soddisfare le diverse esigenze e esigenze del mio team?

Di frequente,Software gratuito di progetti di gestioneè focalizzato sull'offrire un solo aspetto della gestione del progetto o di supportare solo una metodologia. Ad esempio, cosa succede se il tuo software supporta solo una singola visione del compito e alcuni membri del tuo team trovano difficile lavorare in questo modo?

Anche il miglior strumento di gestione del progetto fallirà se il tuo team si rifiuta di usarlo. Uno dei metodi più efficaci perAumentare l'adozione dell'utenteAssicurarsi che il software possa essere personalizzato nei loro stili e preferenze di lavoro.

La capacità di personalizzare i seguenti 5 aspetti può fornire la flessibilità richiede il tuo team:

6. Libera la mia squadra dal lavoro occupato e ci darà più tempo per essere strategico?

Busywork è attività che ti mantengono occupate e il tuo team, ma non fornire molto valore per il tuo progetto o la tua organizzazione. Esempi di lavoro occupato includono:

Queste attività devono ancora verificarsi, ma l'obiettivo è di farli prendere il minimo di tempo possibile. Il miglior software per il progetto Gestione aiuterà a automatizzare e razionalizzare queste attività a basso valore per liberarti per concentrarti su quelli ad alto valore.

Le principali soluzioni di gestione del progetto centralizzano le conversazioni in un unico spazio di lavoro condiviso. Ciò rimuove la necessità di affidarsi a e-mail, fogli di calcolo e altri mezzi disordinati, e ti risparmiano il problema di combinare note e voci di azione da fonti disparate.

Cerca uno strumento che consente di mantenere tutte le comunicazioni nel contesto di progetti, attività o file specifici. In questo modo, tutti sa sempre cosa si riferisce, e puoi evitare lunghe e-mail di ricapitolare.

Capacità di integrazioneÈ anche importante valutare quando si seleziona il software di gestione del progetto. Volerai una soluzione che è in grado di integrare con gli strumenti che il tuo team utilizza già ogni giorno, come Gmail o allentato.

Questa integrazione supporta unaSingola fonte di verità , pur supportando l'accesso e l'ingresso di informazioni attraverso gli strumenti esistenti. La loro capacità di "parlare tra loro" centralizzava efficacemente la comunicazione, pur consentendo che i contributori funzionino tuttavia sono più a proprio agio.

I modelli sono un ottimo modo per liberare la tua squadra dall'offerta in pieno di lavoro all'interno del progetto. Il miglior software per la gestione dei progetti ti consentirà di salvare attività comuni, iniziative e strutture, in modo da poterli semplicemente clonare ogni volta che si avvia una nuova attività, registrare un nuovorischioo proporre un nuovo cambiamento.

Piuttosto che partendo da zero, componenti chiave come dipendenze, durata dell'attività, assegnatari e report vengono automaticamente copiati. Sapendo esattamente cosa implica la tua nuova iniziativapianificazioneed esecuzione meno stressante ed efficiente per tutti i coinvolti.

Scopri il miglior software per la gestione dei progetti

Con centinaia di strumenti di gestione del progetto sul mercato, trovare il meglio per il tuo team potrebbe prendere del lavoro. Chiedere a queste 6 domande ti aiuterà aIdentifica le caratteristiche chiaveSono importanti per la tua squadra e restringono le tue opzioni. Dai un'occhiata alle nostre scelte perI migliori siti di revisione del software di gestione dei progetti .

Perché noProvaloUDN Task ManagerGRATIS oggi?La nostra pluripremiata piattaforma di gestione del progetto può essere esattamente ciò di cui hai bisogno per Jumpstart progetti, semplificare la collaborazione, fare decisioni più intelligenti e molto altro ancora.