6 frågor att fråga vid utvärdering av den bästa programvaran för projektledning

Projektledningär ett utmanande fält.Projektlagväxer ständigt och förändras under enprojekt, det finns flera kommunikationskanaler att hantera, och kundernas behov verkar alltid utvecklas.

Ta hänsyn till den ständigt föränderliga konkurrensutsatta marknaden och trycket för att kontinuerligt hitta mer effektiva processer, och resultatet är en allt stressande miljö.

Kalkylblad och e-postmeddelanden är ineffektiva för att hantera alla bollar som en projektledare behöver hålla i luften. Att förlita sig för tungt på dessa verktyg kan leda till datafel, missförhållanden, förvirring och frustration eftersom ingången är manuell och flera dataversioner finns ofta.

Ditt team kommer att brinna ut, och dina projekt kommer att falla ifrån varandra om du inte hittar ett bättre sätt att organisera alla dessa bitar och effektivisera samarbetet och arbeta.

Programvaruprojektledningär den uppenbara lösningen. Det finns dock massor av alternativ på marknaden idag, så hur vet du vilken är den rätta för ditt lag?

Här är de 6 frågorna du borde be om att begränsa spelplanen när du utvärderar de bästa verktygen för projektledning.

1. Gör det lättare att hantera mitt lags tid och resurser?

Som framsteg kommer resurskraven att förändras, och försök att spåra tillgängliga resurser, behövs, och tilldelas är nästan omöjligt i ett enkelt kalkylblad.

Men misslyckande med att genomföra rätt tid ochresurshanteringkan leda till projektfel. Faktiskt,18% av projekten FAIJag på grund av dålig resursprognos, och 21% misslyckas med att inte ha ett tillräckligt antal tillgängliga resurser.

Det är viktigt att leta efter ett projekthanteringsverktyg som låter digÖvervaka övergripande resursutnyttjandeOch gör att du kan prioritera projekt och uppgifter som krav och prioriteringar förändras.

Den bästa projektledningsprogramvaranerbjuder en robust arbetsbelastningDet visar dig som har nått full kapacitet, och vem är fortfarande tillgänglig för att ta på sig ytterligare uppgifter.

Visa denna information i en tidslinje ellerkalenderformathjälper dig att visualisera vilka uppgifter som pågår nu, och vilka aktiviteter som kommer upp. Du kan sedan använda den här informationen för att prioritera, tilldela och schemalägga uppgifter effektivt.

De Bästa Project Management-programvaran erbjuder en tidslinjeellerGanttdiagramVisa som också låter dig lägga till eller omplacera projekt i ett par klick. Det bästaProjekthanteringsverktygGe förmågan att dra och släppa projekt eller uppgifter på tidslinjen för att ändra de förfallna datum och flytta motsvarande tidsfrister av någonberoende uppgifterellersubtask .

2. Kommer det att hjälpa mitt team hoppstart att snabbt och effektivt?

För att skapa en balans mellan robustplaneraOch snabb exekvering är det viktigt att leta efter programvara som stöder effektiv projektskapande och installation. En bästa praxis i projektledning är att användaFormer och mallaratt hjälpa till med effektiv bearbetning av nya uppgifter och projekt.

Till exempel är 2 nyckelfunktioner som ingår i de bästa apps för projektledning:

De bästa online-projekthanteringsverktygen kommer med enDynamisk begäran Figurfunktion. Den här funktionen ändrar formulärfrågorna baserade på den information som begäran ger när de fyller i det.

Om din tekniska ledning till exempel begär en ingenjörsändring, kommer formuläret att fråga efter olika uppgifter än om din försäljningsledning begär en ändring av kontraktsvillkoren. På detta sätt måste lagmedlemmarna inte fylla i information som är irrelevant för en viss begäran.

3. Hur nära kommer jag att kunna spåra mitt lags framsteg?

När ditt projekt fortskrider ochDitt företag växer och ändras, det kan bli svårt att spåra och hantera projekt utan hjälp av ett kraftfullt verktyg. Försök att ta in detaljer genom informella konversationer, lagmöten eller e-postmeddelanden kan skapa kaos som uppdateringar är förlorade, missförstådda eller glömda.

Den bästa projektledningsprogramvaran för Mac eller PC ska hjälpa dig att spåra ditt lags framsteg, så du behöver inte försöka hålla all information i ditt huvud eller din inkorg. Du behöver ett verktyg som låter dig hålla dig uppdaterad utan att mikropanera ditt lag.

Leta efter programvara som stöder samarbetsarbete genom att låta dig se vad som görs i realtid och det ger automatiska meddelanden när nyckeluppgifter utvecklas. Det bör också flagga uppgifter som faller bakom eller förfallna. ForskningProgramvaruavtaletsom kan uppnås för ditt företag.

Välj ett verktyg som ger rätt sikt på alla relevanta intressenter. Till exempel:

4. Kommer det att effektivisera samarbetet, feedback och godkännanden?

När du främjar lagarbete ochStöddiversitet, sannolikheten för att projektets framgång ökar. Men utan ett system som kan stödja ett effektivt samarbete kan arbetet dupliceras, uppgifterna kan missas, kan fel uppstå, och förvirring kan uppstå.

Det är viktigt att välja ett verktyg som kan stödjaInsamling av feedbackOch bearbetningen av godkännanden så att värdefull information inte går förlorad, och en rekord hålls av alla beslut och ändringar.

Att förlita sig på e-post eller delade datorstationer kan leda till att information saknas, dupliceras eller inte är ordentligt prioriterad. Dessutom tillhandahåller dessa alternativ inte ett medel för att spåra revisioner och inloggningar.

De bästa projekthanteringsprogrammen tillåter dig att ta med alla filer och feedback på ett ställe. Det innebär att dokument kan vara knutna till sina tillhörande projekt eller uppgifter, så alla vet var de ska hitta dem, och medarbetare får realtidsvarningar när det finns ny kommentar eller @mention, effektiviseringskommunikation.

Programvaran bör också stödja korrektur och godkännanden, vilket kommer att ta gissningen ut ur revisionsprocessen. Möjligheten att visuellt markera dokument minimerar tvetydig återkoppling och gör det möjligt för deltagarna att se varandras förändringar och arbeta genom motstridiga ändringar i realtid.

Några av de bästa mjukvaran för projektledning ocksåStödjer integrationerSå att filer kan laddas upp direkt från Google Docs, Box och andra Asset Management Tools. Att hantera revisioner på ett enda ställe skapar en tydlig redigerings- och godkännandespår.

5. Är det tillräckligt flexibelt för att möta mitt lags olika behov och krav?

Ofta,Gratis Projekthanteringsprogramär inriktad på att bara erbjuda en aspekt av projektledning eller stödja endast en metodik. Till exempel, vad om din programvara bara stöder en enda uppgiftsvy och vissa medlemmar i ditt team har det svårt att arbeta så?

Även det bästa projektledningsverktyget kommer att misslyckas om ditt lag vägrar att använda det. En av de mest effektiva metoderna förÖkad användarantagandeSe till att programvaran kan anpassas till sina arbetsstilar och preferenser.

Möjligheten att anpassa följande 5 aspekter kan ge flexibiliteten ditt lag kräver:

6. Kommer det att frigöra mitt lag från upptagen och ge oss mer tid att vara strategisk?

Upptagen är aktiviteter som håller dig och ditt lag ockuperat, men ger inte mycket värde för ditt projekt eller din organisation. Exempel på upptagningsarbete inkluderar:

Dessa uppgifter måste fortfarande inträffa, men målet är att få dem att ta upp så lite tid som möjligt. Den bästa mjukvaran för projektledning hjälper till att automatisera och effektivisera dessa lågvärdeuppgifter för att frigöra dig för att fokusera på de högt värde.

Ledande projektledningslösningar centraliserar konversationer till en enda delad arbetsyta. Detta tar bort behovet av att förlita sig på e-post, kalkylblad och andra röriga medier, och det sparar problem med att kombinera anteckningar och åtgärdsposter från olika källor.

Leta efter ett verktyg som gör det möjligt för all kommunikation att hållas i samband med specifika projekt, uppgifter eller filer. På så sätt vet alla alltid vad det handlar om, och du kan undvika långa recep-e-postmeddelanden.

IntegrationskapacitetDet är också viktigt att utvärdera när du väljer din projekthanteringsprogram. Du vill ha en lösning som kan integrera med de verktyg som ditt lag redan använder dagligen, till exempel Gmail eller Slack.

Denna integration stöder enEnkel källa till sanning , samtidigt som du stöder åtkomst och inmatning av information via de befintliga verktygen. Deras förmåga att "prata med varandra" effektivt centraliserar kommunikation, samtidigt som det fortfarande tillåter bidragsgivare att arbeta men de är mest bekväma.

Mallar är ett bra sätt att befria ditt lag från upptagen inom projektet. Den bästa mjukvaran för projektledning gör att du kan spara gemensamma uppgifter, initiativ och strukturer, så du kan helt enkelt klona dem varje gång du startar en ny uppgift, loggar en nyrisk, eller föreslå en ny förändring.

I stället för att börja från början kopieras viktiga komponenter som beroenden, uppgiftstid, uppdragsare och rapporter automatiskt. Att veta exakt vad ditt nya initiativ innebär görschemaläggningoch utförande mindre stressande och effektivare för alla inblandade.

Upptäck den bästa mjukvaran för projektledning

Med hundratals projekthanteringsverktyg på marknaden kan det vara bra att hitta det bästa för ditt team. Att fråga dessa 6 frågor hjälper dig attIdentifiera nyckelfunktionernaDet är viktigt för ditt lag och smala ner dina alternativ. Kolla in våra val förDe bästa projekthanteringsundersökningswebbplatserna .

Varför inteProvaUDN Task Managergratis idag?Vår prisbelönta projektledningsplattform kan vara exakt vad du behöver för att hoppa om projekt, effektivisera samarbetet, göra smartare beslut, och så mycket mer.