परियोजना प्रबंधन के लिए सर्वश्रेष्ठ सॉफ्टवेयर का मूल्यांकन करते समय पूछने के लिए 6 प्रश्न

परियोजना प्रबंधनएक चुनौतीपूर्ण क्षेत्र है।प्रोजेक्ट टीमलगातार बढ़ रहे हैं और एक के पाठ्यक्रम पर बदल रहे हैंपरियोजना, प्रबंधन के लिए कई संचार चैनल हैं, और ग्राहक की जरूरत हमेशा विकसित होने लगती है।

लगातार बदलते प्रतिस्पर्धी बाजार और दबाव को लगातार अधिक कुशल प्रक्रियाओं को खोजने के लिए ध्यान में रखें, और परिणाम एक तेजी से तनावपूर्ण वातावरण है।

स्प्रेडशीट्स और ईमेल उन सभी गेंदों के प्रबंधन के लिए अक्षम हैं जिन्हें एक परियोजना प्रबंधक को हवा में रखने की आवश्यकता होती है। इन उपकरणों पर बहुत अधिक भरोसा करना डेटा त्रुटियों, गलत संचार, भ्रम और निराशा का कारण बन सकता है क्योंकि इनपुट मैनुअल है और कई डेटा संस्करण अक्सर मौजूद हैं।

आपकी टीम जला दी जाएगी, और यदि आपको इन सभी टुकड़ों को व्यवस्थित करने और सहयोग और काम को व्यवस्थित करने का बेहतर तरीका नहीं मिलता है, तो आपकी परियोजनाएं अलग हो जाएंगी।

सॉफ्टवेयर परियोजना प्रबंधनस्पष्ट समाधान है। हालांकि, आज बाजार पर कई विकल्प हैं, तो आप कैसे जानते हैं कि आपकी टीम के लिए सही कौन सा है?

परियोजना प्रबंधन के लिए सर्वोत्तम उपकरणों का मूल्यांकन करते समय आपको 6 प्रश्न हैं जिन्हें आपको खेल के मैदान को कम करने के लिए कहा जाना चाहिए।

1. क्या यह मेरी टीम के समय और संसाधनों का प्रबंधन करना आसान बनाता है?

परियोजनाओं की प्रगति के रूप में, संसाधन आवश्यकताओं को बदल दिया जाएगा, और उपलब्ध संसाधनों को ट्रैक करने का प्रयास, आवश्यक, और असाइन किया गया एक साधारण स्प्रेडशीट में असंभव है।

लेकिन उचित समय का संचालन करने में विफलता औरसंसाधन प्रबंधनपरियोजना विफलता का कारण बन सकता है। वास्तव में,परियोजनाओं का 18% फाईएल खराब संसाधन पूर्वानुमान के कारण, और पर्याप्त संख्या में उपलब्ध संसाधनों के कारण 21% विफल हो जाते हैं।

एक परियोजना प्रबंधन उपकरण की तलाश करना महत्वपूर्ण है जो आपको अनुमति देता हैसमग्र संसाधन उपयोग की निगरानी करेंऔर आपको आवश्यकताओं और कार्यों के रूप में परियोजनाओं और कार्यों को फिर से प्राथमिकता देने में सक्षम बनाता है।

सबसे अच्छा परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयरएक मजबूत वर्कलोड दृश्य प्रदान करता हैयह आपको दिखाता है कि जो पूर्ण क्षमता तक पहुंच गया है, और अतिरिक्त कार्यों को लेने के लिए अभी भी कौन उपलब्ध है।

इस जानकारी को एक समयरेखा में देखना याकैलेंडर प्रारूपआपको यह देखने में मदद मिलेगी कि कौन से कार्य अब प्रगति पर हैं, और कौन सी गतिविधियां आ रही हैं। फिर आप इस जानकारी का उपयोग प्राथमिक रूप से कार्यों को प्राथमिकता, असाइन करने और शेड्यूल करने के लिए कर सकते हैं।

सर्वश्रेष्ठ परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर एक समयरेखा प्रदान करता है या गैंट चार्टदेखें कि आपको कुछ क्लिक में परियोजनाओं को जोड़ने या पुनर्निर्धारित करने की अनुमति भी देता है। सर्वश्रेष्ठपरियोजना प्रबंधन उपकरणअपनी देय तिथियों को बदलने के लिए टाइमलाइन पर परियोजनाओं या कार्यों को खींचने और छोड़ने की क्षमता प्रदान करें, और किसी के संबंधित समय सीमा को स्थानांतरित करेंआश्रित कार्य या उप-कार्य ।

2. क्या यह मेरी टीम जंपस्टार्ट परियोजनाओं को जल्दी और प्रभावी ढंग से मदद करेगा?

ताकि मजबूत के बीच संतुलन पैदा हो सकेयोजनाऔर शीघ्र निष्पादन, यह सॉफ़्टवेयर की तलाश करना महत्वपूर्ण है जो कुशल परियोजना निर्माण और सेटअप का समर्थन करता है। परियोजना प्रबंधन में एक सर्वोत्तम अभ्यास का उपयोग करना हैफॉर्म और टेम्पलेट्सनए कार्यों और परियोजनाओं की कुशल प्रसंस्करण में सहायता के लिए।

उदाहरण के लिए, परियोजना प्रबंधन के लिए सर्वोत्तम ऐप्स में शामिल 2 प्रमुख विशेषताएं हैं:

सबसे अच्छा ऑनलाइन परियोजना प्रबंधन उपकरण एक के साथ आते हैंगतिशील अनुरोध फ़ीचर। यह सुविधा अनुरोधकर्ता द्वारा प्रदान की जाने वाली जानकारी के आधार पर फॉर्म प्रश्नों को बदलता है क्योंकि वे इसे भर रहे हैं।

उदाहरण के लिए, यदि आपकी तकनीकी लीड इंजीनियरिंग परिवर्तन का अनुरोध कर रही है, तो फॉर्म अलग-अलग जानकारी के लिए संकेत देगा यदि आपकी बिक्री लीड अनुबंध नियमों और शर्तों में परिवर्तन का अनुरोध कर रही है। इस तरह टीम के सदस्यों को ऐसी जानकारी भरनी नहीं है जो किसी विशेष अनुरोध के लिए अप्रासंगिक है।

3. मैं अपनी टीम की प्रगति को ट्रैक करने में कितना बारीकी से कर पाऊंगा?

जैसा कि आपकी परियोजना बढ़ती है औरआपका उद्यम बढ़ता है और बदलता है, यह एक शक्तिशाली उपकरण की मदद के बिना परियोजनाओं को ट्रैक और प्रबंधित करना मुश्किल हो सकता है। अनौपचारिक वार्तालापों, टीम की बैठकों, या ईमेल के माध्यम से विवरण लेने का प्रयास कर सकते हैं क्योंकि अपडेट खो गए हैं, गलत समझा या भूल गए हैं।

मैक या पीसी के लिए सबसे अच्छा प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर आपको अपनी टीम की प्रगति को ट्रैक करने में मदद कर सकता है, इसलिए आपको अपने सिर या अपने इनबॉक्स में सभी जानकारी रखने की कोशिश नहीं करनी पड़ेगी। आपको एक ऐसे उपकरण की आवश्यकता है जो आपको अपनी टीम को माइक्रोमैनेजिंग के बिना अद्यतित रहने की अनुमति देता है।

सॉफ़्टवेयर की तलाश करें जो सहयोगी काम का समर्थन करता है ताकि आप यह देख सकें कि वास्तविक समय में क्या किया जा रहा है और महत्वपूर्ण कार्यों की प्रगति होने पर स्वचालित सूचनाएं प्रदान करती हैं। यह उन कार्यों को भी ध्वज करना चाहिए जो पीछे या अतीत के कारण गिर रहे हैं। अनुसंधानसॉफ्टवेयर अनुबंध दरयह आपके व्यवसाय के लिए उपलब्ध है।

एक उपकरण का चयन करें जो सभी प्रासंगिक हितधारकों को दृश्यता का सही स्तर प्रदान करता है। उदाहरण के लिए:

4. क्या यह सहयोग, प्रतिक्रिया, और अनुमोदन को व्यवस्थित करेगा?

जब आप टीमवर्क को बढ़ावा देते हैं औरसमर्थन विविधता, परियोजना की सफलता की संभावना बढ़ जाती है। लेकिन, एक प्रणाली के बिना जो कुशल सहयोग का समर्थन कर सकता है, काम को डुप्लिकेट किया जा सकता है, कार्यों को याद किया जा सकता है, त्रुटियां हो सकती हैं, और भ्रम उत्पन्न हो सकता है।

एक उपकरण का चयन करना महत्वपूर्ण है जो समर्थन कर सकता हैप्रतिक्रिया सभाऔर अनुमोदन की प्रसंस्करण ताकि मूल्यवान जानकारी खो गई न जाए, और एक ट्रैक रिकॉर्ड सभी निर्णयों और परिवर्तनों की रखी जाती है।

ईमेल या साझा कंप्यूटर ड्राइव पर निर्भर होने से जानकारी गायब हो सकती है, डुप्लिकेट किया जा रहा है, या ठीक से प्राथमिकता नहीं है। इसके अलावा, ये विकल्प संशोधन और साइन-ऑफ ट्रैक करने के लिए साधन प्रदान नहीं करते हैं।

सबसे अच्छा प्रोजेक्ट प्रबंधन ऐप्स आपको एक ही स्थान पर सभी फाइलों और फीडबैक को एक साथ लाने की अनुमति देता है। इसका मतलब है कि दस्तावेजों को उनकी संबंधित परियोजनाओं या कार्यों से जोड़ा जा सकता है, इसलिए हर कोई जानता है कि उन्हें कहां ढूंढना है, और जब भी नई टिप्पणी या @mention, संचार सुव्यवस्थित हो, तो सहयोगियों को वास्तविक समय अलर्ट प्राप्त होते हैं।

सॉफ़्टवेयर को प्रूफिंग और अनुमोदन का भी समर्थन करना चाहिए, जो संशोधन प्रक्रिया से अनुमान लगाएगा। दस्तावेजों को दृष्टि से चिह्नित करने की क्षमता अस्पष्ट प्रतिक्रिया को कम करती है और प्रतिभागियों को एक-दूसरे के परिवर्तन को देखने और वास्तविक समय में विवादित संपादन के माध्यम से काम करने की अनुमति देती है।

परियोजना प्रबंधन के लिए कुछ बेहतरीन सॉफ्टवेयर भीएकीकरण का समर्थन करता हैताकि फ़ाइलों को सीधे Google डॉक्स, बॉक्स और अन्य परिसंपत्ति प्रबंधन उपकरण से अपलोड किया जा सके। एक ही स्थान पर संशोधन संशोधन एक स्पष्ट संपादन और अनुमोदन का निशान बनाता है।

5. क्या यह मेरी टीम की विविध आवश्यकताओं और आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए पर्याप्त लचीला है?

अक्सर,नि: शुल्क परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयरपरियोजना प्रबंधन के केवल एक पहलू की पेशकश करने या केवल एक पद्धति का समर्थन करने पर केंद्रित है। उदाहरण के लिए, क्या होगा यदि आपका सॉफ़्टवेयर केवल एक ही कार्य दृश्य का समर्थन करता है और आपकी टीम के कुछ सदस्यों को इस तरह से काम करना मुश्किल लगता है?

यहां तक ​​कि सबसे अच्छा प्रोजेक्ट प्रबंधन उपकरण भी विफल हो जाएगा यदि आपकी टीम इसका उपयोग करने से इंकार कर देती है। के लिए सबसे प्रभावी तरीकों में से एकबढ़ती उपयोगकर्ता गोद लेनेयह सुनिश्चित कर रहा है कि सॉफ्टवेयर को उनके कार्य शैलियों और प्राथमिकताओं में अनुकूलित किया जा सके।

निम्नलिखित 5 पहलुओं को अनुकूलित करने की क्षमता आपकी टीम की लचीलापन प्रदान कर सकती है:

6. क्या यह मेरी टीम को व्यस्तता से मुक्त कर देगा और हमें रणनीतिक होने के लिए और अधिक समय देगा?

व्यस्तता ऐसी गतिविधियां होती हैं जो आपको और आपकी टीम पर कब्जा कर रखती हैं, लेकिन आपकी परियोजना या आपके संगठन के लिए अधिक मूल्य प्रदान नहीं करती हैं। व्यस्त कार्य के उदाहरणों में शामिल हैं:

इन कार्यों को अभी भी होने की आवश्यकता है, लेकिन लक्ष्य उन्हें जितना संभव हो उतना कम समय लेना है। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के लिए सबसे अच्छा सॉफ्टवेयर इन कम मूल्य वाले कार्यों को स्वचालित और व्यवस्थित करने में मदद करेगा ताकि आप उच्च मूल्य वाले लोगों पर ध्यान केंद्रित कर सकें।

अग्रणी परियोजना प्रबंधन समाधान एक साझा कार्यक्षेत्र में वार्तालापों को केंद्रीकृत करें। यह ईमेल, स्प्रेडशीट्स और अन्य गन्दा माध्यमों पर भरोसा करने की आवश्यकता को हटा देता है, और यह आपको अलग-अलग स्रोतों से नोट्स और एक्शन आइटम के संयोजन की परेशानी बचाता है।

एक उपकरण की तलाश करें जो विशिष्ट परियोजनाओं, कार्यों या फ़ाइलों के संदर्भ में सभी संचार को रखने की अनुमति देता है। इस तरह, हर कोई हमेशा जानता है कि यह क्या संबंधित है, और आप लंबे समय तक रिकैप ईमेल से बच सकते हैं।

एकीकरण क्षमताअपने प्रोजेक्ट मैनेजमेंट सॉफ्टवेयर का चयन करते समय मूल्यांकन करना भी महत्वपूर्ण है। आप एक समाधान चाहते हैं जो आपकी टीम को पहले से ही उपयोग करने वाले टूल के साथ एकीकृत करने में सक्षम है, जैसे जीमेल या स्लैक।

यह एकीकरण एक का समर्थन करता हैसत्य का एकल स्रोत , अभी भी मौजूदा उपकरणों के माध्यम से जानकारी के उपयोग और प्रवेश का समर्थन करते हुए। "एक दूसरे से बात करने" की उनकी क्षमता प्रभावी ढंग से संचार को केंद्रीकृत करती है, जबकि अभी भी योगदानकर्ताओं को काम करने की इजाजत देता है, हालांकि वे सबसे अधिक आरामदायक हैं।

टेम्पलेट्स परियोजना के भीतर आपकी टीम को व्यस्त तरीके से मुक्त करने का एक शानदार तरीका है। प्रोजेक्ट मैनेजमेंट के लिए सबसे अच्छा सॉफ्टवेयर आपको सामान्य कार्यों, पहल और संरचनाओं को सहेजने की अनुमति देगा, ताकि जब भी आप एक नया कार्य शुरू करते हैं, तो आप उन्हें क्लोन कर सकते हैं, एक नया लॉग इन करेंजोखिम, या एक नया परिवर्तन प्रस्तावित करें।

स्क्रैच से शुरू करने के बजाय, निर्भरता, कार्य अवधि, असाइनइज, और रिपोर्ट जैसे महत्वपूर्ण घटक स्वचालित रूप से कॉपी किए जाते हैं। यह जानकर कि आपकी नई पहल क्या बनाती हैनिर्धारणऔर निष्पादन में शामिल सभी के लिए कम तनावपूर्ण और अधिक कुशल।

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बाजार पर सैकड़ों परियोजना प्रबंधन उपकरण के साथ, आपकी टीम के लिए सबसे अच्छा एक ढूंढना कुछ काम ले सकता है। इन 6 सवाल पूछने से आपकी मदद मिलेगीप्रमुख सुविधाओं की पहचान करेंयह आपकी टीम के लिए महत्वपूर्ण है और आपके विकल्पों को कम करें। के लिए हमारी पसंद देखेंसर्वश्रेष्ठ परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर समीक्षा साइटें ।

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