6 pertanyaan untuk ditanyakan ketika mengevaluasi perangkat lunak terbaik untuk manajemen proyek

Manajemen proyekadalah bidang yang menantang.Tim proyekterus tumbuh dan berubah selama aproyek, ada beberapa saluran komunikasi untuk dikelola, dan kebutuhan pelanggan sepertinya selalu berevolusi.

Mempertimbangkan pasar kompetitif yang terus berubah dan tekanan untuk terus menemukan proses yang lebih efisien, dan hasilnya adalah lingkungan yang semakin stres.

Spreadsheet dan email tidak efisien untuk mengelola semua bola yang perlu disimpan oleh manajer proyek. Mengandalkan terlalu banyak pada alat-alat ini dapat menyebabkan kesalahan data, miskomunikasi, kebingungan, dan frustrasi karena inputnya adalah versi manual dan berbagai data yang sering ada.

Tim Anda akan terbakar, dan proyek Anda akan berantakan jika Anda tidak menemukan cara yang lebih baik untuk mengatur semua bagian ini dan merampingkan kolaborasi dan pekerjaan.

Manajemen Proyek Perangkat Lunakadalah solusi yang jelas. Namun, ada banyak pilihan di pasaran saat ini, jadi bagaimana Anda tahu yang mana yang tepat untuk tim Anda?

Berikut adalah 6 pertanyaan yang harus Anda minta untuk mempersempit lapangan bermain ketika mengevaluasi alat terbaik untuk manajemen proyek.

1. Apakah itu membuatnya lebih mudah untuk mengelola waktu dan sumber daya tim saya?

Seiring kemajuan proyek, persyaratan sumber daya akan berubah, dan mencoba melacak sumber daya yang tersedia, diperlukan, dan ditugaskan selanjutnya tidak mungkin dalam spreadsheet sederhana.

Tetapi kegagalan untuk melakukan waktu yang tepat danpengelolaan sumber dayadapat menyebabkan kegagalan proyek. Faktanya,18% dari proyek faiL karena perkiraan sumber daya yang buruk, dan 21% gagal karena tidak memiliki jumlah sumber daya yang tersedia yang memadai.

Penting untuk mencari alat manajemen proyek yang memungkinkan Anda untuk melakukannyamemantau keseluruhan pemanfaatan sumber dayaDan memungkinkan Anda untuk memprioritaskan kembali proyek dan tugas sebagai persyaratan dan perubahan prioritas.

Perangkat lunak manajemen proyek terbaikmenawarkan tampilan beban kerja yang kuatItu menunjukkan kepada Anda yang telah mencapai kapasitas penuh, dan yang masih tersedia untuk mengambil tugas tambahan.

Melihat informasi ini dalam garis waktu atauformat kalender.Akan membantu Anda memvisualisasikan tugas mana yang sedang berlangsung sekarang, dan kegiatan apa yang akan muncul. Anda kemudian dapat menggunakan informasi ini untuk memprioritaskan, menetapkan, dan menjadwalkan tugas secara efektif.

ItuPerangkat lunak manajemen proyek terbaik menawarkan timelineatauGantt Chart.Pandangan yang juga memungkinkan Anda untuk menambah atau menjadwal ulang proyek dalam beberapa klik. TerbaikAlat Manajemen Proyekmemberikan kemampuan untuk menyeret dan menjatuhkan proyek atau tugas pada timeline untuk mengubah tanggal jatuh tempo mereka, dan menggeser tenggat waktu yang sesuai dari apa punTugas tergantungatausubtugas. .

2. Apakah ini akan membantu tim saya JumpStart memproyeksikan dengan cepat dan efektif?

Untuk menciptakan keseimbangan antara kuatperencanaanDan eksekusi cepat, penting untuk mencari perangkat lunak yang mendukung penciptaan dan pengaturan proyek yang efisien. Satu praktik terbaik dalam manajemen proyek adalah dengan menggunakanBentuk dan templateuntuk membantu dalam pemrosesan tugas dan proyek baru yang efisien.

Misalnya, 2 fitur utama yang termasuk dalam aplikasi terbaik untuk manajemen proyek adalah:

Alat manajemen proyek online terbaik datang denganFitur Formulir Permintaan Dinamis. Fitur ini mengubah pertanyaan formulir berdasarkan informasi yang diberikan pemohon saat mereka mengisinya.

Misalnya, jika lead teknis Anda meminta perubahan rekayasa, formulir akan meminta informasi yang berbeda daripada jika timah penjualan Anda meminta perubahan pada syarat dan ketentuan kontrak. Dengan cara ini anggota tim tidak harus mengisi informasi yang tidak relevan untuk permintaan tertentu.

3. Seberapa dekat saya akan dapat melacak kemajuan tim saya?

Saat proyek Anda berkembang danPerusahaan Anda tumbuh dan berubah, dapat menjadi sulit untuk melacak dan mengelola proyek tanpa bantuan alat yang ampuh. Mencoba menerima perincian melalui percakapan informal, pertemuan tim, atau email dapat membuat malapetaka karena pembaruan hilang, disalahpahami, atau dilupakan.

Perangkat lunak manajemen proyek terbaik untuk Mac atau PC akan membantu Anda melacak kemajuan tim Anda, sehingga Anda tidak perlu mencoba menyimpan semua informasi di kepala Anda atau kotak masuk Anda. Anda memerlukan alat yang memungkinkan Anda untuk tetap up to date tanpa mikro tim Anda.

Cari perangkat lunak yang mendukung pekerjaan kolaboratif dengan memungkinkan Anda untuk melihat apa yang dilakukan secara real time dan yang menyediakan pemberitahuan otomatis ketika tugas-tugas utama berkembang. Ini juga harus menandai tugas-tugas yang tertinggal atau lewat jatuh tempo. PenelitianTingkat kontrak perangkat lunakyang dapat dicapai untuk bisnis Anda.

Pilih alat yang menyediakan tingkat visibilitas yang tepat kepada semua pemangku kepentingan yang relevan. Contohnya:

4. Apakah akan merampingkan kolaborasi, umpan balik, dan persetujuan?

Ketika Anda mempromosikan kerja tim danmendukung keragaman, kemungkinan keberhasilan proyek meningkat. Tetapi, tanpa sistem yang dapat mendukung kolaborasi yang efisien, pekerjaan dapat digandakan, tugas dapat dilewatkan, kesalahan dapat terjadi, dan kebingungan dapat terjadi.

Penting untuk memilih alat yang dapat mendukungpengumpulan umpan balik.Dan pemrosesan persetujuan sehingga informasi berharga tidak hilang, dan rekam jejak disimpan dari semua keputusan dan perubahan.

Mengandalkan email atau drive komputer bersama dapat menghasilkan informasi yang hilang, digandakan, atau tidak diprioritaskan dengan benar. Plus, opsi ini tidak memberikan sarana untuk melacak revisi dan menandatangani.

Aplikasi manajemen proyek terbaik memungkinkan Anda untuk membawa semua file dan umpan balik bersama di satu tempat. Ini berarti bahwa dokumen dapat terikat dengan proyek atau tugas yang terkait, sehingga semua orang tahu di mana menemukannya, dan kolaborator menerima peringatan waktu nyata setiap kali ada komentar atau @mision baru, merampingkan komunikasi.

Perangkat lunak ini juga harus mendukung pemeriksaan dan persetujuan, yang akan menghilangkan dugaan dari proses revisi. Kemampuan untuk secara visual dokumen markup meminimalkan umpan balik yang ambigu dan memungkinkan peserta untuk melihat perubahan satu sama lain dan bekerja melalui suntingan yang bertentangan secara real-time.

Beberapa perangkat lunak terbaik untuk manajemen proyek jugaMendukung Integrations.Sehingga file dapat diunggah langsung dari Google Documents, Box, dan alat manajemen aset lainnya. Mengelola revisi dalam satu tempat menciptakan jejak edit dan persetujuan yang jelas.

5. Apakah cukup fleksibel untuk memenuhi berbagai kebutuhan dan persyaratan tim saya?

Sering,Perangkat lunak manajemen proyek gratisdifokuskan pada penawaran hanya satu aspek manajemen proyek atau hanya mendukung satu metodologi. Misalnya, bagaimana jika perangkat lunak Anda hanya mendukung tampilan tugas tunggal dan beberapa anggota tim Anda merasa sulit untuk bekerja seperti itu?

Bahkan alat manajemen proyek terbaik akan gagal jika tim Anda menolak untuk menggunakannya. Salah satu metode paling efektif untukMeningkatkan adopsi penggunaMemastikan perangkat lunak dapat disesuaikan dengan gaya kerja dan preferensi mereka.

Kemampuan untuk menyesuaikan 5 aspek berikut dapat memberikan fleksibilitas yang dibutuhkan tim Anda:

6. Apakah akan membebaskan tim saya dari kerja keras dan memberi kita lebih banyak waktu untuk menjadi strategis?

Busywork adalah kegiatan yang membuat Anda dan tim Anda sibuk, tetapi tidak memberikan banyak nilai untuk proyek Anda atau organisasi Anda. Contoh kerja sibuk meliputi:

Tugas-tugas ini masih perlu terjadi, tetapi tujuannya adalah agar mereka memakan waktu sesedikit mungkin. Perangkat lunak terbaik untuk manajemen proyek akan membantu mengotomatisasi dan merampingkan tugas-tugas bernilai rendah ini untuk membebaskan Anda untuk fokus pada yang bernilai tinggi.

Solusi manajemen proyek terkemuka memusatkan percakapan ke ruang kerja bersama tunggal. Ini menghilangkan kebutuhan untuk mengandalkan email, spreadsheet, dan media berantakan lainnya, dan menghemat masalah menggabungkan catatan dan item tindakan dari sumber yang berbeda.

Cari alat yang memungkinkan semua komunikasi untuk disimpan dalam konteks proyek, tugas, atau file tertentu. Dengan cara ini, semua orang selalu tahu apa yang terkait dengannya, dan Anda dapat menghindari email rekap panjang.

Kemampuan integrasijuga penting untuk mengevaluasi ketika memilih perangkat lunak manajemen proyek Anda. Anda akan menginginkan solusi yang mampu mengintegrasikan dengan alat yang sudah digunakan tim Anda setiap hari, seperti Gmail atau Slack.

Integrasi ini mendukung satuSumber kebenaran tunggal , Sementara masih mendukung akses dan memasukkan informasi melalui alat yang ada. Kemampuan mereka untuk "berbicara satu sama lain" secara efektif memusatkan komunikasi, sementara masih memungkinkan kontributor bekerja namun mereka paling nyaman.

Template adalah cara yang bagus untuk membebaskan tim Anda dari kerja keras di dalam proyek. Perangkat lunak terbaik untuk manajemen proyek akan memungkinkan Anda untuk menyimpan tugas, inisiatif, dan struktur umum, sehingga Anda dapat mengkloning mereka setiap kali Anda memulai tugas baru, mencatat yang barumempertaruhkan, atau mengusulkan perubahan baru.

Daripada mulai dari awal, komponen kunci seperti dependensi, durasi tugas, penerima, dan laporan secara otomatis disalin. Mengetahui persis apa yang dimiliki inisiatif baru Andapenjadwalan.dan eksekusi kurang stres dan lebih efisien untuk semua orang yang terlibat.

Temukan perangkat lunak terbaik untuk manajemen proyek

Dengan ratusan alat manajemen proyek di pasaran, menemukan yang terbaik untuk tim Anda dapat mengambil beberapa pekerjaan. Meminta 6 pertanyaan ini akan membantu AndaIdentifikasi fitur-fitur utamaItu penting untuk tim Anda dan mempersempit pilihan Anda. Lihat pilihan kami untukSitus Tinjauan Perangkat Lunak Manajemen Proyek Terbaik .

Kenapa tidakmencobaUDN Task Manager.Gratis hari ini?Platform manajemen proyek pemenang penghargaan kami mungkin persis apa yang Anda butuhkan untuk memulai proyek, merampingkan kolaborasi, membuat keputusan yang lebih cerdas, dan banyak lagi.