Cómo usar el encuadre del problema para resolver las ineficiencias del equipo

Resumen

Enmarcado de problemas es un método de pensamiento utilizado para comprender, definir y priorizar obstáculos y problemas de negocios difíciles. En este artículo, cubrimos cómo el enmarcado de problemas puede ayudar a mantener a su equipo con el conocimiento y resolver las ineficiencias.

En el complejo entorno de trabajo de hoy, puede ser difícil unirse como un equipo para resolver problemas. Lucky para ti, nunca ha habido un mejor momento para descubrir el encuadre del problema.

Al igual que su nombre lo indica, la estructura de problemas ayuda a los equipos a comprender, articular y marcar los problemas comerciales complejos en todos los departamentos. ¿El resultado? Enmarcado de problemas ayuda a su equipo a aprender cómo comprender y resolver problemas a través del trabajo en equipo.

Repasaremos lo que es detalladamente y lo ayudaremos a comprender los cuatro pasos que conforman el enmarcado de problemas cuandoGestionando múltiples proyectos .

¿Qué es el enmarcado del problema?

El encuadre del problema es un método de pensamiento utilizado para comprender, definir ypriorizarDiferentes obstáculos y problemas de negocios. En los términos de Layman, es una forma de comprender mejor los problemas específicos para que sepa cómo resolverlos en tiempo real.

Cuando se trata de proyectos y procesos, es común que surjan obstáculos. Desde nuevas partes interesadas, unirse a los cambios de última hora, los obstáculos sin resolver pueden convertirse en problemas más grandes en la carretera. Es por eso que construir las habilidades de resolución de problemas de su equipo es un primer paso crucial.

Cuándo usar el método de enmarcado de problemas

El encuadre del problema es útil en cualquier momento, se producen obstáculos durante un proyecto o proceso. Este método de pensamiento le ayuda a resolver problemas en tiempo real para que pueda recuperar a su equipo en la pista.

Aquí hay un par de escenarios que puede usar enmarcar problemas para resolver.

Escenario 1:Durante una reunión de planificación de Sprint, un miembro del equipo resulta preocupado por no tener suficiente ayuda para cumplir con su fecha límite. Para aliviar el estrés, replanteas la forma en que el equipo está pensando en el problema y ofrece una perspectiva diferente. Es decir, en lugar de enfatizar la falta de recursos, descubra cómo reorganizar las prioridades del equipo para garantizar que se cumplan los plazos.

Escenario 2:Después de un nuevo lanzamiento de proyecto, averigüe que las conversiones son más bajas de lo previsto. En lugar de llamar al proyecto un fracaso, replanteas la forma en que está viendo el problema poniéndote en los zapatos del cliente. Se realiza después de analizar el sitio web que la llamada a la acción podría perderse fácilmente. Decides experimentar con soluciones probando una nueva llamada a la acción.

Si bien estos escenarios son diferentes, cada uno muestra la necesidad de replantear cómo piensa en un problema para encontrar nuevas soluciones.

Cómo enmarcar una declaración de problemas

Una declaración de problemas es cómo se comunica un problema a los miembros del equipo. Una declaración de problemas efectiva se enmarca de una manera que proporciona contexto y relevancia, por lo que es fácil de comprender. Este es el paso inicial en el proceso de enmarcado de problemas. El propósito es introducir el problema a los miembros del equipo para comenzar a idear soluciones potenciales.

No siempre hay soluciones fáciles para problemas comerciales complejos. En esos casos, puede ayudar a replantear cómo observa el problema para encontrar una solución innovadora. Ahí es donde entra el marco de problemas. El primer paso en el proceso de encuadro de la vida es saber cómo comunicar un problema.

Al comunicar verbalmente un problema durante una reunión de equipo, siempre incluya:

Contexto:El contexto comercial del problema incluye información de fondo sobre cuándo ocurrió el problema y en qué sistema o proceso ocurrió. Por ejemplo, los datos inconsistentes se están recopilando durante la etapa de planificación del proceso.

Asunto:El problema detalla cuál es el problema y por qué es un problema en primer lugar. Por ejemplo, estos datos inconsistentes están creando una discrepancia durante elfase de implementación .

Relevancia:La relevancia del problema Detalle cómo se relaciona con un sistema en particular y por qué es importante resolverse. Por ejemplo, la discrepancia requiere que el equipo regrese y señale dónde comenzó el problema, causando retrasos límite.

Objetivo:El objetivo establece la línea de tiempo o la prioridad de cuándo se debe implementar la solución y el objetivo de dicha solución. Por ejemplo, el equipo debe resolver el problema antes del final del trimestre dado que es un problema de alta prioridad.

Incluyendo estos cuatro componentes en su declaración de problemas, garantiza que cada parte interesada comprenda los detalles básicos del problema y el plan general de acción. Cuando todos están en la misma página, puede ejecutar el trabajo y lograr resultados más rápido y de manera más eficiente.

Los 4 pasos del proceso de enmarcado de problemas.

Cuando se trata del proceso de enmarcado de problemas, hay cuatro pasos clave para seguir una vez que se introduzca la declaración del problema. Estos pueden ayudarlo a comprender y visualizar mejor el problema a medida que se relaciona con las necesidades de negocios más grandes.

El uso de una ayuda visual para ver un problema puede darle a su equipo una vista más grande del problema que está tratando de resolver. Al contextualizar, priorizar y comprender los detalles sobre un nivel más profundo, su equipo puede desarrollar un punto de vista diferente al revisar el problema con las partes interesadas.

Desde definir el problema a aprobar la solución, sumerémonos en los cuatro pasos del proceso de enmarcado de problemas.

1. Defina el problema.

Analice su problema en contexto con el sistema o el proceso que se presenta. Haga preguntas como "¿Dónde vive este problema dentro del sistema?" Y, "¿Cuál es la causa raíz del problema?"

Definición de preguntas contextuales ayuda a colocar el problema dentro de sus procesos existentes y señalar lo que podría estar causando el problema.

Por ejemplo, si está trabajando en la lanzar una nueva iniciativa de marketing y usted se encuentra con un problema con el desarrollo, puede definir el problema como una falta de recursos de desarrollo.

2. Priorizar el problema.

A continuación, priorice los puntos de dolor en función de otros problemas yobjetivos del proyecto. Preguntas como: "¿Este problema impide que se cumplan los objetivos?" Y, "¿Este problema agotará los recursos necesarios?" Son buenos para empezar.

Estas preguntas ayudan a clasificar sus problemas por importancia para que pueda visualizar el resultado potencial de resolver el problema frente a esperar hasta un momento posterior.

3. Entender el problema

Para comprender el problema, recopilar información de diversas partes interesadas y líderes del departamento. Esto le asegurará que tenga una amplia gama de datos.

Haga preguntas y recopile los detalles de tantos miembros diferentes del equipo como sea posible para ayudar a diversificar su perspectiva sobre el problema. A su vez, esto lo llevará a soluciones más innovadoras que sirven a la mayoría de los miembros del equipo.

Por ejemplo, para comprender completamente por qué no hay suficientes recursos de desarrollo, sería útil pedirle a la cabeza al desarrollo que ayude a reprimender los recursos necesarios.

4. Aprobar la solución.

Finalmente, es hora de obtener su solución aprobada. Calidad Asegure su solución probándose en uno o más escenarios internos. De esta manera, puede estar seguro de que funciona antes de introducirlo a clientes externos.

También es posible que deba obtenerlo aprobado por el liderazgo antes de que vaya a vivir, aunque esto dependerá de su situación única. Una vez aprobado, analice el éxito de su solución y continúe probando nuevas ideas hasta que alcance el resultado deseado.

Técnicas y consejos de estructura de problemas.

Dado que el encuadre del problema es una forma de cambiar su perspectiva para ver los diferentes resultados, puede ayudar a los lugares de trabajo a prosperar. Al motivar a su equipo a usar esta técnica, puedes construir de todos.habilidades para resolver problemascomo un todo.

Aquí hay algunas maneras en que puede usar el encuadre problemático para descubrir soluciones innovadoras en el lugar de trabajo:

Problemas de marco utilizando declaraciones organizadas:Si bien el método de enmarcado de problemas se puede usar en casi cualquier situación en la que exista un problema, existe una forma correcta e incorrecta cuando se trata de problemas de replanteamiento. Una declaración de problemas puede diferir de la situación a la situación, pero cada una debe seguir los componentes básicos descritos anteriormente. Esto incluye el contexto, el problema, la relevancia y el objetivo. Todo lo cual ayuda a las partes interesadas a entender cómo se relaciona el problema al proyecto en cuestión.

Sesiones de lluvia de ideas vigentes:La estructura de problemas se puede usar durante las sesiones de lluvia de ideas para fomentar diferentes perspectivas y nuevas ideas. Puedes usar estoTécnica de lluvia de ideasPedir a las partes interesadas que enmarcan sus ideas utilizando una pizarra o notas adhesivas. De esta manera, todas las ideas son respaldadas por datos.

Enmarcar el problema con el fin en mente.: La técnica decomenzando con el fin en menteImplica trabajar hacia atrás. De esta manera, puede cambiar la mentalidad de su equipo y fomentar el pensamiento orientado a los objetivos. Sin mencionar, esta técnica puede ayudar a los miembros de su equipo a aprender a priorizar el desarrollo personal y el pensamiento estratégico.

Al utilizar las iniciativas de marcos de problemas en el lugar de trabajo, puede asegurarse de que todos los problemas seancomunicado efectivamentey las soluciones provienen de un lugar de investigación. Ambos de los cuales conducen a la resolución de problemas más efectiva.

Usando la colaboración del equipo para resolver problemas.

La resolución de problemas no es un trabajo en solitario. Cuantos más miembros del equipo están involucrados, cuanto más creativos sean sus soluciones. En un mundo de la toma de decisiones complejas y los proyectos en constante evolución, el uso de la estructura de problemas puede ser una excelente manera de mantener a todos en la misma página cuando se trata de problemas que vale la pena resolver.

Para asegurarse de que su equipo esté conectado en cada paso del camino, pruebe el software de colaboración del equipo. De las metas alineadas al aumento de la productividad,Gestor de tareas UDNpoder ayudar.