Mikä on resurssien tasoitus? (Tekniikat ja esimerkit)

Joskus projektit eivät aina mene suunnitellusti. Saatat kohdata resurssien puutteita ja löytää keinoja sopeutua varmistaakseenProjektin toimituksetei vaikuta. Siellä resurssien tasoitus tulee sisään. Sen avulla voit säätää aikataulua, jotta hanke voidaan valmistaa käytettävissä olevilla resursseilla. Tämän tekniikan avulla voitkohdentaa resurssejaNäin ollen tavoitteen saavuttaminen ja tavoitteet täyttyvät.

Resurssien tasoitus edellyttää kiinteän resurssienhallintataitoja ja perusteellista ymmärrystä siitä, mitä jokainen hanke tarvitsee. Auttaa sinua saamaan paremman kahvan tällä tekniikalla, hajotamme resurssien tasoitusprosessin esimerkit ja parhaat käytännöt, joita voit seurata.

Mikä on resurssien tasoitus?

Resurssien tasoitus on aProjektinhallintaTekniikka, johon liittyy julkistamisen tai konfliktien ratkaiseminen, jotta hanke voidaan suorittaa käytettävissä olevilla resursseilla. Resurssit ovat aika, materiaalit tai työkalut projektin suorittamiseen.

Resurssien tasoittamisen tarkoituksena on saada irti käytettävissä olevista resursseista työskennellessään projektin kuluessa, kustannuksella ja soveltamisalan rajoituksissa.

Resurssien tasoitus voi olla haastavaHankkeen johtajatKoska se edellyttää saman resurssien kysynnän tasapainottamistamonien hankkeiden yli .

Riippuen tiimisi tarpeesta, tässä on mahdollisia tuloksia:

Jos tavoitteena on pitää nykyinen hankkeen määräaika, voi olla lisättävä enemmän resursseja.

Jos tavoitteena on suorittaa projekti tällä hetkellä käytettävissä olevilla resursseilla, hankkeen määräaikaa voidaan pidentää.

Resurssien tasoitus säätyyresurssien kohdentaminentaiHankkeen aikataulutPidä resurssit ylikuormitetuksi. Tämä voi auttaa ylläpitämään projektien tuotosten laatua.

Milloin käyttää resurssitasoa

Resurssien tasaaminen estää resursseja levittämästä liian ohutta, samalla kun varmistetaan, että hankkeilla on vielä mitä he tarvitsevat menestyä. Tämä tekniikka edistää pelkästään projektinhallintaa, vaan myös auttaa ylläpitämään työelämän tasapainoa tiimille. Seuraavassa on joitain syitä, miksi tiimi voi hyötyä resurssien tasoituksesta.

Optimoi resurssisi

Resurssien tasoitus Voit saada eniten ulos resursseista, joita sinulla on kädessä. Se auttaa sinua arvioimaan, mitkä hankkeet saavat lisävaroja ja mitkä ovat joustavia määräaikoja.

Vähentämisen minimoimiseksi

Resurssien tasoitus estää merkittäviä hankkeen viivästyksiä, mikä minimoi kustannusten ja työvoiman tappiot. Tämän tekniikan avulla voit hallita resurssien kysyntää ylittämättä yhtiön nykyistä kapasiteettia ja taloudellisia resursseja.

Voit estää tehtävän ylikuormituksen

Resurssien julkistaminen johtaaylityö, joka voi olla ylivoimainen tiimin jäsenille. Resurssien tasoitus estää tämän ratkaisemalla velvollisuuskysymykset ja säätämällä määräaikoja varmistaakseen tiimin jäsenillä ei ole liikaa levyssä.

Hankkeen tuotannon laadun varmistamiseksi

Tasoitus antaa sinulle mahdollisuuden hallita sekä resursseja että asiakkaiden odotuksia ylläpitämällä samaa laatutasoa projektitoimituksiin. Yleensä resurssien tasoitus voi olla hyödyllinen tekniikka talousarvioongelmien ratkaisemiseksi, resurssien vuokraus ja projektiviiveet.

Resurssien tasoitusesimerkkejä

Jotta voit saada parempaa ymmärrystä siitä, miten resurssitasoa voidaan soveltaa tiimisi yli, tässä on muutamia esimerkkejä:

Esimerkki yksi:Hankkeen aloituspäivän viivästyminen

Hanke vaatii suunnittelijan luoda mock-ups asiakkaalle, mutta suunnittelija oli kaksinkertainen, ja loput suunnittelutiimistä on käytössä. He päättävät aloittaa hankkeen kaksi päivää myöhemmin, kun suunnittelija on käytettävissä. Koska suunnittelija toimii nopeasti, projektin päättymispäivä on edelleen sama.

Esimerkki kaksi:Lisävarojen hankkiminen

IT-tiimi on vastannut suureen määräänSe pyytääkäsitellä virusta, joka tartunnan saaneita yrityksen tietokoneita. Koska yhtiön nykyinen virustorjuntaohjelmisto ei ole riittävän kestävää käsittelemään virusta, joukkue päättää investoida uusiin virustorjuntaohjelmiin, jotta he voivat korjata tietokoneita.

Esimerkki kolme:Postponing projektin päättymispäivä

Markkinointijoukkue käynnistää uuden sosiaalisen median kampanjan ja he odottavat hyväksyntää sosiaalisesta mediapäälliköstä, joka on tällä hetkellä poissa sairaudesta. Koska kampanja ei ole aikaherkkä, he päättävät työntää käynnistyspäivää takaisin muutaman päivän ajan, joten johtajalla on aikaa tarkistaa.

Olitpa johtanut markkinointia, myyntiä tai IT-tiimiä, resurssien tasoitus voi olla kätevä resurssien konfliktien ratkaisemiseksi. Kun päätät ratkaisusta, anna loput tiimisi tietää suunnitelmasi. Voit käyttää kokousmallia suunnittelemaan asialistan.

Projektin resurssien tasoitus

Projektiresurssien lisääminen ARSENAL-taidoille auttaa sinua tulemaan tehokkaammaksi johtajiksi. Seuraavassa on joitain resurssien tasoitusstrategioita, joita voit hakea tiimisi.

Kriittinen polkumenetelmä (CPM)

TheKriittinen polkumenetelmäon yhteinen resurssien tasoitustekniikka, jota käytetään hankkeen keston laskemiseen ilman resurssien rajoituksia.

Tämä tekniikka liittyy riippuvaisten projektitoimintojen yhdistämiseen loogisessa järjestyksessä aikaisempien ja uusimpien mahdollisten päivien laskemiseksi, jotta jokainen toiminta voi aloittaa ja lopettaa. "Kriittinen polku" viittaa tehtävien järjestykseen, jolla on pisin kesto, joka on täytettävä hankkeen sulkemiseksi onnistuneesti.

Kun selvität kriittisen polun toiminnot, voit määrittää "kellua" tai aikataulun joustavuuden:

Total floatViittaa siihen, kuinka kauan tehtävät voidaan viivästyä aikaisesta alkamispäivästä ilman hankkeen valmistumispäivää

Laskelma: (myöhäinen viimeistelypäivä) - (varhainen viimeistelypäivä) tai (myöhäinen aloituspäivä) - (varhainen aloituspäivä)

Vapaa kelluntaviittaa päivien lukumäärään, jonka tehtävänä voi viivästyä vaikuttamatta myöhempää toiminnan alkamispäivään

Laskenta: (Seuraavan tehtävän aloituspäivä) - (Virheellinen viimeistelypäivän päivämäärä)

Kriittisen polun tehtävät ovat nollan kellua, mikä tarkoittaa, että jos yksi tehtävä viivästyy, loput projekti viivästyy myös.

Esimerkiksi sanottuna, että se joukkue työskentelee nykyisen turvajärjestelmän korvaamisessa, ja ne tunnistavat kaksi kriittistä ja kaksi eicritical Tehtäviä:

Kriittinen :

Lopeta nykyisen tietoturvaohjelmiston käyttö yli kahden päivän kuluessa

Asenna ja testaa uusi ohjelmisto kaikille yrityksen laitteille neljän päivän kuluessa

Ei kriittinen :

Viimeistele ostotiedot ohjelmiston myyjän kanssa päivässä

Luo miten voit ohjata uutta ohjelmistoa kahden päivän kuluessa

Tämän esimerkin perusteella lyhyt hankkeen kesto on kuusi päivää, koska kriittiset reittitoimet ovat ratkaisevan tärkeitä hankkeen loppuunsaattamiseksi, kun taas ei-kriittiset tehtävät voivat olla valinnaisia.

Nopea seuranta

On aikoja, jolloin hankkeet on toimitettava määräajan täyttämiseksi asiakkaiden vaatimusten täyttämiseksi. Näissä tapauksissa voit käyttääNopea seurantaSuorita useita rinnakkaisia ​​tehtäviä projektin nopeuttamiseksi. Tämä aikataulu puristustekniikka voi toimia vain, jos toiminta voidaan päällekkäin toisiinsa tiettynä.

Esimerkiksi riippuvuuksien toimintaa voi olla porrastettu ja toimintaa ilman riippuvuuksia voi esiintyä rinnakkain.

Esimerkki nopeasta seurannasta on, kun ohjelmistokehitystiimi alkaa rakentaa verkkosivuston takapäätä, kun suunnittelutiimi lopettaa verkkosivuston mock-up. Nopean seurantatekniikan avulla työ tehdään ajoissa ja budjetissa, mutta myös uudempaa mahdollisuutta uudelleen.

Kaatuu

Kun nopeaa seurantaa ei voida soveltaa tai se ei ole tarpeeksi tehokas, voit toteuttaa kaatumistekniikan. Tämä on silloin, kun lisäresurssit jaetaan hankkeeseen aikajanan lyhentämiseksi. Tällöin sinun on arvioitava korkean prioriteetin tehtävien tarpeet ja etsivät resurssivaihtoehtoja, jotka tarjoavat eniten arvoa vähiten kustannuksin.

Esimerkiksi markkinointitiimi tarvitsee kaksi kirjoittajaa, koska niiden määräaika siirrettiin kaksi päivää. Ei varaosajoukkueen jäseniä, projektipäällikkö päättää palkata kaksi freelanceria, jotka he ovat työskennelleet ennen kuin viettää aikaa etsimään uusia kirjoittajia.

Ennen kuin päätät käyttää kaatumista projektin aikataulujen pakkaamiseksi, varmista, että saat hyväksynnän johtajaltasi tai asiakkaalta lisää resursseja.

Kriittinen ketjun menetelmä

TheKriittinen ketjun menetelmäon päivitetty versio kriittisestä polkumenetelmästä. Toisin kuin kriittinen polkumenetelmä, kriittinen ketjun menetelmä ottaa käyttöön resurssien rajoitukset. Tällöin kriittinen ketju viittaa pisin tehtävien polutukseen ottaen huomioon sekä tehtävän että resurssien riippuvuudet. Resurssi voidaan varata vain yhteen tehtävään kerrallaan.

Hankkeen aikataulutus Tällä menetelmällä edellyttää tarvittavat resurssit tehtäviin ja niiden saatavuuden uudelleenarviointi tarvittaessa.

Kriittinen ketjun menetelmä sisältää puskurin jakson, joka on sijoitettu viimeisen tehtävän ja projektin viimeistelyn välillä, joka toimii kriittisen ketjun toiminnan varautumisessa. Tehtävät, jotka päättyvät aikaisin, lisää puskuria. Vastaavasti viivästykset kriittisen ketjun toiminnassa käyttävät tätä puskuria, mutta eivät vaikuta projektin loppuun saakka.

Esimerkiksi julkaista sisältöä ajoissa, johtaja määrittää tarvittavat resurssit: kirjoittaja, toimittaja, suunnittelija ja kehittäjä. He asettavat viiden päivän puskurin, jos sisältöä tai design-arvosteluja on viivästyksiä.

Kriittinen ketjun menetelmä pyrkii realistisiin arvioihin projektin kestosta ja resursseista, jotta hankkeet päättyvät ajoissa ilman resursseja.

Resurssien tasoitustyökalut

Resurssien tasoitus helpottuu enemmän kokemusta. Kun käytät tätä tekniikkaa, tässä on muutamia vinkkejä ja työkaluja, joita voit käyttää etuosi.

Käytä Gantt-kaavioita: A Gantt-kaavioon bar-kaavio, joka visualisoi projektin aikataulun ja voi olla ihanteellinen kriittisen polun tunnistamiseen ja suunnitteluun. Voit helposti saada korkean tason yleiskuvan tehtävän riippuvuuksiin, aloittaa ja lopettaa päivämäärät ja projektin kesto. Projektin edetessä voit järjestää kaavion uudelleen ja säätää tarvittaessa päivämääriä.

Leverage Projektinhallintaohjelmisto:Jotkin projektinhallintaohjelmistossa on resurssien tasoitusalgoritmeja, jotka voivat auttaa ratkaisemaan kompensoinnin ristiriitoja.ProjektinhallintaohjelmistoMyös lisää näkyvyyttä tiimin jäsenten aikatauluihin, jotka auttavat ehkäisemään aikatauluja ja kaksinkertaisen varauksen etukäteen.

Piirrä verkkokaaviot:Verkkokaavio on toinen tyyppinen visuaalinen esitys projektin aikataulusta. Se on esitetty kaaviona laatikoiden ja nuolien sekvensseillä, jotka kuvaavat tehtävien kronologiaa. Sitä voidaan käyttää suunnitellaksesi aikataulun sekä seurata projektin edistymistä. Kun liität laatikon sarjan, joista kukin edustaa tehtävää sen kesto, voit tunnistaa noncritical ja kriittiset polut.

Käytä aiempia hankkeita viitteenä:Pidä arkisto aikaisempien projektisuunnitelmien ja aikataulujen avulla, jotta voit viitata ne, kun teet samanlaista hanketta aTarkempi projektisuunnitelma. Tarkastellaan menestyksekkäitä tai epäonnistuneita projekteja antaa sinulle paremman käsitteen siitä, kuinka paljon liikkumavaraa antaa jokaiselle tehtävälle ja likimääräistä, mitä resursseja tarvitaan, jotta voit ratkaista resurssien saatavuutta ennen projektin käynnistymistä.

Tee realistiset arviot resurssitarpeista:Resurssien tasauspyrkimyksissä on paremmat mahdollisuudet menestyä, jos määrität selvästiHankkeen laajuusedessä ja tehdä realistisia arvioita resurssitarpeista.

Seuraavassa on muutamia vinkkejä tarkempia arvioita:

Tee arvioita tiimissä, jotta voit vähentää henkilökohtaisia ​​puolueita

Sisällytä mahdolliset projektiriskit arviointiprosessissa

Arvioi alueita pikemminkin kuin erityiset arvot, jotka kattavat laajemmat mahdollisuudet

Käytä samaa arviointitekniikkaa joka kerta, kun aikaansaada yhtenämpiä arvioita

Mitä paremmin alkuperäiset resurssimaksut, vähemmän voimakas resurssitasoitus on, jos ongelmat tapahtuvat myöhemmin.

Resurssien tasaaminen vs. tasoitus

Sekä resurssien tasoitus että resurssien tasoitus voidaan pitää resurssinaJohtamistekniikat .

Ensisijainen ero näiden kahden välillä onHankkeen rajoitusSe on priorisointi: resurssien tasoitus Priorisoidaan aikarajoitukset, kun taas resurssien tasoitus keskittyy resurssien saatavuuteen.

Tässä on esimerkki: Sano, että olet varannut työskennellä kahdeksan tunnin ajan viiden päivän ajan, mutta tarvitset vain 30 tuntia tehtävän suorittamiseen, joten jakaat aikataulun kuusi tuntia päivässä. Tekemällä niin, sinulla on enemmän liikkumavaraa muiden tehtävien kanssa vaikuttamatta hankkeen määräajassa.

Resurssien tasoitusta käytetään resurssien tasoittamisessa, kun taas resurssien tasoitus käytetään, kun resurssien myöntäminen on epätasaista. Resurssien tasoitus sisältää joustavuuden liikkuvan projektin päivämäärät, mutta projektin päivämäärät asetetaan, kun käytät resurssien tasoittamista.

Käytettäessä resurssitasoitusta konfliktien ratkaisemiseksi voit käyttää resurssien tasoittamista projektin aikataulun loppuun.

Taso resurssien tasoitustaito

Jos haluat hyödyntää rajoitetuista resursseista, voit käyttää resurssien tasoitustekniikkaa jakelemaan käytettävissä olevia resursseja projektin viimeistelyn avulla.

Käytä tätä strategiaa räätälöityjä malleja tiimisi, kutenSe mallejataiMarkkinointimallit, suunnitella ja suunnitella projektit.

Resurssien tasoitus perustuu kiinteän resurssien hallintaosaamiseen, mutta työnhallintaohjelmisto voi auttaa sinua ottamaan projektin koordinointia seuraavalle tasolle.