Apa itu Leveling Resource? (Teknik dan contoh)

Terkadang proyek tidak selalu seperti yang direncanakan. Anda dapat menemukan kekurangan sumber daya dan harus menemukan cara untuk beradaptasi untuk memastikanProduktif Project.tidak terpengaruh. Di situlah leveling sumber daya masuk. Ini memungkinkan Anda untuk menyesuaikan jadwal sehingga suatu proyek dapat diselesaikan dengan sumber daya yang tersedia. Dengan teknik ini, Anda bisaalokasi sumber dayasesuai untuk memastikan tujuan dan tujuan terpenuhi.

Leveling sumber daya membutuhkan keterampilan manajemen sumber daya yang solid dan pemahaman menyeluruh tentang apa yang dibutuhkan setiap proyek. Untuk membantu Anda mendapatkan pegangan yang lebih baik pada teknik ini, kami memecah proses leveling sumber daya dengan contoh dan praktik terbaik untuk Anda ikuti.

Apa itu Leveling Resource?

Leveling sumber daya adalah amanajemen proyekTeknik yang melibatkan penyelesaian penyelesaian atau penjadwalan konflik untuk memastikan proyek dapat diselesaikan dengan sumber daya yang tersedia. Sumber daya termasuk waktu, bahan, atau alat yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek.

Tujuan leveling sumber daya adalah untuk mendapatkan hasil maksimal dari sumber daya yang tersedia saat bekerja dalam waktu, biaya, dan batasan lingkup proyek.

Leveling sumber daya dapat menantangManajer proyekkarena membutuhkan menyeimbangkan permintaan akan sumber daya yang samadi beberapa proyek .

Tergantung pada kebutuhan tim Anda, berikut adalah hasil:

Jika tujuannya adalah untuk menjaga batas waktu proyek saat ini, lebih banyak sumber daya mungkin perlu disediakan.

Jika tujuannya adalah untuk menjalankan proyek dengan sumber daya yang tersedia saat ini, tenggat waktu proyek dapat diperpanjang.

Sumber Daya Menyesuaikanalokasi sumber dayaataujadwal proyekuntuk menjaga sumber daya agar tidak terlalu berlebihan. Ini dapat membantu menjaga kualitas keluaran proyek.

Kapan harus menggunakan leveling sumber daya

Leveling sumber daya mencegah sumber daya untuk tersebar terlalu tipis sambil memastikan proyek masih memiliki apa yang mereka butuhkan untuk berhasil. Teknik ini berkontribusi untuk tidak hanya manajemen proyek, tetapi juga membantu menjaga keseimbangan kehidupan kerja untuk tim. Berikut adalah beberapa alasan mengapa tim Anda dapat mengambil manfaat dari leveling sumber daya.

Untuk mengoptimalkan sumber daya Anda

Leveling sumber daya memungkinkan Anda mendapatkan hasil maksimal dari sumber daya yang Anda miliki. Ini membantu Anda menilai proyek mana yang harus menerima sumber daya tambahan dan mana yang fleksibel dalam hal tenggat waktu.

Untuk meminimalkan defisit

Leveling sumber daya mencegah keterlambatan proyek yang signifikan, sehingga meminimalkan kerugian dalam biaya dan tenaga kerja. Teknik ini memungkinkan Anda untuk mengelola permintaan sumber daya tanpa melebihi kapasitas dan sumber keuangan perusahaan saat ini.

Untuk mencegah kelebihan tugas

Secara keseluruhan sumber daya mengarah keterlalu banyak pekerjaan, yang bisa luar biasa bagi anggota tim. Leveling sumber daya mencegah ini dengan menyelesaikan masalah keseluruhan dan menyesuaikan tenggat waktu untuk memastikan anggota tim tidak memiliki terlalu banyak pada piring mereka.

Untuk memastikan kualitas output proyek

Leveling memungkinkan Anda untuk mengelola sumber daya dan harapan klien dengan mempertahankan tingkat kualitas yang sama untuk hasil proyek. Secara umum, leveling sumber daya dapat menjadi teknik yang berguna untuk menyelesaikan masalah anggaran, keseluruhan sumber daya, dan keterlambatan proyek.

Contoh leveling sumber daya

Untuk membantu Anda mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana leveling sumber daya dapat diterapkan di tim Anda, berikut adalah beberapa contoh:

Contoh satu:Menunda tanggal mulai proyek

Sebuah proyek mengharuskan seorang desainer untuk membuat mock-up untuk klien, tetapi desainer itu dipesan dua kali, dan sisa tim desain juga ditempati. Mereka memutuskan untuk memulai proyek dua hari kemudian ketika desainer tersedia. Karena perancang bekerja cepat, tanggal akhir proyek tetap sama.

Contoh dua:Mendapatkan sumber daya tambahan

Tim TI telah merespons sejumlah besarItu permintaanuntuk berurusan dengan virus yang menginfeksi komputer perusahaan. Karena perangkat lunak antivirus perusahaan saat ini tidak cukup kuat untuk menangani virus, tim memutuskan untuk berinvestasi dalam perangkat lunak antivirus baru sehingga mereka dapat memperbaiki komputer.

Contoh Tiga:Menunda tanggal akhir proyek

Tim pemasaran meluncurkan kampanye media sosial baru dan mereka sedang menunggu persetujuan dari manajer media sosial, yang saat ini berada di luar kantor karena sakit. Karena kampanye tidak peka terhadap waktu, mereka memutuskan untuk mendorong tanggal peluncuran kembali beberapa hari sehingga manajer memiliki waktu untuk meninjau.

Apakah Anda memimpin pemasaran, penjualan, atau tim TI, leveling sumber daya dapat berguna untuk menyelesaikan konflik sumber daya. Setelah Anda memutuskan solusi, biarkan tim Anda tahu rencana Anda. Anda dapat menggunakan template rapat untuk merencanakan agenda.

Leveling sumber daya proyek

Menambahkan level sumber daya proyek ke gudang keterampilan Anda akan membantu Anda menjadi pemimpin yang lebih efektif. Berikut adalah beberapa strategi leveling sumber daya yang dapat Anda terapkan pada tim Anda.

Metode Path Kritis (CPM)

ItuMetode Path Critical.adalah teknik leveling sumber daya umum yang digunakan untuk menghitung durasi proyek tanpa memperhitungkan keterbatasan sumber daya.

Teknik ini melibatkan tautan kegiatan proyek dependen dalam urutan logis untuk menghitung tanggal paling awal dan terbaru yang mungkin dapat dimulainya dan menyelesaikan setiap kegiatan. "PATH CRITITAL" mengacu pada urutan tugas dengan durasi terpanjang yang perlu diselesaikan agar berhasil menutup proyek.

Setelah Anda mengetahui kegiatan di jalur kritis, Anda dapat menentukan "float," atau fleksibilitas penjadwalan mereka:

Total float.Mengacu pada berapa lama tugas yang dapat ditunda dari tanggal mulai paling awal tanpa memengaruhi tanggal penyelesaian proyek

Perhitungan: (tanggal akhir akhir) - (tanggal selesai awal) atau (tanggal mulai terlambat) - (tanggal mulai awal)

Apung gratismengacu pada jumlah hari bahwa tugas dapat ditunda tanpa memengaruhi tanggal mulai dari kegiatan selanjutnya

Perhitungan: (tanggal mulai awal tugas berikutnya) - (tanggal akhir awal tugas saat ini)

Tugas pada jalur kritis memiliki nol nol, yang berarti bahwa jika satu tugas tertunda, sisa proyek juga tertunda.

Misalnya, katakanlah tim TI sedang bekerja untuk mengganti sistem keamanan saat ini, dan mereka mengidentifikasi dua tugas kritis dan dua nonkritis:

Kritis :

Hentikan penggunaan perangkat lunak keamanan saat ini di seluruh perusahaan dalam waktu dua hari

Instal dan uji perangkat lunak baru di semua perangkat perusahaan dalam waktu empat hari

Tidak kritis :

Selesaikan detail pembelian dengan vendor perangkat lunak dalam sehari

Buat cara memandu untuk menggunakan perangkat lunak baru dalam waktu dua hari

Berdasarkan contoh ini, durasi proyek terpendek adalah enam hari, karena kegiatan jalur kritis sangat penting untuk menyelesaikan proyek, sedangkan tugas-tugas non-kritis mungkin opsional.

Pelacakan cepat

Ada saat-saat ketika proyek harus dikirim pada atau sebelum batas waktu untuk memenuhi persyaratan klien. Dalam kasus-kasus itu, Anda dapat menggunakannyaPelacakan cepatuntuk menjalankan beberapa tugas paralel untuk mempercepat proyek. Teknik kompresi jadwal ini hanya dapat berfungsi jika kegiatan dapat tumpang tindih satu sama lain hingga batas tertentu.

Misalnya, kegiatan dengan dependensi dapat terhuyung-huyung dan aktivitas tanpa dependensi dapat terjadi secara paralel.

Contoh pelacakan cepat adalah ketika tim pengembangan perangkat lunak mulai membangun ujung belakang situs web sementara tim desain menyelesaikan mock-up situs web. Dengan teknik pelacakan cepat, pekerjaan dilakukan tepat waktu dan anggaran, tetapi ada juga kemungkinan pengerjaan ulang yang lebih tinggi.

Menabrak

Ketika pelacakan cepat tidak dapat diterapkan atau tidak cukup efektif, Anda dapat menerapkan teknik crashing. Di sinilah sumber daya tambahan dialokasikan ke proyek untuk mempersingkat timeline. Dalam hal ini, Anda harus menilai kebutuhan tugas-tugas prioritas tinggi dan mencari opsi sumber daya yang memberikan nilai paling dengan biaya paling sedikit.

Misalnya, tim pemasaran membutuhkan dua penulis lagi karena tenggat waktu mereka naik dua hari. Tanpa anggota tim cadangan, manajer proyek memutuskan untuk menyewa dua freelancer yang telah mereka gunakan sebelumnya daripada menghabiskan waktu mencari penulis baru.

Sebelum Anda memutuskan untuk menggunakan crash untuk mengompres jadwal proyek, pastikan untuk mendapatkan persetujuan dari manajer atau klien Anda tentang memperoleh sumber daya tambahan.

Metode Rantai Kritis

ItuMetode Rantai Kritisadalah versi terbaru dari metode jalur kritis. Berbeda dengan metode jalur kritis, metode rantai kritis memperhitungkan keterbatasan sumber daya. Dalam hal ini, rantai kritis mengacu pada jalur tugas terpanjang, dengan mempertimbangkan ketergantungan tugas dan sumber daya. Sumber daya hanya dapat dialokasikan untuk satu tugas sekaligus.

Penjadwalan proyek menggunakan metode ini melibatkan daftar sumber daya yang diperlukan untuk tugas dan menilai kembali ketersediaannya saat dibutuhkan.

Metode rantai kritis mencakup periode buffer, yang ditempatkan antara tugas terakhir dan tanggal selesai proyek, bertindak sebagai darurat untuk kegiatan rantai kritis. Tugas yang selesai awal meningkatkan buffer. Sebaliknya, keterlambatan dalam kegiatan rantai kritis menggunakan buffer ini tetapi tidak akan mempengaruhi tanggal penyelesaian proyek.

Misalnya, untuk menerbitkan sepotong konten tepat waktu, manajer menentukan sumber daya yang dibutuhkan: seorang penulis, editor, desainer, dan pengembang. Mereka menetapkan buffer lima hari jika ada penundaan antara ulasan konten atau desain.

Metode rantai kritis bertujuan untuk estimasi realistis durasi dan sumber daya proyek sehingga proyek selesai tepat waktu tanpa sumber daya berlebihan.

Alat Leveling Resource.

Leveling sumber daya akan menjadi lebih mudah dengan lebih banyak pengalaman. Saat Anda mempraktikkan teknik ini, berikut adalah beberapa tips dan alat yang dapat Anda gunakan untuk keuntungan Anda.

Gunakan Gantt Charts:SEBUAHGantt Chart.adalah bagan batang yang memvisualisasikan jadwal proyek dan dapat ideal untuk mengidentifikasi dan merencanakan jalur kritis. Anda dapat dengan mudah mendapatkan ikhtisar tingkat tinggi dari dependensi tugas, mulai dan selesai tanggal, dan durasi proyek. Ketika proyek berkembang, Anda akan dapat mengatur ulang grafik dan menyesuaikan tanggal sesuai kebutuhan.

Leverage Project Management Software:Beberapa perangkat lunak manajemen proyek dilengkapi dengan algoritma leveling sumber daya yang dapat membantu menyelesaikan konflik keseluruhan.Perangkat lunak manajemen proyekJuga memberikan visibilitas yang lebih besar ke jadwal anggota tim, yang akan membantu mencegah penjadwalan konflik dan pemesanan dua kali sebelumnya.

Gambar diagram jaringan:Diagram jaringan adalah jenis lain dari representasi visual dari jadwal proyek. Ini ditampilkan sebagai bagan dengan urutan kotak dan panah untuk menggambarkan kronologi tugas. Ini dapat digunakan untuk merencanakan jadwal serta melacak kemajuan proyek. Ketika Anda menghubungkan serangkaian kotak, masing-masing mewakili tugas dengan durasinya, Anda akan dapat mengidentifikasi jalur yang tidak kritis dan kritis.

Gunakan proyek sebelumnya sebagai referensi:Menjaga arsip rencana proyek sebelumnya dan jadwal sehingga Anda dapat merujuk mereka ketika melakukan proyek serupa untuk menghasilkanRencana proyek yang lebih akurat. Melihat proyek-proyek yang berhasil atau tidak berhasil akan memberi Anda ide yang lebih baik tentang berapa banyak kelonggaran untuk memberikan setiap tugas dan perkiraan sumber daya mana yang diperlukan sehingga Anda dapat mengukur ketersediaan sumber daya sebelum proyek dimulai.

Buat estimasi realistis dari kebutuhan sumber daya:Upaya leveling sumber daya memiliki peluang yang lebih baik untuk berhasil jika Anda dengan jelas mendefinisikanruang lingkup proyekdi muka dan membuat perkiraan realistis dari kebutuhan sumber daya.

Berikut adalah beberapa tips untuk membuat estimasi yang lebih tepat:

Membuat estimasi dalam tim untuk mengurangi bias pribadi

Termasuk potensi risiko proyek dalam proses estimasi

Perkirakan dalam rentang daripada nilai-nilai spesifik untuk menutupi serangkaian kemungkinan yang lebih luas

Gunakan teknik estimasi yang sama setiap kali menghasilkan perkiraan yang lebih konsisten

Semakin baik perkiraan sumber daya awal, semakin kurang drastis, leveling sumber daya akan terjadi jika terjadi masalah nanti.

Leveling Resource vs. Smoothing

Baik leveling sumber daya dan smoothing sumber daya dapat dianggap sebagai sumber dayaTeknik manajemen .

Perbedaan utama antara keduanya adalahKendala Proyek.Itu diprioritaskan: Permataan sumber daya memprioritaskan kendala waktu sedangkan level sumber daya berfokus pada ketersediaan sumber daya.

Berikut adalah contoh: Katakanlah Anda dipesan untuk bekerja pada tugas selama delapan jam selama lima hari, tetapi Anda hanya perlu 30 jam untuk menyelesaikan tugas, sehingga Anda mendistribusikan kembali jadwal hingga enam jam sehari. Dengan melakukan itu, Anda memiliki lebih banyak kelonggaran untuk mengerjakan tugas-tugas lain tanpa memengaruhi tenggat waktu proyek.

Leveling sumber daya digunakan ketika ada keseluruhan sumber daya, sedangkan smoothing sumber daya digunakan ketika ada alokasi sumber daya yang tidak rata. Leveling sumber daya hadir dengan fleksibilitas tanggal pemindahan tanggal, tetapi tanggal proyek diatur ketika Anda menggunakan smoothing sumber daya.

Setelah menggunakan level sumber daya untuk menyelesaikan konflik keseluruhan, Anda dapat menggunakan smoothing sumber daya untuk meratakan jadwal proyek.

Tingkatkan keterampilan leveling sumber daya Anda

Untuk memanfaatkan sumber daya terbatas, Anda dapat menggunakan teknik leveling sumber daya untuk mendistribusikan sumber daya yang tersedia untuk membantu proyek selesai tepat waktu.

Gunakan strategi ini bersama-sama dengan templates yang disesuaikan untuk tim Anda, sepertiTemplate IT.atautemplat pemasaran, untuk merencanakan dan menjadwalkan proyek Anda.

Leveling sumber daya bergantung pada memiliki keterampilan manajemen sumber daya yang solid, tetapi perangkat lunak manajemen kerja dapat membantu Anda mengambil koordinasi proyek Anda ke tingkat berikutnya.