Qual è il livellamento delle risorse? (Tecniche ed esempi)

A volte i progetti non vanno sempre come previsto. È possibile incontrare carenze di risorse e devono trovare modi per adattarsi per garantireProject deliverables.non sono influenzati È qui che arriva il livellamento delle risorse. Ti consente di riadire timeline in modo che un progetto possa essere rifinito con le risorse disponibili. Con questa tecnica, puoiallocare risorsedi conseguenza per garantire che gli obiettivi e gli obiettivi siano soddisfatti.

Il livellamento delle risorse richiede competenze di gestione delle risorse solide e una comprensione approfondita di ciò di cui ogni esigenza di progetto. Per aiutarti a ottenere un manico migliore su questa tecnica, interrompiamo il processo di livellamento delle risorse con esempi e le migliori pratiche da seguire.

Qual è il livellamento delle risorse?

Il livellamento delle risorse è agestione di progettoTecnica che comporta la risoluzione della totalizzazione o la pianificazione dei conflitti per garantire che un progetto possa essere completato con le risorse disponibili. Le risorse includono il tempo, i materiali o gli strumenti necessari per completare un progetto.

Lo scopo del livellamento delle risorse è quello di ottenere il massimo dalle risorse disponibili mentre si lavora all'interno del tempo del progetto, dei costi e dei vincoli dell'ambito.

Il livellamento delle risorse può essere impegnativo percapi progettoPoiché richiede il bilanciamento della domanda per le stesse risorseattraverso più progetti .

A seconda delle esigenze del tuo team, qui sono possibili risultati:

Se l'obiettivo è quello di mantenere il termine corrente del progetto, potrebbe essere necessario rendere disponibili più risorse.

Se l'obiettivo è quello di eseguire il progetto con risorse attualmente disponibili, la scadenza del progetto può essere estesa.

Regolari di livellamento delle risorseassegnazione delle risorse o Orari del progettoper mantenere le risorse dall'essere sovrasteso. Questo può aiutare a mantenere la qualità delle uscite del progetto.

Quando usare il livellamento delle risorse

Il livellamento delle risorse impedisce alle risorse di essere diffuso troppo sottile durante la garanzia di progetti hanno ancora ciò di cui hanno bisogno per avere successo. Questa tecnica contribuisce a non solo la gestione del progetto, ma aiuta anche a mantenere l'equilibrio della vita lavorativa per la squadra. Ecco alcuni motivi per cui la tua squadra può beneficiare del livellamento delle risorse.

Per ottimizzare le tue risorse

Il livellamento delle risorse consente di ottenere il massimo dalle risorse che hai a portata di mano. Ti aiuta a valutare quali progetti dovrebbero ricevere risorse aggiuntive e quali sono flessibili in termini di scadenze.

Per ridurre al minimo i deficit

Il livellamento delle risorse previene significativi ritardi del progetto, riducendo così al minimo le perdite in costi e manodopera. Questa tecnica consente di gestire la domanda di risorse senza superare la capacità attuale della società e le risorse finanziarie.

Per prevenire il sovraccarico del compito

La toeletta delle risorse porta asovraccarico, che può essere travolgente per i membri del team. Il livellamento delle risorse impedisce questo risolvere i problemi di complessità e la regolazione delle scadenze per garantire che i membri del team non abbiano troppo sui loro piatti.

Per garantire la qualità di un'uscita del progetto

Il livellamento consente di gestire sia le risorse che le aspettative dei clienti mantenendo lo stesso livello di qualità per i risultati del progetto. In generale, il livellamento delle risorse può essere una tecnica utile per la risoluzione dei problemi di bilancio, della toeletta delle risorse e dei ritardi del progetto.

Esempi di livellamento delle risorse

Per aiutarti a ottenere una migliore comprensione di come il livellamento delle risorse può essere applicato nel tuo team, ecco alcuni esempi:

Esempio uno:Ritardare una data di inizio del progetto

Un progetto richiede un designer per creare mock-up per il cliente, ma il designer era a doppia prenotazione e anche il resto del team di progettazione è occupato. Decidono di avviare il progetto due giorni dopo quando è disponibile il progettista. Poiché il designer funziona velocemente, la data di fine del progetto rimane la stessa.

ESEMPIO DUE:Ottenere risorse aggiuntive

La squadra IT ha risposto a un gran numero diRichiedePer affrontare un virus che ha infettato computer aziendali. Dal momento che il software antivirus attuale dell'azienda non è abbastanza robusto da gestire il virus, il team decide di investire nel nuovo software antivirus, quindi sono in grado di risolvere i computer.

Esempio tre:Rinviare una data di fine del progetto

Il team di marketing sta lanciando una nuova campagna sui social media e stanno aspettando l'approvazione dal social media manager, che è attualmente fuori ufficio a causa della malattia. Poiché la campagna non è sensibile al tempo, decidono di spingere la data di lancio entro pochi giorni in modo che il manager abbia il tempo di rivedere.

Sia che tu conduca un marketing, vendite o team IT, il livellamento delle risorse può essere utile per risolvere i conflitti di risorse. Una volta che decidi su una soluzione, lascia che il resto della tua squadra conosca il tuo piano. È possibile utilizzare un modello di riunione per pianificare l'agenda.

Livellamento delle risorse del progetto

L'aggiunta del livello di risorsa del progetto al tuo Arsenal of Skills ti aiuterà a diventare un leader più efficace. Ecco alcune strategie di livellamento delle risorse che puoi applicare alla tua squadra.

Metodo del percorso critico (CPM)

Il metodo del percorso criticoè una tecnica di livellamento delle risorse comuni che viene utilizzata per calcolare la durata del progetto senza tenere conto delle limitazioni delle risorse.

Questa tecnica implica collegare attività di progetto dipendenti in una sequenza logica per calcolare le prime e ultime date possibili che ogni attività può iniziare e terminare. Il "percorso critico" si riferisce alla sequenza di compiti con la durata più lunga che deve essere completata per chiudere con successo un progetto.

Una volta che scopri le attività sul percorso critico, è possibile determinare il loro "galleggiante" o la flessibilità di pianificazione:

Galleggiante totaleSi riferisce a quanto tempo i compiti possono essere ritardati dalla prima data di inizio senza influire sulla data di completamento del progetto

Calcolo: (data di fine tarda) - (data di fine primo) o (data di inizio tardiva) - (data di inizio precoce)

Galleggiante gratuitosi riferisce al numero di giorni che i compiti possono essere ritardati senza influire sulla data di inizio delle attività successive

Calcolo: (data di inizio precoce del prossimo compito) - (data di fine finitura dell'attività corrente)

Le attività sul percorso critico hanno un galleggiante di zero, il che significa che se un compito è ritardato, anche il resto del progetto è in ritardo.

Ad esempio, diciamo che il team IT sta lavorando sulla sostituzione del sistema di sicurezza corrente e identificano due compiti critici e due attività non critiche:

Critico :

Interrompere l'uso del software di sicurezza attuale in tutta la società entro due giorni

Installa e testa il nuovo software su tutti i dispositivi aziendali entro quattro giorni

Non critico :

Finalizzare i dettagli di acquisto con il fornitore del software entro un giorno

Creare How-to Guide per l'utilizzo di un nuovo software entro due giorni

Sulla base di questo esempio, la durata del progetto più breve è di sei giorni, poiché le attività critiche del percorso sono fondamentali per completare il progetto, mentre i compiti non critici possono essere facoltativi.

Tracciamento veloce

Ci sono momenti in cui i progetti devono essere consegnati o prima della scadenza per soddisfare i requisiti del cliente. In questi casi, puoi usareTracciamento velocePer eseguire più attività parallele per accelerare il progetto. Questa tecnica di compressione del programma può funzionare solo se le attività possono essere sovrapposte l'una con l'altra in una certa misura.

Ad esempio, le attività con dipendenze possono essere sfalsate e le attività senza dipendenze possono verificarsi in parallelo.

Un esempio di tracciamento rapido è quando il team di sviluppo del software inizia a costruire la parte posteriore di un sito Web mentre il team di progettazione sta finendo il mock-up del sito web. Con la tecnica di tracciamento veloce, il lavoro viene fatto in tempo e sul budget, ma c'è anche una maggiore possibilità di rielaborazioni.

Schiantarsi

Quando il tracciamento veloce non può essere applicato o non è abbastanza efficace, è possibile implementare la tecnica di arresto anomalo. È qui che le risorse aggiuntive sono assegnate a un progetto per ridurre la timeline. In questo caso, è necessario valutare le esigenze dei compiti ad alta priorità e cercare le opzioni di risorse che forniscono il maggior valore al minor costo.

Ad esempio, il team di marketing ha bisogno di altri due scrittori poiché il loro scadenza è stato spostato di due giorni. Senza membri del team di ricambio, il project manager decide di assumere due liberi professionisti con cui hanno lavorato prima piuttosto che trascorrere del tempo alla ricerca di nuovi scrittori.

Prima di decidere di utilizzare l'arresto anomalo per comprimere gli orari del progetto, assicurati di ottenere l'approvazione dal Gestore o dal cliente sull'ottenimento di risorse aggiuntive.

Metodo della catena critica

Il Metodo della catena criticaè una versione aggiornata del metodo del percorso critico. A differenza del metodo del percorso critico, il metodo della catena critica prende in considerazione le limitazioni delle risorse. In questo caso, la catena critica si riferisce al percorso più lungo dei compiti, tenendo conto delle dipendenze del compito e delle risorse. Una risorsa può essere assegnata solo a un compito alla volta.

La pianificazione del progetto utilizzando questo metodo comporta l'elenco delle risorse richieste per le attività e riassorgando la loro disponibilità quando necessario.

Il metodo della catena critica include un periodo di buffer, che è posto tra l'ultimo compito e la data di fine del progetto, agendo come contingenza per le attività della catena critica. Attività che finiscono in anticipo aumentano il buffer. Viceversa, i ritardi nelle attività della catena critica utilizzano questo buffer ma non influenzerà la data di completamento del progetto.

Ad esempio, per pubblicare un pezzo di contenuto in tempo, il gestore determina le risorse necessarie: uno scrittore, editor, designer e sviluppatore. Impostono un buffer di cinque giorni nel caso in cui ci siano ritardi tra contenuti o recensioni di design.

Il metodo della catena critica mira a stime realistiche della durata e delle risorse del progetto in modo che i progetti finissero in tempo senza sovrascrivere risorse.

Strumenti di livellamento delle risorse

Il livellamento delle risorse diventerà più facile con più esperienza. Mentre pratichi questa tecnica, ecco alcuni suggerimenti e strumenti che puoi usare a tuo vantaggio.

Usa grafici Gantt: UN diagramma di GanttÈ un grafico a barre che visualizza un programma di progetto e può essere ideale per identificare e pianificare il percorso critico. È possibile ottenere facilmente una panoramica di alto livello delle dipendenze delle attività, delle date di avvio e della fine e della durata del progetto. Come progredisce il progetto, sarai in grado di riorganizzare il grafico e regolare le date secondo necessità.

Software di gestione del progetto di leva:Alcuni software di gestione del progetto sono dotati di algoritmi di livellamento delle risorse che possono aiutare a risolvere i conflitti di complessializzazione.Software di gestione del progettoDà anche una maggiore visibilità negli orari dei membri del team, che assisterà a prevenire i conflitti di programmazione e la prenotazione a doppia prenotazione in anticipo.

Disegna diagrammi di rete:Un diagramma di rete è un altro tipo di rappresentazione visiva del programma di un progetto. È mostrato come grafico con sequenze di scatole e frecce per rappresentare la cronologia dei compiti. Può essere utilizzato per pianificare il programma e il progresso del progetto di traccia. Quando colleghi la serie di scatole, ognuna delle quali rappresenta un compito con la sua durata, sarai in grado di identificare i percorsi non critici e critici.

Usa progetti precedenti come riferimento:Mantieni un archivio dei piani e degli orari del progetto passati in modo da poterli fare riferimento quando fai un progetto simile per trovare unPiano di progetto più accurato. Guardando i progetti di successo o infruttuosi di successo ti darà un'idea migliore di quanto il margine di manovra dare ogni attività e approssimare quali risorse sono richieste in modo da poter valutare la disponibilità delle risorse prima dell'inizio del progetto.

Rendere le stime realistiche delle esigenze di risorse:Gli sforzi di livellamento delle risorse hanno una migliore possibilità di riuscire se definisci chiaramente ilCampione del progettodavanti e apportare stime realistiche delle esigenze di risorse.

Ecco alcuni suggerimenti per fare stime più precise:

Fare le stime in una squadra per ridurre i pregiudizi personali

Includere potenziali rischi di progetto nel processo di stima

Stimare in intervalli piuttosto che valori specifici per coprire un insieme più ampio di possibilità

Utilizzare la stessa tecnica di stima ogni volta per produrre stime più coerenti

Meglio le stime delle risorse iniziali, meno drastico il livellamento delle risorse sarà se i problemi si verificano in seguito.

Livellamento di risorse vs. Levigatura

Sia il livellamento delle risorse che la levigatura delle risorse possono essere considerati risorsetecniche di gestione .

La differenza principale tra i due è lavincolo del progettoQuesto è la priorità: la levigatura delle risorse priorita i vincoli del tempo mentre il livellamento delle risorse si concentra sulla disponibilità delle risorse.

Ecco un esempio: Dì che ti sei prenotato per lavorare su un compito per otto ore per cinque giorni, ma hai solo bisogno di 30 ore per completare l'attività, quindi ridistribuirai il programma a sei ore al giorno. In tal modo, hai più margine di manovra per lavorare su altri compiti senza influire sulla scadenza del progetto.

Il livellamento delle risorse viene utilizzato quando c'è una totalizzazione delle risorse, mentre si utilizza la levigatura delle risorse quando c'è un'allocazione irregolare delle risorse. Il livellamento delle risorse viene fornito con la flessibilità delle date del progetto in movimento intorno, ma le date del progetto sono impostate quando si utilizza la levigatura della risorsa.

Dopo aver utilizzato il livellamento delle risorse per risolvere i conflitti di complessializzazione, è possibile utilizzare la regolazione della risorsa per nemmeno il programma del progetto.

Livellare le tue abilità di livellamento delle risorse

Per sfruttare al massimo le risorse limitate, è possibile utilizzare la tecnica di livellamento delle risorse per distribuire le risorse disponibili per aiutare i progetti di finire in tempo.

Utilizzare questa strategia in tandem con modelli personalizzati per la tua squadra, come ad esempioTemplates. o Modelli di marketing., per pianificare e programmare i tuoi progetti.

Il livellamento delle risorse si basa sull'avere competenze di gestione delle risorse solide, ma il software di gestione del lavoro può aiutarti a prendere il tuo coordinamento del progetto al livello successivo.