Що таке вирівнювання ресурсів? (Методи та приклади)
Іноді проекти не завжди йдуть, як заплановані. Ви можете зіткнутися з дефіцитом ресурсів і доведеться знайти способи адаптації до забезпеченняДоставка проектівне впливають. Ось де входить вирівнювання ресурсів. Це дозволяє переглядати строки, щоб проект може бути завершений з наявними ресурсами. За допомогою цієї техніки ви можетеВиділяють ресурсиВідповідно, щоб забезпечити цілі та цілі.
Вирівнювання ресурсів вимагає навичок управлінського ресурсу та ретельне розуміння того, що кожен потребує проекту. Щоб допомогти вам отримати кращу рукоятку на цій техніці, ми розбиваємо процес вирівнювання ресурсів з прикладами та найкращими практиками для вас.
Що таке вирівнювання ресурсів?
Вирівнювання ресурсів єУправління проектамиТехніка, яка передбачає вирішення загальних або планування конфліктів для забезпечення проекту, може бути завершено з наявними ресурсами. Ресурси включають час, матеріали або інструменти, необхідні для завершення проекту.
Метою вирівнювання ресурсів полягає в тому, щоб отримати максимальніше з наявних ресурсів під час роботи в рамках часу, вартості та обсягів обсягів.
Вирівнювання ресурсів може бути складнимМенеджери проектуЯк це вимагає балансування попиту на ті ж ресурсичерез кілька проектів .
Залежно від потреб вашої команди, тут можливі результати:
Якщо мета полягає в тому, щоб зберегти поточний термін проекту, можливо, доведено більше ресурсів.
Якщо мета полягає в запуску проекту з наявними ресурсами, термін проекту може бути продовжений.
Ресурсне вирівнювання налаштовуєрозподіл ресурсівабографіки проектузберегти ресурси від перевищення. Це може допомогти зберегти якість результатів проекту.
Коли використовувати вирівнювання ресурсів
Вирівнювання ресурсів запобігає поширенню ресурсів занадто тонким, одночасно забезпечуючи те, що їм потрібно, щоб досягти успіху. Ця техніка сприяє не тільки управління проектом, але також допомагає підтримувати баланс робочого життя для команди. Ось деякі причини, чому ваша команда може скористатися вирівнюванням ресурсів.
Для оптимізації ресурсів
Вирівнювання ресурсів дозволяє отримати максимальну віддачу від ресурсів, які ви маєте під рукою. Це допомагає вам оцінити, які проекти повинні отримувати додаткові ресурси, і які з них є гнучкими з точки зору термінів.
Мінімізувати дефіцит
Вирівнювання ресурсів запобігає значним затримка проекту, тим самим мінімізуючи втрати у витратах та роботі. Ця техніка дозволяє керувати вимогою ресурсів, не перевищуючи поточну спроможність компанії та фінансові ресурси.
Щоб запобігти перевантаженню завдання
Складання ресурсів призводить доперевантажувати, що може бути переважним для членів команди. Вирівнювання ресурсів перешкоджає цьому, вирішуючи проблеми загального користування та налаштування термінів для забезпечення членів команди не дуже багато на своїх табличках.
Забезпечити якість випуску проекту
Вирівнювання дозволяє керувати як ресурсами, так і очікуванням клієнтів, підтримуючи той же рівень якості для реалізації проекту. Загалом, вирівнювання ресурсів може бути корисним методом для вирішення проблем бюджету, ресурсного доступу та затримки проекту.
Приклади вирівнювання ресурсів
Щоб допомогти вам отримати краще розуміння того, як вирівнювання ресурсів може бути застосований у вашій команді, ось деякі приклади:
Приклад Один:Затримка дата початку проекту
Проект вимагає розробника для створення макетів для клієнта, але дизайнер був подвійним, а решта дизайнерської команди також зайнята. Вони вирішують запустити проект через два дні, коли дизайнер доступний. Оскільки дизайнер швидко працює, дата завершення проекту залишається незмінною.
Приклад два:Отримання додаткових ресурсів
ІТ-команда відповідала на велику кількістьЦе запитуєДля боротьби з вірусом, що інфікованих комп'ютерів компанії. Оскільки поточне антивірусне програмне забезпечення компанії не є достатньо надійним для обробки вірусу, команда вирішить інвестувати в нове антивірусне програмне забезпечення, щоб вони могли виправити комп'ютери.
Приклад три:Відкладання дату завершення проекту
Маркетингова група запускає нову кампанію соціальної медіа, і вони чекають затвердження менеджера соціальних медіа, який в даний час виходить з офісу через хворобу. Оскільки кампанія не чутлива часу, вони вирішують натиснути дату запуску до декількох днів, тому менеджер має час переглянути.
Незалежно від того, чи ви керуєте маркетингом, продажем або ІТ-командою, вирівнювання ресурсів може призвести до вирішення конфліктів ресурсів. Як тільки ви вирішите рішення, нехай решта вашої команди знає ваш план. Ви можете скористатися шаблоном зустрічей, щоб планувати порядок денний.
Вирівнювання ресурсів проекту
Додавання вирівнювання ресурсу проекту до вашого арсеналу навичок допоможе вам стати більш ефективним лідером. Ось деякі стратегії вирівнювання ресурсів, які ви можете звернутися до вашої команди.
Метод критичного шляху (CPM)
ТочнийМетод критичного шляхує загальною методикою вирівнювання ресурсів, яка використовується для розрахунку тривалості проекту, не враховуючи обмеження ресурсів.
Ця техніка включає в себе зв'язування залежних проектних заходів у логічній послідовності, щоб розрахувати найдавніші та найновіші можливі дати, що кожна діяльність може запустити та закінчити. "Критичний шлях" відноситься до послідовності завдань з найдовшою тривалістю, яка повинна бути завершена, щоб успішно закрити проект.
Після того, як ви з'ясуєте діяльність на критичному шляху, ви можете визначити їх "плавати" або планування гнучкості:
Загальний поплавецьВідноситься до того, як довгі завдання можуть бути затримані з ранньої дати початку, не впливаючи на дату завершення проекту
Розрахунок: (Дата пізнього закінчення) - (дата початку закінчення) або (пізній дата початку) - (дата початку старту)
Вільне поплавоквідноситься до кількості днів, які завдання можуть бути затримані, не впливаючи на дату початку подальшої діяльності
Розрахунок: (рання дата початку наступного завдання) - (дата початку закінчення поточного завдання)
Завдання на критичному шляху мають плаваючий нуль, що означає, що якщо одне завдання затримується, решта проекту також затримується.
Наприклад, скажімо, що команда ІТ працює над заміною поточної системи безпеки, і вони ідентифікують дві критичні та два некритичних завданнях:
Критичний :
Припинити використання поточного програмного забезпечення безпеки по всій компанії протягом двох днів
Встановіть та перевірити нове програмне забезпечення на всіх пристроях компанії протягом чотирьох днів
Некритичний :
Завершити деталі покупки за допомогою постачальника програмного забезпечення протягом дня
Створіть, як керувати за допомогою нового програмного забезпечення протягом двох днів
На підставі цього прикладу, найкоротший термін проекту становить шість днів, оскільки діяльність критичного шляху має вирішальне значення для завершення проекту, тоді як некритичні завдання можуть бути необов'язковими.
Швидке відстеження
Є часи, коли проекти повинні бути доставлені або до закінчення терміну, щоб задовольнити вимоги клієнта. У цих випадках ви можете використовуватиШвидке відстеженняЩоб запустити кілька паралельних завдань, щоб прискорити проект. Ця методика стиснення розкладу може працювати лише, якщо діяльність може бути перекривається один з одним певною мірою.
Наприклад, діяльність з залежностями можуть бути потисними, а діяльність без залежностей можуть відбуватися паралельно.
Прикладом швидкого відстеження полягає в тому, що команда розробки програмного забезпечення починає побудувати задній кінець веб-сайту, тоді як команда дизайну закінчується макетом веб-сайту. З метою швидкого відстеження, робота отримує вчасно та на бюджет, але також є більш висока можливість переробки.
Збій
Коли швидке відстеження не можна застосувати, або це недостатньо ефективним, ви можете реалізувати методику розбивки. Ось якщо додаткові ресурси розподіляються до проекту, щоб скоротити часову шкалу. У цьому випадку ви повинні оцінити потреби високих пріоритетних завдань та шукати варіанти ресурсів, які забезпечують найбільш ціну на найменші витрати.
Наприклад, маркетингова команда потребує двох письменників, оскільки їхній термін був переміщений на два дні. Немає членів запасних команд, керівник проекту вирішує найняти двох фрілансерів, з якими вони працювали, а не витрачати час, шукаючи нових письменників.
Перш ніж вирішити використовувати розбивки для стиснення графіків проекту, обов'язково отримайте схвалення від вашого менеджера або клієнта про отримання додаткових ресурсів.
Метод критичного ланцюга
ТочнийМетод критичного ланцюгає оновленою версією методу критичного шляху. На відміну від методу критичного шляху, метод критичного ланцюга враховує обмеження ресурсів. У цьому випадку критичний ланцюг відноситься до найдовшого шляху завдань, з урахуванням як завдань, так і залежностей ресурсів. Ресурс може бути виділений лише до одного завдання одночасно.
Планування проекту за допомогою цього методу передбачає перелік необхідних ресурсів для завдань та переоцінка їх доступності при необхідності.
Метод критичного ланцюга включає в себе буферний період, який розміщується між останнім завданням та датою закінчення проекту, виступаючи в рамках надзвичайної ситуації для діяльності критичної ланцюга. Завдання, які закінчують раннє збільшення буфера. І навпаки, затримки в критичних ланцюгах, які використовують цей буфер, але не вплине на дату завершення проекту.
Наприклад, для публікації змісту вчасно менеджер визначає необхідні ресурси: письменник, редактор, дизайнер та розробник. Вони встановлюють буфер з п'яти днів у випадку, якщо є затримки між вмістом або оглядами дизайну.
Метод критичного ланцюга спрямований на реалістичні оцінки тривалості проекту та ресурсів, так що проекти закінчуються вчасно без надмірних ресурсів.
Інструменти для вирівнювання ресурсів
Вирівнювання ресурсів стане легше з більшою кількістю досвідом. Оскільки ви практикуєте цю техніку, ось деякі поради та інструменти, які ви можете використовувати на своїй перевазі.
Використовуйте діаграми Gantt: A Графік Gantt- це діаграма, яка візуалізує графік проекту та може бути ідеальним для виявлення та планування критичного шляху. Ви можете легко отримати огляд високого рівня залежностей завдань, дати початку та закінчення та тривалості проекту. Оскільки проект прогресує, ви зможете змінити графік та відрегулювати дати за потребою.
Важеладне програмне забезпечення для управління проектами:Програмне забезпечення деякого управління проектами поставляється з алгоритмами вирівнювання ресурсів, які можуть допомогти вирішити конфлікти щодо сприяння.Програмне забезпечення управління проектамиТакож дає більшу видимість у графіки членів команди, які допоможуть запобігти планування конфліктів та подвійного бронювання заздалегідь.
Намалюйте діаграми мережі:Мережева діаграма - це ще один тип візуального представлення графіку проекту. Це показано як діаграма з послідовностями ящиків та стрілок, щоб зобразити хронологію завдань. Він може бути використаний для планування графіку, а також прогрес відстеження проекту. Коли ви підключаєте серію коробки, кожен з яких представляє завдання з його тривалістю, ви зможете визначити некритичні та критичні шляхи.
Використовуйте попередні проекти як посилання:Тримайте архів минулих планів проекту та графіків, щоб ви могли їх посилатися, коли ви робите подібний проект, щоб придуматиБільш точний план проекту. Дивлячись на минулі успішні або невдалі проекти дадуть вам краще уявлення про те, скільки Leeway дати кожне завдання та наблизити ресурси, тому ви можете оцінити наявність ресурсів, перш ніж запустити проект.
Зробити реалістичні оцінки ресурсних потреб:Вирівнювання ресурсів мають кращі шанси на успіх, якщо ви чітко визначитеОбсяг проектуВгору і зробити реалістичні оцінки ресурсних потреб.
Ось деякі поради щодо більш точних оцінок:
Зробити оцінки в команді, щоб зменшити особисті упередження
Включають потенційні ризики проекту в процесі оцінки
Оцінити в діапазонах, а не конкретних цінностей, щоб покрити більш широкий набір можливостей
Використовуйте таку ж техніку оцінки кожного разу, щоб приносити більш послідовні оцінки
Чим краще оцінки початкових ресурсів, тим менш різким вирівнюванням ресурсів буде, якщо виникають питання пізніше.
Ресурсний вирівнювання проти згладжування
Обидва вирівнювання ресурсів, так і згладжування ресурсів можна вважати ресурсомМетоди управління .
Основна відмінність між двома єОбмеження проектуЦе пріоритент: ресурс згладжування визначає пріоритетні обмеження часу, тоді як вирівнювання ресурсів зосереджується на наявності ресурсів.
Ось приклад: Скажіть, що ви забронюєте, щоб працювати над завданням восьми годин протягом п'яти днів, але вам потрібно лише 30 годин, щоб закінчити завдання, тому ви перерозподіляєте графік до шести годин на день. Таким чином, у вас більше, щоб працювати над іншими завданнями, не впливаючи на термін дії проекту.
Вирівнювання ресурсів використовується, коли існує ресурсний ресурс, тоді як згладжування ресурсів використовується, коли є нерівномірне розподіл ресурсів. Вирівнювання ресурсів поставляється з гнучкістю рухомих проектів, але дати проекту встановлюються, коли ви використовуєте згладжування ресурсів.
Після використання вирівнювання ресурсів для вирішення конфліктів щодо загального призначення ви можете використовувати згладжування ресурсів, щоб виникнути графік проекту.
Вирівняйте навички вирівнювання ресурсів
Щоб максимально використати з обмежених ресурсів, ви можете скористатися методом вирівнювання ресурсів для розподілу доступних ресурсів, щоб допомогти закінчити проекти вчасно.
Використовуйте цю стратегію в тандемі з індивідуальними шаблонами для вашої команди, наприкладЦе шаблониабоШаблони маркетингу, планувати та запланувати свої проекти.
Вирівнювання ресурсів залежить від навичок управління твердим ресурсом, але програмне забезпечення для управління роботою може допомогти вам взяти координацію проекту на наступний рівень.
