O que é nivelamento de recursos? (Técnicas e exemplos)

Às vezes os projetos nem sempre são planejados. Você pode encontrar escassez de recursos e ter que encontrar maneiras de se adaptar para garantirentregas de projetonão são afetados. É aí que entra nivelamento de recursos. Ele permite que você reajuste cronogramas para que um projeto possa ser concluído com os recursos disponíveis. Com esta técnica, você podealocar recursosde acordo para garantir metas e objetivos são cumpridos.

O nivelamento de recursos requer habilidades de gerenciamento de recursos sólidos e uma compreensão completa do que cada projeto precisa. Para ajudá-lo a obter uma melhor alça nesta técnica, dividimos o processo de nivelamento de recursos com exemplos e melhores práticas para você seguir.

O que é nivelamento de recursos?

Nivelamento de recursos é umGerenciamento de ProjetosTécnica que envolve a resolução de conflitos de plenografia ou agendamento para garantir que um projeto possa ser concluído com os recursos disponíveis. Os recursos incluem tempo, materiais ou ferramentas necessárias para concluir um projeto.

O objetivo do nível de recurso é tirar o máximo proveito dos recursos disponíveis enquanto trabalha dentro do tempo, custo e restrições de escopo do projeto.

Nivelamento de recursos pode ser um desafio paragerentes de projetoComo requer equilibrar a demanda pelos mesmos recursosem vários projetos .

Dependendo das necessidades da sua equipe, aqui estão possíveis resultados:

Se o objetivo é manter o prazo atual do projeto, mais recursos podem precisar ser disponibilizados.

Se o objetivo é executar o projeto com recursos atualmente disponíveis, o prazo do projeto pode ser estendido.

Nivelamento de recursos ajustaAlocação de recursos ou Agendamentos do projetopara manter os recursos de serem superestinados. Isso pode ajudar a manter a qualidade das saídas do projeto.

Quando usar o nivelamento de recursos

O nivelamento de recursos impede que os recursos sejam espalhados demais enquanto garantem que os projetos ainda tenham o que precisam para ter sucesso. Essa técnica contribui para não apenas o gerenciamento de projetos, mas também ajuda a manter o equilíbrio da vida profissional para a equipe. Aqui estão algumas razões pelas quais sua equipe pode se beneficiar do nivelamento de recursos.

Para otimizar seus recursos

Nivelamento de recursos permite aproveitar ao máximo os recursos que você tem na mão. Isso ajuda a avaliar quais projetos devem receber recursos adicionais e quais são flexíveis em termos de prazos.

Para minimizar os déficits

O nivelamento de recursos previne atrasos significativos do projeto, minimizando assim as perdas em custos e trabalho. Essa técnica permite que você gerencie a demanda de recursos sem exceder a capacidade atual e os recursos financeiros da empresa.

Para evitar a sobrecarga da tarefa

O quadro de recursos leva aexcesso de trabalho, que pode ser esmagador para os membros da equipe. O nivelamento de recursos impede isso resolvendo problemas de maçãs e ajustando os prazos para garantir que os membros da equipe não tenham muito em suas placas.

Para garantir a qualidade de uma saída de projeto

Nivelamento permite gerenciar os recursos e expectativas de clientes mantendo o mesmo nível de qualidade para os resultados do projeto. Em geral, o nivelamento de recursos pode ser uma técnica útil para resolver problemas orçamentários, outorais de recursos e atrasos do projeto.

Exemplos de nivelamento de recursos

Para ajudá-lo a obter uma melhor compreensão de como o nível de recurso pode ser aplicado em sua equipe, aqui estão alguns exemplos:

Exemplo 1:Atrasando uma data de início do projeto

Um projeto requer que um designer para criar mock-ups para o cliente, mas o designer foi reservado duplo, e o restante da equipe de design é ocupado também. Eles decidem iniciar o projeto dois dias depois, quando o designer está disponível. Como o designer funciona rapidamente, a data final do projeto permanece a mesma.

Exemplo dois:Obter recursos adicionais

A equipe de TI vem respondendo a um grande número deSolicitapara lidar com um vírus que infectou computadores da empresa. Como o atual software antivírus da empresa não é robusto o suficiente para lidar com o vírus, a equipe decide investir em novos softwares antivírus, para que eles possam consertar os computadores.

Exemplo três:Adiando uma data final do projeto

A equipe de marketing está lançando uma nova campanha de mídia social e eles estão esperando por aprovação do Social Media Manager, que está atualmente fora do escritório devido a doença. Como a campanha não é sensível ao tempo, eles decidem empurrar a data de lançamento de volta por alguns dias para que o gerente tenha tempo para rever.

Se você lidera um marketing, vendas ou equipe de TI, o nivelamento de recursos pode ser útil para resolver conflitos de recursos. Depois de decidir sobre uma solução, deixe o resto da sua equipe conhecer seu plano. Você pode usar um modelo de reunião para planejar a agenda.

Nivelamento de recursos do projeto

Adicionando o nível de recurso do projeto ao seu arsenal de habilidades ajudará você a se tornar um líder mais eficaz. Aqui estão algumas estratégias de nivelamento de recursos que você pode aplicar à sua equipe.

Método de caminho crítico (CPM)

O método de caminho críticoé uma técnica de nivelamento de recursos comum que é usada para calcular a duração do projeto sem levar em conta as limitações de recursos.

Esta técnica envolve vincular atividades de projeto dependentes em uma sequência lógica, a fim de calcular as datas mais antigas e mais recentes possíveis que cada atividade pode começar e terminar. O "caminho crítico" refere-se à sequência de tarefas com a duração mais longa que precisa ser concluída para fechar com sucesso um projeto.

Depois de descobrir as atividades no caminho crítico, você pode determinar seu "float" ou agendamento de flexibilidade:

Float totalRefere-se a quanto tempo as tarefas podem ser atrasadas desde a primeira data de início sem afetar a data de conclusão do projeto

Cálculo: (data de acabamento tardio) - (data de início precoce) ou (data de início tardio) - (data de início precoce)

Free float.refere-se ao número de dias que as tarefas podem ser atrasadas sem afetar a data de início das atividades subsequentes

Cálculo: (data de início precoce da próxima tarefa) - (data de acabamento antecipado da tarefa atual)

As tarefas no caminho crítico têm um flutuador de zero, o que significa que se uma tarefa for atrasada, o restante do projeto também é atrasado.

Por exemplo, digamos que a equipe de TI esteja trabalhando em substituir o sistema de segurança atual e identificam duas tarefas críticas e duas não críticas:

Crítico :

Descontinuar o uso do software de segurança atual em toda a empresa dentro de dois dias

Instale e teste o novo software em todos os dispositivos da empresa dentro de quatro dias

Não crítico :

Finalize detalhes de compra com o fornecedor de software dentro de um dia

Crie como para orientar para usar novos softwares dentro de dois dias

Com base neste exemplo, a duração do projeto mais curto é de seis dias, uma vez que as atividades de caminho crítico são cruciais para concluir o projeto, enquanto as tarefas não-críticas podem ser opcionais.

Rastreamento rápido

Há momentos em que os projetos devem ser entregues ou antes do prazo para satisfazer os requisitos do cliente. Nesses casos, você pode usarrastreamento rápidopara executar várias tarefas paralelas para acelerar o projeto. Esta técnica de compressão de programação só pode funcionar se as atividades podem ser sobrepostas uma com as outras até certo ponto.

Por exemplo, atividades com dependências podem ser escalonadas e atividades sem dependências podem ocorrer em paralelo.

Um exemplo de rastreamento rápido é quando a equipe de desenvolvimento de software começa a construir o back-end de um site enquanto a equipe de design está terminando o mock-up do site. Com a técnica de rastreamento rápido, o trabalho é feito no prazo e no orçamento, mas também há uma maior possibilidade de retrabalho.

Crashing.

Quando o rastreamento rápido não pode ser aplicado ou não é eficaz o suficiente, você pode implementar a técnica de travamento. É aqui que os recursos adicionais são alocados para um projeto para encurtar a linha do tempo. Nesse caso, você precisa avaliar as necessidades de tarefas de alta prioridade e procurar opções de recursos que ofereçam mais valor a menos custo.

Por exemplo, a equipe de marketing precisa de mais dois escritores, já que seu prazo foi movido por dois dias. Sem membros da equipe sobressalente, o gerente do projeto decide contratar dois freelancers que eles trabalharam antes, em vez de passar tempo procurando novos escritores.

Antes de decidir usar travar para compactar os cronogramas do projeto, certifique-se de obter aprovação do seu gerenciador ou cliente sobre como obter recursos adicionais.

Método de cadeia crítica

O Método de cadeia críticaé uma versão atualizada do método de caminho crítico. Ao contrário do método de caminho crítico, o método da cadeia crítica leva em conta as limitações de recursos. Nesse caso, a cadeia crítica refere-se ao caminho mais longo de tarefas, levando em conta as dependências de tarefas e recursos. Um recurso só pode ser alocado para uma tarefa por vez.

O agendamento de projetos usando este método envolve listar recursos necessários para tarefas e reavaliar sua disponibilidade quando necessário.

O método de cadeia crítica inclui um período de amortecimento, que é colocado entre a última tarefa e a data de acabamento do projeto, atuando como uma contingência para as atividades críticas da cadeia. Tarefas que terminam cedo aumentam o buffer. Por outro lado, atrasos em atividades críticas de corrente, use este buffer, mas não afetarão a data de conclusão do projeto.

Por exemplo, para publicar um conteúdo no prazo, o gerente determina os recursos necessários: um escritor, editor, designer e desenvolvedor. Eles estabelecem um buffer de cinco dias no caso de existem atrasos entre os comentários de conteúdo ou design.

O método de cadeia crítica visa estimativas realistas de duração e recursos do projeto para que os projetos terminem no prazo sem recursos excessivos.

Ferramentas de nivelamento de recursos

O nivelamento de recursos se tornará mais fácil com mais experiência. Como você pratica esta técnica, aqui estão algumas dicas e ferramentas que você pode usar para sua vantagem.

Use gráficos de Gantt:UMAgráfico de Gantté um gráfico de barras que visualiza um cronograma de projeto e pode ser ideal para identificar e planejar o caminho crítico. Você pode facilmente obter uma visão geral de alto nível das dependências da tarefa, iniciar e terminar datas e duração do projeto. Como o projeto progride, você poderá reorganizar o gráfico e ajustar as datas conforme necessário.

Alavancar o software de gerenciamento de projetos:Alguns softwares de gerenciamento de projetos vem com algoritmos de nivelamento de recursos que podem ajudar a resolver conflitos de globais.Software de gerenciamento de projetosTambém dá maior visibilidade aos horários dos membros da equipe, o que ajudará a prevenir conflitos de agendamento e reserva dupla antes do tempo.

Desenhe diagramas de rede:Um diagrama de rede é outro tipo de representação visual da programação de um projeto. É mostrado como um gráfico com sequências de caixas e flechas para retratar a cronologia das tarefas. Pode ser usado para planejar o programação, bem como o progresso do projeto. Quando você conecta a série de caixas, cada um representando uma tarefa com sua duração, você poderá identificar os caminhos não críticos e críticos.

Use projetos anteriores como referência:Mantenha um arquivo de planos e horários do projeto passado para que você possa referenciá-los ao fazer um projeto similar para chegar a umPlano de projeto mais preciso. Olhando para projetos bem sucedidos ou mal sucedidos lhe dará uma ideia melhor de quanto espaço para dar a cada tarefa e aproximar quais recursos são necessários para avaliar a disponibilidade de recursos antes que o projeto seja iniciado.

Faça estimativas realistas de necessidades de recursos:Esforços de nivelamento de recursos têm uma chance melhor de ter sucesso se você definir claramente oEscopo do projetona frente e fazer estimativas realistas de necessidades de recursos.

Aqui estão algumas dicas para fazer estimativas mais precisas:

Faça estimativas em uma equipe para reduzir os vieses pessoais

Incluem potenciais riscos do projeto no processo de estimação

Estimativa em intervalos em vez de valores específicos para cobrir um conjunto mais amplo de possibilidades

Use a mesma técnica de estimativa de cada vez para produzir estimativas mais consistentes

Quanto melhor as estimativas de recursos iniciais, menos drástica o nivelamento de recursos serão se os problemas ocorrerem mais tarde.

Nivelamento de recursos vs. alisamento

Tanto o nivelamento de recursos quanto o suavização de recursos podem ser considerados recursosTécnicas de gestão .

A principal diferença entre os dois é aRestrição de projetoIsso é priorizado: o suavização de recursos prioriza restrições de tempo, enquanto o nivelamento de recursos se concentra na disponibilidade de recursos.

Aqui está um exemplo: Diga que você está reservado para trabalhar em uma tarefa por oito horas por cinco dias, mas você só precisa de 30 horas para terminar a tarefa, então você redistribuir a programação para seis horas por dia. Ao fazê-lo, você tem mais espaço para trabalhar em outras tarefas sem afetar o prazo do projeto.

O Nivelamento de Recursos é usado quando há plenização de recursos, enquanto a suavização de recursos é usada quando há uma alocação desigual de recursos. O nivelamento de recursos vem com a flexibilidade das datas de projeto em movimento, mas as datas do projeto são definidas quando você usa suavização de recursos.

Depois de usar o Nivelamento de Recursos para resolver conflitos de modulação, você pode usar o suavização de recursos para até mesmo para fora do cronograma do projeto.

Nivelando suas habilidades de nivelamento de recursos

Para aproveitar ao máximo os recursos limitados, você pode usar a técnica de nivelamento de recursos para distribuir recursos disponíveis para ajudar os projetos a terminar no prazo.

Use esta estratégia em conjunto com modelos personalizados para sua equipe, comoModelos de TI ou Modelos de marketing, planejar e agendar seus projetos.

O nivelamento de recursos depende de ter habilidades de gerenciamento de recursos sólidos, mas o software de gerenciamento de trabalho pode ajudá-lo a tomar sua coordenação do projeto para o próximo nível.