7 משותף הגורם של שרץ היקף, ואיך להימנע מהן
דמיינו את זה: אתם עובדים קשה על פרויקט ועל התוצרים שלה. פתאום, אתה מקבל לבקש מן בעלי עניין צולבות תפקודיים להוסיף למסירה נוספת. אתה די לא מתכנן את זה, אבל מספיק קל של אותו לעשות, אז אתה מסכים. ואז, אחרי כמה ימים, דואר אלקטרוני אחר. פתאום, במקום להיות על מסלול, פרויקט מתעכב ולא מוצלח.
מה שאתה חווה הוא שרץ-והיקף זה יכול לקרות לנו את הטוב. במאמר זה, תלמד כל מה שאתה צריך לדעת על מה גורם השרץ היקף וכיצד ניתן למנוע אותה.
מהו שרץ היקף בניהול פרויקטים?
ב ניהול פרוייקטהיקף, פרויקט הוא מתאר דרישות ותוצרים בפרויקט. היקף מוגדר בדרך כלל בתחילת תהליך תכנון הפרויקט, וזה צריך להיות בשבי שלךתכנית פרויקט, מפת דרכים, או קצר. תְחוּם מה קורה כאשר שואל ותוצרים יעלו היקף הפרויקט שנקבע מראש.
מדוע חשוב להקים היקף הפרויקט?
כשאתה להקיםתוכנית ניהול היקף, אתה יוצר הבנה משותפת בינך-מנהל-פרוייקט כל בעלי העניין בפרויקט שלך. לא להקים היקף פרויקט יכול לגרום חוסר תיאום וחוסר הבנה. ללא היקף פרויקט מוגדר, אתה לא יהיה מוגדר בבירור, שאושר מראש בשליטה על מה הוא, והוא לא נכלל תוצרי הפרויקט שלך.
לפעמים, שרץ היקף יכול להיות מזיק-זה עלול להתבטא כמו למסירה נוספת או שתיים כי, בעוד מסורבל, אינו משנה את הפרויקט באופן משמעותי. אבל שרץ היקף משמעותי יכול לערער את ההצלחה של הפרויקט על ידי מעביר את תשומת לב מן שלךמטרות הפרויקט. זמן בילה על אלה נוספו שואל ותוצרי זמן שלא בילה בפועל של הפרויקט שלך מטרות-ויכול גם להוביל לשחיקה ועבודת-יתר.
איך לזהות היקף הפרויקט
אז, כדי למנוע שרץ היקף, ראשון שאתה צריך מוגדר-היטבהיקף הפרויקט. החדשות הטובות הן, שסוקר את הפרויקט הוא לא קשה כמו שנדמה לך. לרוב, היקף הפרויקט שלך הוא דרך לרשום את הפרמטרים אתה כבר הקמת במסמכי פרויקט מוקדם אחרים, כמו שלךפרויקט קצר .
על מנת לזהות ולהקים היקף הפרויקט שלך, בצע את הפעולות חמש הבאים:
התחל עם "למה".למה אתה והצוות שלך עובד על הפרויקט הזה? מה אתה מקווה להשיג? לדעת את הגודל וההיקף של מה שאתה מתכוון להשיג יעזור לך להגדיר היקף הפרויקט שלך.
תביא מטרות הפרויקט שלך.מטרות הפרויקט היקף הפרויקט שלך מקושרים היטב. מטרות הפרויקט שלך להגדיר את מטרת הפרויקט שלך, והם, בתורם, יש להתאים למסגרת היקף הפרויקט שלך.
רשום היקף הפרויקט שלך.זכרו, זה לא חייב להיות ארוך מאוד. היקף הפרויקט שלך הוא רק מקום בשבילכם להתוות תוצרי הפרויקט שלך בצורה ברורה כיצד הם מתייחסים מטרות הפרויקט שלך. אל תהסס להשתמש כדור נקודות, מדי.
סקירת היקף הפרויקט שלך.ודא שאתה מקבל לקנות ב ממחזיקי העניין, וכי כולם מיושרים על תוצרי הפרויקט, המטרה, והיקף.
בצע התאמות במידת הצורך.אם לא היית מיושר בשלב ארבעה, לקחת קצת זמן כדי לשכתב היקף הפרויקט שלך. לפני סיומו, לחשוף את המסמך בעלי העניין שלך שוב, כדי להבטיח לקנות ב.
7 סיבות שכיחות של שרץ היקף
אף אחד לא רוצה לראות שלהםפרויקט Failאו מראה לאבד היעדים המקוריים שלה. הנה הסיבות השכיחות ביותר של היקף שרץ-וכיצד ניתן למנוע אותם.
1. היקף הפרויקט לא
זה יכול להיות דבר מובן מאליו, אבל זה שווה לחזור. ללא היקף הפרויקט, אתה לא צריך דרך ברורה ליישר על ולתקשר היקף הפרויקט שלך לכל המעורבים. בנוסף, אם אתה עובד עם צוות מחוץ או סוכנות, אתה גם לא צריך מסמך אוהצהרה של עבודה (SOW)כדי להצביע, כאשר בעלי העניין מנסים להוסיף אלמנטים חדשים לפרויקט שלך.
הקפד ליצור ולהגדיר היקף הפרויקט בתחילת הפרויקט. שקול להוסיף אותו לתוכנית הפרויקט שלך או תיעוד מוקדם אחרים. יש ככה, לך בסיס היקף הפרויקט שלך מוטבע לתוך כול תיעוד הפרויקט המוקדם שלך.
2. תקשורת לקויה
ברגע שיש לך היקף הפרויקט שלך, אתה גם צריך לשתף אותו החוצה. אם אינך להפיץ את המסמך ביעילות-ו בתחילת פרויקט-אז העניין שלך לא יהיה בלולאה ב. למרות שאתה כבר לקחת את הזמן כדי ליצור היקף פרויקט, ייתכן שעדיין סובלים חוסר תיאום או אפילו להקרין כישלון אם לא כולם מודעים לכך שהוא קיים.
הקפד לכלול היקף הפרוייקט בכל תיעוד הפרויקט מוקדם, כמו תוכנית הפרויקט או קצר הפרויקט שלך. יש ככה, לכולם יש גישה אמירה-והיקף הפרויקט בכל ישורת יכול להיפתר לפני הפרויקט מתחיל.
3. מטרות פרויקט לא ברורות
בסופו של דבר, אתה עובד על הפרויקט הזה בגלל שאתה מכוון כדי לספק משהו בפרט-אלו הישגים ונכסים הם מטרות הפרויקט.
כאשר יש לך מטרות הפרויקט ברורה, צוות הפרויקט שלך יש תובנה קלה לתוך מה המשימות מה מותר ואסור תורם להצלחת האולטימטיבי של הפרויקט. ככה, אתה יכול להתמקד המאמץ והאנרגיה שלך על עבודה יצרנית, בעדיפות גבוהה. מצד השני, אם אין לך מטרות פרויקט ברורות, חברי צוות שלך אולי לא יודעים מה עבודה לתעדף, והם עלולים בסופו של דבר לעבוד על משימות שאינם תורם יעדי הפרויקט.
דוגמא מטרת פרויקט ברורה:שפר בבלוג החברה שלנו לסיפורי תכונת הקוראים שלנו אוהבים.
דוגמא מטרת פרויקט ברורה:קרפט לפחות חמישה סוגים שונים של בלוגי Q1, לרבות, אך לא רק, סיפורי לקוחות, טיפים, תכונות מוצר חדשות, זרקורי צוות, ומנהיגות פורצת דרך. מעקב מקרוב אחר אירוסין על כל פוסט חדש בבלוג לקבוע העליון בשלוש קטגוריות להמשיך השחזה ברבעונים הבאים.
4. מטרות פרויקט לא מציאותיות
אוקי, אז אולי מטרות הפרויקט שלך ברורות, אבל אם הם לא משהו צוות שלך יכול להשיג מציאותי בסך של זמן (במסגרת הפרויקט), אז פרויקט בהכרח ייכשל או או שרץ היקף ניסיון.
ודא שאתה מסוגל להשיג את המטרות בתוך מסגרת הזמן ועם משאבי צוות שלך יש. בדוק מטרות הפרויקט שלך נגד לוח הזמנים היקף הפרויקט שלך, כדי להבטיח לך שבסופו של דבר יכול לספק פרויקט מוצלח. אם מטרות הפרויקט שלך והיקף הפרויקט שלך לא מיושרים בתחילת הפרויקט, אז בניהול שרץ היקף הופך לכמעט בלתי אפשרי.
5. מדי בעלי עניין רב
זה ממש קשה לנווט פרויקט אם כולם מנסים לשים יד על ההגה. בלי פרויקט ברור הבעלים-the-מנהל שלך בעבודת הפרויקט יכולה נמרחת, וההיקף שלך יכול נמרח, מדי.
למרות תצטרכו בעלי העניין ומשתפי פעולה שונים על הפרויקט, לוודא שכל הצוות יש להוביל פרויקט זה אחראי ישירות נהיגה העבודה קדימה. כדי לבנות תפקידים בפרויקט נוסף, שקול ליצורMARRIX RACI.. RACI מייצג את ארבעת התפקידים המרכזיים בניהול פרויקטים:
אחראי.זהו האדם אשר מניע את הפרויקט. הם יעשו את רוב ההחלטות על-the-הקרקע.
מאשר.לפעמים, אתה עשוי להזדקק לאישור של בעלי עניין או קבוצת בעלי העניין. מאשרים המערכת יכול להגדיר את התקציב, מטרות, או הטון, כדי שם כמה דוגמאות.
התייעץ.בעלי העניין התייעץ אנשים שאתה עשוי לבדוק עם כדי לקבל את דעתם, תובנה, או הדרכה. למרות האחראי & amp; יש מאשר תפקידי המילה אחרונה, את התפקיד התייעץ בדרך כלל מומחה בתחום.
מעודכן.זוהי לכל מי שצריך לדעת על הפרוייקט. תפקידה מהדעת עשוי לכלול צוות הפרויקט, בעלי עניין צולב תפקודיים, או מנהיגים מבצעים.
6. תהליך בקרת שינויים לא אפקטיבי
אפילו עם תפקידים ברורים,, אתה עדיין צריך תהליך בקרת שינויים יעיל במקום. בקרת שינויים היא התהליך של שינוי מרכיב חשוב או מכונן פרויקט, כולל היקף פרויקט. במקום לאפשר עניין לעשות פשוט שינויים, A מיישם תהליך בקרת שינויי סט של כללים ומגבלות להנחות שינויים בפרויקט. בדרך כלל, הכולל תהליך של חברי צוות או בעלי עניין להגיש בקשות שינוי, צעד עבור בקשות אלה כדי להיבדק על ידי מנהל הפרויקט ובעלי עניין בפרויקט חשוב אחר, ולאחר מכן מערכת לשפוט אם השינויים הללו יתקבלו, הכחישו, או דָחוּי.
תהליך בקרת שינוי הוא קריטי כי זה מאפשר לך לקבל בחזרה את השליטה שלך הפרויקט-תוך מתן גמישות להוסיף בקשות חדשות אם הכרחי. עם תהליך בקרת שינויים, פרטי פרויקט יכולים לשנות. אבל אם הם עושים, אתה תהיה בטוח שהם משנים מהסיבות הנכונות.
7. משוב מלקוחות דקה האחרונה
משוב לקוחות הוא מפתח לעבודה מול לקוח כמו מוצרים חדשים או קמפיינים שיווקיים. אבל אם אתה לא יוזם על איסוף משוב, אתה עשוי לקבל משוב מלקוחות מאוחר במשחק זה משנה לחלוטין את הכוונה, היקף, ציר הזמן, או המטרות של הפרויקט שלך. ציר זה עשוי לכלול שינוי מה אתה כבר עושה, או לחלוטין להתחיל מחדש עם תכונות חדשות דרישות חדשות.
אתה אדם וכך גם הלקוחות שלך. שינויים של הרגע האחרון לקרות, והדבר הוא, יש רק כל כך הרבה שאתה יכול לעשות לגבי זה. לפעמים, תצטרך לשנות אלמנטים גדולים של הפרויקט שלך, ויש אולי לא כל דבר שאתה יכול לעשות כדי לעצור את זה.
הדרך הטובה ביותר להפחית את הסבירות שזה יקר היא לקבל שפע של משוב לקוחות, ולקבל אותו מוקדם. עיסוק המקור בקביעות משוב מהמשתמשים, ו יזום איסוף משוב מלקוחות. לקבלת עצות נוספות, נסה שלנותבנית מחקר משתמש בחינם .
כיצד לנהל ולמנוע שרץ היקף
אוקי, אתה כבר כבר הצלחת להתחיל פרויקט, ואתה מודאג לגבי שרץ היקף: מה עכשיו?
אם אתה מרגיש שרץ היקף קרוב על, יש כמה דברים שאפשר לעשות:
ותעלה את היקף הפרויקט.אם בעלי העניין בפרויקט דוחפים תוצרים חדשים, להזכיר להם את היקף הפרויקט ומה היה-אבל לא היה-הכלולות בו. יש לקוות, כי יעזור מחדש align צוות הפרויקט כולו על הדרישות של הפרויקט.
אם זה לא עובד,לנסות תהליך בקרת שינויים. שאל את המבקש להגיש בקשות לשינוי שלהם באמצעות תהליך בקרת השינויים שהגדרת. ואז, לבחון בקשות אלה עם בעלי העניין בפרויקט שלך ולהחליט אם הבקשה היא שווה שינוי היקף הפרויקט עבור.
אם השינויים בהיקף מתקבלים,לשקול דה-עדיף למסירה אחרת.האם יש משהו שאתה יכול לעכב או לחתוך לגמרי כדי לפנות מקום עבודה חדש זה?
אם אין דרך מתעדפים כל עבודה כרגע מתוכנן,תסתכל על משאבים לפרויקט שלך. השתמש בשלךתוכנית ניהול משאביםאחת מהן כדי לראות אם יש משאבים שניתן להשתמש בו כדי לעזור לך להשיג את מטרות הפרויקט שלך.
כדי לעשות את כל זה-להשיג ולשמר בהירות על היקף הפרוייקט, היעדים, ואת תוכנית לשימושכלי ניהול עבודהכמומנהל המשימות של UDN.. עםמנהל המשימות של UDN., אתה יכול לנהל כל העבודה שלך ולשתף אותו עם צוות הפרויקט כולו שלך, כך שכולם על אותו דף.
להתראות, שרץ היקף
אנשים מסוימים עשויים לומר "היי, שרץ היקף קורה." אבל זה לא צריך. עם היקף פרויקט ברור, תכנית פרויקט גלוי, וקל לשימוש פתרון ניהול עבודה, אתה יכול להכות מטרות הפרויקט שלך מבלי לעבור מחוץ היקף הפרויקט שלך.
