תוכנית ניהול היקף: מה זה וכיצד ליצור אחד
סיכום
תוכנית ניהול היקף מתאר את התהליכים המעורבים בביצוע הפרויקט שלך ומשמש כהנחיה כדי לשמור על הפרויקט בתוך גבולות ספציפיים. במאמר זה נסביר מה תוכנית ניהול היקף וכיצד היא יכולה לסייע לך בשלב התכנון. עם ניהול היקף יעיל, אתה יכול להגדיר אותך ואת הצוות שלך להצלחה.
ניהול היקף הפרויקט הוא כמו לנהוג במכונית. אם אתה לא שומר את העיניים שלך לפניך, המכונית reters מהכביש. באופן דומה, אם אתה לא שולט בהיקף הפרויקט שלך, הפרויקט מקבל את המסלול. תוכנית ניהול היקף מתאר את התהליכים המעורבים בביצוע הפרויקט שלך ומשמש כהנחיה כדי לשמור על הפרויקט בתוך גבולות ספציפיים.
כמנהל פרויקטים, זה באחריותך להנחות את הצוות שלך באמצעות מחזור החיים של הפרויקט. במאמר זה נסביר מה תוכנית ניהול היקף וכיצד היא יכולה לסייע לך בשלב התכנון. ברגע שאתה מבין את תהליך ניהול היקף, התוכנית שלך יהיה להגדיר אותך ואת הקבוצה שלך להצלחה.
מהי מטרת תוכנית ניהול היקף?
מטרת תוכנית ניהול היקף היא ליצור מבנה פרויקטים על ידי תיעוד המשאבים הדרושים כדי להשיג את מטרות הפרויקט. תוכנית ניהול היקף שלך גם להפחית את הסיכוי של היקף השרץ.
תהליך ניהול היקף מסייע לך למנוע בעיות נפוצות, כולל:
כל הזמן משתנים הדרישות
Overpending.
זמן מבוזבז
כישלון לפגוש מועדים
מהו היקף הפרויקט?
שֶׁלְךָהיקף הפרויקטמגדיר את הגבולות לפרויקט שלך ומגדיר את מטרות הפרויקט, מועדים ותוצרים. כאשר אתה מבהיר את היקף הפרויקט שלך, אתה מבנה את הפרויקט שלך סביב מה הצוות שלך יהיה ולא יעשה ומספקת מטרות ומטרותכדי שתוכל לעבוד לקראת.
הצוות כולו צריך להיות מעורב בהגדרת היקף הפרויקט. זה אומר לתקשר עםבעל מניות עיקריוכתוב את ההצהרה היקף הפרויקט המתאר את הדרישות של הפרויקט. לדוגמה, אם אתה מגדיר היקף עבור מסע פרסום חדש, אתה רוצה להבטיח את צוות העיצוב, צוות התוכן, ואת צוות השיווק הדיגיטלי מסכימים על הפרטים בהצהרת היקף.
מהו היקף זחילה?
היקף זחילהמתרחשת כאשר הפרויקט שלך עולה על הצהרת ההיקף הראשונית שלך. לדוגמה, היקף זחילה עשוי להתרחש אם בעל עניין מוסיף נוסףפרויקט ניתוחלאחר שהפרויקט החלה.
שינויים בלתי צפויים בפרויקט יכול להוביל לסיכוני פרויקטים מוגברים כמו ציר הזמן החמיץ, תקציבים מוגברים,לַעֲבוֹד יֶתֶר עַל הַמִידָה, או מוצר סוף באיכות נמוכה. ישנן סיבות שונות מדוע היקף זחילה יכול להתרחש. כמה סיבות כוללות:
היקף הפרויקט הלא ברור
מטרות הפרויקט לא מציאותי
בעלי עניין רבים מדי
ניהול היקף גרוע
תקשורת ירודה עם בעלי עניין
כדי למנוע הזרם היקף, אתה צריך לתכנן נגד זה, וזה המקום שבו תוכנית ניהול היקף חזק נכנס לשחק.
6 שלבים כדי ליצור תוכנית ניהול היקף פרוייקט
מכון ניהול פרויקטים (PMI) ניהול פרויקטים של ידע (PMBOK® מדריך) מציע תקן, שישה שלב פרויקט תהליך ניהול היקף. אלה שישה צעדים לעזור לך ליצור תוכנית ניהול היקף מוצק כדי לשמור על הפרויקט שלך על המסלול.
1. צור את תוכנית ההיקף שלך
הצעד הראשון בתהליך התכנון כולל יצירת מסמך תוכנית ההיקף שלך. מסמך זה צריך לכלול את ההצהרה שלך, התמוטטות של דרישות הפרויקט, וכל תוצרים צפויים עבור הפרויקט.
מסמך ההיקף שלך עשוי לכלול גםשינוי תהליך הבקרה, שהוא תהליך לבקשות שינוי שיכולים למנוע השרץ היקף. זהו מסמך שאתה יכול להתייחס בשלבים מאוחרים יותר של תכנון הפרויקט. ייתכן שיהיה עליך מסמך זה עבור פרויקטים מורכבים, פרויקטים שבהם אתה חושב בעלי עניין ירצו תוצרים רבים, או כאשר יש הרבה שטף במה שעלולים להיות.
טיפים ליצירת תוכנית היקף:
לשלב שיפוט מומחה:כדי ליצור מסמך תכנון היקף שלך, אתה צריך לשקול את כל החלקים של התהליך הארגוני. בדוק עם בעלי עניין פונקציונליים ומבצעים כדי לוודא שיש לך את כל המידע שאתה צריך.
החזק את הפגישות של היקף:לפני שתעניק את מסמך ההיקף שלך, ודא שיש לך לקנות מכל בעלי העניין. שתף את מסמך תוכנית ההיקף שלךבאופן אסינכרוני, או לארח פגישה בעיטות, כך שמנהלים אחרים וחברי צוות המעורבים בפרויקט יכולים לתרום להצהרת ההיקף הראשוני.
2. איסוף דרישות הפרויקט
בשלב זה של התהליך, תוכל לזהות את הצרכים של בעלי העניין, כך שתוכל לעמוד ביעדי הפרויקט. המטרה שלך צריכה להיות לאסוף רשימה מעמיקה של דרישות מבעלי עניין, כך שתוכל למנוע שינויים בהיקפו לאורך הקו.
טיפים לאיסוף דרישות הפרויקט:
צור שכר הפרויקט:ליצורשכר הפרויקט, או המגרש מעלית, כך בעלי העניין יכולים להבין בבירור את הפרויקט ולהבטיח את הציפיות שלהם להתאים את מטרות הפרויקט.
להחזיק קבוצות מיקוד או סדנאות:החזק קבוצות מיקוד או סדנאות כדי לתת לבעלי עניין הבנה טובה יותר של הפרויקט שלך. תקשורת מטרות הפרויקט שלך לבעלי עניין היא חיונית אם אתה רוצה שהם יקנו לתוך היקף הפרויקט שלך.
לפתח אב טיפוס:לפתח אב טיפוס של הפרויקט שלך תוצרים לפני הצגת הפרויקט שלך לבעלי עניין. בדרך זו, בעלי העניין יכולים לדמיין את המוצר הקצה ואת הקול שלהם דאגות או רשימה דרישות נוספות בשלב מוקדם.
3. הגדרת היקף
לאחר שתאסף דרישות מבעלי עניין, הפעל את המידע לתוך היקף מוגדר היטב ותיאור מוצר מפורט. מסמך זה מבהיר את הציפיות ואת התוצרים עבור הפרויקט, כך שכל חברי הצוות יודעים מה הם חייבים להשיג.
טיפים להגדרת היקף:
נסה ניתוח מוצר:לפני שתוכל להגדיר את היקף שלך לכתוב תיאור המוצר מפורט, אתה צריך לעשות ניתוח מוצר מעמיק. לנתח את המוצר שאתה מתכנן ליצור מעיני הלקוח או הלקוח כדי לקבוע אם ייפגש הציפיות שלהם.
יצירת חלופות:אתה גם רוצה לייצר חלופות במקרה הפרויקט שלך מפגשים סיכונים. לדוגמה, איך תעמוד בצרכים של בעלי העניין אם אתה מתכנן שיגור מוצר חדש ותאריך ההשקה שלך מתעכב?
להקל על סדנאות:מארח סיעור סיעור מוחות כדי להבהיר את היקף הפרויקט ולעודדשיתוף פעולהבקרב חברי הצוות.
4. יצירת מבנה התמוטטות עבודה
א מבנה התפלגות עבודה(WBS) היא דרך לחלק את הפרויקט שלך לרמות של משימות. כאשר אתה יוצר WBS, הצוות שלך יכול בבירור לדמיין כל רכיב של הפרויקט ולהעריך מה צריך לעשות.
מבנה פירוט עבודה יוצר מבנה היררכי של משימות. משם, אתה יכול לתזמן, לפקח ולשלוט בפרויקט שלך.
טיפים ליצירת WBS:
לפרק את מטרת הפרויקט שלך:WBS deccomposes, או נשבר, הפרויקט שלך אובייקטיבי לתוך תלות ותת-תלות. קבוצות קטנות יותר של משימות נקראות לעתים קרובות חבילות עבודה. ברגע שאתה לשבור את המשימות שלך למטה, יש לך תובנה ברורה לכל דבר צרכי הפרויקט שלך, כולל שעות, ציוד, כלים והוצאות.
אוטומציה של זרימות עבודה:צוות צוות האוטומטיworkflows.יכול לייעל תיאום על פרויקטים ולשפר את חשיפת הפרויקט. באמצעות תוכנה כדי להפוך את זרימות העבודה האלה גם להפחית מידע ידני- איסוף עבודה כפולה.
5. היקף אימות
אימות היקף שלך פשוט אומר קבלת כניסה מכל בעלי העניין המעורבים בפרויקט. ודא לבעלי העניין בבירור להבין את התוצרים שלך כדי למנוע השרץ היקף בעתיד. אם אפשר, לקבל משוב או ייעוץ על כל שינוי ושיפורים.
טיפים לאמת היקף:
בדוק את התוכנית שלך:בגלל האימות הוא ההרשמה הסופית עבור תוכנית ניהול היקף שלך, אתה רוצה לסקור ולבדוק אותו ביסודיות. חברי הצוות יכולים לעזור לך לבדוק את התוכנית לפני שליחת אותו לבעלי העניין, אבל בעלי העניין צריכים גם להשתתף בדיקה סופית, כך התוכנית מקבל עיניים רבות על זה ככל האפשר.
6. היקף הבקרה
השלב האחרון בתוכנית ניהול היקף שלך הוא בקרת היקף. כמו הפרויקט שלך ממשיך לתוך שלב ביצוע, לפקח עלסטטוס הפרויקטולנהל שינויים בהיקפו. הדרך הטובה ביותר לייעל בקרת היקף היא להשתמש בתוכנת ניהול פרויקטים. כלים אלה יכולים לשתף משוב, קבצים ועדכוני סטטוס בפרויקט שלך, כך שאתה מודע לכל שינויים בהיקף בזמן אמת.
טיפים לשליטה היקף:
ניתוח שונות:בחלק זה של תוכנית ניהול היקף, להעריך כמה שונות בהיקפה מתרחשת. ניתוח הביצועים בפועל של היקף שלך לעומת הביצועים המתוכננים ייתן לך תובנה לפרויקטים עתידיים.
עיין במסמך שינוי בקרת:יצרת תהליך שליטה בשלב מוקדם יותר בשלב התכנון. זכור להתייחס למסמך זה, כך שתוכל לעקוב אחר זרימת המידע כשמדובר בשינויים בפרויקט.
לפשט את ניהול ההיקף שלך עם כלי ניהול הפרויקט
תוכנית ניהול היקף יוצרת מבנה ברור לצוות שלך כדי לעקוב במהלך ביצוע הפרויקט. תכנון ניהול היקף קל יותר אם אתה משתמש בכלי מקוון, כי אתה יכול לשתף את התוכנית שלך עם בעלי עניין, להפוך את זרימות עבודה פנימיות, בקלות לשבור את מטרות הפרויקט למשימות. עם תוכנת ניהול פרויקטים, אתה יכול לייעל את התהליכים שלך ולהרגיש טוב יותר מוכן למה שקרים קדימה.
