9 טיפים לקחת עדיף הפגישה הערות
סיכום
נטילת הפגישה טובה הוא מיומנות ניהול פרויקטים חשובים שיש. על ידי מתן בעלי העניין שלך עם פתקים מפגש טובים, אתה מציע בהירות לשיחות חשובות והחלטות מפתח נעשות, גם אם הם אינם מסוגלים להפוך את הפגישה. במאמר זה, אנו דנים בטכניקות שונות לקיחת פתק, כך שתוכל ליצור רשימות פגישות יעילות.
מפגשים הם חלק חשוב של פרויקטים - הם נמצאים בהחלטות שנעשו וחברי הצוות מתחברים זה עם זה. בעוד המפגשים הם צעד מפתח כדי לקבל החלטות טובות, איפה רעיונות אלה ללכת? אם זה לא ברור אשר אחריות זה כדי לרשום, רעיונות ופריטי פעולהיכול ללכת לאיבוד.
הדרך הטובה ביותר להבטיח את המידע המהותי וההקשר מתועד הוא באמצעות פגישות הערות ופגישות דקות. אנו פרט שני סוגים אלה של מסמכים במאמר זה.
מה הם הפגישה הערות?
הפגישה פתקים הם נקודות המפתח של מידע שאתה לרשום במהלך פגישה. פסי פגישה טובה מסייעים לך לזכור את הפרטים החשובים מפגישה וכל פריטי פעולה שאתה או חברי צוות אחרים צריכים להשלים לפני הפגישה הבאה.
הערות הפגישה אין שום מבנה או פורמט, וטכניקות לציין יכול להשתנות על ידי העדפה אישית.
מהן הפגישות דקות?
הפגישה דקות הן פורמט רשמי לצלם, שניתן להשתמש בהם כמסמכים רשמיים של רואי חשבון או הליכי בית משפט. לדקות הפגישות יש מבנה סט עבור מה שצריך להיכלל. דרישות אלה כוללות:
תאריך ושעה של הפגישה, בתוספת הזמן התחיל הפגישה והזמן שהפגישה הסתיימה.
שמות משתתפי הפגישהויחידים שהוזמנו אך לא מסוגלים להשתתף.
נושאים שנדונובמהלך הפגישה.
החלטות מפתחעשה, כגון תוצאות של בחירות, ותנועות מקובלות או נדחה, ואת התאריך והשעה של הפגישה הבאה.
פריטי פעולהעבור הפגישה הבאה.
המונח "דקות מפגש" מגיע מן הביטוי הלטיני , אשר מתרגם "רשימות קטנות". אמנם זה יכול להיות מועיל להכתיב דקות בזמן אמת לתוך הפגישה שלך דקות, להכתיב את מה שקורה עד רגע היא לא הכוונה.
מה עדיף לפגוש הערות או פגישה דקות?
אם אתה מנהל פרויקטים, סביר להניח שאתה תהיה באמצעות הערות פגישה רגילה. עבור מצבים כגון מפגשים בעיטת פרויקטים, תוכניות הפרויקט או מקרית 1: 1 פגישות, הערות יעשו בסדר גמור.
כאשר יש לך פגישה רשמית יותר שיש להקליט ולתועד, כגון שמיעה ציבורית או מפגש חברה, הפגישה דקות מתאימות יותר.
מדוע להשתמש בערות הפגישה?
פסי הפגישה יכולים לבוא בצורות רבות, ויש כמה יתרונות ליצירת אותם, לא משנה באיזו שיטה אתה מעדיף. הנה כמה סיבות מדוע הפגישה הערות יכול להביא יותר בהירות לצוות שלך.
החלטות מסמכים
בעוד כמה אנשים יש גילוח חדים זיכרונות, אחרים עשויים לשכוח במהירות אילו החלטות נעשו בפגישת צוות. יצירת רשומות בכתב של הערות מאפשרת לחברי הצוות להתייחס להחלטות שנעשו בנקודה מסוימת בזמן. הפגישה גם מסייעות לשמור על דין וחשבון, והוא יכול להיות מועיל התייחסות מאוחר יותר בפרויקט.
אחת הדרכים להבטיח שכולם בקבוצה יכולים להתייחס הערות מאוחר יותר היא לשמור אותן בחלל המיועד כמקור מרכזי של האמת. הידור כל הפגישה הערות וסגנדות באותו מקום יכול לעזור לספק הקשר חשוב לשיחה, במקרה שמישהו הוא אי פעם והוא מחפש להדביק על מה התקדמות צוות עשה
להציע השתתפות אסינכרוני
אם חברי צוות מסוימים אינם מסוגלים להשתתף בפגישה, שיתוף העבר הפגישה העבר יכול לעזור להביא אותם עד מהירות בעוד עדיין מאפשר להם לעבד את ההחלטות של הפגישה בזמן שלהם. כמה חברי צוות לא יכול להיות היכולת להשתתף בשל תזמון קונפליקטים, אבל שיתוף הערות הפגישה נותן להם את ההזדמנות להשתתף בתהליך קבלת ההחלטות Async.
שיפור זיכרון
הפסיכולוג הגרמני הרמן אבינגהאוס ניהל כמה מן הניסויים הראשונים על הזיכרון ונזכיר בשנת 1895. במחקר זה, הוא פיתח את עקומת השכחה, אשר מראה כיצד מידע איבד במהירות לאורך זמן אם אין כל מאמץ לשמור על המידע.
הערה יעילה לקחת יכול לעזור לך לזכור מידע מהר יותר כמו דברים נשמרות לאורך זמן. ככל שאתה אינטראקציה עם קריאה כמו הערות על הפגישה הערות ביום לאחר מכן - כך סביר יותר אתה זוכר את ההחלטות שנעשו במהלך זה פגישה.
9 טיפים להערכת פגישה יעילה
נטילת פתקים מפגש טובים יותר יכולים לעזור לך להישאר על גבי משימות לפעולה ותספקים מרכזיים. כל דיון חשוב שקורה יתועד בתבשי הפגישה שלך, כך שאתה או הצוות שלך יכול להתייחס מאוחר יותר. הנה כמה עצות על איך אתה יכול לוודא כי השיטות שלך לקיחת הפתק יעילים.
1. בחר שיטת נטילת הערה שעובדת אותך
ישנם מספר שיטות שונות הפתקים שם בחוץ, וזה חשוב למצוא את אחד שעובד הטוב ביותר עבורך מבוסס על התפקיד שלך ואת סגנון למידה אישי. חלק מהשיטות הנפוצות ביותר:
שיטת קורנל: בשיטת קורנל, ההערות שלך לוקחות את הטופס של שתי עמודות: עמוד קטן אחד בצד שמאל ועמודה גדולה יותר בצד ימין. העמודה השמאלית מדגישה רעיונות מרכזיים מהפגישה, ואילו העמודה הימנית מקדחה את הפרטים של רעיונות המפתח. השיחה תהיה באופן טבעי לנושא אחד למשנהו, כך לתפוס את הרעיון המרכזי בצד שמאל, וקידוח למטה בפרטים עדינים בצד ימין יכול לעזור לך להישאר מאורגנים.
שיטת מתאר: באופן אידיאלי, הצוות שלך מניותפגישת סדר יוםמִרֹאשׁ. אם הם עושים, להשתמש בו כמתאר עבור ההערות שלך. רשימת נקודות מפתח אלה על בסיס סדר היום. לאחר מכן, כמו הפגישה מתקדמת, לרשום הערות מתחת לכל פריט סדר היום.
שיטת הרבע: הפרד את ההערות שלך לארבעה רבעונים שונים, ותווית כל קטע כמו הערות כלליות, פריטי פעולה עבור עצמי, פריטי פעולה עבור חברי צוות אחרים, ושאלות. בסעיף הערות כלליות, לרשום נקודות מפתח ופרטים חשובים מהפגישה. שאר הרביעים שמורים לפריטים שמתחתים מתחת לכותרות אלה.
שיטת Slide.: אם הפגישה שלך היא מצגת, לשאול את המציג אם הם מוכנים לחלוק את סיפון שקופיות איתך מראש. לאחר מכן תוכל להוסיף כללום יש לך שקופיות ספציפיות כאשר הדובר מציג.
2. תעלה את עט המחשב הנייד ואת הנייר במקום
מחקרמראה כי לוקח הערות ביד עדיף לזכור מידע מושגי לטווח ארוך. כאשר נטילת הפגישה, אתה צפוי להתמקד בנקודות המפתח של הפגישה כי זה כמעט בלתי אפשרי לכתוב הכל למטה מילה. לא שיש את המחשב הנייד שלך גם למנוע ממך לנסותmultitaskבמהלך הפגישה.
3. אל תכתוב הכול במילה מילה
מנסה להעתיק הערות הפגישה למטה מילה עבור מילה היא בזבוז של זמן ואנרגיה. מפגש מורכב משיחה הרבה - אך לא כל חלק מהשיחה נחוץ לאותם פגישת קריאה מאוחרות יותר. רשום את נקודות המפתח שנדונו, את התוצאות של הדיון, וכל השלבים הבאים, כך שתוכל להתמקד בעבודה הניתנת לפעולה שחשוב ביותר.
אם אתה כותב את הערות שלך, השתמש קצרנות, סמלים, ראשי תיבות או קיצורים כדי לקבל ביטויים משותפים או רעיונות על הדף במהירות. רק כדי להיות בטוח ליצור אגדה או מפתח לפני שאתה יודע מה קצר שלך אמצעי מאוחר יותר.
4. השתמש בתבנית נטילת הערה
בין אם אתה משתמש בתבנית פתק פגישה או תבנית של פגישה, תוך שימוש בתבנית שנבנתה מראש יכולה לעזור לזרז את הפתק שלך, כך שאינך צריך להכין או לפורמט כפי שאתה הולך. לא משנה מי לוקח רשימות, כל הערות הפגישה שלך יעברו מבנה עקבי וכולם בקבוצה יידעו איזה מידע לצפות.
5. הקצה הערה ספציפית לפגישה
אם אתה מוביל פגישה, זה יכול להיות מאתגר כדי לנקוט בו זמנית להעריך את השיחה עם חברי צוות אחרים. אם אתה לוקח את ההובלה על פגישה חשובה, לשאול אחד מחברי הצוות שלך לקחת הערות בשבילך. אם יש לך פגישה מתרחשת באופן קבוע, לסובב מי ההערה המיועדת היא כך שכולם יש הזדמנות להצטרף על השיחה.
6. שיחות תעלה עם תוכנת הקלטה
עם צוותים רבים עובדים מרחוק, זה יכול להיות קל יותר להקליט ולשתף הקלטת וידאו במקום לכתוב הערות פגישה. השתמש באילוביות כמוזום +מנהל המשימות של UDN.שילובכדי לתמלל את השיחה כך חברי הצוות יכולים לקרוא את השיחה מאוחר יותר. על ידי קריאת שעתוק של הפגישה, אתה יכול בקלות לנתח את השיחה הרגילה של נקודות מפתח ופריטי פעולה במבט אחד.
לפני ההקלטה, חשוב להתריע לכולם בשיחה שהם יירשמו, ומה ההקלטה ישמש. הקפד לשתף הן את ההקלטה והן את התמליל במיקום מרכזי, כך שכולם בקבוצה יש גישה אליו.
7. הדגש נקודות מגע חשובות
אם מישהו מביא משהו שעשוי לדרוש מעקב מאוחר יותר, הקפד לכתוב את שמם על ידי נקודה זו. בדרך זו, אם יש לך שאלות, או צריך לסנכרן איתם מאוחר יותר, אתה יודע בדיוק מי לדבר על הנושא הספציפי הזה.
טכניקה זו היא גם מועיל אם שני בעלי עניין לא מסכים בנושא. על ידי תיעוד שתי דעותיהם, אתה יכול להשתמש באותם טיעונים כמו עבודת הקרקע להחלטה שבסופו של דבר להחליט לעשות.
8. שתף את המסך שלך, כך שכולם יכולים לראות את ההערות שלך
אם אתה עובד על צוות מבוזר או עובד מרחוק, אתה צפוי להיות הרבה כנסים וידאו. שיתוף המסך בעת ביצוע הערות יכול להיות מועיל עבור חברי הצוות שלך. אם אתה מתגעגע לשום דבר, הצוות שלך יכול לעזור לקפוץ ולהציע נקודות להוסיף בזמן אמת.
9. שתף את הערות הפגישה שלך עם כל המשתתפים
לאחר הפגישה היא דרך טובה להבטיח כי כל בעלי העניין יש בהירות על ההחלטות שנעשו. אם מישהו מתגעגע לפגישה, הם יכולים להתעדכן באופן אסינכרוני על ידי קריאת הערות הפגישה שלך. בנוסף, אם כל נקודות החמיצו, לצוות שלך יש את ההזדמנות להוסיף אותם הערות המעקב.
כאשר אתה מעקב עם בעלי עניין לאחר הפגישה, ודא שהמסמך ניתן בקלות ונגיש. לעבוד עם הצוות שלך כדי ליצורתוכנית תקשורת, כך שכולם יודעים בדיוק היכן מאוחסן מידע זה וכיצד לגשת אליו במועד מאוחר יותר.
מרכז הערות פגישה
הדרך הטובה ביותר לשמור על הפרויקט שלך ופגישות הערות המאורגנות היא ליצור מרחב מרכזי שבו כל תאריכים יעד ופריטי פעולה חיים. באמצעות A.כלי ניהול עבודהיכול לעזור לשמור על חברי הצוות שלך מאורגנים ולהבטיח את הפגישות שלך הם פרודוקטיביים. מעוניין לנסות כלי החוצה? להביא את העבודה של הצוות שלך יחד בחלל אחד משותף עםמנהל המשימות של UDN. .
