כיצד ליצור פריטי פעולה ברור
זה סוף מוצלחפרויקט הפגישה בעיטהוחברי הצוות שלך מוכנים להתקדם לביצוע כל מה שהוחלט בפגישה. אבל איך אתה יודע בדיוק מה לעשות פעם הפגישה נגמרה?
זה המקום שבו ברור שהתקשרו פריטים פעולה לבוא לשחק.
מהו פריט פעולה?
פריט פעולה הוא משימה שנוצרה מפגישה עם אחריםבעלי ענייןכדי להזיז פרויקט לקראת מטרתו. תחשוב עליהם כנקודת פעולה ל - DOS המסייעים לך להשיג את מטרות הפרויקט שלך. פריטים פעולה יכול להיות חלק גדול יותרתוכנית פעולהאו רשימת משימות, והם כמעט חיוניים לניהול הפרויקט כמופגישות יעילותהם.
פריטי פעולה יכולים לעזור לך לעקוב אחר החלטות שבוצעו במהלך פגישה. אלה פריטים פעולה מפגש יכול לקחת צורה שלתוצגאו נכס. הם יכולים להשתנות משימות פשוטות, כגון שליחת דוא"ל מעקב, כדי לקבוע את התוכנית לפרויקט הרבה יותר זמן, כגון יצירת אתרשים גנטעבור קמפיין פרסום חדש. השתמש בסדר יום פגישה כדי לעקוב אחר מה פריטים פעולה צריך להיעשות עבור לנקות את השלבים הבאים.
3 W של פריטים ברורים פעולה
ישנם שלושה מרכיבים מרכזיים לפריטי פעולה. אלה שלושה מרכיבים מספקים בהירות על מי אחראי על הפריט, מה בדיוק צריך להיעשות, וכאשר זה צריך להיעשות.
Who
מי אחראי על פריט פעולה זה? אם לכל אחד יש שאלות סביב משימה ספציפית זו, מי הם צריכים ללכת? זוהי הזדמנות טובה להשתמשתרשים RACI.אז אתה יודע בדיוק מי בעל המשימה הוא ומי עוד מעורב בתהליך קבלת ההחלטות.
מה
איזו פעולה מתבצעת בהתאם לתיאור המשימה? פריטים פעולה חזקים להתחיל עם פעלים - אין עמימות לגבי מה צריך להיעשות כאשר שם המשימה מתחיל עם פעולה עצמה. לדוגמה, במקום לכתוב "לוח שנה תוכן" כפריט פעולה, נסה לכתוב "נושאים סיעור מוחות תוכן". בדוגמה זו, אין עמימות על מה צריך לקרות עם לוח השנה התוכן כי הפועל "סיעור מוחות" מתאר בבירור מה צריך לעשות.
בעת כתיבת המשימה, לשקול אם יש בהקשר ניתן לספק את בעל המשימה כדי להשלים את פריט הפעולה. האם יש מסמכים חשובים או חומרי הפניה הצרכים הנמצאים על מנת להשלים את המשימה הזאת? לאחר כל המידע החשוב צריך משימה במקום אחד הוא לא רק נוח, הוא גם לייעל את תהליך העבודה. הוא מגביל את חברי הצוות הלוך ושוב צריך צריך להבטיח את המשימה נעשה.
מתי
מתי יש להשלים את פריטי הפעולה מהפגישה? כאשר אתה מגדיר מועדים, הקפד לשקול תלות בפרויקט אחר ואת עומס העבודה הנוכחי של בעל המשימה. האם המועד האחרון שאתה מגדיר ציר זמן מציאותי הן לצוות והן לפרויקט?
דוגמאות לפריטי פעולה ברורים
פריטי פעולה הם קריטיים, אבל ללמוד כיצד בבירור לבטא את מה שאתה צריך לעשות אחרי פגישה יכולה לקחת בפועל. הנה כמה דוגמאות של איך צוותים אחרים יצרו את פריטי הפעולה שלהם:
דוגמה להנדסה
צוות הפיתוח מצא באג זה צריך להיות תוקנו. לאחר דיון פתרונות פוטנציאליים בפגישה צוות, הצוות מחליט כי דניאלה תתקן את הבאג, כי היא תיקנה באג דומה לפני כמה חודשים. היא תושלם את התיקון עדכון המוצר הבא, שיקרה בעוד שבועיים.
פריט פעולה:תיקון באג.
בעל המשימה: דניאלה
מועד אחרון: שבועיים מהיום.
השתמש בדוגמה של פריט פעולה
צוות העם הוא מחפש לתקנן את התהליכים המשולב שלהם לפני חברי צוות נוספים להצטרף בתוך החודשים הקרובים. הצוות מחליט להשלים בשיתוף פעולה שיתוף פעולה המצגת. הם קובעים תאריך יעד במשך שבועיים לפני תחילת השכורות החדשות. משם, כביר ישלימו את שקופיות המצגת על סמך מתאר שבוע אחד לפני שהעדר החדש מתחיל.
פריט פעולה # 1: מתאר את המצגת תהליך המשולב.
בעל המשימה: צוות העם
מועד אחרון: שבועיים לפני ההשכרה החדשה מתחילה
פריט פעולה # 2: להשלים חדש אונוארדינג מצגת הסיפון מבוסס על המתאר הצוות שנוצר
בעל המשימה: כביר
מועד אחרון: שבוע לפני שהתחילו את שוכרים חדשים
עיצוב פעולה בדוגמה
צוותי השיווק והעיצוב נפגשים כדי לשתף משוב בסיבוב הראשון של עיצוב מחדש של מותג. צוות השיווק נותן משוב על העיצובים המוקדמים, ואת צוות העיצוב יהיה לאחר מכן לשלב את המשוב שנדון בפגישה.
פריט פעולה: ערוך סביב אחד של עיצוב מחדש של המותג.
בעל המשימה: צוות redesign המותג
מועד אחרון: 10 באוגוסט - תאריך הפגישה הבא
מהם היתרונות של שימוש בפריטי פעולה?
אם אתה a.מנהל פרוייקטמחפש לעקוב אחר התקדמות על הפרויקט שלך, יש כמה דרכים ניטור פריטים פעולה יכול לטובת הצוות שלך.
פריטי פעולה מסייעים לשמור על פרויקטים מאורגנים
מנהל פרויקטים טוב ישלח רשימה של פריטי פעולה לאחר בעל עניין בפגישה כדי לוודא שכולם נמצאים באותו דף על השלבים הבאים. מנהלי פרויקטים מסוימים מארגנים את פריטי הפעולה שלהם בהתאם לדקות הפגישות או בפגישות, כדרך לסווג את משימותיהם. הם יכולים לציין בבירור מה פריטי פעולה תואמים נקודת מדבר ספציפית על סדר היום הפגישה.
פריטים פעולה לשמור על חברי צוות דין אחד
כאשר החלטות רבות נעשות במהלך פגישה אחת, השתמש בפריטי פעולה כדי ללכוד עד DOS בזמן אמת כמו הפגישה מתקדמת. לאחר ייעודי אחראי על יצירת רשימת פריטים פעולה בעקבות עם בעלי המשימות לאחר הפגישה מבטיחה כי הצוות כולו יודע בדיוק אילו משימות הם אחראים.
פריטי פעולה לעקוב אחר העבודה שנעשתה
פעולה פריט מעקב הוא כלי מועיל עבורניהול עומס העבודה של הצוות שלך. מעקב אחר פריטים פעולה מאפשר למנהלים להבין בקלות מה הצוות שלהם עובד על, ואם יש להם את רוחב הפס כדי לקחת על עצמו יותר עבודה. אם הצוות שלך יש עובדים לשעה או מקצה עבודה על ידי זמן במרווחים, כגון עבודה סוכנות, אתה יכול לעקוב אחר כמה זמן כל פריט פעולה לוקח כדי להשלים. על ידי שמירה על עקוב אחר פריטים שהושלמו באופן קבוע, אתה יכול להשתמש במידע זה כדי להקצות פרויקטים דומים בעתיד ולדעת כמה משאבים אתה צריך להשלים את הפרויקט.
טעויות נפוצות בעת יצירת פריטי פעולה
כאשר נעשה טוב, פריטים פעולה יכול לעזור לצוות שלךזרימת עבודה, לדפוק את DOS על רשימת המשימות שלך, ולהאיץ את התקדמות הפרויקט שלך. עם זאת, כאשר פריטי פעולה אינם מוגדרים בבירור, הוא יכול לגרום לכאבי ראש גדולות.
הנה כמה טעויות נפוצות להימנע בעת יצירת פריטי פעולה:
פריטי פעולה מעורפלים
כאשר משימה אין את כל המידע שאתה צריך כדי להשלים אותו, אתה חסום מ תחילת העבודה בעבודה זו. במקום זאת, אתה צריך למקור מידע או מעקב עם בעלי עניין, אשר לוקח זמן יקר. על פי המחקר שלנו, עובדי ידעהם מבלים 60% מזמנם בעבודה על עבודהכמו פגישות אלה, בדיקות סטטוס וחיפוש מידע. לאחר מוגדרת בבירור "מה" במשימה מבטל בלבול לגבי מה צריך להיעשות, כך שתוכל למנוע אורות מיותרות בין בעלי העניין.
לא הגדרת תאריך יעד
אם אתה לא מגדיר תאריך יעד, משימות ניתן לדחוף ללא הגבלת זמן עד לנקודה שבה הוא נופל דרך סדקים. אם פריט פעולה חיוני כדי לקבל פרויקט נעשה, זה חיוני כי אתה קובע תאריך יעד ברור או מועד אחרון. פריט פעולה יכול במהירות לאיבוד אם אין תאריך היעד שהוקצה לו.
לא להקצות משימה לחבר צוות
אם אתה לא להקצות משימה לבעל ברור, הם יכולים להשאיר מאחור. אם אתה יודע משהו צריך לעשות ואף אחד לא מתנדבים להשלים אותו, להקצות אותו לאדם שהוא מצויד הכי טוב לעשות את העבודה. אם לאדם זה אין את היכולת לקחת על עצמו משימה זו, בידיעה הנוכחי של הצוות שלךעומס עבודההיא דרך טובה למצוא מישהו שיש לו את היכולת לקבל את פריט פעולה זה הושלם.
הגדרתו בבירור את "מי" יכול למנוע משימות מלהשאר מאחור. כל עוד משימה מוקצה למישהו, אז לפחות אדם אחד יודע שזה צריך לעשות.
לארגן פריטים פעולה עםמנהל המשימות של UDN.
יצירת פריטים פעולה היא פשוטה, אבל שיתוף אותם עם הצוות שלך יכול להיות מאבק כאשר העבודה היא לא כל במקום אחד. זה המקום שבו טובכלי ניהול עבודהמגיע שימושי.
כלי ניהול עבודה כמומנהל המשימות של UDN.יכול לעזור לך ואת הצוות שלך לעקוב אחר משימות הפרויקט, הפגישה הערות, ונכסים בכל מקום אחד. אתה יכול לקחת את זה אפילו צעד נוסף לחבר את המשימות האלה ליוזמות אסטרטגיות.מנהל המשימות של UDN.מסייע לצוות שלך לחבר את המשימות היומיומיות שלהם למטרות החברה הגדולות, להבהיר מדוע ענייני העבודה שלהם ומה שהם צריכים לעבוד לקראת.
