כיצד לכתוב מסמך דרישות עסקיות (כלול תבנית)

מחקר מראה זאת11.4% מההשקעות הארגוניותללכת לבזבז עקב ענייםפּרוֹיֶקטביצועים. אז, איך אתה יכול להימנע מלהיות חלק מהסטטיסטיקה המפחידה הזאת?

המפתח להצלחהפּרוֹיֶקטהוא מסמך דרישות עסקיות מהורהרות ובכתב היטב (לעתים קרובות מקוצר כמו BRD).

מהו מסמך דרישות עסקיות (BRD)?

אז, מהו מסמך דרישות עסקיות? זה מגדיר בבירור את כל מה שפרויקט כרוך. הוא רואה את כל היבטים של הפרויקט, כולל התוצאות הצפויות ואת בעלי העניין המפתח.

מסמך זה מתאר את מה שצריך כדי להגיע למיועדמטרות הפרויקט. כאשר זה נעשה טוב, זה צריך להיות כל כך הסבר עצמית כי זה מסיר כל עמימות הקשורים לעבודה הפרויקט. אף אחד לא נשאר ניחוש - כל מה שהם צריכים מופיע במסמך דרישות העסק.

ב נייר למכון ניהול הפרויקט (PMI), פול בורק הדגיש כי דרישות עסקיות הן "מה" - מה שהארגון רוצה לעשות עם השלמת פרויקט. הדרישות מגדירות את השינויים שיבואו כתוצאה מעבודות הפרויקט.

אמנם זה אולי נשמע פורמלי מדי, דרישות עסקיות מסמך הוא מרכיב קריטי כדי להבטיח יישור בין כל הצדדים המעורבים.

איזה מידע אתה מכניס מסמך דרישות עסקיות?

עכשיו שיש לנו סקירה רופפת של מה המסמך הזה, בואו לחפור לתוך nitty- gritty של מה נכנס לתוך זה.

דרישות עסקיות מסמכים דומים למסמכים רשמיים אחרים כגון בקשות להצעות (RFP) וחוזי לקוח. עם זאת, הם כוללים לעתים קרובות:

כיצד לכתוב מסמך דרישות עסקיות

אין להכחיש שיש הרבה דברים נכנסים למסמך זה. אבל, כתיבת דרישות עסקיות והוסיף אותם למסמך דרישות עסקיות לא צריך להיות אתגר מוחץ. בצע את הטיפים הבאים לכתיבת משלך.

1. התחל על ידי למידה של פרויקטים מוצלחים קודמים

אם מתחיל מסמך זה מרגיש מרתיע, לבלות קצת זמן סקירה פרויקטים שונים בעבר הושלמו בתוך הארגון.

תסתכל על התיעוד המשויך לפרויקטים אלה ולהשתמש בתובנות שלך כדי לתאר את דרישות העסק החדש שלך. כמה אלמנטים שיש להביא בחשבון בעת ​​סקירת תיעוד קודם כוללים:

2. ללכוד את הדרישות שלך

הנה הבשר ותפוחי האדמה של תהליך זה:איסוף הדרישות. זה עשוי להכיל סוגים שונים של דרישות שונותרמה גבוהה ל טֶכנִי .

בסופו של דבר, מסמך דרישות העסק שלך לא יהיהיָעִילללא איסוף וללכוד את כל בעלי העניין 'דרישותבהתאם לכך.

"מדריך לניתוח העסקי של הידע" (Babok® מדריך) מזהה נפוץשיטות דרישות, כולל:

אל תדאג - זה בהחלט לא חיוני להשתמש בכל הטכניקות שהוזכרו לעיל. במקום זאת, לזהות אילו יעבוד הכי טוב בשבילך ואת הנוכחי שלךפרטי המוצר. לאורך מחזור החיים של הפרויקט, ודא שאתה מקשיב להשפעות לדרישות שהוגדרו בתחילת הפרויקט ומתייחס אליהם לפי הצורך.

3. הוסף אלמנטים חזותיים כדי להפוך תוכן לעיכול יותר

חזותיים והקשר סביב יכול להגדיל את האפקטיביות של התוכנית שלך לשבור טקסט כבד נתחי מידע.

מחקר מציין זאת65% מהאוכלוסייההאם לומדים חזותיים, כלומר, שילוב חזותיים במסמך שלך יכול לעזור לך להעביר את המסר שלך ולתכנן בצורה משכנעת יותר.

לדוגמה, אדיאגרמת התהליך העסקיהוא חזותי טיפוסי לראות במסמך דרישות עסקיות. מיפוי תהליכים עסקיים במצב הנוכחי שלהם לעומת המדינה העתידית המוצעת יכול לעזור לתקשר הדרישות בקלות.

4. שאל את חברי הצוות כדי לסקור את המסמך שלך

לאחר שתסיים את מסמך דרישות העסק שלך, שאל את בעלי העניין כדי לבדוק אותו ולאמת אותו. זה מספק את ההזדמנות לך לאשר שתפסו את כל הדרישות בהתאם ומציע סיכוי לבעלי עניין כדי לספק משוב ולבצע שינויים לפני תחילת הפרויקט.

בתור בונוס נוסף, השלמת תהליך סקירה גם תורם יישור כולל, הגדרת הקבוצה שלך להצלחה מן Get-Go.

דרישות עסקיות מסמך דוגמה ותבנית

אנו נודה שכל זה יכול להרגיש קצת מורכבות ואקדמי, אז בואו נלך דרך דרישות בסיסיות דוגמה מסמך.

תארו לעצמכם כי הארגון שלך רוצה למצוא דרך לעקוב טוב יותר ביצועים עובד וביצועי מפתח מחוונים (KPIS).

למען הדוגמה הזו, נניח שאין כיום מערכת המאפשרת לעובדים לעקוב אחר הביצועים שלהם, כך שתצטרך לבחור ויושם. הנה מסמך פשוט מאוד עשוי להיראות עבור סוג זה של פרויקט (יחד עם כמה עצות מועילות):

1. סיכום ההנהלה

הארגון שלנו מחפש מערכת ניהול ביצועים כדי לעקוב אחר ביצועי העובדים הכוללת שלנו, שימור שימור ומורל, ולהגדיל את השקיפות בין מנהלים לעובדים.

אנו שואפים לקבל מערכת זו שהושקה ברבעון השני ולהעריך מערכות, ליישם את המערכת ולספק הכשרה נאותה למנהלים ולעובדים עד ליום 1 ביוני 2021.

ישנן מספר דרישות שאנחנו מחפשים לספק, כולל מיפוי נתיב קריירה, דיווח וניתוח, וניהול מטרה. מספר בעלי עניין יהיו מעורבים בבחירה וביצוע של מערכת זו, כולל מנהל פרויקטים, משאבי אנוש, ראשי מחלקות, מנהלים, מנהלים ועובדים.

מסמך זה מפרט את הבחירה של מערכת זו, המטרות, הצרכים, היקף, הדרישות, בעלי העניין, לוח הזמנים וניתוח ותועלת.

2. מטרות הפרויקט

השתמש במערכת החכמה עבור מטרות הפרויקט שלך:

3. צריך הצהרה

בחזרה את ההצהרה שלך עם נתונים ומחקר, אם אפשר, כדי לחזק את המיקום שלך:

4. היקף הפרויקט

להגדיר בבירור מה העבודה נופל בתוך היקף:

5. דרישות

עבודה עם בעלי עניין מרכזיים לתאר את כל הדרישות:

6. מחזיקי עניין

זיהוי בעלי עניין מרכזיים ומתאר את תפקידיהם ואחריותם:

7. תזמון

מתאר את כל השלבים השונים של הפרויקט יחד עם המועד האחרון עבור כל שלב:

8. ניתוח עלות תועלת

השלם ניתוח עלות תועלת:

כיצד לתכנן דרישות עסקיות עם מסמך עםמנהל המשימות של UDN.

בעוד תבנית ושלאה יעזור להפוך את התהליך של יצירת דרישות העסק שלך מסמך להרגיש קצת יותר לניהול, אין להכחיש כי יש הרבה מעורב בתהליך.

החדשות הטובות הן כי פלטפורמת ניהול עבודה שיתופית כמו מנהל המשימות של UDN.יכול לקחת הרבה מתח וכאבי ראש מחוץ לתהליך על ידי:

מוכן ליצור מסמך דרישות עסקיות משלך? צריך עודניהול מוצר משאבים ? התחל את הניסיון החופשי שלךמנהל המשימות של UDN.היום .