एक डिजिटल एजेंसी को सुपरचार्ज कैसे करें - एक मालिक का परिप्रेक्ष्य

पैट्रिस लक्ष्य सीईओ है मिंटब्लौ मीडिया (मिंटब्लू मीडिया के लिए जर्मन), जो छोटे से मध्यम आकार की क्लाइंट कंपनियों के लिए डिजिटल मार्केटिंग अनुभवों परामर्श और विकास प्रदान करता है। मिंटब्लौ मुख्य रूप से .NET आधारित प्लेटफ़ॉर्म जैसे DNN और NopCommerce का उपयोग करता है, लेकिन Hubspot और MailChimp जैसे क्लाउड-आधारित समाधान भी। मिंटब्लौ भी पेशकश करने वाली पहली जर्मन एजेंसी है अधिकारी यूडीएन कार्य प्रबंधक परामर्श सेवाएँ और उपयोग करता है यूडीएन कार्य प्रबंधक आज अपने परिचालन के मूल में।

आजकल इसके साथ अभिभूत होना आसान है दैनिक कार्यों ... विशेष रूप से जब यह आता है एक व्यापार चला रहा है ।

डिजिटल एजेंसियों के लिए, यह अलग नहीं है। इससे भी ज्यादा अगर यह एक छोटी एजेंसी है जहां मालिक व्यवसाय के अंदर कई चीजों के लिए ज़िम्मेदार हैं।

एजेंसी के मालिकों के रूप में ध्यान केंद्रित करने के लिए, हमें उन उपकरणों का लाभ उठाना चाहिए जो हमारे जीवन को आसान बनाते हैं। यही कारण है कि हमने अपने सभी परिचालनों की संरचना और मास्टर करने के लिए एक तकनीकी ढेर बनाया। इस टेक स्टैक के दिल में है यूडीएन कार्य प्रबंधक ।

एक डिजिटल एजेंसी के रूप में शुरू

मुझे 2014 में वापस याद आया जब हमने अपनी कंपनी के लिए नींव रखी। 10 से अधिक वर्षों के लिए वेब डिज़ाइन और विकास में काम करने के बाद, मेरे सह-संस्थापक और मैंने खुद को परियोजना के बाद परियोजना पर बार-बार सहयोग किया। एक कार पर एक दिन वापस घर की सवारी, हमने सोचा, "अरे, हमें इसे एक साथ करना चाहिए और एक एजेंसी शुरू करना चाहिए!" हमारी अपनी कंपनी, मिंटब्लौ बनाने के लिए हमारे पास पहले से ही कौशल और सेवाएं थीं।

ए से बी से प्राप्त करना पहले आसान लगता है। लेकिन दक्षता आपके द्वारा चुने गए मार्ग पर निर्भर करती है। एक फ्रीलांसर के रूप में काम करते हुए, आप अपने सिस्टम को तब तक विकसित करते हैं जब तक आप यह नहीं पहचानते कि आप इसे इस तरह से नहीं कर सकते यदि आप एक टीम को स्केल करना चाहते हैं।

आपको हर चीज को इस तरह से संरचना करना है कि आपकी पूरी टीम फंसने के बिना समझती है और एक ही बार-बार प्रश्न पूछती है। यहां तक ​​कि एक से दो या तीन लोगों तक भी स्केलिंग आपको एक कुशल तरीके से अपनी एजेंसी को सेट अप करने के तरीके पर एक नया नया परिप्रेक्ष्य देता है।

एजेंसी टेक स्टैक के लिए लक्ष्य निर्धारित करना

कुशलता से स्केल करने के लिए, आपको एक तकनीकी ढेर की आवश्यकता है।

हम अपनी तकनीकी ढेर सूची में रखते हैं यूडीएन कार्य प्रबंधक और इसे नियमित आधार पर संशोधित करें ताकि यह देखने के लिए कि कुछ उपकरण अब आवश्यक नहीं हो सकते हैं या बहुत अधिक लागत उत्पन्न कर सकते हैं क्योंकि वे पर्याप्त उपयोग नहीं किए जाते हैं।

हर अब और फिर, नए उपकरण पॉप-अप करते हैं और लंबे समय तक दूसरों को प्रतिस्थापित करेंगे। यह कैसे होता है यूडीएन कार्य प्रबंधक हमारी एजेंसी के जीवन में अपना रास्ता प्रशस्त किया और हमारी मदद की हमारे विपणन लक्ष्यों को क्रश करें ।

हमारे पास व्यवसाय के कई अलग-अलग हिस्सों में सक्रिय रूप से उपयोग किए जाने वाले सॉफ़्टवेयर का एक टुकड़ा नहीं था। ये हमारी एजेंसी टेक स्टैक के लिए हमारे मुख्य लक्ष्यों हैं:

सरल कार्यों और amp से; वास्तविक परियोजना प्रबंधन सॉफ्टवेयर के लिए करने के लिए

जब 6 साल पहले mintblau संस्थापित करते हैं, तो हमने Wunderlist जैसे ऐप्स "करने के लिए" एक्सेल शीट्स परियोजना की जानकारी साझा करने और एक समय में कार्यों को बंद करने के लिए। यह हमारे लिए सहयोग करने के लिए एक आसान और लागत प्रभावी तरीका था।

थोड़ी देर के बाद, हमने अधिकांश कार्यों और कुछ परियोजना प्रबंधन के लिए जेआईआरए सर्वर पर स्विच किया।

लेकिन जेरा सर्वर के पास हमारे लिए तीन बड़े नुकसान थे:

जाहिर है, यह अन्य समाधानों को देखने का समय भी था।

यही वह समय है जब हमने ट्रेलो की खोज की और जल्दी ही अपने विपणन और डिजाइन विभागों के लिए अपना मुफ्त संस्करण अपनाया। यह एक अच्छा बदलाव था लेकिन यह सही नहीं था। ट्रेलो भी हमारे बाहरी ग्राहकों के लिए थोड़ा उलझन में लग रहा था और कई बार हम कार्यों पर ध्यान केंद्रित करेंगे। इसके अलावा, कार्यों के अंदर की विशेषताएं टीम पर सभी को संतुष्ट नहीं करती हैं।

2019 में, हमने खोजा यूडीएन कार्य प्रबंधक लगभग उस समय जब संस्करण 2.0 जारी किया गया था। हम मुफ्त संस्करण में कूद गए और इसे तुरंत प्यार किया। यह पहले परियोजना प्रबंधन में हमारे द्वारा किए गए सभी अंतराल को बंद करना प्रतीत होता था।

कई अलग-अलग तरीकों से परियोजनाओं को प्रदर्शित करने में सक्षम होना ( विचारों ) और उपयोगकर्ता के आधार पर इसे अनुकूलित करना शक्तिशाली था। कुछ हफ्तों के बाद, हम व्यापार योजना में चले गए और कभी पीछे नहीं देखा। हर शुक्रवार / शनिवार हम नई सुविधाओं के लिए उत्साहित हैं यूडीएन कार्य प्रबंधक टीम लगातार रिलीज करती है ..

एक कोर उपकरण के साथ टेक स्टैक को कम करना

शुरुआत से, एजेंसी टेक स्टैक को यथासंभव दुबला रखने के लिए यह हमेशा मेरा लक्ष्य था।

हालांकि मुझे नए सॉफ़्टवेयर का उपयोग और परीक्षण करना पसंद है, लेकिन यह आपके दैनिक काम में एक टूल से दूसरे टूल पर कूदने के लिए अक्षम है। मुझे एक कोर टूल होना पसंद है, जो व्यवसाय के मस्तिष्क के रूप में काम करता है और इसके आसपास के अन्य उपकरण हैं, जो अधिक विशिष्ट कार्य कर रहे हैं। हमारे लिए वह कोर सॉफ्टवेयर है यूडीएन कार्य प्रबंधक ।

उपकरण जो यूडीएन कार्य प्रबंधक पहले से ही हमारे लिए बदल दिया है

ऐसे उपकरण जिन्हें आंशिक रूप से बदल दिया गया है और पूरी तरह से भविष्य में प्रतिस्थापित किया जा सकता है

उपयोग करने के बाद यूडीएन कार्य प्रबंधक एक पूर्ण वर्ष के लिए, यह वास्तव में एक वास्तविक परियोजना प्रबंधन मंच और अधिक की तरह लगता है।

वेब परियोजनाओं के लिए, हमने बनाया है यूडीएन कार्य प्रबंधक टेम्पलेट्स सेकंड में एक नई परियोजना स्थापित करने में सक्षम होने के लिए और फिर केवल आवश्यक अनुकूलन करते हैं। ये परियोजनाएं आमतौर पर एक फ़ोल्डर स्तर पर स्थापित होती हैं, फिर हम सूचियों के साथ "डिजाइन," "विकास," या "एसईओ" जैसे परियोजना क्षेत्रों को विभाजित करते हैं। फिर, टीमों और सदस्यों को सौंपा जाने के लिए कार्य और उपटास्क स्थापित किए जाते हैं।

हम अपनी प्रक्रिया का पालन करने के लिए अतिथि विशेषाधिकारों का उपयोग करके अधिक से अधिक ग्राहकों को भी दे रहे हैं और हमें रास्ते में टिप्पणियों और एनोटेशन के साथ प्रतिक्रिया दें। इसने हमें पिछले 12 महीनों में कम से कम 50% से फोन कॉल और वेब-मीटिंग्स को कम करने की अनुमति दी।

अन्य बार हम केवल ग्राहकों को साझा किए गए विचारों को प्रस्तुत कर सकते हैं, जैसे गैंट देखें, अगर हमें अधिक प्रतिक्रिया की आवश्यकता नहीं है या ऐसा लगता है कि ग्राहक उस सॉफ्टवेयर समझदार नहीं हैं और नए टूल्स का उपयोग करने के साथ जल्दी से अभिभूत हो जाते हैं।

हमारा पसंदीदा यूडीएन कार्य प्रबंधक विशेषताएं

यूडीएन कार्य प्रबंधक एक फीचर-भारी टूलसेट है और देव टीम साप्ताहिक नई सुविधाओं को जोड़ती रहती है। वास्तव में, आप कभी भी सॉफ़्टवेयर की सभी सुविधाओं का उपयोग नहीं करते हैं और कुछ आप हर समय उपयोग करते हैं।

यहां उन सुविधाओं की एक सूची दी गई है जिन्हें हम अपने जीवन को आसान बनाने के लिए दैनिक आधार पर प्यार करते हैं और उपयोग करते हैं।

होम इनबॉक्स

यह वह जगह है जहाँ मैं अपना अधिकांश समय बिताता हूं यूडीएन कार्य प्रबंधक - इनबॉक्स निश्चित रूप से मेरा डिजिटल घर है। यही वह जगह है जहां मैं सुबह में शुरू होता हूं और शाम को समाप्त होता हूं। यह मुझे खोने के बजाय दिन के महत्वपूर्ण कार्यों पर ध्यान केंद्रित करता है।

टिप्पणियाँ & amp; चैट विचार

टिप्पणी के अंदर टिप्पणी सबसे महत्वपूर्ण विशेषता है। यही वह है जो मुख्य रूप से हमारी टीमों के लिए ईमेल और फोन की जगह लेता है और हमारे कुछ ग्राहकों के लिए भी। चैट दृश्य अतिरिक्त रूप से टीम के भीतर दिलचस्प ब्लॉग लेख या नवीनतम यूट्यूब वीडियो जैसी जानकारी का आदान-प्रदान और साझा करना आसान बनाते हैं।

स्लेश कमांड

कुंजीपटल से अपने हाथों को लेने के बिना तेजी से संपादन और सामग्री निर्माण चमकते हुए। हम हर समय कार्य विवरण, टिप्पणियां, चैट और दस्तावेज़ों के अंदर / स्लैश कमांड का उपयोग करते हैं।

कार्यों को कम करना

कार्यों को कम करना सोना है। बस कम से कम बटन पर क्लिक करें और अपने सबसे हाल के और महत्वपूर्ण कार्यों को करीबी रेंज में रखें चाहे आप क्या कर रहे हों। यह पूरे दिन ध्यान केंद्रित करने में भी मदद करता है। विशेष रूप से जब आपको एक परियोजना से अगले तक कूदना होता है।

अग्रेषण ईमेल

यह आसानी से अंदर की सबसे अच्छी सुविधाओं में से एक है यूडीएन कार्य प्रबंधक और हमें अपने ईमेल इनबॉक्स को बहुत साफ रखने में मदद करता है। हम बस इसी कार्य को ईमेल को अग्रेषित करते हैं और ईमेल को संग्रहित करते हैं। प्रतिभावान!

टिप्पणी

छवियों और पीडीएफ को एनोटेट करने में सक्षम होने के नाते वेबसाइट और मोबाइल ऐप डिज़ाइन जैसे डिजाइन काम के लिए बेहद शक्तिशाली है। लंबे ईमेल लिखने या फोन कॉल करने के बजाय क्लाइंट के साथ एक डिज़ाइन पर सहयोग करना इतना आसान है।

डॉक्स

डॉक्टर फीचर ने हमें बहुत सारी चीज़ें लिख दी है यूडीएन कार्य प्रबंधक वर्ड या Google दस्तावेज़ों के बजाय। ब्लॉग लेख लिखने के लिए भी। यह आलेख दस्तावेज़ों में भी लिखा गया था। यह आंतरिक बनाने के लिए भी बहुत प्रभावी है विकिज़ या कर्मचारियों के लिए दिशानिर्देश।

एक परियोजना प्रबंधन उपकरण की सीमाओं का परीक्षण

क्यों उपयोग करें यूडीएन कार्य प्रबंधक केवल परियोजना प्रबंधन के लिए? बेशक, यह वास्तव में बहुत अच्छा है, लेकिन सभी व्यवसाय से संबंधित चीजें एक परियोजना का हिस्सा नहीं हैं। हम उपयोग करते हैं यूडीएन कार्य प्रबंधक व्यापार प्रबंधन के लिए हमारे कोर सॉफ्टवेयर के रूप में।

लेखांकन

2021 की शुरुआत में शुरू होने पर हमारे पास सभी एजेंसी व्यय और राजस्व को ट्रैक करने का विचार था यूडीएन कार्य प्रबंधक कंपनी कैसे कर रही है इसका बेहतर अवलोकन करने के लिए।

हमने कर दरों, व्यय श्रेणियों, चालान अपलोड, और एक नई जगह में व्यय और राजस्व के लिए नई स्थितियों के लिए कस्टम फ़ील्ड सेट अप किए। हमने महीने के लिए एक और कस्टम फ़ील्ड भी स्थापित किया ताकि हम महीनों तक एक अच्छी अवलोकन के लिए प्रविष्टियों को समूहित कर सकें। फिर हमने प्रत्येक वर्ष के लिए एक फ़ोल्डर बनाया और राजस्व और व्यय के लिए सूचीबद्ध किया।

पूरे वर्ष के एक सिंहावलोकन के लिए, हमने प्रत्येक वर्ष डैशबोर्ड बनाए हैं जहां व्यय, राजस्व, और कर श्रेणियां रकम में प्रदर्शित होती हैं। यह मासिक कर रिपोर्ट बनाने के लिए हमारे लिए बहुत आसान बनाता है। हमने यह देखने के लिए कुछ आरेख भी बनाए हैं कि प्रत्येक श्रेणी में हमारे पास कितने खर्च हैं।

इसके अतिरिक्त, हमने अपने कर सलाहकार को अतिथि के रूप में आमंत्रित किया, इसलिए वे बस हमारे सभी डेटा तक पहुंच प्राप्त कर सकते हैं और इसके साथ काम कर सकते हैं।

सदस्यताएँ & amp; अन्य अनुबंध

मज़े करने के बाद यूडीएन कार्य प्रबंधक लेखांकन के लिए, हमने अपने सभी खर्चों के लिए एक सूची बनाना शुरू कर दिया जो हम मासिक, त्रैमासिक या वार्षिक आधार पर भुगतान करते हैं, जैसे सदस्यता और लीजिंग अनुबंध।

हमने रकम देखने के लिए एक कस्टम मनी फ़ील्ड जोड़ा और उन्हें सूची के निचले भाग में सारांश दिया। लीजिंग अनुबंध जैसी चीजों के लिए हमने देय तिथि को अंतिम भुगतान की तारीख के रूप में सेट किया है, फिर अनुबंध समाप्त होने पर स्थिति परिवर्तन को "पूर्ण" में बदलने के लिए एक स्वचालन जोड़ा ताकि वे सूची से गायब हो जाएं।

किसी भी चीज़ के लिए डेटा फॉर्म

जब भी हमें डेटा एकत्र करने के लिए वेब फॉर्म को त्वरित रूप से सेट अप करने की आवश्यकता होती है और हमें उनकी वेबसाइट पर दिखाई देने की आवश्यकता नहीं होती है, जिसे हम उन्हें बनाते हैं यूडीएन कार्य प्रबंधक फॉर्म। यह सरल उपयोग मामलों के लिए आसान है। यह वास्तव में परियोजना से संबंधित नहीं होना चाहिए, लेकिन यूडीएन कार्य प्रबंधक यह सब कर सकते हैं।

सोशल मीडिया कैलेंडर

हमारे सेवा क्षेत्रों में से एक ग्राहकों के लिए सोशल मीडिया चैनलों का प्रबंधन करना है।

बड़े ग्राहकों के लिए, हम पेशेवर सोशल मीडिया प्रबंधन उपकरण का उपयोग करते हैं, लेकिन बजट पर छोटे ग्राहकों के लिए, हम कैलेंडर दृश्य बनाना पसंद करते हैं यूडीएन कार्य प्रबंधक और सोशल चैनल के लिए और पोस्ट के प्रकार के लिए कस्टम श्रेणी फ़ील्ड के साथ सभी आगामी अभियान / पोस्ट सेट अप करें।

यदि कोई ग्राहक पोस्ट किया जा रहा है में दृश्यता चाहता है, तो हम उन्हें कैलेंडर में मेहमानों के रूप में भी आमंत्रित करते हैं या उन्हें एक साझा लिंक भेजते हैं।

इसे लपेटकर और एक महामारी के माध्यम से प्राप्त करना

जैसा कि आप देख सकते हैं, यूडीएन कार्य प्रबंधक कई तरीकों से बेहद लचीला और हमारे एजेंसी जीवन में सुधार हुआ है।

जा रहे हैं यूडीएन कार्य प्रबंधक कोविड -19 होने से पहले निश्चित रूप से रिमोट वर्क और सहयोग के मामले में हमें बहुत मदद मिली है। जब लोग पूछते हैं कि हम कैसे नए सामान्य प्रबंधन कर रहे हैं, हम कहते हैं कि "अच्छी तरह से हमारे लिए वास्तव में कुछ भी नहीं बदला" है, सिवाय इसके कि हम एक ही इमारत में नहीं हैं। जबकि कई कंपनियों को अपने कर्मचारियों के काम करने के तरीके को अनुकूलित और बदलना पड़ा, हम पहले से ही इस तरह से काम कर रहे थे। के साथ काम करना यूडीएन कार्य प्रबंधक हमारी एजेंसी का सुपरचार्ज किया है! यदि आप में रुचि रखते हैं यूडीएन कार्य प्रबंधक जर्मन भाषी कंपनी के लिए परामर्श, प्रशिक्षण, या डेटा माइग्रेशन, यहां हमारे संपर्क में रहें!