Hur man laddar upp en digital byrå - en ägarens perspektiv

Udn Webber är VD Udn Webber (Tyska för Mintblue Media), som ger konsultation och utveckling av digitala marknadsföringserfarenheter för små till medelstora kundföretag. Mintblau använder främst. NET-baserade plattformar som DNN och NopCommerce, men också molnbaserade lösningar som Hubspot och MailChimp. Mintblau är också den första tyska byrån att erbjuda officiellUDN Task Managerkonsulttjänster och använderUDN Task Manageri kärnan i sin verksamhet idag.

Nuförtiden är det lätt att bli överväldigad med Dagliga uppgifter ... speciellt när det gäller driva ett företag .

För digitala byråer är det inte annorlunda. Ännu mer om det är en mindre byrå där ägarna är ansvariga för en mängd saker inom branschen.

För att upprätthålla fokus som byrånsägare måste vi utnyttja verktyg som gör våra liv enklare. Därför byggde vi en teknisk stapel för att strukturera och behärska alla våra verksamheter. I hjärtat av denna teknisk stack är UDN Task Manager .

Börjar som en digital byrå

Jag kommer ihåg tillbaka 2014 när vi lade grunden för vårt företag. Efter att ha arbetat i webbdesign och utveckling i över 10 år, fann jag medgrundare och jag samarbetade upprepade gånger på projekt efter projekt. En dag på en bilresa hemma, tänkte vi: "Hej, vi borde göra det tillsammans och starta en byrå!" Vi hade redan färdigheter och tjänster för att skapa vårt eget företag, Mintblau.

Att komma från A till B verkar lätt först. Men effektiviteten beror på den rutt du väljer. Arbeta som frilansare utvecklar du dina egna system tills du känner igen att du inte kan fortsätta göra det på det här sättet om du vill skala upp ett lag.

Du måste strukturera allt på ett sätt som hela ditt lag förstår utan att fastna och ställa samma upprepade frågor om och om igen. Även uppskalning upp från en till två eller tre personer ger dig ett helt nytt perspektiv på hur man ställer in din byrå på ett effektivt sätt.

Ställa in mål för en byråtechstack

Att skala effektivt behöver du en teknisk stapel.

Vi håller vår tekniska stacklista i UDN Task Manager och revidera det regelbundet för att se om några av verktygen kanske inte är nödvändiga eller kan generera för mycket kostnad eftersom de inte används nog.

Nu och då kommer nya verktyg popup och kommer att ersätta andra på lång sikt. Detta är hur UDN Task Manager banade sin väg in i vår byrå bor och hjälpte oss Krossa våra marknadsföringsmål .

Vi har aldrig haft en mjukvara som aktivt används i så många olika delar av verksamheten. Det här är våra främsta mål för vår byrå Tech Stack:

Från enkla uppgifter och amp; Att göra till Real Project Management Software

När vi grundade Mintblau för mer än 6 år sedan använde vi grundläggande "för att göra" som Wunderlist och Excel ark Att dela projektinformation och kryssa av uppgifterna en i taget. Det var ett enkelt och kostnadseffektivt sätt för oss att samarbeta.

Efter ett tag bytte vi till Jira Server för de flesta av uppgifterna och en viss projektledning.

Men Jira Server hade tre stora nackdelar för oss:

Det var tydligt att det var dags att titta på andra lösningar.

Det var då vi upptäckte Trello och snabbt antog sin fria version för våra marknadsförings- och designavdelningar. Det var en bra förändring men det var inte perfekt. Trello verkade också lite förvirrande för våra externa kunder och många gånger skulle vi förlora fokus på uppgifter. Dessutom uppfyllde funktioner i uppgifterna inte alla på laget.

År 2019 upptäckte vi UDN Task Manager Bara runt tiden då version 2.0 släpptes. Vi hoppade in i den fria versionen och älskade det genast. Det verkade stänga alla de luckor vi hade i projektledning tidigare.

Att kunna visa projekt på så många olika sätt ( åsikter ) och anpassning av det på en användarbasis var kraftfull. Efter några veckor flyttade vi till affärsplanen och tittade aldrig tillbaka. Varje fredag ​​/ lördag är vi upphetsade för de nya funktionerna UDN Task Manager Team utsläpper konsekvent ..

Krymper ner techstacken med ett kärnverktyg

Från början var det alltid mitt mål att hålla byrån Tech Stack som Lean som möjligt.

Även om jag älskar att använda och testa ny programvara, är det helt enkelt ineffektivt att hoppa från ett verktyg till ett annat i ditt dagliga arbete. Jag gillar att ha ett kärnverktyg, som fungerar som hjärnan i verksamheten och har andra verktyg runt det, som gör mer specialiserade uppgifter. Den kärnprogramvaran för oss är UDN Task Manager .

Verktyg som UDN Task Manager har redan ersatt för oss

Verktyg som delvis har ersatts och kan helt ersättas i framtiden

Efter användning UDN Task Manager För ett helår nu känns det faktiskt som en sann projektledningsplattform och mer.

För webbprojekt har vi skapat UDN Task Manager Mallar för att kunna skapa ett nytt projekt på några sekunder och sedan göra endast den nödvändiga anpassningen. Dessa projekt är vanligtvis inställda på en mappnivå, då splittrade vi projektområden som "design", "utveckling" eller "SEO" med listor. Då är uppgifter och subtasker inställda att tilldelas lag och medlemmar.

Vi låter också i fler och fler kunder som använder gästprivilegier för dem att följa vår process och ge oss feedback med kommentarer och anteckningar längs vägen. Detta gjorde det möjligt för oss att skära ner telefonsamtal och webbmöten med minst 50% under de senaste 12 månaderna.

Andra gånger kan vi bara presentera kunders gemensamma vyer, som Gantt Visa, om vi inte behöver mycket feedback eller känns som kunder är inte den programvaran kunnig och bli överväldigad snabbt med att använda nya verktyg.

Vår favorit UDN Task Manager Funktioner

UDN Task Manager Har en funktion-tung verktygsplats och dev-teamet fortsätter att lägga till nya funktioner varje vecka. Faktum är att du aldrig använder alla funktioner i en programvara och vissa du använder hela tiden.

Här är en lista över funktioner som vi blev kär i och använd dagligen för att göra våra liv enklare.

Heminlåda

Det är här jag spenderar mest av min tid UDN Task Manager - Inkorgen är definitivt mitt digitala hem. Det är där jag börjar på morgonen och slutar på kvällen. Det håller mig fokuserat på dagens viktiga uppgifter istället för att gå vilse.

Kommentarer & amp; Chattvisningar

Kommentar är den viktigaste funktionen inom uppgifterna. Det här är det som huvudsakligen ersätter e-post och telefon för våra lag och även för några av våra kunder. Chattvisningar gör det dessutom enkelt att byta och dela information som intressanta bloggartiklar eller senaste YouTube-videor inom laget.

Slash-kommandon

Blazing snabb redigering och innehållsskapande utan att någonsin ta hand om tangentbordet. Vi använder / slash kommandon i uppgiftsbeskrivningar, kommentarer, chatt och docs hela tiden.

Minimera uppgifter

Minimering av uppgifter är guld. Klicka bara på knappen Minimera och behåll dina senaste och viktiga uppgifter i nära område oavsett vad du gör. Detta bidrar också till att vara fokuserad under hela dagen. Speciellt när du måste hoppa från ett projekt till nästa.

Vidarebefordra e-postmeddelanden

Detta är lätt en av de bästa funktionerna inuti UDN Task Manager Och hjälper oss att hålla vår e-post inkorg mycket ren. Vi vidarebefordrar bara e-postmeddelanden till motsvarande uppgift och arkiverar e-postmeddelandet. Geni!

Anteckning

Att kunna annotera bilder och PDF-filer är extremt kraftfull för designarbete som webbplats och mobilappdesign. Det är så lätt att samarbeta på en design med en klient istället för att skriva långa e-postmeddelanden eller ringa telefonsamtal.

Docs

Doc-funktionen har vi skrivit många saker rätt inuti UDN Task Manager istället för Word eller Google-dokument. Även för att skriva bloggartiklar. Denna artikel skrevs också i docs. Det är också mycket effektivt för att skapa internt Wikis eller riktlinjer för anställda.

Testa gränserna för ett projekthanteringsverktyg

Varför använda UDN Task Manager Endast för projektledning? Det är självklart riktigt bra på det, men inte alla affärsrelaterade saker är en del av ett projekt. Vi använder UDN Task Manager som vår kärnprogramvara för företagsledning.

Bokföring

Från början av 2021 hade vi idén att spåra alla byråkostnader och intäkter inuti UDN Task Manager att få en bättre översikt över hur företaget gör.

Vi ställer in anpassade fält för skattesatser, kostnadskategorier, fakturaöverföring och nya statuser för kostnader och intäkter i ett nytt utrymme. Vi ställer också in ett annat anpassat fält för månaden, så vi kunde gruppera poster efter månader för att ha en trevligare översikt. Vi byggde sedan en mapp för varje år och listas för intäkter och kostnader.

För en översikt över hela året skapade vi instrumentpaneler för varje år där kostnader, intäkter och skattekategorier visas i summor. Det gör det väldigt enkelt för oss att skapa månatliga skattesatser. Vi skapade också några diagram för att se hur många utgifter vi har i varje kategori.

Dessutom bjöd vi vår skattekonsult som gäst, så de kan helt enkelt få tillgång till alla våra data och arbeta med det.

Prenumerationer och amp; Övriga kontrakt

Efter att ha haft kul med UDN Task Manager För redovisning började vi skapa en lista för alla våra utgifter som vi betalar varje månad, kvartalsvis eller årligen, som abonnemang och leasingavtal.

Vi lade till ett anpassat pengarfält för att se beloppen och få dem summerade längst ner i listan. För saker som leasingkontrakt ställer vi in ​​förfallodagen som datum för den sista betalningen, sedan tillagda en automation för att få statusändringen till "gjort" när kontrakten löper ut så att de försvinner från listan.

Dataformulär för någonting

När vi snabbt måste konfigurera webbformulär för att samla in data och vi behöver inte nödvändigtvis vara synliga på vår hemsida, vi bygger dem med UDN Task Manager Former. Detta är till nytta för enkla användningsfall. Det får inte riktigt vara projektrelaterat, men UDN Task Manager kan göra allt.

Social media kalender

Ett av våra serviceområden är att hantera sociala medier för kunder.

För större kunder använder vi professionella sociala medierhanteringsverktyg, men för mindre kunder som finns på en budget tycker vi om att skapa kalendervisningar i UDN Task Manager och ställer upp alla kommande kampanjer / inlägg med anpassade kategorierfält för den sociala kanalen och för typ av post.

Om en klient vill synlighet i vad som publiceras, bjuder vi dem också till kalendern som gäster eller skicka dem en gemensam länk.

Förpackning upp och komma igenom en pandemi

Som du kan se, UDN Task Manager har visat sig vara extremt flexibel och förbättrat vår byrå liv på många sätt.

Flyttar till UDN Task Manager Vägen innan COVID-19 hände har definitivt hjälpt oss mycket när det gäller fjärrarbete och samarbete. När folk frågar hur vi hanterar det nya normala, säger vi "bra ingenting riktigt ändrat för oss" förutom att vi inte är i samma byggnad. Medan många företag var tvungna att anpassa och förändra hur deras personal arbetade, arbetade vi redan så förut. Arbetar med UDN Task Manager har supercharged vår byrå! Om du är intresserad av UDN Task Manager Konsult, utbildning eller data migration för dig tysktalande företag, Kom i kontakt med oss här!