Wie man eine digitale Agentur auflagern - Perspektive eines Inhabers
Udn Webber ist der CEO Mintblau Media. (Deutsch für Mintblue-Medien), die Beratung und Entwicklung digitaler Marketingerfahrungen für kleine bis mittelgroße Kundenunternehmen anbietet. Mintblau verwendet hauptsächlich .NET-basierte Plattformen wie dnn und nopcommerce, aber auch wolkenbasierte Lösungen wie Hubspot und MailChimp. Mintblau ist auch die erste deutsche Agentur, die anbietet offiziell UDN-Task-Manager[fünfzehn]Beratungsleistungen und Verwendungen. UDN-Task-Manager[fünfzehn]Im Kern seiner Operationen heute.
Heutzutage ist es leicht, überwältigt mit tägliche Aufgaben ... besonders wenn es darum geht ein Geschäft ausführen. .
Für digitale Agenturen ist es nicht anders. Noch mehr, wenn es eine kleinere Agentur ist, bei der die Besitzer für eine Vielzahl von Dingen im Geschäft verantwortlich sind.
Um den Fokus als Agenturbesitzer aufrechtzuerhalten, müssen wir Werkzeuge nutzen, die unser Leben leichter machen. Deshalb haben wir einen Tech-Stack gebaut, um alle unsere Operationen zu strukturieren und zu beherrschen. Im Herzen dieses Tech-Stacks ist UDN-Task-Manager[fünfzehn] .
Beginnend als digitale Agentur
Ich erinnere mich im Jahr 2014, als wir die Grundlage für unser Unternehmen angelegt haben. Nachdem ich seit über 10 Jahren in Webdesign und -entwicklung arbeitete, fanden mein Mitbegründer und ich uns wiederholt mit dem Projekt nach dem Projekt zusammenarbeiten. Eines Tages auf einer Autofahrt zurück nach Hause, dachten wir, "Hey, wir sollten das zusammen machen und eine Agentur anfangen!" Wir hatten bereits die Fähigkeiten und Dienstleistungen, um unsere eigene Firma Mintblau zu schaffen.
Von A bis B zu erreichen, scheint zuerst einfach zu sein. Effizienz hängt jedoch von der von Ihnen gewählten Route ab. Wenn Sie als Freelancer arbeiten, entwickeln Sie Ihre eigenen Systeme, bis Sie erkennen, dass Sie es nicht so machen können, wenn Sie ein Team skalieren möchten.
Sie müssen alles auf eine Weise strukturieren, die Ihr gesamtes Team versteht, ohne stecken zu stecken und dieselben wiederholten Fragen immer wieder zu stellen. Sogar von einem bis zwei oder drei Personen skalieren Ihnen eine völlig neue Perspektive, wie Sie Ihre Agentur effizient einrichten können.
Ziele für eine Agentur-Tech-Stapel einstellen
Um effizient zu skalieren, benötigen Sie einen Tech-Stack.
Wir halten unsere Tech-Stack-Liste in UDN-Task-Manager[fünfzehn]und überarbeiten Sie es regelmäßig, um zu sehen, ob einige der Werkzeuge möglicherweise nicht mehr erforderlich sind oder zu viel Kosten generieren können, da sie nicht genügend verwendet werden.
Jetzt und dann, neue Tools-Popup und werden andere auf lange Sicht ersetzen. Das ist wie UDN-Task-Manager[fünfzehn]hat seinen Weg in unsere Agentur gepflastert und uns geholfen Zerquenzieren Sie unsere Marketingziele[fünfzehn] .
Wir hatten nie ein Stück Software, das aktiv in so vielen verschiedenen Teilen des Unternehmens verwendet wurde. Dies sind unsere wichtigsten Ziele für unsere Agentur-Tech-Stack:[fünfzehn]
Von einfachen Aufgaben & amp; Zu echte Projektmanagementsoftware
Bei der Gründung von Mintblau vor mehr als 6 Jahren haben wir grundlegende "zu tun" Apps wie Wunderlist und verwendet Excel-Blätter um Projektinformationen zu teilen und die Aufgaben zu einem Zeitpunkt anzutauschen. Es war eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, uns zusammenzuarbeiten.
Nach einer Weile haben wir den größten Teil der Aufgaben und ein Projektmanagement auf JIRA-Server umgewaltigt.
JIRA Server hatte jedoch drei große Nachteile für uns:
Es war eindeutig Zeit, auch andere Lösungen anzusehen.
Dann entdeckten wir Trello und nahmen schnell seine kostenlose Version für unsere Marketing- und Designabteilungen an. Es war eine gute Veränderung, aber es war nicht perfekt. TRELLO schien auch ein bisschen verwirrend für unsere externen Kunden und viele Male würden wir auf Aufgaben konzentrieren. Außerdem befriedigende Funktionen in der Tasks nicht alle im Team.
Im Jahr 2019 haben wir entdeckt UDN-Task-Manager[fünfzehn] gleichzeitiger Zeit, als Version 2.0 freigegeben wurde. Wir sprangen in die kostenlose Version und liebten es sofort. Es schien all die Lücken zu schließen, die wir vorher im Projektmanagement hatten.
Projekte in vielen verschiedenen Arten anzeigen können ( Ansichten ) und Anpassen dessen auf Benutzerbasis war kraftvoll. Nach ein paar Wochen zogen wir in den Geschäftsplan und schauten nie zurück. Jeden Freitag / Samstag sind wir aufgeregt für die neuen Funktionen der UDN-Task-Manager [fünfzehn]Das Team hat konsequent Releases ..
Schrumpfen des Tech-Stacks mit einem Kernwerkzeug
Von Anfang an war es immer mein Ziel, den Agentur-Tech-Stapel so schlank wie möglich zu halten.
Obwohl ich liebe und neue Software zu verwenden und zu testen, ist es einfach ineffizient, von einem Werkzeug in Ihre tägliche Arbeit zu springen. Ich habe gerne ein Kerntool, das als das Gehirn des Unternehmens arbeitet und andere Tools dazu aufweist, was spezialisierte Aufgaben erledigt. Diese Kernsoftware für uns ist UDN-Task-Manager[fünfzehn] .
Werkzeuge das UDN-Task-Manager[fünfzehn]hat bereits für uns ersetzt
Werkzeuge, die teilweise ersetzt wurden und möglicherweise in der Zukunft vollständig ersetzt werden[fünfzehn]
Nach der Verwendung UDN-Task-Manager[fünfzehn]Für ein ganzes Jahr fühlt es sich jetzt eigentlich an wie eine echte Projektmanagementplattform und mehr.
Wir lassen auch immer mehr Kunden ein, indem wir Gastprivilegien verwenden, um unserem Prozess zu folgen, und geben uns ein Feedback mit Kommentaren und Anmerkungen auf dem Weg. Dies ermöglichte uns, Anrufe und Web-Meetings in den letzten 12 Monaten um mindestens 50% zu reduzieren.
Andere Zeiten könnten wir nur die gemeinsamen Ansichten der Kunden präsentieren, wie Gantt Anzeigen, wenn wir nicht viel Feedback benötigen oder sich anfühlen, wie Mandanten nicht diese Software-Savvy sind und schnell mit der Verwendung neuer Tools überwältigt werden.
Unser Lieblings UDN-Task-Manager[fünfzehn]Merkmale
Hier ist eine Liste der Funktionen, in die wir uns täglich verliebt und nutzen, um unser Leben einfacher zu machen.
Nach Hause inbox.
Hier verbringe ich den größten Teil meiner Zeit in UDN-Task-Manager[fünfzehn]- Der Posteingang ist definitiv mein digitales Zuhause. Dort fange ich morgens an und endet am Abend. Es fokussiert mich auf die wichtigen Aufgaben des Tages, anstatt sich zu verlieren.
Kommentare & Amp; Chatansichten.
Kommentar ist das wichtigste Merkmal in Aufgaben. Dies ersetzt hauptsächlich E-Mails und Telefone für unsere Teams und auch für einige unserer Kunden. Chat-Ansichten ermöglichen es zusätzlich, Informationen wie interessante Blogartikel oder neueste YouTube-Videos innerhalb des Teams zu tauschen und zu teilen.
Slash-Befehle
Flowing Fast Editing und Content Creation, ohne die Hände von der Tastatur abzunehmen. Wir verwenden / slash-Befehle in Aufgabenbeschreibungen, Kommentare, Chat und Dokumente ständig.
Aufgaben minimieren
Die Minimierung von Aufgaben ist Gold. Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Minimieren und halten Sie Ihre jüngsten und wichtigsten Aufgaben in der Nähe, egal was Sie tun. Dies hilft auch, den ganzen Tag konzentrieren zu bleiben. Vor allem, wenn Sie von einem Projekt zum nächsten springen müssen.
E-Mails weiterleiten.
Dies ist leicht einer der besten Funktionen innen UDN-Task-Manager [fünfzehn]und hilft uns, unseren E-Mail-Posteingang sehr sauber zu halten. Wir leiten E-Mails einfach an die entsprechende Aufgabe weiter und archivieren die E-Mail. Genius!
Anmerkung
Bilder und PDFs annotieren zu können, ist extrem leistungsstark für Designarbeiten wie Website und Mobile App-Designs. Es ist so einfach, auf einem Design mit einem Client zusammenzuarbeiten, anstatt lange E-Mails zu schreiben oder Telefonanrufe zu tätigen.
Docs.
Die DOC-Funktion hat uns, dass wir viele Dinge direkt innen schreiben UDN-Task-Manager[fünfzehn]anstelle von Word- oder Google-Dokumenten. Auch zum Schreiben von Blogartikeln. Dieser Artikel wurde auch in Dokumenten geschrieben. Es ist auch sehr effektiv, interne zu erstellen Wikis oder Richtlinien für Mitarbeiter.
Testen der Grenzen eines Projektmanagement-Tools[fünfzehn]
Warum benutzen UDN-Task-Manager[fünfzehn]Nur für das Projektmanagement? Natürlich ist es wirklich großartig, aber nicht alle geschäftsbezogenen Dinge sind Teil eines Projekts. Wir gebrauchen UDN-Task-Manager[fünfzehn]als unsere Kernsoftware für die Geschäftsführung.
Buchhaltung
Beginnend Anfang 2021 hatten wir die Idee, alle Agenturkosten und Umsätze innen zu verfolgen UDN-Task-Manager[fünfzehn]einen besseren Überblick darüber haben, wie das Unternehmen tut.
Wir richten benutzerdefinierte Felder für Steuersätze, Aufwandskategorien, Rechnungs-Uploads und neue Status für Aufwendungen und Umsatz in einem neuen Raum ein. Wir haben auch ein anderes benutzerdefiniertes Feld für den Monat eingerichtet, sodass wir die Einträge in Monaten gruppieren könnten, um eine schönere Übersicht zu haben. Wir haben dann für jedes Jahr einen Ordner und Listen für Umsatz- und Aufwendungen aufgebaut.
Für einen Überblick über das ganze Jahr erstellte wir Dashboards für jedes Jahr, in denen Kosten, Umsatz- und Steuerkategorien in Summen angezeigt werden. Dies macht es uns sehr einfach, monatliche Steuerberichte zu erstellen. Wir haben auch einige Diagramme erstellt, um zu sehen, wie viele Ausgaben wir in jeder Kategorie haben.
Darüber hinaus haben wir unseren Steuerberater als Gast eingeladen, sodass sie einfach Zugriff auf alle unsere Daten erhalten und damit arbeiten können.
Abonnements & AMP; andere Verträge
Nachdem Sie Spaß haben UDN-Task-Manager[fünfzehn]Für die Buchhaltung begannen wir mit der Erstellung einer Liste für alle unsere Kosten, die wir monatlich, vierteljährlich oder jährlich zahlen, wie Abonnements und Leasingverträge.
Wir haben ein benutzerdefiniertes Geldfeld hinzugefügt, um die Beträge zu sehen und sie am Ende der Liste summieren. Für Dinge wie Leasingverträge setzen wir das Fälligkeitsdatum als Datum der letzten Zahlung ein, fügte dann eine Automatisierung hinzu, um den Statuswechsel in "Fertig" zu haben, wenn die Verträge auslaufen, damit sie aus der Liste verschwinden.
Datenformulare für alles
Wann immer wir schnell Web-Formulare einrichten müssen, um Daten zu sammeln, und wir müssen nicht unbedingt auf unserer Website sichtbar sein, mit der wir sie aufbauen UDN-Task-Manager[fünfzehn]Formen. Dies kommt in Handlich für einfache Anwendungsfälle. Es darf nicht wirklich projektbezogen sein, aber UDN-Task-Manager[fünfzehn]kann alles tun.
Social-Media-Kalender
Eine unserer Servicebereiche ist die Verwaltung von Social-Media-Kanälen für Kunden.
Für größere Kunden nutzen wir professionelle Social-Media-Management-Tools, aber für kleinere Kunden, die ein Budget aufweisen, erstellen wir gerne Kalenderansichten in UDN-Task-Manager[fünfzehn]und richten Sie alle bevorstehenden Kampagnen / Posts mit benutzerdefinierten Feldern für den sozialen Kanal und für den Sozialkanal ein.
Wenn ein Kunde eine Sichtbarkeit in das veröffentlicht wird, laden wir sie auch als Gäste zum Kalender ein oder senden ihnen einen gemeinsam genutzten Link.
Umwickeln und durch eine Pandemie durchkommen
Wie du siehst, UDN-Task-Manager[fünfzehn]hat gezeigt, dass sie äußerst flexibel sein und in vielerlei Hinsicht unseres Agenturlebens verbessert haben.
Umziehen nach UDN-Task-Manager[fünfzehn]Weg, bis Covid-19 passiert ist, hat uns definitiv viel geholfen, in Bezug auf die Remote-Arbeit und Zusammenarbeit. Wenn die Leute fragen, wie wir das neue Normal verwalten, sagen wir "Nun, es hat sich nicht wirklich geändert", außer wir sind nicht im selben Gebäude. Während sich viele Unternehmen anpassen und die Art und Weise ändern mussten, wie ihre Mitarbeiter arbeiteten, arbeiteten wir bereits so weiter. Arbeiten mit UDN-Task-Manager[fünfzehn]hat unsere Agentur aufgeladen! Wenn Sie interessiert sind UDN-Task-Manager[fünfzehn]Beratung, Schulung oder Datenmigration für ein deutschsprachiges Unternehmen, Kontaktieren Sie uns hier mit uns!
