Cách siêu tăng một cơ quan kỹ thuật số - quan điểm của chủ sở hữu
Udn Webber là CEO MINTBLAU MEDIA. (Tiếng Đức cho MinTblue Media), nơi cung cấp tư vấn và phát triển kinh nghiệm tiếp thị kỹ thuật số cho các công ty khách hàng nhỏ đến trung bình. MINTBLAU sử dụng chủ yếu các nền tảng .NET như DNN và NopC Commerce, nhưng cũng là các giải pháp dựa trên đám mây như Hubspot và MailChimp. MinTblau cũng là cơ quan đầu tiên của Đức cung cấp chính thứcQuản lý tác vụ UDNcác dịch vụ tư vấn và sử dụngQuản lý tác vụ UDNtại cốt lõi của hoạt động của nó ngày hôm nay.
Ngày nay thật dễ dàng để bị choáng ngợp với nhiệm vụ hàng ngày ... đặc biệt là khi nói đến Chạy một doanh nghiệp .
Đối với các cơ quan kỹ thuật số, nó không khác gì. Thậm chí nhiều hơn nữa, nếu đó là một cơ quan nhỏ hơn, nơi chủ sở hữu chịu trách nhiệm cho vô số thứ trong kinh doanh.
Để duy trì tập trung vào chủ sở hữu đại lý, chúng ta phải tận dụng các công cụ khiến cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn. Đó là lý do tại sao chúng tôi đã xây dựng một stack Tech để cấu trúc và làm chủ tất cả các hoạt động của chúng tôi. Ở trung tâm của Stack Tech này là Quản lý tác vụ UDN .
Bắt đầu như một cơ quan kỹ thuật số
Tôi nhớ lại vào năm 2014 khi chúng tôi đặt nền tảng cho công ty của chúng tôi. Sau khi làm việc trong thiết kế và phát triển web trong hơn 10 năm, người đồng sáng lập của tôi và tôi thấy mình đã hợp tác nhiều lần trong dự án sau dự án. Một ngày nào đó trên một chiếc xe hơi về nhà, chúng tôi nghĩ, "Này, chúng ta nên làm điều này cùng nhau và bắt đầu một cơ quan!" Chúng tôi đã có các kỹ năng và dịch vụ để tạo ra công ty riêng của chúng tôi, Mintblau.
Bắt đầu từ A đến B có vẻ dễ dàng lúc đầu. Nhưng hiệu quả phụ thuộc vào tuyến đường bạn chọn. Làm việc như một freelancer, bạn phát triển các hệ thống của riêng mình cho đến khi bạn nhận ra rằng bạn không thể tiếp tục thực hiện theo cách này nếu bạn muốn mở rộng một nhóm.
Bạn phải cấu trúc mọi thứ theo cách mà toàn bộ đội của bạn hiểu mà không bị mắc kẹt và hỏi cùng các câu hỏi lặp đi lặp lại nhiều lần. Thậm chí so với tỷ lệ từ một đến hai hoặc ba người cung cấp cho bạn một viễn cảnh hoàn toàn mới về cách thiết lập cơ quan của bạn một cách hiệu quả.
Đặt mục tiêu cho một cơ quan Tech Stack
Để quy mô một cách hiệu quả, bạn cần một ngăn xếp công nghệ.
Chúng tôi giữ danh sách ngăn xếp công nghệ của chúng tôi trong Quản lý tác vụ UDN và sửa lại nó một cách thường xuyên để xem một số công cụ có thể không cần thiết nữa hoặc có thể tạo ra quá nhiều chi phí vì chúng không được sử dụng đủ.
Mỗi bây giờ và sau đó, các công cụ mới bật lên và sẽ thay thế những công cụ khác trong thời gian dài. Đây là cách Quản lý tác vụ UDN mở đường vào cơ quan của chúng tôi sống và giúp chúng tôi nghiền nát các mục tiêu tiếp thị của chúng tôi .
Chúng tôi không bao giờ có một phần mềm tích cực được sử dụng ở nhiều phần khác nhau của doanh nghiệp. Đây là những mục tiêu chính của chúng tôi cho Stack Tech Agency của chúng tôi:
Từ các nhiệm vụ và amp đơn giản; Để làm phần mềm quản lý dự án thực
Khi sáng lập Mintblau hơn 6 năm trước, chúng tôi đã sử dụng các ứng dụng "để thực hiện" cơ bản như Wunderlist và Tấm Excel Để chia sẻ thông tin dự án và đánh dấu vào các nhiệm vụ một lần. Đó là một cách dễ dàng và hiệu quả về chi phí để chúng tôi hợp tác.
Sau một thời gian, chúng tôi đã chuyển sang máy chủ JIRA cho hầu hết các nhiệm vụ và một số quản lý dự án.
Nhưng Jira Server có ba nhược điểm lớn đối với chúng tôi:
Rõ ràng, đã đến lúc nhìn vào các giải pháp khác.
Đó là khi chúng tôi phát hiện ra Trello và nhanh chóng áp dụng phiên bản miễn phí cho các bộ phận tiếp thị và thiết kế của chúng tôi. Đó là một sự thay đổi tốt nhưng nó không hoàn hảo. Trello cũng có vẻ hơi khó hiểu đối với các khách hàng bên ngoài của chúng tôi và rất nhiều lần chúng tôi sẽ mất tập trung vào các nhiệm vụ. Ngoài ra, các tính năng bên trong các nhiệm vụ đã không làm hài lòng tất cả mọi người trong đội.
Năm 2019, chúng tôi đã phát hiện ra Quản lý tác vụ UDN Chỉ khoảng thời gian mà phiên bản 2.0 được phát hành. Chúng tôi nhảy vào phiên bản miễn phí và yêu thích nó ngay lập tức. Nó dường như đóng tất cả các khoảng trống mà chúng tôi có trong quản lý dự án trước đây.
Có thể hiển thị các dự án theo nhiều cách khác nhau ( lượt xem ) và tùy chỉnh nó trên cơ sở người dùng là mạnh mẽ. Sau một vài tuần, chúng tôi chuyển đến kế hoạch kinh doanh và không bao giờ nhìn lại. Mỗi thứ Sáu / Thứ Bảy, chúng tôi rất hào hứng với các tính năng mới Quản lý tác vụ UDN Đội liên tục phát hành ..
Thu nhỏ xếp tầng công nghệ với một công cụ cốt lõi
Ngay từ đầu, đó luôn là mục tiêu của tôi để giữ cho stack công nghệ của cơ quan càng tốt càng tốt.
Mặc dù tôi thích sử dụng và thử nghiệm phần mềm mới, nhưng đơn giản là không hiệu quả để nhảy từ một công cụ này sang công cụ khác trong công việc hàng ngày của bạn. Tôi muốn có một công cụ cốt lõi, hoạt động như bộ não của doanh nghiệp và có các công cụ khác xung quanh đó, đang thực hiện các nhiệm vụ chuyên biệt hơn. Phần mềm cốt lõi đó cho chúng tôi là Quản lý tác vụ UDN .
Công cụ đó Quản lý tác vụ UDN đã được thay thế cho chúng tôi
Các công cụ đã được thay thế một phần và có thể được thay thế đầy đủ trong tương lai
Sau khi sử dụng Quản lý tác vụ UDN Trong một năm nay, nó thực sự cảm thấy như một nền tảng quản lý dự án thực sự và nhiều hơn nữa.
Đối với các dự án web, chúng tôi đã tạo Quản lý tác vụ UDN Mẫu để có thể thiết lập một dự án mới trong vài giây và sau đó chỉ thực hiện tùy chỉnh cần thiết. Các dự án này thường được thiết lập ở cấp thư mục, sau đó chúng tôi phân chia các khu vực dự án như "thiết kế", "phát triển", hoặc "SEO" với danh sách. Sau đó, các nhiệm vụ và các nhiệm vụ được thiết lập để được chỉ định cho các đội và thành viên.
Chúng tôi cũng đang cho phép ngày càng nhiều khách hàng sử dụng các đặc quyền của khách để họ theo dõi quy trình của chúng tôi và cung cấp cho chúng tôi thông tin phản hồi với các bình luận và chú thích trên đường đi. Điều này cho phép chúng tôi cắt giảm các cuộc gọi điện thoại và các cuộc họp web ít nhất 50% trong 12 tháng qua.
Những lần khác chúng ta chỉ có thể trình bày các khách hàng chia sẻ quan điểm, như Gantt. Xem, nếu chúng ta không cần nhiều phản hồi hoặc cảm thấy như khách hàng không phải là sự hiểu biết về phần mềm và bị choáng ngợp nhanh chóng với việc sử dụng các công cụ mới.
Yêu thích của chúng tôi Quản lý tác vụ UDN Đặc trưng
Quản lý tác vụ UDN Có một bộ công cụ nặng tính năng và đội ngũ Dev cứ thêm các tính năng mới hàng tuần. Như một vấn đề thực tế, bạn không bao giờ sử dụng tất cả các tính năng của một phần mềm và một số bạn sử dụng mọi lúc.
Dưới đây là danh sách các tính năng mà chúng tôi đã yêu và sử dụng hàng ngày để khiến cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn.
Trang chủ Hộp thư đến
Đây là nơi tôi dành phần lớn thời gian của mình trong Quản lý tác vụ UDN - Hộp thư đến chắc chắn là ngôi nhà kỹ thuật số của tôi. Đó là nơi tôi bắt đầu vào buổi sáng và kết thúc vào buổi tối. Nó giữ cho tôi tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng trong ngày thay vì bị lạc.
Nhận xét & amp; Trò chuyện Lượt xem.
Bình luận là tính năng quan trọng nhất bên trong các nhiệm vụ. Đây là những gì chủ yếu thay thế email và điện thoại cho các đội của chúng tôi và cả một số khách hàng của chúng tôi. Lượt xem trò chuyện Ngoài ra giúp dễ dàng trao đổi và chia sẻ thông tin như các bài viết trên blog thú vị hoặc video YouTube mới nhất trong nhóm.
Lệnh chém
Blazed chỉnh sửa nhanh và tạo nội dung mà không bao giờ rời khỏi bàn phím. Chúng tôi sử dụng / Slash các lệnh bên trong mô tả tác vụ, nhận xét, trò chuyện và tài liệu mọi lúc.
Giảm thiểu nhiệm vụ
Giảm thiểu các nhiệm vụ là vàng. Chỉ cần nhấp vào nút Thu nhỏ và giữ các nhiệm vụ gần đây và quan trọng nhất của bạn trong phạm vi gần bất kể bạn đang làm gì. Điều này cũng giúp duy trì tập trung trong suốt cả ngày. Đặc biệt là khi bạn phải nhảy từ dự án này sang dự án này sang dự án tiếp theo.
Chuyển tiếp email
Điều này dễ dàng là một trong những tính năng tốt nhất bên trong Quản lý tác vụ UDN Và giúp chúng tôi giữ hộp thư đến email của chúng tôi rất sạch sẽ. Chúng tôi chỉ đơn giản là chuyển tiếp email đến tác vụ tương ứng và lưu trữ email. Thiên tài!
Chú thích
Có thể chú thích hình ảnh và PDF cực kỳ mạnh mẽ cho công việc thiết kế như thiết kế ứng dụng trang web và ứng dụng di động. Thật dễ dàng để hợp tác trên một thiết kế với khách hàng thay vì viết email dài hoặc thực hiện các cuộc gọi điện thoại.
Tài liệu.
Tính năng DOC có chúng tôi viết rất nhiều thứ ngay bên trong Quản lý tác vụ UDN thay vì từ hoặc tài liệu Google. Ngay cả để viết bài viết blog. Bài viết này được viết bằng tài liệu là tốt. Nó cũng rất hiệu quả để tạo nội bộ Wikis. hoặc hướng dẫn cho nhân viên.
Kiểm tra ranh giới của một công cụ quản lý dự án
Tại sao sử dụng Quản lý tác vụ UDN Chỉ để quản lý dự án? Tất nhiên, nó thực sự rất tuyệt vời, nhưng không phải tất cả những thứ liên quan đến kinh doanh là một phần của dự án. Chúng tôi sử dụng Quản lý tác vụ UDN như phần mềm cốt lõi của chúng tôi để quản lý kinh doanh.
Kế toán
Bắt đầu từ đầu năm 2021, chúng tôi đã có ý tưởng theo dõi tất cả các chi phí và doanh thu của cơ quan bên trong Quản lý tác vụ UDN để có một cái nhìn tổng quan tốt hơn về cách công ty đang làm.
Chúng tôi thiết lập các trường tùy chỉnh cho thuế suất, các loại chi phí, tải lên hóa đơn và trạng thái mới cho các chi phí và doanh thu trong một không gian mới. Chúng tôi cũng thiết lập một trường tùy chỉnh khác trong tháng để chúng tôi có thể nhóm các mục theo tháng để có tổng quan đẹp hơn. Sau đó, chúng tôi đã xây dựng một thư mục cho mỗi năm và liệt kê các khoản thu và chi phí.
Để biết tổng quan về cả năm, chúng tôi đã tạo bảng điều khiển cho mỗi năm trong đó chi phí, doanh thu và danh mục thuế được hiển thị bằng tổng. Điều này giúp chúng tôi rất dễ dàng để tạo các báo cáo thuế hàng tháng. Chúng tôi cũng đã tạo một số sơ đồ để xem chúng tôi có bao nhiêu chi phí trong mỗi danh mục.
Ngoài ra, chúng tôi đã mời tư vấn thuế của chúng tôi với tư cách là khách, để họ chỉ cần truy cập vào tất cả dữ liệu của chúng tôi và làm việc với nó.
Đăng ký & amp; Các hợp đồng khác
Sau khi vui chơi bằng cách sử dụng Quản lý tác vụ UDN Đối với Kế toán, chúng tôi đã bắt đầu tạo một danh sách cho tất cả các chi phí của chúng tôi mà chúng tôi thanh toán hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm, như đăng ký và hợp đồng thuê.
Chúng tôi đã thêm một trường tiền tùy chỉnh để xem số tiền và có chúng được tóm tắt ở cuối danh sách. Đối với những thứ như hợp đồng cho thuê, chúng tôi đặt ngày đáo hạn là ngày thanh toán cuối cùng, sau đó thêm tự động hóa để thay đổi trạng thái thành "Xong" khi các hợp đồng hết do họ biến mất khỏi danh sách.
Hình thức dữ liệu cho bất cứ điều gì
Bất cứ khi nào chúng ta cần nhanh chóng thiết lập các biểu mẫu web để thu thập dữ liệu và chúng ta không nhất thiết phải có thể nhìn thấy chúng trên trang web của chúng tôi, chúng tôi xây dựng chúng với Quản lý tác vụ UDN Các hình thức. Điều này có ích cho các trường hợp sử dụng đơn giản. Nó không thực sự là liên quan đến dự án, nhưng Quản lý tác vụ UDN có thể làm tất cả.
Lịch phương tiện truyền thông xã hội
Một trong những lĩnh vực dịch vụ của chúng tôi là quản lý các kênh truyền thông xã hội cho khách hàng.
Đối với khách hàng lớn hơn, chúng tôi sử dụng các công cụ quản lý phương tiện truyền thông xã hội chuyên nghiệp, nhưng đối với các khách hàng nhỏ hơn có ngân sách, chúng tôi muốn tạo Lịch xem trong Quản lý tác vụ UDN và thiết lập tất cả các chiến dịch / bài viết sắp tới với các trường danh mục tùy chỉnh cho kênh xã hội và loại bài đăng.
Nếu một khách hàng muốn khả năng hiển thị vào những gì được đăng, chúng tôi cũng mời họ đến lịch làm khách hoặc gửi cho họ một liên kết được chia sẻ.
Quấn nó lên và vượt qua một đại dịch
Bạn có thể thấy, Quản lý tác vụ UDN đã thể hiện là cực kỳ linh hoạt và cải thiện cuộc sống của cơ quan của chúng tôi theo nhiều cách.
Chuyển đến Quản lý tác vụ UDN Cách trước Covid-19 đã xảy ra đã chắc chắn đã giúp chúng tôi rất nhiều về công việc từ xa và sự hợp tác. Khi mọi người hỏi làm thế nào chúng tôi đang quản lý bình thường mới, chúng tôi nói "Vâng không có gì thực sự thay đổi đối với chúng tôi" ngoại trừ chúng tôi không ở trong cùng một tòa nhà. Trong khi rất nhiều công ty đã phải thích nghi và thay đổi cách nhân viên của họ làm việc, chúng tôi đã làm việc như vậy trước đây. Làm việc với Quản lý tác vụ UDN đã tăng cường cơ quan của chúng tôi! Nếu bạn quan tâm đến Quản lý tác vụ UDN Tư vấn, đào tạo hoặc di chuyển dữ liệu cho công ty nói tiếng Đức của bạn, hãy liên lạc với chúng tôi ở đây!
