Hoe een digitaal bureau op te nemen - het perspectief van een eigenaar

Udn Webber is de CEO Mintblau Media (Duits voor Mintblue Media), die advies en ontwikkeling van digitale marketingervaringen levert voor kleine tot middelgrote klantenbedrijven. Mintblau gebruikt voornamelijk .NET gebaseerde platforms zoals DNN en NopCommerce, maar ook op cloud gebaseerde oplossingen zoals Hubspot en MailChimp. Mintblau is ook het eerste Duitse bureau te bieden officieelUdn taakmanageradviesdiensten en gebruiktUdn taakmanagerin de kern van zijn activiteiten vandaag.

Tegenwoordig is het gemakkelijk om overweldigd te worden met dagelijkse taken ... vooral als het gaat om een bedrijf leiden .

Voor digitale agentschappen is het niet anders. Nog meer als het een kleiner bureau is waar de eigenaren verantwoordelijk zijn voor een veelheid aan dingen in het bedrijf.

Om de focus te behouden als agentuurbezitters, moeten we hulpmiddelen gebruiken die ons leven gemakkelijker maken. Daarom hebben we een technische stapel gebouwd om al onze operaties te structureren en te beheersen. In het hart van deze technische stapel is Udn taakmanager .

Beginnend als een digitaal bureau

Ik herinner me terug in 2014 toen we de basis legden voor ons bedrijf. Na meer dan 10 jaar in het webontwerp en -ontwikkeling en ontwikkeling te hebben gewerkt, merkte mijn mede-oprichter en vonden dat we herhaaldelijk op project na het project samenwerken. Op een dag op een autorit naar huis, dachten we: "Hé, we zouden dit samen moeten doen en een bureau starten!" We hadden al de vaardigheden en diensten om ons eigen bedrijf te creëren, Mintblau.

In het begin van A tot B worden. Maar efficiëntie is afhankelijk van de route die u kiest. Als freelancer werken, ontwikkel je je eigen systemen totdat je herkent dat je het niet zo kunt blijven doen als je een team wilt opschalen.

Je moet alles structureren op een manier die je hele team begrijpt zonder vast te komen en dezelfde herhaalde vragen steeds opnieuw te vragen. Zelfs het opschalen van één tot twee of drie personen geeft u een geheel nieuw perspectief op het opzetten van uw bureau op een efficiënte manier.

Doelstellingen instellen voor een Agency Tech Stack

Om efficiënt te schalen, hebt u een technische stapel nodig.

We houden onze technische stapellijst in Udn taakmanager en herzie het regelmatig om te zien of sommige van de gereedschappen misschien niet meer nodig zijn of te veel kosten kunnen genereren omdat ze niet genoeg worden gebruikt.

Altijd en dan verschijnt nieuwe tools en vervangt u anderen op de lange termijn. Dit is hoe Udn taakmanager geplaveid zijn weg naar ons bureau woont en hielp ons verpletter onze marketingdoelen .

We hadden nooit een stuk software actief gebruikt in zoveel verschillende delen van het bedrijf. Dit zijn onze hoofddoelen voor onze Agency Tech Stack:

Van eenvoudige taken en amp; To-do's naar echte projectbeheersoftware

Bij het oprichten van Mintblau meer dan 6 jaar geleden, gebruikten we Basic "To Do" -apps zoals WunderList en Excel Sheets Om projectinformatie te delen en taken één tegelijk af te vinken. Het was een eenvoudige en kosteneffectieve manier voor ons om samen te werken.

Na een tijdje schakelden we over naar de Jira-server voor de meeste taken en een projectbeheer.

Maar Jira-server had drie grote nadelen voor ons:

Het was duidelijk dat het tijd was om ook naar andere oplossingen te kijken.

Dat is toen we TRELLO ontdekten en snel zijn gratis versie voor onze marketing- en ontwerpafdelingen aangenomen. Het was een goede verandering, maar het was niet perfect. Trello leek ook een beetje verwarrend voor onze externe klanten en veel keren zouden we de focus verliezen op taken. Ook, functies binnen taken bevredigen niet iedereen in het team.

In 2019 ontdekten we Udn taakmanager Net de tijd dat versie 2.0 werd vrijgegeven. We sprongen in de gratis versie en vonden het meteen geweldig. Het leek alle gaten te sluiten die we eerder in projectmanagement hadden.

Projecten op zoveel verschillende manieren kunnen weergeven ( keer bekeken ) en het aanpassen van het op basis van de gebruiker was krachtig. Na een paar weken verhuisden we naar het businessplan en keken nooit terug. Elke vrijdag / zaterdag zijn we enthousiast voor de nieuwe functies de Udn taakmanager Team geeft consequent vrij.

Krimpen van de technische stapel met één kerngereedschap

Vanaf het begin was het altijd mijn doel om de technische technische stapel zo mager mogelijk te houden.

Hoewel ik het leuk vind om nieuwe software te gebruiken en te testen, is het gewoon inefficiënt om van het ene tool naar het andere te springen in je dagelijkse werk. Ik hou van één kerngereedschap, dat werkt als de hersenen van het bedrijf en andere gereedschappen rondom, die meer gespecialiseerde taken doen. Die kernsoftware voor ons is Udn taakmanager .

Hulpmiddelen die Udn taakmanager heeft al voor ons vervangen

Gereedschap die gedeeltelijk zijn vervangen en kunnen in de toekomst volledig worden vervangen

Na gebruik Udn taakmanager Nu een volledig jaar, voelt het eigenlijk als een echt projectbeheerplatform en meer.

Voor webprojecten hebben we gemaakt Udn taakmanager Sjablonen om in seconden een nieuw project in te stellen en dan alleen de nodige aanpassing. Deze projecten worden meestal opgezet op een mapniveau, dan splitsen we projectgebieden zoals "Design", "Development" of "SEO" met lijsten. Taken en subtaken worden vervolgens ingesteld om te worden toegewezen aan teams en leden.

We verhuren ook meer en meer klanten met behulp van gastrechten voor hen om ons proces te volgen en ons feedback te geven met opmerkingen en annotaties onderweg. Dit stelde ons in staat om telefoontjes en web-meetings te verminderen met ten minste 50% in de afgelopen 12 maanden.

Andere keren kunnen we alleen klanten gedeelde uitzichten presenteren, zoals Gantt Weergave, als we niet veel feedback of gevoel hebben dat clients niet die software savvy zijn en snel worden gehad met het gebruik van nieuwe tools.

Onze favoriet Udn taakmanager Functies

Udn taakmanager Heeft een functie-zware toolset en het Dev-team blijft het toevoegen van nieuwe functies wekelijks. In feite gebruikt u nooit alle functies van een software en sommige gebruikt u de hele tijd.

Hier is een lijst met functies waar we verliefd op zijn geworden en dagelijks gebruik om ons leven gemakkelijker te maken.

Home Inbox

Dit is waar ik het grootste deel van mijn tijd doorbreng Udn taakmanager - Inbox is absoluut mijn digitale huis. Dat is waar ik in de ochtend begin en 's avonds eindigden. Het houdt me gefocust op de belangrijke taken van de dag in plaats van verloren te raken.

Reacties & amp; Chatweergaven

Commentaar is de belangrijkste kenmerken in taken. Dit is wat voornamelijk e-mail en telefoon vervangt voor onze teams en ook voor sommige van onze klanten. CHATERWIKKING MAAK HET MAAK MAAK MAAKT EN DEFELLENDE INFORMATIE OF INTERESSEERDE blogartikelen of nieuwste YouTube-video's in het team.

Slash-opdrachten

Snelle bewerkings- en contentcreatie lijken zonder je handen ooit van het toetsenbord te nemen. We gebruiken / Slash-opdrachten in taakbeschrijvingen, opmerkingen, chat en documenten de hele tijd.

Taken minimaliseren

Taken minimaliseren is goud. Klik eenvoudig op de knop Minimaliseren en houd uw meest recente en belangrijke taken in het korte bereik, ongeacht wat u doet. Dit helpt ook om de hele dag gefocust te blijven. Vooral als je van het ene project naar de volgende moet springen.

E-mails doorsturen

Dit is gemakkelijk een van de beste eigenschappen binnen Udn taakmanager en helpt ons onze e-mail inbox zeer schoon te houden. We doorsturen eenvoudig e-mails naar de bijbehorende taak en archiveren de e-mail. Genie!

Annotatie

Beelden en PDF's kunnen annoteren is extreem krachtig voor ontwerpwerk zoals website en mobiele appontwerpen. Het is zo eenvoudig om samen te werken aan een ontwerp met een klant in plaats van lange e-mails te schrijven of telefoontjes te maken.

Documenten

De DOC-functie heeft ons veel dingen die rechtsbinnen schrijven Udn taakmanager in plaats van woord of Google-documenten. Zelfs voor het schrijven van blogartikelen. Dit artikel is ook in Documenten geschreven. Het is ook erg effectief voor het creëren van intern Wiki's of richtlijnen voor werknemers.

Testen van de grenzen van een projectmanagementtool

Waarom gebruiken Udn taakmanager Alleen voor projectmanagement? Natuurlijk is het echt geweldig in dat, maar niet alle bedrijfsgerelateerde dingen maken deel uit van een project. We gebruiken Udn taakmanager Als onze kernsoftware voor bedrijfsbeheer.

Boekhouding

Vanaf begin 2021 hadden we het idee om alle kosten en inkomsten en inkomsten binnen te volgen Udn taakmanager om een ​​beter overzicht te hebben van hoe het bedrijf aan het doen is.

We hebben aangepaste velden opgezet voor belastingtarieven, uitgavencategorieën, factuuruploads en nieuwe statussen voor uitgaven en omzet in een nieuwe ruimte. We stelden ook een ander aangepast veld in voor de maand, zodat we de inzendingen per maanden kunnen groeperen om een ​​mooieroverzicht te hebben. Vervolgens hebben we een map gebouwd voor elk jaar en lijsten voor inkomsten en uitgaven.

Voor een overzicht van het hele jaar creëerden we dashboards voor elk jaar waar kosten, inkomsten en belastingcategorieën in bedragen worden weergegeven. Dit maakt het voor ons zeer gemakkelijk om maandelijkse belastingrapporten te creëren. We hebben ook enkele diagrammen gemaakt om te zien hoeveel uitgaven die we hebben in elke categorie.

Bovendien hebben we onze belastingadviseur als gast uitgenodigd, zodat ze eenvoudigweg toegang krijgen tot al onze gegevens en ermee werken.

Abonnementen & amp; andere contracten

Na het plezier hebben met behulp van Udn taakmanager Voor accounting zijn we begonnen met het maken van een lijst voor al onze uitgaven die we maandelijks, kwartaal of jaarlijks betalen, zoals abonnementen en leasecontracten.

We hebben een aangepast geldveld toegevoegd om de bedragen te zien en hebben ze samengevat onderaan de lijst. Voor zaken als leasingcontracten stellen we de vervaldatum in als de datum van de laatste betaling, en voegde vervolgens een automatisering toe om de statuswijziging te laten wijzigen in "Gereed" wanneer de contracten erop lopen, zodat ze uit de lijst verdwijnen.

Gegevensformulieren voor alles

Wanneer we webformulieren snel moeten instellen om gegevens te verzamelen en hebben we niet noodzakelijkerwijs nodig om zichtbaar te zijn op onze website waarmee we ze bouwen Udn taakmanager Formulieren. Dit komt handig voor eenvoudig gebruiksgevallen. Het mag niet echt projectgerelateerd zijn, maar Udn taakmanager kan het allemaal doen.

Social Media Calendar

Een van onze servicegebieden is om sociale mediakanalen voor klanten te beheren.

Voor grotere klanten maken we gebruik van professionele hulpmiddelen voor sociale mediabeheer, maar voor kleinere klanten die in een budget zijn, willen we graag een kalenderweergaven maken Udn taakmanager en zet alle aankomende campagnes / berichten in met aangepaste categorie-velden voor het sociale kanaal en voor het type post.

Als een klant zichtbaar is in wat wordt gepost, nodigen we ze ook uit op de kalender als gasten of sturen we ze een gedeelde link.

Het inpakken en door een pandemie komen

Zoals je kan zien, Udn taakmanager is aangetoond extreem flexibel en verbeterd het leven van ons bureau op vele manieren.

Verhuizen naar Udn taakmanager Weg voordat Covid-19 is gebeurd, heeft ons zeker veel geholpen in termen van externe werk en samenwerking. Wanneer mensen vragen hoe we het nieuwe normaal beheren, zeggen we: "Nou, niets echt veranderd voor ons", behalve dat we niet in hetzelfde gebouw zijn. Hoewel veel bedrijven moesten aanpassen en veranderen in de manier waarop hun personeel werkte, werkten we al zo eerder op die manier. Werken met Udn taakmanager heeft ons bureau supercharged! Als je geïnteresseerd bent in Udn taakmanager Consulting, training of gegevensmigratie voor u Duits sprekende onderneming, Neem hier contact met ons op!