Hvordan overbelaste et digitalt byrå - en eierens perspektiv

Udn Webber er konsernsjef Mintblau Media (Tysk for Mintblue Media), som gir rådgivning og utvikling av digitale markedsføringsopplevelser for små til mellomstore kundebedrifter. Mintblau bruker hovedsakelig. NET-baserte plattformer som DNN og NopCommerce, men også skybaserte løsninger som Hubspot og MailChimp. Mintblau er også det første tyske byrået å tilby offisieltUDN Task Managerkonsulenttjenester og bruksområderUDN Task ManagerKjernen i sin virksomhet i dag.

I dag er det lett å bli overveldet med daglige gjøremål ... spesielt når det gjelder driver en bedrift .

For digitale byråer er det ikke annerledes. Enda mer, hvis det er et mindre byrå hvor eierne er ansvarlige for en rekke ting i virksomheten.

For å opprettholde fokus som byråseiere må vi utnytte verktøy som gjør at våre liv er lettere. Derfor bygget vi en teknisk stabel for å strukturere og mestre alle våre operasjoner. I hjertet av denne teknisk stabelen er UDN Task Manager .

Starter som et digitalt byrå

Jeg husker tilbake i 2014 da vi lagde grunnlaget for vårt firma. Etter å ha jobbet i webdesign og utvikling i over 10 år, fant min medstifter og jeg oss til å samarbeide gjentatte ganger på prosjektet etter prosjektet. En dag på en biltur hjem, tenkte vi: "Hei, vi burde gjøre dette sammen og starte et byrå!" Vi har allerede hatt ferdigheter og tjenester for å skape vårt eget selskap, Mintblau.

Å komme fra A til B virker lett først. Men effektivitet avhenger av ruten du velger. Arbeider som freelancer, utvikler du dine egne systemer til du gjenkjenner at du ikke kan fortsette å gjøre det på denne måten hvis du vil skalere et lag.

Du må strukturere alt på en måte at hele laget ditt forstår uten å bli sittende fast og stille de samme gjentatte spørsmålene igjen og igjen. Selv skalering fra en til to eller tre personer gir deg et helt nytt perspektiv på hvordan du kan sette opp byrået ditt på en effektiv måte.

Innstilling av mål for en agentureteknikkstabel

For å skalere effektivt, trenger du en teknisk stabel.

Vi beholder vår tech stack liste i UDN Task Manager og revidere det med jevne mellomrom for å se om noen av verktøyene kanskje ikke er nødvendige lenger, eller kan generere for mye kostnad fordi de ikke er brukt nok.

Nå og da, nye verktøy popup og vil erstatte andre i det lange løp. Dette er hvordan UDN Task Manager banet vei inn i våre byrå liv og hjalp oss knuse våre markedsføringsmål .

Vi har aldri hatt et program som aktivt brukt i så mange forskjellige deler av virksomheten. Dette er våre hovedmål for vår Agency Tech Stack:

Fra enkle oppgaver & amp; Å-gjøre er til ekte prosjektstyringsprogramvare

Når du grunnlegger Mintblau for mer enn 6 år siden, brukte vi grunnleggende "å gjøre" apps som wunderlist og Excel-ark å dele prosjektinformasjon og merk av oppgavene en om gangen. Det var en enkel og kostnadseffektiv måte for oss å samarbeide.

Etter en stund byttet vi til JIRA Server for de fleste oppgavene og noen prosjektledelse.

Men Jira Server hadde tre store ulemper for oss:

Det var klart at det var på tide å se på andre løsninger.

Det var da vi oppdaget Trello og raskt vedtatt sin gratis versjon for våre markedsførings- og designavdelinger. Det var en god forandring, men det var ikke perfekt. Trello virket også litt forvirrende for våre eksterne kunder og mange ganger ville vi miste fokus på oppgaver. Også, funksjoner inne i oppgaver ikke tilfredsstille alle på laget.

I 2019 oppdaget vi UDN Task Manager rett rundt den tiden da versjon 2.0 ble utgitt. Vi hoppet inn i den gratis versjonen og elsket det med en gang. Det syntes å lukke alle hullene vi hadde i prosjektledelse før.

Å kunne vise prosjekter på så mange forskjellige måter ( Visninger ) og tilpasse det på en brukerbasis var kraftig. Etter noen uker flyttet vi til forretningsplanen og så aldri tilbake. Hver fredag ​​/ lørdag er vi glade for de nye funksjonene UDN Task Manager Teamet utgiver konsekvent ..

Krymper ned teknisk stabel med ett kjerneverktøy

Fra starten var det alltid mitt mål å holde agenturet Tech Stack AS Lean som mulig.

Selv om jeg elsker å bruke og teste ny programvare, er det bare ineffektivt å hoppe fra ett verktøy til et annet i ditt daglige arbeid. Jeg liker å ha ett kjerneverktøy som fungerer som hjernen i virksomheten og har andre verktøy rundt det, som gjør flere spesialiserte oppgaver. Den kjerneprogramvaren for oss er UDN Task Manager .

Verktøy som er UDN Task Manager har allerede erstattet for oss

Verktøy som er delvis erstattet og kan fullt ut erstattes i fremtiden

Etter bruk UDN Task Manager For et helt år nå føles det faktisk som en ekte prosjektledelsesplattform og mer.

For webprosjekter har vi opprettet UDN Task Manager Maler for å kunne sette opp et nytt prosjekt i sekunder og deretter bare den nødvendige tilpasningen. Disse prosjektene er vanligvis satt opp på et mappnivå, så vi delte prosjektområder som "Design", "Utvikling" eller "SEO" med lister. Deretter er oppgaver og subtasker satt opp for å bli tildelt lag og medlemmer.

Vi lar også flere og flere kunder som bruker gjesteprivilegier for at de skal følge vår prosess og gi oss tilbakemelding med kommentarer og merknader underveis. Dette tillot oss å kutte ned telefonsamtaler og weblemøter med minst 50% de siste 12 månedene.

Andre ganger kan vi bare presentere klienter delte synspunkter, som Gantt. Utsikt, hvis vi ikke trenger mye tilbakemelding eller føler at klienter ikke er den programvaren savvy og blir overveldet raskt med å bruke nye verktøy.

Vår favoritt UDN Task Manager Funksjoner

UDN Task Manager Har et funksjonelt verktøysett og Dev-teamet fortsetter å legge til nye funksjoner ukentlig. Faktisk bruker du aldri alle funksjonene i en programvare, og noen du bruker hele tiden.

Her er en liste over funksjoner som vi ble forelsket i og bruke daglig for å gjøre livet enklere.

Hjem Innboks

Det er her jeg tilbringer mesteparten av tiden min i UDN Task Manager - Innboks er definitivt mitt digitale hjem. Det er der jeg starter om morgenen og slutter om kvelden. Det holder meg fokusert på dagens viktige oppgaver i stedet for å gå seg vill.

Kommentarer & amp Chat visninger

Kommentering er den viktigste funksjonen i oppgavene. Dette er det som hovedsakelig erstatter e-post og telefon for våre lag og også for noen av våre kunder. Chat-visninger gjør det også enkelt å bytte og dele informasjon som interessante bloggartikler eller nyeste YouTube-videoer i teamet.

Slash kommandoer

Blazing rask redigering og innholdsskaping uten å ta hendene av tastaturet. Vi bruker / slash kommandoer inne i oppgavebeskrivelser, kommentarer, chat og docs hele tiden.

Minimere oppgaver

Minimere oppgaver er gull. Bare klikk på Minimer-knappen og hold de nyeste og viktige oppgavene i nært hold, uansett hva du gjør. Dette bidrar også til å holde fokus i løpet av dagen. Spesielt når du må hoppe fra ett prosjekt til det neste.

Videresending e-post

Dette er lett en av de beste funksjonene inne UDN Task Manager Og hjelper oss med å holde vår e-postinnboks veldig rent. Vi sender rett og slett e-post til den tilsvarende oppgaven og arkiver e-posten. Geni!

Merknad

Å være i stand til å annotere bilder og PDF-filer er ekstremt kraftig for designarbeid som nettside og mobilapp-design. Det er så enkelt å samarbeide på et design med en klient i stedet for å skrive lange e-poster eller ringe.

Dokumenter

DOC-funksjonen har oss å skrive mange ting rett inn UDN Task Manager i stedet for Word eller Google-dokumenter. Selv for å skrive bloggartikler. Denne artikkelen ble skrevet i docs også. Det er også veldig effektivt for å skape internt Wikis. eller retningslinjer for ansatte.

Testing av grensene til et prosjektstyringsverktøy

Hvorfor bruke UDN Task Manager Kun for prosjektledelse? Selvfølgelig er det veldig bra på det, men ikke alle forretningsrelaterte ting er en del av et prosjekt. Vi bruker UDN Task Manager Som vår kjerneprogramvare for forretningsforvaltning.

Regnskap

Fra begynnelsen av 2021 hadde vi ideen om å spore alle byråskostnader og inntekter inne UDN Task Manager å få en bedre oversikt over hvordan selskapet gjør det.

Vi konfigurerer egendefinerte felt for skattesatser, kostnadskategorier, fakturaopplastinger og nye statuser for utgifter og inntekter i en ny plass. Vi setter også opp et annet egendefinert felt for måneden, slik at vi kunne gruppere oppføringer i måneder for å få en bedre oversikt. Vi bygget deretter en mappe for hvert år og lister for inntekter og utgifter.

For en oversikt over hele året, skapte vi dashboards for hvert år hvor utgifter, inntekter og skattekategorier vises i summer. Dette gjør det veldig enkelt for oss å lage månedlige skatteapporter. Vi har også laget noen diagrammer for å se hvor mange utgifter vi har i hver kategori.

I tillegg inviterte vi vår skattekonsulent som gjest, så de kan bare få tilgang til alle våre data og jobbe med det.

Abonnementer og amp Andre kontrakter

Etter å ha det gøy å bruke UDN Task Manager For regnskap, begynte vi å lage en liste for alle våre utgifter som vi betaler på en månedlig, kvartalsvis eller årlig, som abonnementer og leasingkontrakter.

Vi har lagt til et tilpasset pengerfelt for å se beløpene og få dem til å suge nederst i listen. For ting som leasingkontrakter angir vi forfallsdato som datoen for den siste betalingen, deretter lagt til en automatisering for å få statusendringen til "Ferdig" når kontraktene går tom slik at de forsvinner fra listen.

Dataformer for noe

Når vi må raskt sette opp webskjemaer for å samle inn data, og vi trenger ikke nødvendigvis at de er synlige på nettstedet vårt, vi bygger dem med UDN Task Manager Skjemaer. Dette kommer til nytte for enkle bruksområder. Det må egentlig ikke være prosjektrelatert, men UDN Task Manager kan gjøre alt.

Social Media Calendar.

Et av våre serviceområder er å administrere sosiale medier for kunder.

For større kunder bruker vi profesjonelle verktøy for sosiale medier, men for mindre klienter som er på et budsjett, liker vi å skape kalenderutsikt i UDN Task Manager og sett opp alle kommende kampanjer / innlegg med egendefinerte kategori felt for den sosiale kanalen og for type post.

Hvis en klient ønsker synlighet i det som blir lagt ut, inviterer vi dem også til kalenderen som gjester eller sender dem en felles lenke.

Innpakning opp og komme gjennom en pandemi

Som du kan se, UDN Task Manager har vist seg å være ekstremt fleksibel og forbedret vårt byrås liv på mange måter.

Flytter til UDN Task Manager vei før Covid-19 skjedde, har definitivt hjulpet oss mye når det gjelder eksternt arbeid og samarbeid. Når folk spør hvordan vi styrer den nye normale, sier vi "Vel, ingenting endret seg for oss", bortsett fra at vi ikke er i samme bygning. Mens mange selskaper måtte tilpasse seg og endre måten deres ansatte jobbet, jobbet vi allerede på den måten før. Jobber med UDN Task Manager Har supercharged vårt byrå! Hvis du er interessert i UDN Task Manager Rådgivning, opplæring eller dataoverføring for deg tysktalende selskap, Ta kontakt med oss her!