ऑप्टिमाइज़ेशन को संसाधित करने के लिए अंतिम गाइड
क्या अच्छा बनाता हैप्रोजेक्ट मैनेजर? जवाब कोई ऐसा व्यक्ति नहीं है जो एक आदर्श समाधान के साथ आता है और फिर कुछ नया चलता है। वास्तव में, सबसे अच्छापरियोजनाप्रबंधक लगातार अपने मौजूदा व्यावसायिक वर्कफ़्लो को बेहतर बनाने और निरंतर सुधार और प्रक्रिया अनुकूलन की संस्कृति बनाने का प्रयास करेगा।
जैसा कि हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू इंगित करता है, के क्षेत्र मेंपरियोजना प्रबंधनबहुत देखा हैसुधार पहलपिछले 20 वर्षों में। इनमें परिचय शामिल हैपरियोजना प्रबंधन पद्धतियांजैसे कि चुस्त, दुबला, औरसिक्स सिग्मा । चुस्त परियोजना प्रबंधनएक उत्कृष्ट उदाहरण है कि एक और लचीली काम करने की शैली के अनुरूप एक प्रक्रिया कैसे समायोजित की जा सकती है। वैकल्पिक दृष्टिकोण का लाभ उठाने और लेने की इच्छा प्रभावी अनुकूलन के लिए महत्वपूर्ण है।
तो वास्तव में अनुकूलन क्या है, यह कैसे किया जाता है, और यह क्यों आवश्यक हैबिजनेस प्रक्रिया प्रबंधन? ऑप्टिमाइज़ेशन को संसाधित करने के लिए आपकी अंतिम गाइड यहां दी गई है।
अनुकूलन की परिभाषा क्या है?
अनुकूलन का अर्थ है किसी स्थिति या आपके लिए उपलब्ध संसाधनों का सबसे अच्छा बनाना। जब आप कुछ अनुकूलित करते हैं, तो आप अपनी क्षमता को अधिकतम करने और इसे यथासंभव उपयोगी बनाना चाहते हैं।
अनुकूलन का एक रोजमर्रा का उदाहरण एक बिक्री प्रतिनिधि हो सकता हैयोजनाएक महत्वपूर्ण ग्राहक से मिलने के लिए एक विदेशी यात्रा। छोड़ने से पहले, वे एक ही यात्रा पर अन्य ग्राहकों के साथ मिलने की व्यवस्था कर सकते थे, या यहां तक कि क्षेत्र में नई बिक्री की ओर अनुसंधान भी कर सकते थे। इसका मतलब है कि वे अपना अधिकांश समय बना रहे हैं। यह कंपनी के खर्च को भी कम कर देता है, जिसमें विमान किराया, आवास और भोजन लागत शामिल हो सकती है।
तो आप बिजनेस प्रोसेस मैनेजमेंट के मामले में अनुकूलन को कैसे परिभाषित करते हैं? इस अभ्यास को प्रक्रिया अनुकूलन के रूप में जाना जाता है। प्रक्रिया अनुकूलन एक ऐसा अभ्यास है जिसका उद्देश्य एक परियोजना प्रक्रिया के भीतर संचालन को व्यवस्थित करना, संसाधन उपयोग को अधिकतम करना और समग्र आउटपुट में सुधार करना है। यह व्यवसाय निर्णय लेने का एक महत्वपूर्ण तत्व है और इसका उपयोग कई अलग-अलग में किया जाता हैपरियोजना प्रबंधनक्षेत्र।
प्रक्रियाओं को अनुकूलित क्यों करें?
कई प्रक्रियाओं का प्रबंधन करते समय, अनुकूलन महत्वपूर्ण है। हर का ट्रैक रखना मुश्किल हो सकता हैव्यापार प्रक्रिया, जो ठीक यही है कि अनुकूलन इतना महत्वपूर्ण है। यह गारंटी देता है कि प्रत्येक व्यक्ति अपनी पूरी क्षमता के लिए काम कर रहा है।
प्रक्रिया अनुकूलन भी एक अभिन्न अंग हैचुस्त परियोजना प्रबंधन। सॉफ्टवेयर विकास प्रक्रिया के लिए एक पुनरावृत्ति दृष्टिकोण की आवश्यकता होती है, जिससे चरणों को दोहराया जाता है और लगातार बदलाव किए जाते हैं। एक उदाहरण एक वीडियो गेम डेवलपमेंट टीम हो सकता है जो नियमित रूप से तैनात करता हैकंप्यूटर प्रोग्राम या प्रणाली में बग को दूर करना। यह सुनिश्चित करता है किसॉफ्टवेयर उत्पादलॉन्च होने से पहले पूरी तरह से तैयार है।
जब आप अनुकूलित करते हैंपरियोजना प्रबंधन प्रक्रियाएं, आप कई लाभों की संभावना बढ़ रहे हैं। इसमें शामिल है:
प्रक्रिया अनुकूलन की चुनौतियां क्या हैं?
अनुकूलन को संसाधित करने के लिए बहुत सारी बाधाएं हैं।
एक बड़ी चुनौती यह है कि यह संसाधन-गहन हो सकता है। मुख्य प्रक्रिया अनुकूलन तकनीकों के पास कई कदम हैं जिन्हें लागू करने की आवश्यकता है, डेटा विश्लेषण, समय और प्रयास की आवश्यकता है। हालांकि, जैसा ऊपर बताया गया है, प्रक्रिया अनुकूलन के समग्र लक्ष्यों में से एक परियोजना संसाधनों का अधिकतर हिस्सा बनाना है। इसलिए, यह तर्क दिया जा सकता है कि यदि टीम के सदस्य अब प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए कुछ प्रयास करते हैं, तो वे लंबे समय तक बहुत अधिक समय बचाएंगे।
प्रक्रिया अनुकूलन के साथ एक और चुनौती यह है कि कुछ टीम के सदस्य बदलने के लिए अनिच्छुक हो सकते हैं। लोगों को अपने दैनिक प्रथाओं को बदलने के लिए मनाने में मुश्किल हो सकती है, खासकर यदि उनके पास कोई स्पष्ट नुकसान नहीं है। कर्मचारी पुशबैक के अलावा, एक समय की अवधि भी होगी जहां लोग चीजों को करने के नए तरीके से अनुकूल हैं। यहां कुंजी परियोजना प्रबंधकों के लिए टीम के साथ अपनी दृष्टि साझा करने के लिए है, जिससे सभी को बोर्ड पर सभी को प्राप्त करने के लिए प्रक्रिया अनुकूलन के असंख्य फायदे को हाइलाइट किया गया है।
अंत में, सावधान रहने के लिए एक और नुकसान है: अनुकूलन के लिए प्रक्रियाओं को अनुकूलित करना। हालांकि सुधार के लिए क्षेत्रों की पहचान करना महत्वपूर्ण है और नई उपलब्धियों के लिए प्रयास करना महत्वपूर्ण है, एक बीमार कल्पना की गई प्रक्रिया अनुकूलन योजना के कारण संभावित विघटन एक व्यवसाय के लिए अत्यधिक हानिकारक हो सकता है। किसी भी प्रकार की प्रक्रिया अनुकूलन को लागू करने से पहले परियोजना प्रबंधकों को व्यापक शोध करना चाहिए और आश्वस्त होना चाहिए कि बेहतर परिणाम के लिए मजबूत क्षमता है। अन्यथा, पुराने नियम का पालन करना बेहतर हो सकता है: "यदि यह टूटा नहीं है, तो इसे ठीक न करें।"
प्रक्रिया अनुकूलन विधियों और तकनीकों
शुरू करने के लिए आप कई प्रक्रिया अनुकूलन तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं। यहां तीन उदाहरण दिए गए हैं:
प्रक्रिया खनन: यह डेटा विज्ञान दृष्टिकोण के साथ तकनीकों का एक समूह है। एक कंपनी में टीम के सदस्य क्या कर रहे हैं और उन्हें पूरा करने के लिए क्या कदम उठाने के लिए इवेंट लॉग से डेटा लिया जाता है।टास्क। इस डेटा को तब अंतर्दृष्टि में बदल दिया जा सकता है, परियोजना प्रबंधकों को किसी भी रोडब्लॉक को खोजने और अपनी प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने में मदद कर सकता है।
डेमिक: डीएमएआईसी प्रक्रियाओं में सुधार के लिए छह सिग्मा में उपयोग की जाने वाली एक डेटा-केंद्रित विधि है। यह परिभाषित, माप, विश्लेषण, सुधार और नियंत्रण के लिए खड़ा है। ये पांच चरण एक चक्र बनाने के लिए गठबंधन करते हैं। सबसे पहले, ग्राहकों को परिभाषित किया गया है। फिर, प्रदर्शन मापा जाता है, और डेटा का विश्लेषण किया जाता है। अंत में, यह सुनिश्चित करने के लिए सुधार और नियंत्रित होते हैं कि प्रक्रिया इष्टतम स्थिति में बनी हुई है।
पीडीएसए: पीडीएसए योजना, डीओ, अध्ययन, अधिनियम के लिए एक संक्षिप्त शब्द है। यह गुणवत्ता को बेहतर बनाने और व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अनुकूलित करने के लिए चार चरण चक्रीय मॉडल का उपयोग करता है। प्रोजेक्ट मैनेजर मैप करके शुरू करेंगे कि वे क्या उपलब्धियां हासिल करना चाहते हैं। इसके बाद, वे एक छोटे पैमाने पर प्रस्तावित परिवर्तनों का परीक्षण करेंगे। इसके बाद, वे परिणामों का अध्ययन करेंगे और यह निर्धारित करेंगे कि ये परिवर्तन प्रभावी थे या नहीं। यदि ऐसा है, तो वे पूरी व्यावसायिक प्रक्रिया में परिवर्तनों को लागू करेंगे।
एक परियोजना प्रबंधक के लिए यह निर्णय लेने से पहले कि कौन सा सबसे अधिक अनुकूल है, यह तय करने से पहले विभिन्न प्रक्रिया अनुकूलन विधियों का शोध करने के लिए कुछ समय लेने के लिए अच्छा अभ्यास है।
प्रक्रिया अनुकूलन का प्रभार कौन लेना चाहिए?
प्रक्रिया अनुकूलन शुरू करने के लिए एक परियोजना प्रबंधक जिम्मेदार है। यह उनका काम हैपरियोजना प्रक्रियाओं को परिभाषित करेंबनाने से पहलेरोडमैपक्या अनुकूलित करने की आवश्यकता है। फिर वे अपनी योजना को कार्रवाई में रखेंगे और यह सुनिश्चित करने के लिए निगरानी करेंगे कि यह अपने लक्ष्यों को प्राप्त करता है।
हालांकि, प्रक्रिया अनुकूलन के लिए सबसे अच्छी योजना सुनिश्चित करने के लिए, एक परियोजना प्रबंधक को अपने निर्णय लेने में उनकी सहायता के लिए महत्वपूर्ण हितधारकों से परामर्श करने की आवश्यकता होती है। इन हितधारकों में मुख्य संचालन अधिकारी, लाइन मैनेजर, या अन्य वरिष्ठ अधिकारियों को शामिल किया जा सकता है। यह सुनिश्चित करना है कि प्रक्रिया अनुकूलन योजना प्रासंगिक विभाग के लिए उपयुक्त होगी। उदाहरण के लिए, अनुकूलित करने की कोशिश में कोई समझ नहीं हैएचआर प्रक्रियाएंउस व्यक्ति से मूल्यवान इनपुट के बिना जो उन्हें सबसे अच्छा समझता है: एचआर प्रबंधक।
कैसे इस्तेमाल करेयूडीएन कार्य प्रबंधकप्रक्रिया अनुकूलन सॉफ्टवेयर के रूप में
उपयोग में आसान के लिए देख रहे हैंव्यापार प्रक्रिया प्रबंधन उपकरण ? यूडीएन कार्य प्रबंधकपरियोजना प्रबंधकों के लिए आदर्श विकल्प है जो एक बहुमुखी मंच चाहते हैं जो टीमों को अपना सर्वश्रेष्ठ काम करने में सक्षम बनाता है।यूडीएन कार्य प्रबंधक'एसकार्य प्रबंधन सॉफ्टवेयरऐसी कई विशेषताएं हैं जो आपकी प्रक्रियाओं को प्रभावी ढंग से अनुकूलित करने में आपकी सहायता कर सकती हैं।
यहां उनका उपयोग कैसे करें:
एक टूर लें का यूडीएन कार्य प्रबंधकके व्यापार प्रक्रिया प्रबंधन उपकरण और एक के लिए साइन अप करेंमुफ्त दो सप्ताह का परीक्षणयह पता लगाने के लिए कि आप अपनी प्रक्रिया अनुकूलन योजनाओं को कैसे किकस्ट कर सकते हैं। अनुकूलन अनुकूलन
