Najlepszy przewodnik po optymalizacji procesu

Co robi dobrzemenadżer projektu? Odpowiedź nie jest ktoś, kto pojawia się jednym doskonałym rozwiązaniem, a następnie przenosi się do czegoś nowego. W rzeczywistości najlepszyprojektMenedżer konsekwentnie dąży do poprawy istniejących przepływów pracy biznesowych i stworzy kulturę ciągłego doskonalenia i optymalizacji procesu.

Jak podkreśla Harvard Business Business, boiskoZarządzanie projektamiwidział mnóstwoInicjatywy ulepszeniaw ciągu ostatnich 20 lat. Obejmują one wprowadzenieMetodologie zarządzania projektamitakie jak zwinne, chude iSześć Sigma. . Zarządzanie projektami zwinnymiJest doskonałym przykładem sposobu dostosowania procesu, aby dopasować się do bardziej elastycznego stylu roboczego. Ta gotowość do adaptacji i wykorzystania alternatywnych podejść jest kluczem do optymalizacji efektywnej.

Co dokładnie jest optymalizacja, jak się skończy, i dlaczego jest to niezbędneZarządzanie procesami biznesowymi? Oto twój ostateczny przewodnik po optymalizacji procesu.

Jaka jest definicja optymalizacji?

Optymalizacja oznacza, że ​​najlepsze z sytuacji lub dostępnych zasobów. Kiedy coś zoptymalizujesz, starasz się zmaksymalizować jego potencjał i uczynić go jako przydatnym, jak to możliwe.

Codzienny przykład optymalizacji może być przedstawicielem handlowymplanowaniezagraniczna podróż, aby spotkać się z ważnym klientem. Przed wyjazdem mogą zorganizować spotkanie z innymi klientami na tej samej podróży, a nawet badania nowej sprzedaży prowadzi w okolicy. Oznacza to, że pełnią ich własny czas. Zmniejsza również wydatki Spółki, które mogą obejmować koszty lotnicze, zakwaterowanie i koszty posiłków.

Jak więc definiujesz optymalizację pod względem zarządzania procesami biznesowymi? Ta praktyka jest znana jako optymalizacja procesu. Optymalizacja procesu to ćwiczenie, które ma na celu usprawnienie operacji w procesie projektu, maksymalizując wykorzystanie zasobów i poprawę ogólnego wyjścia. Jest to znaczący element podejmowania decyzji biznesowych i jest używany w wielu różnychZarządzanie projektamiobszary.

Dlaczego optymalizuje procesy?

Podczas zarządzania wieloma procesami optymalizacja jest niezbędna. Może być trudny do śledzenia każdegoproces biznesowy, który jest dokładnie dlaczego optymalizacja jest tak ważna. Gwarantuje, że każdy pracuje nad pełnym potencjałem.

Optymalizacja procesu jest również integralną częściąZarządzanie projektami zwinnymi. Proces tworzenia oprogramowania wymaga podejścia iteracyjnego, dzięki czemu kroki są powtarzane i wykonane są spójne poprawki. Jednym z przykładów może być zespołem rozwoju gry wideo, które regularnie wdrażapoprawki błędów.. To zapewnia, żeProdukt oprogramowaniajest w pełni gotowy, zanim zostanie uruchomiony.

Kiedy optymalizujeszProcesy zarządzania projektami, zwiększasz prawdopodobieństwo wielu korzyści. Obejmują one:

Jakie są wyzwania optymalizacji procesów?

Istnieje wiele przeszkód do optymalizacji przetwarzania.

Jednym z głównych wyzwań jest to, że może być intensywny zasobów. Główne techniki optymalizacji procesu mają wiele kroków, które należy wdrożyć, wymagając analizy danych, czasu i wysiłku. Jednak, jak wspomniano powyżej, jednym z ogólnych celów optymalizacji procesu jest jak najlepiej wykorzystać zasoby projektu. Dlatego można argumentować, że jeśli członkowie zespołu poświęcają pewne wysiłki, aby optymalizować procesy teraz, oszczędzą dużo więcej czasu na dłuższą metę.

Kolejnym wyzwaniem z optymalizacją procesu jest to, że niektórzy członkowie zespołu mogą być niechętni do zmiany. Może być trudno przekonać ludzi do zmiany swoich dziennych praktyk, zwłaszcza jeśli nie ma im widocznych wad. Oprócz pushback pracowników, będzie również okres ząbkowania, w którym ludzie dostosowują się do nowego sposobu robienia rzeczy. Kluczem jest dla menedżerów projektu, aby podzielić się swoją wizją z zespołem wcześnie, podkreślając niezliczone zalety optymalizacji procesu, aby uzyskać wszystkich na pokładzie.

Wreszcie jest inny pułapka, która jest ostrożna: optymalizacja procesów na rzecz optymalizacji. Chociaż ważne jest, aby zidentyfikować obszary do poprawy i dążenia do nowych osiągnięć, potencjalne zakłócenia spowodowane przez źle pomyślany plan optymalizacji procesu może być bardzo szkodliwy dla firmy. Zarządzający projektami powinni przeprowadzić obszerne badania przed wdrożeniem wszelkiego rodzaju optymalizacji procesu i być pewnym, że istnieje silny potencjał ulepszonego wyniku. W przeciwnym razie może być lepiej podążać za starą zasadą: "jeśli nie jest złamana, nie naprawiaj tego".

Metody i techniki optymalizacji procesów

Istnieje wiele technik optymalizacji procesów, których możesz użyć, aby rozpocząć. Oto trzy przykłady:

Górnictwo procesowe: Jest to grupa technik z podejściem do nauki danych. Dane są pobierane z dzienników zdarzeń, aby przeanalizować, co członkowie zespołu robią w firmie i jakie kroki biorą do ukończeniazadanie. Dane te można następnie przekształcić w spostrzeżenia, pomagając menedżerom projektu, aby dostrzec dowolne blooks i zoptymalizować ich procesy.

DMAIC.: DMAIC jest metodą skoncentrowaną na danych stosowaną w sześciu sigmie, aby poprawić procesy. Stosuje się do zdefiniowania, pomiaru, analizy, poprawy i kontroli. Te pięć etapów łączą się z cyklem. Po pierwsze, jesteś zdefiniowani klienci. Następnie mierzono wydajność, a dane są analizowane. Wreszcie wdrażane są ulepszenia i kontrolowane, aby zapewnić, że proces pozostaje w optymalnym stanie.

PDSA.: PDSA jest akronimem planu, wykonania, studiów, ustawy. Wykorzystuje czterostopniowy model cykliczny w celu poprawy jakości i optymalizacji procesów biznesowych. Menedżerowie projektu rozpoczną się od mapowania, jakie osiągnięcia chcą osiągnąć. Następnie przetestują proponowane zmiany na małą skalę. Po tym, będą badać wyniki i określą, czy te zmiany były skuteczne. Jeśli tak, będą wdrażać zmiany w całym procesie biznesowym.

Dobrą praktyką dla kierownika projektu zajmuje trochę czasu na badania różnych metod optymalizacji procesów przed podjęciem decyzji, który jest najbardziej odpowiedni do ich działalności.

Kto powinien przejąć optymalizację procesu?

Kierownik projektu jest odpowiedzialny za inicjowanie optymalizacji procesu. To ich pracaZdefiniuj procesy projektu.przed wykonaniem A.Mapa drogowatego, co należy zoptymalizować. Następnie umieścią swój plan w działaniu i monitorować go, aby zapewnić jego cele.

Jednak w celu zapewnienia najlepszego planu optymalizacji procesu, kierownik projektu musi skonsultować się z krytycznych interesariuszami, aby pomóc im w podejmowaniu decyzji. Interesariusze te mogą obejmować główny oficer operacji, menedżera linii lub innych kierownictwa starszych. Ma to na celu zapewnienie, że plan optymalizacji procesu będzie odpowiedni dla odpowiedniego działu. Na przykład nie ma sensu, próbując zoptymalizowaćProcesy HR.Bez cennego wejścia od osoby, która najbardziej je rozumie: Menedżer HR.

Jak używaćMenedżer zadań UDN.jako oprogramowanie optymalizacji procesu

Szukasz łatwego w użyciuNarzędzia do zarządzania procesami biznesowymi ? Menedżer zadań UDN.Jest idealną opcją dla kierowników projektów, którzy chcą wszechstronnej platformy, która umożliwia drużynom wykonanie najlepszej pracy.Menedżer zadań UDN. 's Oprogramowanie do zarządzania pracąMa wiele funkcji, które mogą pomóc efektywnie zoptymalizować procesy.

Oto jak ich używać:

Wziąć trasę z Menedżer zadań UDN.Narzędzia do zarządzania procesami biznesowymi i zarejestruj sięBezpłatny dwusektygodniowy procesAby dowiedzieć się, w jaki sposób możesz rozpocząć optymalizację procesu. Optymalizacja