Den ultimata guiden för att bearbeta optimering

Vad gör en braprojektledare? Svaret är inte någon som kommer med en perfekt lösning och flyttar sedan till något nytt. Faktum är det bästaprojektChef kommer konsekvent att sträva efter att förbättra sina befintliga arbetsflöden och skapa en kultur med kontinuerlig förbättring och processoptimering.

Som Harvard Business Review påpekar, fältet avprojektledninghar sett gott omFörbättringsinitiativunder de senaste 20 åren. Dessa inkluderar introduktionen avProjektledningsmetodersom smidig, mager ochSex Sigma . Agile Project Managementär ett utmärkt exempel på hur en process kan anpassas för att passa en mer flexibel arbetsstil. Denna vilja att anpassa och utnyttja alternativa tillvägagångssätt är nyckeln till effektiv optimering.

Så vad exakt är optimering, hur är det gjort, och varför är det viktigt förAffärsprocessledning? Här är din ultimata guide till processoptimering.

Vad är definitionen av optimering?

Optimering innebär att det är bäst av en situation eller de resurser som är tillgängliga för dig. När du optimerar något, syftar du till att maximera dess potential och göra det så användbart som möjligt.

Ett vardagligt exempel på optimering kan vara en försäljningsrepresentantplaneraEn utomeuropeisk resa för att träffas med en viktig kund. Innan de lämnar, skulle de kunna ordna att träffas med andra kunder på samma resa, eller till och med undersöka nya försäljningsledningar i området. Det betyder att de gör det mesta av sin egen tid. Det minskar också bolagets utgifter, som kan omfatta flygbolag, boende och måltidskostnader.

Så hur definierar du optimering när det gäller affärsprocesshantering? Denna praxis är känd som processoptimering. Processoptimering är en övning som syftar till att effektivisera verksamheten inom en projektprocess, maximera resursanvändning och förbättra den totala produktionen. Det är ett betydande element av affärsbeslutsskapande och används i många olikaprojektledningområden.

Varför optimera processer?

Vid hantering av flera processer är optimering avgörande. Det kan vara svårt att hålla reda på varjeaffärsprocess, vilket är exakt varför optimering är så viktig. Det garanterar att var och en arbetar med sin fulla potential.

Processoptimering är också en integrerad del avAgile Project Management. Programutvecklingsprocessen kräver ett iterativt tillvägagångssätt, varigenom steg upprepas och konsekventa tweaks görs. Ett exempel kan vara ett videospelutvecklingsteam som regelbundet deployerarBug fixar. Detta säkerställer attProgramvaruproduktär helt klar innan den lanseras.

När du optimerarProjektledningsprocesser, du ökar sannolikheten för en mängd fördelar. Dessa inkluderar:

Vilka är utmaningarna för processoptimeringar?

Det finns gott om hinder för processoptimering.

En stor utmaning är att det kan vara resursintensiv. Huvudprocessoptimeringsteknikerna har många steg som måste genomföras, vilket kräver dataanalys, tid och ansträngning. Men som nämnts ovan är ett av de övergripande målen för processoptimering att få ut det mesta av projektresurserna. Därför kan det hävdas att om lagmedlemmar ägnar sig åt att optimera processer nu, kommer de att spara mycket mer tid på lång sikt.

En annan utmaning med processoptimering är att vissa lagmedlemmar kan vara ovilliga att förändras. Det kan vara svårt att övertyga människor om att ändra sina dagliga metoder, speciellt om det inte finns några uppenbara nackdelar med dem. Förutom medarbetarnas pushback kommer det också att finnas en tandvårdsperiod där människor anpassar sig till det nya sättet att göra saker. Nyckeln här är att projektledare ska dela sin vision med laget tidigt, vilket framhäver de myriade fördelarna med processoptimering för att få alla ombord.

Slutligen finns det en annan fallgrop att vara försiktig med: optimering av processer för optimeringens skull. Även om det är viktigt att identifiera områden för förbättring och sträva efter nya prestationer, kan den potentiella störningar som orsakas av en otrolig processoptimeringsplan vara mycket skadlig för ett företag. Projektledare bör genomföra omfattande forskning innan du genomför någon form av processoptimering och vara övertygad om att det finns en stark potential för ett förbättrat resultat. Annars kan det vara bättre att följa den gamla regeln om: "Om det inte är brutet, fixa inte det."

Processoptimeringsmetoder och tekniker

Det finns många processoptimeringstekniker som du kan använda för att komma igång. Här är tre exempel:

Processbrytning: Detta är en grupp av tekniker med en datavetenskapsmetod. Data tas från händelseloggar för att analysera vilka lagmedlemmar som gör i ett företag och vilka steg de tar för att slutföra enuppgift. Dessa data kan sedan omvandlas till insikter, vilket hjälper projektledare att upptäcka alla vägvaror och optimera sina processer.

Dmaisk: DMAIC är en datafokuserad metod som används i Six Sigma för att förbättra processerna. Det står för att definiera, mäta, analysera, förbättra och kontrollera. Dessa fem steg kombinerar för att bilda en cykel. För det första definieras kunderna. Därefter mäts prestanda, och data analyseras. Slutligen implementeras förbättringar och kontrolleras för att säkerställa att processen förblir i optimalt skick.

Pdsa: PDSA är en akronym för plan, gör, studie, handling. Den använder en cyklisk modell för fyra steg för att förbättra kvaliteten och optimera affärsprocesser. Projektledare börjar med att kartlägga vilka prestationer de vill uppnå. Därefter kommer de att testa föreslagna förändringar i liten skala. Därefter kommer de att studera resultaten och avgöra om dessa förändringar var effektiva. Om så är fallet kommer de att genomföra förändringarna över hela affärsprocessen.

Det är bra för en projektledare att ta lite tid att undersöka olika processoptimeringsmetoder innan de bestämmer vilken som är mest lämpad för sin verksamhet.

Vem ska ta hand om processoptimering?

En projektledare ansvarar för att initiera processoptimering. Det är deras jobb attDefiniera projektprocesserinnan du gör enfärdplanav vad som behöver optimeras. De kommer då att lägga sin plan i aktion och övervaka den för att säkerställa att den uppnår sina mål.

Men för att säkerställa den bästa planen för processoptimering måste en projektledare konsultera kritiska intressenter för att hjälpa dem i sitt beslutsfattande. Dessa intressenter kan innefatta chefsansvarig, linjechef eller andra ledande befattningshavare. Detta är för att säkerställa att processoptimeringsplanen är lämplig för den aktuella avdelningen. Till exempel är det ingen mening att försöka optimeraHR-processerUtan värdefull ingång från den person som förstår dem bäst: HR-chefen.

Hur man använderUDN Task ManagerSom processoptimeringsprogramvara

Letar du efter lättanvändBusiness Process Management Tools ? UDN Task Managerär det perfekta alternativet för projektledare som vill ha en mångsidig plattform som gör det möjligt för lag att göra sitt bästa arbete.UDN Task Manager S ArbetshanteringsprogramvaraHar gott om funktioner som kan hjälpa dig att optimera dina processer effektivt.

Så här använder du dem:

Ta en tur av UDN Task ManagerVerktyg för affärsprocesshantering och registrera sig för aGratis två veckors försökFör att ta reda på hur du kan kickstart dina processoptimeringsplaner. Definoptimering