Den ultimate veiledningen for å behandle optimalisering

Hva gjør en god prosjektleder ? Svaret er ikke noen som kommer opp med en perfekt løsning og beveger seg på noe nytt. Faktisk, det beste prosjekt Manager vil konsekvent streve for å forbedre sine eksisterende forretningsmessige arbeidsflyter og skape en kultur med kontinuerlig forbedring og prosessoptimalisering.

Som Harvard Business Review peker ut, feltet av prosjektledelse har sett mye av Forbedringsinitiativer[1. 3]i løpet av de siste 20 årene. Disse inkluderer introduksjonen av Prosjektledelsesmetoder som Agile, Lean, og Six Sigma[1. 3] . Agile prosjektledelse er et utmerket eksempel på hvordan en prosess kan justeres for å passe til en mer fleksibel arbeidsstil. Denne viljen til å tilpasse seg og dra nytte av alternative tilnærminger er nøkkelen til effektiv optimalisering.

Så hva er akkurat optimalisering, hvordan er det gjort, og hvorfor er det viktig for Forretningsprosessadministrasjon[1. 3]? Her er din ultimate guide til å behandle optimalisering.

Hva er definisjonen av optimalisering?

Optimalisering betyr å gjøre det beste ut av en situasjon eller ressursene som er tilgjengelige for deg. Når du optimaliserer noe, tar du sikte på å maksimere sitt potensial og gjøre det så nyttig som mulig.

Et hverdagseksempel på optimalisering kan være en salgsrepresentant planlegger[1. 3]en oversjøisk tur for å møte en viktig klient. Før de forlater, kan de ordne å møte andre kunder på samme tur, eller til og med undersøke nye salgsledninger i området. Dette betyr at de får mest mulig ut av sin egen tid. Det reduserer også selskapets utgifter, som kan inkludere flybillett, overnatting og måltidskostnader.

Så hvordan definerer du optimalisering når det gjelder forretningsprosessstyring? Denne praksisen er kjent som prosessoptimalisering. Prosessoptimalisering er en øvelse som tar sikte på å effektivisere operasjonene i en prosjektprosess, maksimere ressursbruk og forbedre den generelle produksjonen. Det er et betydelig element i forretningsbeslutningen og brukes i mange forskjellige prosjektledelse områder.

Hvorfor optimalisere prosessene?

Når du styrer flere prosesser, er optimalisering viktig. Det kan være vanskelig å holde styr på hver Forretningsprosess[1. 3], som er nettopp hvorfor optimalisering er så viktig. Det garanterer at hver enkelt jobber med sitt fulle potensiale.

Prosessoptimalisering er også en integrert del av Agile prosjektledelse . Programvareutviklingsprosessen krever en iterativ tilnærming, hvor trinnene gjentas og konsekvente tweaks er laget. Et eksempel kan være et videospillutviklingsteam som regelmessig deployer feilrettinger[1. 3]. Dette sikrer at Programvareprodukt[1. 3]er fullt klar før den lanseres.

Når du optimaliserer Prosjektstyringsprosesser , Du øker sannsynligheten for en rekke fordeler. Disse inkluderer:

Hva er utfordringene med å behandle optimaliseringer?

Det er mange hindringer for å behandle optimalisering.

En stor utfordring er at det kan være ressurskrevende. De viktigste prosessoptimaliseringsteknikkene har mange skritt som må implementeres, og krever dataanalyse, tid og krefter. Imidlertid, som nevnt ovenfor, er et av de generelle målene for prosessoptimalisering å få mest mulig ut av prosjektressursene. Derfor kan det hevdes at hvis lagmedlemmer bruker noe for å optimalisere prosessene nå, vil de spare mye mer tid i det lange løp.

En annen utfordring med prosessoptimalisering er at noen lagmedlemmer kan være motvillige til å forandre seg. Det kan være vanskelig å overbevise folk om å endre sin daglige praksis, spesielt hvis det ikke er noen tilsynelatende ulemper for dem. I tillegg til bruk av medarbeider, vil det også være en teething-periode hvor folk tilpasser seg den nye måten å gjøre ting på. Nøkkelen her er at prosjektledere kan dele sin visjon med teamet tidlig, og fremheve de myriade fordelene med prosessoptimalisering for å få alle ombord.

Endelig er det en annen fallgruve å være skeptisk til: optimalisering av prosesser for optimaliseringens skyld. Selv om det er viktig å identifisere områder for forbedring og streve for nye prestasjoner, kan potensielle forstyrrelser forårsaket av en dårlig oppfattet prosessoptimaliseringsplan være svært skadelig for en bedrift. Prosjektledere bør gjennomføre omfattende forskning før man implementerer noen form for prosessoptimalisering og være sikker på at det er sterkt potensial for et bedre utfall. Ellers kan det være bedre å følge den gamle regelen av: "Hvis det ikke er bra, ikke fikse det."

Prosessoptimaliseringsmetoder og teknikker

Det er mange prosessoptimaliseringsteknikker du kan bruke til å komme i gang. Her er tre eksempler:

Behandle gruvedrift[1. 3]: Dette er en gruppe teknikker med en datavitenskap tilnærming. Data er hentet fra hendelseslogger for å analysere hvilke lagmedlemmer som gjør i et selskap og hvilke trinn de tar for å fullføre en oppgave[1. 3]. Disse dataene kan da bli omgjort til innsikt, og hjelper prosjektledere til å oppdage eventuelle veibeskytter og optimalisere prosessene sine.

DMAIC.[1. 3]: DMAIC er en data-fokusert metode som brukes i Six Sigma for å forbedre prosessene. Det står for å definere, måle, analysere, forbedre og kontrollere. Disse fem stadiene kombinerer for å danne en syklus. Først er kundene definert. Deretter måles ytelsen, og dataene analyseres. Endelig er forbedringer implementert og kontrollert for å sikre at prosessen forblir i optimal tilstand.

PDSA.[1. 3]: PDSA er et akronym for plan, gjør, studere, handle. Den bruker en fire-trinns syklisk modell for å forbedre kvaliteten og optimalisere forretningsprosessene. Prosjektledere vil begynne med å kartlegge hvilke prestasjoner de ønsker å oppnå. Deretter vil de teste foreslåtte endringer i liten skala. Etter dette vil de studere resultatene og avgjøre om disse endringene var effektive. I så fall vil de implementere endringene i hele forretningsprosessen.

Det er god praksis for en prosjektleder å ta litt tid til å undersøke ulike prosessoptimaliseringsmetoder før de bestemmer hvilken som passer best for sin virksomhet.

Hvem skal ta ansvar for prosessoptimalisering?

En prosjektleder er ansvarlig for å initiere prosessoptimalisering. Det er deres jobb å Definer prosjektprosesser[1. 3]før du gjør A. veikart[1. 3]av hva som må optimaliseres. De vil da sette sin plan i aksjon og overvåke den for å sikre at den oppnår målene sine.

For å sikre den beste planen for prosessoptimalisering, må imidlertid en prosjektleder konsultere kritiske interessenter for å hjelpe dem i beslutningsprosessen. Disse interessentene kan inkludere sjefsoperatøren, linjeleder eller andre ledende ansatte. Dette er for å sikre at prosessoptimaliseringsplanen vil være egnet for den aktuelle avdelingen. For eksempel er det ingen mening å prøve å optimalisere HR-prosesser[1. 3]Uten verdifull inngang fra personen som forstår dem best: HR-lederen.

Hvordan å bruke UDN Task Manager Som prosessoptimaliseringsprogramvare

Leter etter enkel å bruke Business Process Management Tools ? UDN Task Manager er det ideelle alternativet for prosjektledere som ønsker en allsidig plattform som gjør at lagene gjør sitt beste arbeid. UDN Task Manager 'S. Arbeidsadministrasjonsprogramvare Har mange funksjoner som kan hjelpe deg med å optimalisere prosessene dine effektivt.

Slik bruker du dem:

Ta en tur[1. 3] av UDN Task Manager 'S forretningsprosesshåndteringsverktøy og registrer deg for en Gratis to ukers prøve[1. 3]For å finne ut hvordan du kan kickstart prosessoptimaliseringsplanene dine .defint optimalisering