प्रभावी रूप से अनुमानित, बजट, और लागत प्रबंधन के साथ परियोजना लागत का प्रबंधन। इस लेख में, हम लागत प्रबंधन के 6 चरणों के साथ-साथ इस प्रक्रिया के पेशेवरों और विपक्षों पर एक नज़र डालें। हर बार अपने प्रोजेक्ट बजट में रहने के लिए अपने अगले प्रोजेक्ट पर लागत प्रबंधन का उपयोग करें।
प्रभावी रूप से अनुमानित, बजट, और लागत प्रबंधन के साथ परियोजना लागत का प्रबंधन। इस लेख में, हम लागत प्रबंधन के 6 चरणों के साथ-साथ इस प्रक्रिया के पेशेवरों और विपक्षों पर एक नज़र डालें। हर बार अपने प्रोजेक्ट बजट में रहने के लिए अपने अगले प्रोजेक्ट पर लागत प्रबंधन का उपयोग करें।
सटीक रूप से अनुमान लगाना और निगरानी करना
परियोजना का बजट
बहुत शुरुआत से सफलता के लिए अपनी परियोजना को सेट करने के सर्वोत्तम तरीकों में से एक है। इस प्रक्रिया को लागत प्रबंधन-छह चरणों के रूप में जाना जाता है ताकि आप परिभाषित करने और अपनी परियोजना की अवधि के लिए बजट पर रहें। इस गाइड में, हम लागत प्रबंधन प्रक्रिया पर जाएंगे और आप इस प्रक्रिया को अपने अगले प्रोजेक्ट पर कैसे कार्यान्वित कर सकते हैं।
लागत प्रबंधन परियोजना लागत का आकलन, बजट और नियंत्रण की प्रक्रिया है। आमतौर पर लागत प्रबंधन प्रक्रिया के दौरान शुरू होता है
परियोजना शुरूआत और योजना चरण
। प्रोजेक्ट लाइफसाइक्ल के दौरान, प्रोजेक्ट मैनेजर परियोजना की लागत की समीक्षा और निगरानी करते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि यह अनुमोदित बजट पर नहीं जाता है।
एक बार परियोजना समाप्त हो जाने के बाद, प्रोजेक्ट मैनेजर किसी भी एकत्र करने के लिए लागत अनुमान बनाम वास्तविक लागत का मूल्यांकन करता है
सीख सीखी
परियोजना से। यह भविष्य की परियोजनाओं पर पूर्वानुमान और बेंचमार्किंग के साथ मदद कर सकता है।
लागत प्रबंधन परियोजना योजना और परियोजना प्रबंधन प्रक्रिया का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। प्रभावी लागत प्रबंधन के साथ, आप अधिक सटीक परियोजना योजना बना सकते हैं, परियोजना की बाधाओं की बेहतर समझ विकसित कर सकते हैं, और लाइन के नीचे स्कोप रेंगने को रोक सकते हैं।
लागत प्रबंधन के दो महत्वपूर्ण भागों में मदद करता है
परियोजना नियोजन प्रक्रिया
: लागत का अनुमान लगाना और लागत नियंत्रण। एक परियोजना के बजट का सटीक अनुमान लगाने के बारे में जानना एक महत्वपूर्ण है
परियोजना प्रबंधन कौशल
।
आम तौर पर, एक परियोजना बजट आपके द्वारा परिभाषित पहली चीजों में से एक होगा। आपके संगठन के आधार पर, यह परियोजना को पिच करने के लिए परियोजना चार्टर के दौरान यह कुछ भी हो सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि एक परियोजना बजट के बिना, आप सटीक रूप से सक्षम नहीं हैं
संसाधनों का आवंटन
आत्मविश्वास से अपने प्रोजेक्ट लक्ष्यों को मारा।
लागत तीन तत्वों में से एक है
परियोजना प्रबंधन त्रिभुज
(कभी-कभी ट्रिपल बाधाओं या लौह त्रिकोण कहा जाता है): लागत, दायरा, और समय। सिर्फ इसलिए कि लागत तीन परियोजना की बाधाओं में से एक है इसका मतलब यह नहीं है कि आप लागत में वृद्धि नहीं कर सकते हैं- लेकिन यह जानना महत्वपूर्ण है कि लागत बढ़ने से गुंजाइश और समय, और इसके विपरीत।
बजट पर रहना एक महत्वपूर्ण तत्व है कि कोई परियोजना ट्रैक पर है या नहीं। यह लागत ओवररन को रोकता है, जो एक परियोजना को खत्म कर सकता है और आगे बढ़ सकता है
लक्ष्य में बदलाव
। एक बार प्रोजेक्ट शुरू होने के बाद, लागत नियंत्रण प्रक्रिया आपको परियोजना बजट का ट्रैक रखने में मदद कर सकती है और यह सुनिश्चित करती है कि आप बजट पर न जाएं- या जल्दी से पाठ्यक्रम सही करें यदि आप करते हैं।
के कई तत्वों की तरह
परियोजना जोखिम प्रबंधन
, लागत प्रबंधन प्रतिक्रियाशील के बजाय सक्रिय है। लक्ष्य तथ्य के बाद परियोजना प्रदर्शन का मूल्यांकन करना नहीं है, बल्कि परियोजना के रूप में लागत प्रदर्शन का न्याय करने के बजाय उड़ान में है।
परियोजना लागत की पहचान करने से पहले, आपको पहले परियोजना के लिए आवश्यक संसाधनों की भावना की आवश्यकता होती है। अपनी परियोजना रिसोर्सिंग आवश्यकताओं को समझना आपको अनुमान लगाने में मदद करता है कि आप अपनी परियोजना के दौरान कितना समय, प्रयास और पैसा खर्च करेंगे।
ए
ऐसा कुछ भी है जो आपको एक परियोजना-उपकरण, धन, समय, उपकरण, और यहां तक कि टीम के सदस्यों सहित एक परियोजना को पूरा करने में मदद करता है। यह ठीक है अगर आप इस पहले चरण के दौरान बिल्कुल हर विवरण नहीं जानते हैं। लागत प्रबंधन में संसाधन चरण का लक्ष्य संसाधनों का एक बॉलपार्क अनुमान प्राप्त करना है- और नतीजतन, लागत-आपको अपनी परियोजना के लिए आवश्यकता होगी। बाद में, परियोजना वास्तव में शुरू होने के बाद एक स्पष्ट संसाधन प्रबंधन योजना संसाधन आवंटन के साथ आपकी सहायता करेगी।
लागत अनुमान चरण के दौरान, आप अपने अंतिम परियोजना बजट पर पहुंचने के लिए प्रत्येक संसाधन से जुड़े लागतों का अनुमान लगाएंगे। यदि आपके पास एक बेंचमार्क के रूप में एक पिछली प्रोजेक्ट का उपयोग कर सकते हैं - या आप अपनी संसाधन प्रबंधन योजना के आधार पर लागत का अनुमान लगाने का प्रयास कर सकते हैं।
अनिवार्य रूप से, अनुमानित चरण के दौरान आप एक महत्वपूर्ण प्रश्न का उत्तर दे रहे हैं: आपके प्रोजेक्ट लक्ष्यों को प्राप्त करने में कितना खर्च आएगा? ध्यान रखें कि अप्रत्याशित लागत हो सकती है, इसलिए किसी भी अनुमान के लिए 5-10% बफर बनाने की उम्मीद है।
आपको पिछले चरण से सब कुछ चाहिए, एक के साथ:
परियोजना अनुसूची
(या ए
परमाणु चार्ट
अधिक जटिल परियोजनाओं के लिए)
आपकी सूची
प्रदेय परियोजना
स्पष्ट रूप से परिभाषित
सफलता मेट्रिक्स
लागत प्रबंधन के पहले चरण की तरह, आपको अपनी परियोजना के लिए अनुमोदन प्राप्त करने से पहले लागत का अनुमान लगाने की आवश्यकता होगी। आपकी परियोजना की जटिलता के आधार पर, आप विभिन्न संसाधन लागत या अंतिम डिलिवरेबल्स के साथ एक से अधिक प्रोजेक्ट बजट अनुमान बनाना चाह सकते हैं, जो आप सोचते हैं उसके आधार पर
प्रोजेक्ट का प्रायोजक
और कार्यकारी हितधारकों को मंजूरी मिल जाएगी। हमेशा ध्यान रखें कि ये अनुमान बदल सकते हैं।
एक बार जब आप अपनी लागत का अनुमान लगा लेते हैं, तो एक बनाएं
परियोजना चार्टर
या
व्यापार का मामला
अपनी परियोजना को पिच करने और गेंद रोलिंग प्राप्त करने के लिए। ध्यान दें कि आपने अभी तक लागत प्रबंधन प्रक्रिया पूरी नहीं की है, लेकिन आप यह सब कुछ नहीं के लिए नहीं करना चाहते हैं।
अब जब आपके पास अपनी परियोजना की जरूरतों और संसाधन आवश्यकताओं के लिए सामान्य अनुमान हैं, तो आप अपने प्रोजेक्ट बजट पर काम करना शुरू कर सकते हैं। आपका प्रोजेक्ट बजट एक विस्तृत योजना है कि आप इस परियोजना के दौरान कितना खर्च करने की योजना बना रहे हैं, और कब तक।
आपकी परियोजना की जटिलता के आधार पर, "जब" आपकी लागत प्रबंधन रणनीति को काफी प्रभावित कर सकता है। बहु-वर्ष परियोजनाओं के लिए, आप यह स्पष्ट करना चाहते हैं कि आपके बजट का 30% से अधिक नहीं, पहले वर्ष में खर्च किया जाना चाहिए। यह बाद में सड़क के नीचे लागत ओवररन को रोक सकता है।
जबकि लागत प्रबंधन प्रक्रिया का सीधे हिस्सा नहीं है, जब आप अपनी परियोजना शुरू करते हैं तो यह मंच है। सुनिश्चित करें कि आपने अपने प्रोजेक्ट के बजट को अंतिम रूप दिया है, और सफल होने के लिए आपको जितना अधिक विस्तार से चला जाना है। अपने प्रोजेक्ट हितधारकों के साथ इस जानकारी को साझा करने की योजना बनाएं
प्रोजेक्ट किकऑफ मीटिंग
।
लागत प्रबंधन प्रक्रिया का बड़ा हिस्सा चरण पांच के दौरान होता है-
लागत पर नियंत्रण
अवस्था। एक बार आपके प्रोजेक्ट ने लॉन्च होने के बाद, लागत लेखांकन महत्वपूर्ण है ताकि आप अपने बजट को खत्म कर सकें। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप किसी भी सुधारात्मक कार्रवाई की आवश्यकता नहीं है कि आप अपने प्रोजेक्ट बजट को कैसे खर्च कर रहे हैं इसका ट्रैक रखें। यह वह हिस्सा है जहां आप परियोजना मध्य-उड़ान को समायोजित करके, यदि आवश्यक हो, तो लागत को नियंत्रित करते हैं।
आवृत्ति जिसके साथ आप इसकी समीक्षा करते हैं, वह आपकी परियोजना पर निर्भर करेगा। कभी-कभी आप वास्तविक समय में लागत की समीक्षा करना चाहेंगे। अन्य मामलों में, आप मासिक या त्रैमासिक रूप से जांच सकते हैं। के माध्यम से आवश्यक के रूप में शेयर लागत अद्यतन
परियोजना की स्थिति रिपोर्ट
तो पूरी परियोजना टीम एक ही पृष्ठ पर है।
ध्यान रखें कि परियोजना के दायरे में कोई भी बदलाव परियोजना के बजट और लागत को प्रभावित करेगा, इसलिए स्कोप रेंगने पर नजर रखें। यदि परियोजना लागत आपके द्वारा बजट के साथ बहुत अधिक विचलित करती है, तो अपने हितधारकों को बताएं ताकि आप एक कार्य योजना के साथ सक्रिय रूप से आ सकें।
एक बार परियोजना खत्म हो जाने के बाद, यह मूल्यांकन करने का समय है कि आपने कैसे किया। परियोजना की कुल लागत क्या थी? आपकी वास्तविक लागत आपकी अनुमानित लागतों की तुलना कैसे हुई?
ध्यान रखें- आप किसी भी दिशा में बहुत दूर नहीं होना चाहते हैं। एक सफल परियोजना पूर्वानुमानित परियोजना बजट के करीब (लेकिन नीचे) समाप्त होती है। यदि आपने बहुत अधिक पैसा खर्च किया है, तो आपने या तो अपने प्रोजेक्ट बजट को कम करके आंका या बहुत से अप्रत्याशित खर्च किए। यदि ऐसा होता है, तो पकड़ो
प्रोजेक्ट पोस्ट मॉर्टम मीटिंग
इसका मूल्यांकन करने के लिए क्यों ऐसा हुआ और भविष्य में होने से रोकें।
फ्लिपसाइड पर, आपके बजट का बहुत कम खर्च भी आदर्श नहीं है। आपने इन लागतों का अनुमान लगाया है, और यदि आप बजट के तहत महत्वपूर्ण रूप से आए हैं, तो आपकी लागत बजट प्रक्रिया गलत थी। इस जानकारी को ऐतिहासिक डेटा के रूप में लॉग इन करें और भविष्य की परियोजनाओं के लिए इसे ध्यान में रखें, ताकि आप लागत अनुमान चरण के दौरान अपनी सटीकता बढ़ा सकें।
सही ढंग से किए जाने पर, लागत प्रबंधन आपकी परियोजना नियोजन प्रक्रिया में सुधार करने और सड़क के नीचे परियोजना के जोखिम को रोकने में मदद कर सकता है। प्रभावी लागत प्रबंधन के कुछ महत्वपूर्ण लाभ-साथ-साथ देखने के लिए प्रमुख दोष भी हैं।
लागत को खत्म करने से रोकें।
लागत प्रबंधन का सबसे स्पष्ट लाभ यह है कि यह आपको परियोजना लागत का प्रबंधन करने में मदद करता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपने बजट का अधिक खर्च नहीं कर रहे हैं, इस प्रक्रिया का उपयोग करें। तैयारी और दृश्यता का यह स्तर आपको उपलब्ध बजट की स्पष्ट समझ देता है और आप इसे कैसे खर्च करेंगे।
स्तर निर्धारित हितधारक उम्मीदें।
यदि हर कोई बजट को समझता है, तो यह गुंजाइश रेंगने को रोकने में मदद कर सकता है। हितधारकों को परियोजना परिवर्तनों के लिए पूछने की संभावना कम होगी क्योंकि उनके पास एक स्पष्ट अर्थ होगा कि उन बदलावों ने बजट को कैसे प्रभावित किया है। यदि आपको महत्वपूर्ण परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो आप अपनी लागत प्रबंधन योजना को शामिल कर सकते हैं
नियंत्रण प्रक्रिया बदलें
परियोजना की समग्र समयरेखा में किसी भी नकारात्मक प्रभाव को कम करने के लिए।
रोकना
परियोजना जोखिम
:
लागत प्रबंधन प्रक्रिया का हिस्सा आपके प्रोजेक्ट बजट में जोखिम भत्ता का निर्माण कर रहा है। यह आमतौर पर आपके प्रोजेक्ट बजट का 5-10% है, जिसका उपयोग आप किसी भी अप्रत्याशित या अप्रत्याशित लागत से निपटने के लिए कर सकते हैं। यदि आप लागत प्रबंधन के लिए नए हैं, तो लगभग 10% जोखिम भत्ता के लिए लक्ष्य रखें- जैसे ही आप अपने लागत प्रबंधन अभ्यास में सुधार करते हैं, तो आपकी बेसलाइन अधिक सटीक हो जाएगी, ताकि आप 5% जोखिम भत्ता को कम कर सकें।
भविष्य की योजना को सरल बनाएं:
एक बार जब आप कुछ अलग-अलग परियोजनाओं पर लागत प्रबंधन प्रक्रिया के माध्यम से जाते हैं, तो आप भविष्य में संसाधन योजना में बेहतर हो जाएंगे। लागत प्रबंधन प्रक्रिया के साथ अनुभव प्राप्त करना आपको इस बात का एक अर्थ देता है कि बजट और संसाधन अनुकूलन एक दूसरे को कैसे प्रभावित करता है, जिससे प्रक्रिया को समय के साथ आसान (और अधिक सटीक) बना दिया जाता है।
आम लागत प्रबंधन चुनौतियां (और उन्हें कैसे दूर करें)
लागत प्रबंधन इसके डाउनसाइड्स के बिना नहीं है। लागत प्रबंधन के दो प्रमुख डाउनसाइड्स पर एक नज़र डालें- और उन्हें कैसे रोकें।
एक बड़ा पर्याप्त परियोजना बजट नहीं होने से परियोजना को सटीक रूप से स्टाफ करना और डिलिवरेबल्स को पूरा करना मुश्किल हो सकता है।
समाधान:
सुनिश्चित करें कि आपका बजट यथार्थवादी है। यदि आवश्यक हो, तो अपने प्रोजेक्ट बजट प्रस्ताव को अपने प्रोजेक्ट चार्टर या व्यावसायिक मामले में बनाएं, और जिस बजट की आपको आवश्यकता है, उसके लिए पिच करें। स्पष्ट रूप से बताएं कि बजट क्यों महत्वपूर्ण है, और परियोजना की सफलता के लिए कौन से संसाधन महत्वपूर्ण हैं।
लागत अनुमान प्राप्त करना गलत आपके प्रोजेक्ट को ट्रैक से पहले भी सेट कर सकता है।
समाधान:
सुनिश्चित करें कि लागत अनुमान प्रक्रिया शुरू करने से पहले आप अपनी परियोजना के दायरे को समझते हैं। ध्यान रखें कि तीन
परियोजना की बाधाएं
जुड़े हुए हैं: समय, दायरा, और लागत। यदि आप लागत कम करना चाहते हैं, तो आपको समयरेखा को बढ़ाने या दायरे को कम करने की आवश्यकता हो सकती है। यदि आप ऐसा नहीं करना चाहते हैं, तो आपको पूर्ण परियोजना के दायरे को आत्मविश्वास से लागत बढ़ाने की आवश्यकता होगी।
लागत प्रबंधन के साथ अपने प्रोजेक्ट बजट के भीतर रहें
लागत प्रबंधन में बहुत सारे हिस्से हैं। नतीजतन, आपकी टीम को लागत को खत्म करने के लिए दृश्यता की आवश्यकता होती है और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप हर बार बजट के तहत अपनी परियोजना को खत्म कर रहे हैं। अपनी सभी परियोजना की जानकारी का ट्रैक रखने के लिए, एक कार्य प्रबंधन मंच का उपयोग करें जैसे
यूडीएन कार्य प्रबंधक
। परियोजना की लागत और किकऑफ से पोस्ट-मॉर्टम तक,
यूडीएन कार्य प्रबंधक
पूरी परियोजना प्रक्रिया के दौरान आपको अपनी परियोजना टीम के सदस्यों और हितधारकों के साथ सिंक में रहने में मदद करता है।
