Cara Membuat Timeline Proyek dalam 7 Langkah Sederhana

Mengelola proyek? Melihat pekerjaan dalam garis waktu - alih-alih spreadsheet atau daftar tugas yang tidak teratur - adalah salah satuManfaat Manajemen Proyek. Timeline dapat menunjukkan kepada Anda bagaimana semua potongan rencana Anda cocok bersama. Jadi, mengapa Anda belum membuatnya? Tanpa teknologi yang tepat, membuat timeline proyek dapat berantakan dan manual.

Fret tidak lebih. Berikut adalah contoh langkah demi langkah untuk membuat timeline proyek - tidak peduli apa jabatan, industri, atau departemen Anda. Ikuti langkah-langkah ini dan pelajari cara membangun jadwal proyek yang menempatkan Anda di kursi pengemudi danBangun template timeline proyek Anda sendiri .

1. Buat Singkat Proyek

Untuk menjaga semua pemangku kepentingan proyek diselaraskan pada rencana tersebut, setiap proyek harus dimulai dengan aSingkat proyek. Ini berfungsi sebagai roadmap dan merupakan cara untuk menjelaskan tujuan, tujuan, tonggak, dan visi proyek secara keseluruhan. Berikut adalah beberapa pertanyaan untuk dijawab dalam brief Anda:

Apa milikmusasaranUntuk proyek, baik secara internal maupun eksternal?

Manakah pemangku kepentingan internal dan eksternal adalah bagian dari proyek? Apa peran mereka?

Apa jangka waktu untuk proyek ini?

Apa ituTonggak utama.dari proyek?

Mari kita praktikkan langkah ini. Anda bertanggung jawab untuk merencanakan makan malam penghargaan klien tahun ini. Tujuan pribadi Anda untuk acara tersebut adalah sebagaiterorganisir, produktif, dan efisien mungkin. Anda yakin Anda dapat melakukannya, dan memahami semuanya dimulai dengan menyusun brief yang kohesif untuk acara Anda. Jawaban Anda untuk empat pertanyaan yang tercantum di atas adalah:

Apa tujuan Anda untuk proyek, baik secara internal maupun eksternal?

Tujuan internal adalah merencanakan acara klien berdampak tinggi di bawah $ 15.000. Tujuan eksternal adalah untuk mencapai tingkat RSVP 50% dan tingkat kehadiran 80%.

Manakah pemangku kepentingan internal dan eksternal adalah bagian dari proyek?

Stakeholder internal adalah komite perencanaan acara (John, Sam, Tara, Linda), VP of Client Success, dan The Marketing Team. Secara eksternal, para pemangku kepentingan mencakup semua klien saat ini, dan vendor tertentu (perusahaan katering, tempat acara, dll.).

Apa kerangka waktu untuk proyek ini?

Perencanaan proyek dimulai pada 15 Januari dan acara akan terjadi pada 30 Agustus.

Tugas mana yang harus dianggap sebagai tonggak dalam proyek?

Menerbitkan halaman pendaftaran, mengamankan venue, dan menandatangani vendor tertentu.

Setelah Anda memiliki proyek dan tujuan proyek Anda, Anda akan siap untuk bekerja mundur dan mencari tahu semua langkah yang perlu Anda ambil untuk sampai ke sana dan Anda dapat mulai membuat timeline proyek.

2. Sebutkan ke-dos Anda

Untuk memiliki timeline proyek yang sukses, Anda harus membuat daftar segala sesuatu yang perlu terjadi sepanjang proses perencanaan proyek sampai ke hasil akhir Anda, apakah itu laporan atau peristiwa. Pikirkan baik besar dan kecil dalam hal langkah. Tugas apa pun yang akan membantu Anda menyelesaikan proyek tepat waktu dan anggaran harus dilakukan pada daftar ini.

Pada titik ini, jangan terlalu khawatir tentang urutan semua langkah Anda atau ketika Anda perlu menyelesaikannya - kami akan membahasnya nanti.

Misalnya, kerusakan untuk makan malam penghargaan klien kami mungkin terlihat seperti ini:

Tulis rencana acara

Menyelesaikan anggaran

Konfirmasikan venue acara

Pilih katering

Pilih tema acara

Desain konsep kreatif untuk acara

Siapkan halaman RSVP

Mengirim undangan

Iklankan acara

Pesan Swag

Tes A / V

Menyelesaikan presentasi

Siapkan semua agunan acara dan barang curian

Daftar Periksa Hari

Untuk langkah yang lebih panjang atau lebih kompleks, hancurkan menjadi subtugas yang lebih kecil dan mudah dicerna. Tidak hanya akan membantu Anda mengetahui ruang lingkup sejati yang sebenarnya, tetapi itu juga akan memastikan Anda tidak melupakan detail kecil dan membuatnya lebih mudah dikelola.

Dalam contoh acara kami, untuk membuat langkah "Pilih Catering" kurang luar biasa, kami akan membagi bagian proyek ini menjadi potongan-potongan yang dapat dicerna:

Buat daftar kemungkinan katering

Dapatkan kutipan dari setiap katering

Bandingkan kutipan dan menu

Bertemu dengan picks top

Pilih Caterer.

Menyelesaikan kontrak

3. Perkirakan berapa lama setiap langkah akan diambil

Setelah Anda memiliki daftar lengkap setiap langkah dalam proyek Anda, Anda kemudian akan mengalokasikan sejumlah waktu masing-masing akan selesai. Saat melakukan ini, menyeimbangkan memberi tim Anda cukup waktu untuk menyelesaikan tugas dan tetap dalam jangka waktu keseluruhan Anda. Setelah Anda tahu berapa banyak waktu yang dibutuhkan setiap tugas, Anda akan dapat merencanakan dan mengurutkan setiap tugas untuk membuat peta jalan proyek.

Melanjutkan dengan Contoh Peristiwa Penghargaan Klien kami, mari kita ambil langkah "Pilih Catering", bersama dengan masing-masing subtugasnya, dan perkirakan berapa banyak waktu yang dibutuhkan tugas individu.

Pilih Katering (9 minggu)

Buat daftar kemungkinan katering (1 minggu)

Dapatkan kutipan dari masing-masing katering (3 minggu)

Bandingkan kutipan dan menu (1 minggu)

Bertemu dengan Pilihan Terbaik (2 minggu)

Pilih Caterer (1 minggu)

Menyelesaikan kontrak (1 minggu)

Berdasarkan proyeksi waktu kami, proses pemilihan perusahaan katering akan memakan waktu sembilan minggu. Dengan bekerja mundur Anda dapat menentukan kapan Anda harus memulai langkah khusus ini dan mengisi timeline proyek Anda dengan tanggal aktual.

4. Peta Dependensi

Ketika Anda menjalankan proyek, beberapa langkah dapat dikerjakan secara bersamaan - terutama jika rekan satu tim yang berbeda bertanggung jawab atas setiap tugas yang tumpang tindih. Namun, yang lain tidak dapat dimulai atau diselesaikan sampai langkah lain selesai. Dengan kata lain, beberapa langkah bergantung pada orang lain yang diselesaikan terlebih dahulu. Misalnya, Anda tidak dapat memesan makanan sebelum Anda memilih katering. Ini adalah salah satu dari banyak alasan mengapa alinimasasangat penting. Secara visual melihat setiap langkah, bagaimana langkah-langkah tumpang tindih, dan jumlah waktu yang masing-masing diambil akan membuat Anda tetap diam.

Ini juga saatnya untuk mencari tahu siapa yang bertanggung jawab untuk setiap langkah. Menugaskan siapa yang bertanggung jawab atas apa yang harus setiap bagian dari proyek sejak dini akan membantu Anda melihat dan menyesuaikan waktu atau konflik sumber daya, dan menghindari kejutan dan keterlambatan di masa depan. Pada langkah 6, Anda akan belajar cara berbagi jadwal proyek Anda dengan mereka yang terlibat, membuat tanggung jawabnya jernih.

Salah satu tugas untuk acara contoh kami adalah mengirimkan undangan. Meskipun langkah khusus ini tampak seperti yang mudah, ada beberapa hal lain yang perlu terjadi sebelum kita bahkan dapat berpikir untuk mengirim undangan. Undangan harus dirancang, dan kami tidak dapat mendesainnya sampai tema telah dipilih untuk acara kami. Satu tugas perlu terjadi sebelum dimulai lagi. Sebagai contoh:

Tema acara(Tim perencanaan acara) →Konsep desain(Linda) →Pilih Desain(Tim perencanaan acara) →Buat Undangan(Linda) →Mengirim undangan(Tara)

Layak waktu untukmemetakan setiap ketergantungandan urutan (atau urutan) dari setiap tugas. Anda akan segera mulai melihat puzzle proyek Anda datang bersama. Memutuskan siapa yang akan melakukan apa yang kritis juga. Siapa yang akan bekerja untuk menyelesaikan tema acara? Siapa yang akan merancang undangan? Jangan menunggu sampai saatnya untuk tugas untuk memulai sebelum menugaskannya ke seseorang - menyelesaikan semuanya disetrika lebih awal untuk menghindari konflik atau cegukan.

Berita baiknya adalah proses undangan dan pilihan katering dapat terjadi pada saat yang sama (yang akan ditampilkan pada timeline proyek kami).

5. Buat timeline Anda

Apakah Anda mulai memvisualisasikanseperti apa jadwal proyek Anda? Meskipun tidak praktis untuk menjaga citra itu (dan semua tugas dan tanggal jatuh tempo) di kepala Anda, realistis untuk menurunkannya di atas kertas (atau di layar). Naluri pertama Anda mungkin membuka spreadsheet Excel atau PowerPoint - tetapi tunggu. Karena tidak ada yang dirancang untuk merencanakan atau mengelola proyek, Anda akan mengalami beberapa tantangan yang dapat Anda hindari dengan memilih alat yang lebih baik .

Sebaliknya, pilihlah alat manajemen proyek yang dirancang untuk membangun danKelola jadwal proyek-SukaUDN Task Manager.. Tidak hanya akan menghemat waktu Anda menggambar timeline Anda (karena Anda tidak perlu mencoba meretas sel bergabung dan menambahkan formula untuk mengubah spreadsheet ke dalam timeline proyek), itu akan memungkinkan Anda untuk terus mengelola timeline Anda setelah kickoff proyek. DidedikasikanAlat Manajemen ProyekIzinkan Andamudah beradaptasi timeline AndaSaat Anda bekerja, dan perbarui pemangku kepentingan Anda tentang perubahan dan kemajuan.

Dengan alat yang tepat, timeline Anda akan terikat dengan pekerjaan yang mendasarinya dan akan selalu up to date. Ini bisa jadi perbedaan antara proyek yang berjalan di jalur dan satu going haywire.

Cara membuat garis waktu diUDN Task Manager.

Menggunakan UDN Task Manager.Timeline.fitur untukBuat jadwal proyek Anda sendiri :

Masukkan semua langkah proyek Anda sebagai tugas dalam daftar

Tambahkan tanggal mulai dan akhiri untuk setiap tugas

Tambahkan pemilik tugas untuk masing-masing

Menarik ketergantungan antar tugas

Klik tampilan "Timeline" untuk melihat daftar Anda diterjemahkan ke dalam timeline visual.

Tip:Jika Anda sudah membuat rencana Anda dalam spreadsheet, Anda dapat dengan cepat mengimpornyaUDN Task Manager.menggunakan kamiIntegrasi Importir CSV, dan lewati ke langkah empat.

Template Timeline Project untuk Anda mulai

Cara termudah untuk mengatur timeline proyek dengan cepat adalah memulai dengan atemplate proyek. Di bawah ini adalah beberapa template proyek, dibuat olehUDN Task Manager., yang bisa Anda gunakan sekarang. Setiap proyek dimulai sebagai tampilan daftar, tetapi Anda dapat mengklik tab "Timeline" untuk mengubahnya menjadi timeline:

Templat Peluncuran Pemasaran Produk

Templat Perencanaan Acara

Templat Roadmap Produk

Templat Rencana Proyek Umum

6. Bagikan dengan Stakeholder

Ingat ketika Anda menambahkan daftar semua pemangku kepentingan proyek untuk brief Anda di awal proses ini? Sekarang setelah Anda membangun timeline Anda, penting untuk membagikannya dengan semua orang yang terlibat. Kita bisa menjanjikan mereka akan senang melihat seberapa jelas rencana Anda. Semakin mudah Anda menjadikan bagian dari proyek mereka, semakin banyak Kudos akan datang ke jalan Anda selama proses.

Ketika Anda menggunakan aAlat Manajemen Proyek.Untuk membangun timeline Anda, berbagi itu cepat dan mulus. Lupakan email dan beberapa dokumen - dalam waktu singkat, para pemangku kepentingan Anda akan tahu siapa yang melakukan kapan.

Untuk acara penghargaan klien, kami akan ingin membagikan timeline kami dengan semua orang yang terlibat dalam seluruh proyek, bukan hanya mereka yang memiliki tanggung jawab segera. Kapan saja, seseorang akan dapat melacak bagian mereka dari proyek dan ketergantungannya tanpa harus melakukan ping untuk informasi.

7. Kelola dan beradaptasi saat Anda pergi

Jika Anda pernah mengerjakan proyek apa pun, Anda tahu hal-hal tidak selalu seperti yang direncanakan. Namun, ketika Anda siap beradaptasi, perubahan tampaknya tidak terlalu sulit ditangani. Jadwal tidak hanya bagus untuk perencanaan; Mereka juga akan membantu Anda menyesuaikan sebagai penundaan atau perubahan yang pasti terjadi.

Tugas yang bergerak di sekitar tidak harus menakutkan atau mengganggu seluruh proyek. Jika salah satu bagian dari proyek mengalami penundaan, sebagai pemilik proyek, Anda akan memiliki kejelasan tentang dampak dari seluruh proyek. Kemudian, Anda akan diberdayakan untuk memindahkan hal-hal di sekitarnya sehingga keseluruhan proyek masih dapat bergerak maju secara produktif.

SebagaiSaldo karierCatatan, perubahan proyek dapat dikelola dalam langkah-langkah spesifik mereka sendiri, tetapi begitu perubahan itu final, saatnya memperbarui timeline Anda. Karena jadwal keluar dari tanggal dengan cepat ketika rencana berubah, mengandalkan a Alat Manajemen Proyek., alih-alih email atau spreadsheet, menawarkan manfaat utama. Sebagai pemilik proyek, adalah tanggung jawab Anda untuk berkomunikasi dengan semua pemangku kepentingan apa sumber kebenaran tunggal (timeline Anda) dan pastikan itu selalu diperbarui.

Mengambil tindakan segera.Segera setelah perubahan dikonfirmasi, perbarui timeline Anda untuk mencerminkannya.

Beri tahu pemangku kepentingan.Siapa pun yang terpengaruh oleh perubahan ke timeline proyek Anda harus memahami bagaimana dampaknya dan dapat secara visual melihat perubahan pada timeline proyek.

Tentukan dampaknya.Setelah timeline Anda diperbarui, Anda akan dapat melihat apakah ada periode waktu yang penuh sesak dan pemangku kepentingan yang memiliki terlalu banyak tugas. Bisakah Anda memindahkan tugas untuk memastikan lebih banyak waktu? Bisakah orang lain mengambil alih tanggung jawab itu atau membantu?

Untuk menyelesaikan contoh acara kami, katakanlah Anda berhasil memilih katering untuk makan malam penghargaan klien. Anda akan menyelesaikan kontrak ketika panggilan masuk bahwa perusahaan katering menggandakan diri mereka sendiri. Sayangnya, Anda harus menemukan perusahaan katering baru.

Dengan timeline, mudah untuk menyesuaikan tanggal jatuh tempo untuk tugas apa pun atau anggota tim apa pun yang terkena dampak perubahan ini. Bagian positif dari tantangan ini adalah bahwa kita sudah melalui beberapa tugas awal dan dapat melihat yang tercermin pada timeline. Meskipun ini adalah masalah yang membuat frustrasi, rasanya lebih mudah dikelola karena timeline kami telah membuat kami terorganisir dan di jalur.

Pertanyaan umum tentang jadwal proyek

Mengetahui cara membuat timeline proyek yang terorganisir dengan baik adalah langkah pertama yang hebat untuk memahami cara menggunakan alat yang ampuh ini, tetapi Anda mungkin masih memiliki beberapa pertanyaan lagi. Kamu tidak sendiri. Berikut adalah jawaban untuk beberapa pertanyaan umum yang dimiliki orang tentang jadwal proyek:

Apa perbedaan antara garis waktu dan grafik Gantt?

Gantt Charts.lebih fokus padaWorkflow.dan dependensi tugas. Mereka lebih linear dan tidak memperhitungkan perubahan atau banyak hal yang terjadi sekaligus. Timeline fleksibel dan beradaptasi dengan mudah untuk perubahan dalam rencana proyek. Mereka memungkinkan alur kerja diperbarui dengan mudah. Keduanya berfungsi sebagai alat visual.

Bagaimana Anda dapat melacak kemajuan proyek, terutama jika Anda mengelola beberapa proyek?

Ini sulit dilakukan dalam spreadsheet, tetapi lebih mudah dalam alat manajemen proyek. Ada beberapa tampilan untuk dapat melihat satu proyek sekaligus, atau Anda bisaKelola beberapa proyekmelalui A.Tampilan gaya portofolio .

Dengan kata lain, Anda dapat memvisualisasikan ketika Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk bekerja pada tugas-tugas tertentu dan ketika Anda berada pada kapasitas, maka Anda dapat menyesuaikan sesuai kebutuhan Andabeban kerja tim .

Buat timeline proyek Anda berikutnya dengan percaya diri

Itu tidak cukup untuk datang dengan rencana proyek.Menentukan cara mengeksekusi itu sama pentingnya. Mengembangkan garis waktu tentang bagaimana rencana akan berevolusi sangat penting untuk fase perencanaan, dan juga membuat pengelolaan proyek lebih efisien.

Dengan menggunakan proses langkah demi langkah untuk setiap timeline manajemen proyek akan membuat Anda tetap pada tugas dan kurang stres. Cobalah, beradaptasi dengan bisnis Anda, dan bagikan!

Untuk mengambil jadwal proyek Anda lebih jauh, buat timeline Anda berikutnya menggunakan UDN Task Manager. .