5 modi per portare consapevolezza il PMO

Quando è stata l'ultima volta che ti sei fermato e ha preso una pausa? Andare avanti. Smetti di leggere per un secondo, chiudi gli occhi e prendi solo 10 secondi per respirare. Di ritorno? Grande. Lo fai su base regolare? È probabile che tu non lo fai, ed è davvero qualcosa che dovremmotuttistar facendo.

Come mai? Anche quando è avanzata la tecnologia, la forza lavoro oggi è ancora in gran parte umana. I nostri boot overlords non hanno preso il sopravvento, e anche quando il mondo continua a muoversi più rapidamente e con grandi obiettivi in ​​mente, non possiamo vivere in uno stato costante eccitato. Ad un certo punto, dobbiamo prendere una pausa e riposare. La pratica della consapevolezza può aiutare.

Mentre il termine "consapevolezza" sembra che possa essere nato dalla cosiddetta pratica di yoga della cosiddetta "New Age", è in realtà dalla religione del Buddismo del Millennia. La psicologica.definizioneè "una tecnica in cui si focalizza la piena attenzione del proprio solo sul presente, sperimentando pensieri, sentimenti e sensazioni ma non giudicandoli". Forse le parti più importanti della pratica sono il periodo di tempo (il presente) e lo stato mentale (non giudicante).

Praticare la consapevolezza nella tua vita personale può sembrare un no-to-ginnastica, ma spesso, agiamo in un certo modo a casa e poi in un altro modo una volta che siamo sul posto di lavoro. Compartimentare i due spesso significa creare due lati a noi stessi e reagire in situazioni in modo diverso. L'idea del lavoro come "The Daily Grind" - andando a lavorare, facendo il tuo lavoro, e poi andando a casa e solo potrai rilassarsi dopo una lunga durata giornata - è stato ampiamente accettato come il modo in cui le cose devono essere. Questo tipo di lotta quotidiana, che pone poca importanza su come il lavoro viene fatto, solo quello fa portare a termine,è un vero detrimento alla produttività dei dipendenti. I luoghi di lavoro devono allontanarsi dalla mentalità focalizzata di scadenza costante, sempre-al-futuro e invece concentrarsi sul qui e ora.

Se fai parte delgestione di progettoufficio (PMO.), Puoi aiutare a stabilire lo standard per come funziona l'organizzazione. E come il nostro zio preferito,Zio Ben., ha sempre detto: "Con un grande potere arriva una grande responsabilità". Quindi, invece di perpetuare l'approccio guidato dagli obiettivi al lavoro, ecco cinque situazioni e modi comuni per praticare la consapevolezza nel tuo posto di lavoro.

Come praticare la consapevolezza

1. Abilita tutti di lavorare a modo loro

Una costante nella vita è che i tuoi colleghi avranno sempre caratteristiche di personalità diverse. A volte cadranno inalcuni tropes., Ma la cosa importante da ricordare qui è che tutti funzionano in modo diverso. Ad esempio, alcune persone giurano il rumore bianco o la musica li aiuta a concentrarsi, e altri sono convinti il ​​rumore è solo una distrazione. Molti preferisconolavorando da remotoPer sfruttare al meglio il tempo più libero, mentre altri si sentiranno di piùdepresso da casae hai bisogno della socializzazione dell'ufficio a prosperare. Quindi tra i membri del tuo team e la tua organizzazione in generale, è importante non solo riconoscere quali tipi di personalità con cui lavori, ma anche comprendere ci sono molti percorsi diversi e ugualmente vitali nella stessa fine.

Per consentire ai tuoi colleghi di funzionare come hanno bisogno di ottenere i rispettivi lavori, impostare una posizione centrale per lavorare a casa, e quindi consentire loro di personalizzare questo strumento per visualizzare i loro compiti come è più vantaggioso per loro. Ci sono diversi stili di opere di opere per un motivo (Mischia , Agile , Kanban., eccetera.). Ma oltre gli stili di sviluppo, semplicemente avendo la capacità diScegli la vistain cui i membri del team vedono i loro compiti imminenti (tabella,diagramma di Gantt, Vista della carta, ecc.) E quindi filtra anche quella visualizzazione esattamente a ciò che devono vedere in un dato momento, può contribuire notevolmente ad aumentare la loro efficienza.

2. Praticare la positività

Veloce, è cura-Ah-Mell o Car-Mell? Forse non la pronuncia inglese più forte su Internet su Internet (ti sto guardando, GIF), è una di quelle cose che le persone amano avere argomenti privi di significato. Mentre le opinioni che hai delle cose sul posto di lavoro sono molto diverse quindi a-maggio-a vs. a-mah-a, è importante essere consapevoli di altre opinioni. Invece di semplicemente licenziare le idee del tuo collaboratore, prova a rispondere con "Sì, e" invece di "no, ma." (Inoltre, lascia il sarcasmo fuori dall'equazione; non ti aiuterà qui.) Ricorda, per quanto fortemente sentiti per un argomento non significa che la tua opinione è giusta e qualsiasi altra cosa sia sbagliata. Spoiler Alert: il lato opposto dell'argomento probabilmente si sente fortemente come te.

Quando si tratta di disaccordi sul posto di lavoro, è di fondamentale importanza che tu crei un ambiente collaborativo in cui tutte le opinioni possono essere espresse per trovare un terreno comune e quindi una soluzione. Ricorda, cosa sta succedendo nel PMO spesso seeps nel resto della tua organizzazione. Se c'è dissonanza nel tuo PMO, spesso ci saranno ripercussioni altrove in azienda.

Un modo per aiutare a prevenire il conflitto ècreare una singola fonte di veritàper la storia di aprogetto. Se la storia di un progetto è in un unico posto, qualsiasi confusione su ciò che ha o non è stato esplorato può essere eliminato. Qualsiasi nuovo arrivato al progetto può anche vedere come si è evoluta la conversazione, e quindi è in grado di aggiungere contributi più focalizzati e preziosi.

3. Sii flessibile

Il cambiamento è una parte necessaria di come lavoriamo. Le cose accadono inaspettatamente, e non c'è niente che tu possa fare personalmente per prevenirlo. Collegherai anche nell'inevitabile trapano antincendio in cui un'alluvione di e-mail o una raffica di messaggi slack arriva in dettaglio l'ultima crisi e come "questa è ora la priorità n. 1." Fortunatamente, non siamo stonemasons, e mentre potrebbe non sembrare che a volte, è possibile cambiare marcia e accogliere cambiamenti improvvisi.

Se sei abbastanza fortunato a far parte di un'organizzazione che utilizza uno strumento di gestione del flusso di lavoro collaborativo, i tuoi scadenze dovrebbero essere automaticamente modificati per riflettere la modifica della priorità di un progetto. A volte è semplice come spostare la fine di un bar in un grafico di Gantt, ma il GIST è le modifiche che sperimenti possono essere facilmente gestite.

4. Concentrati su ciò che è davanti a te

Una parte importante sulla pratica della consapevolezza è "consapevole". (Shocker!) Cosa significa fondamentalmente è che invece di andare al tuo prossimo incontro e leggere la tua email o pensare al tuo ultimo progetto, tuIn realtà ascolta ciò che viene detto nell'incontro. In ogni conversazione hai con i tuoi collaboratori, partecipa attivamente e agisci in modo compassionevole nei loro confronti. Questo è un punto fondamentale della consapevolezza.

Mentre il software probabilmente non può aiutarti a mettere giù il telefono o chiudere il laptop durante la prossima conferenza (o, nel caso di telecomunicazione, chiudi altre app), può aiutarti a concentrarti sul carico di lavoro. Come abbiamo discusso in precedenza, è in grado di creare dashboard personalizzati in qualsiasi programma che usi per collaborare con i tuoi colleghi può aiutarti a vedere i tuoi compiti per oggi o questa settimana. Inoltre, quando i progetti di tutti i tuoi team sono nello stesso strumento, puoi eliminare le riunioni pesky che servono solo ad aggiornarne l'un l'altro su cosa sta succedendo.

5. Consentire il tempo di decompressione

Ricorda che l'esercizio respirabile abbiamo fatto all'inizio di questo post? Tempo di farlo di nuovo. Prendendo uno sbalzo ogni tanto dovrebbe essere una parte regolare della tua giornata lavorativa. Come? CominciarepianificazioneMeeting di 45 minuti invece di un'ora. O 20 minuti anziché 30. Solo quelle piccole interruzioni da 10 a 15 minuti possono fare meraviglie per eliminare la sensazione di essere il coniglio bianco da "Alice nel paese delle meraviglie" - sempre tardi, vivace dall'incontro per incontrare, mai avere un secondo per respirare. Forse inizia a estendere una pausa del bagno in una breve passeggiata all'esterno una volta al giorno. Ci saranno sempre progetti prioritari e precipitieri di scadenza, quindi cuocere in tempo utile per non solo permettere a quelli, ma anche di dare ai propri costituenti un trillo a tutti e poi può aiutare a mantenere tutti felici e in programma.

Un'altra parte importante di questo è assicurarsi che i tuoi dipendenti non siano sovraccaricati. MentreUn piccolo stress è in realtà buono- Ti aiuta a concentrarti e superare le sfide - lo stress cronico riduce il lavoroqualitàE può anche portare a enormi problemi di salute (perdita di sonno, panico, depressione, attacchi di cuore - la lista continua). Gestione delle risorse corretteAssicura che i tuoi dipendenti rimangono al loro livello di stress "Peak Performance" senza ribaltarsi nei livelli dannosi.

Nel software di gestione del progetto, ogni volta che costruisci un piano di progetto, creare scadenze che consentono questo "tempo di sfiato", creare le dipendenze necessarie per ciascuna delle attività e sottotemi di progetto e assegna compiti basati su non solo chi è più adatto per loro, Ma anche chi ha il tempo. In questo modo, i tuoi dipendenti possono collaborare in modo efficiente con risorse sufficienti per fare ciò che devono fare, e sono anche in grado di gestire eventuali cambiamenti che vengono a modo loro.

Raggiungere PMO Peace.

Praticare questi modi per portare un senso di "Namaste" al tuo PMO è sicuro di aiutare la tua squadra ad essere ancora più produttiva e fissava il palco per un ambiente di lavoro consapevole e collaborativo, consentendo a tutti di sentirsi come se stessero facendo un lavoro significativo. (Sapecete che i dipendenti più felici sono quelli che classificano "facendo un lavoro significativo" come il fattore # 1 alla loro felicità? Anche per il risarcimento? Puoi leggere di piùCosa rende un impiegato felice nel nostro rapporto .

Quindi, mentre non devi scoppiare il tappetino yoga per praticare la consapevolezza nel tuo posto di lavoro, uno strumento di gestione del flusso di lavoro collaborativo (piaceUDN Task Manager !) Può aiutarti a creare il miglior ambiente per i tuoi dipendenti.