5 måder at bringe mindfulness til PMO

Hvornår var sidste gang du stoppede og tog en pause? Fortsæt. Stop med at læse i et sekund, lukke øjnene, og tag bare 10 sekunder for at trække vejret. Tilbage? Store. Gør du det med jævne mellemrum? Chancerne er, at du ikke gør det, og det er virkelig noget, vi skalallegøre.

Hvorfor? Selv da teknologien er avanceret, er arbejdsstyrken i dag stadig stort set menneskelig. Vores bot Overlords har ikke overtaget, og selv som verden fortsætter med at bevæge sig hurtigere og med større mål i tankerne, kan vi ikke leve i en konstant ophidset tilstand. På et tidspunkt skal vi tage en pause og hvile. Tyngden af ​​mindfulness kan hjælpe.

Mens udtrykket "mindfulness" ser ud til at det kan have stammer fra den såkaldte "New Age" praksis af yoga, er det faktisk fra den millennia-gamle Buddhismes årlige religion. Den psykologiskedefinitioner "en teknik, hvor man fokuserer kun fulde opmærksomhed på nutiden, oplever tanker, følelser og fornemmelser, men ikke at dømme dem." Måske er de vigtigste dele af øvelsen tidsperioden (nutiden) og sindstilstanden (nonjudgmental).

Øvelse af mindfulness i dit personlige liv kan virke som en no-brainer, men ofte handler vi en bestemt måde hjemme og derefter en anden måde, når vi er på arbejdspladsen. Opkaldelse af de to betyder ofte, at vi skaber to sider til os selv og reagerer på situationer forskelligt. Ideen om at arbejde som "den daglige slib" - at arbejde, gøre dit job og derefter gå hjem og kun så at kunne slappe af efter en lang, hård dag - er blevet almindeligt accepteret som den måde, tingene skal være. Denne form for daglig kamp, ​​der lægger lidt vægt på, hvordan arbejdet bliver gjort, kun detgørBliv færdig,er en reel skade for medarbejdernes produktivitet. Arbejdspladser skal bevæge sig væk fra den konstante deadline-fokuserede, altid udseende-til-den-fremtidige tankegang og i stedet fokusere på her og nu.

Hvis du er en del afprojektledelsekontor (PMO.), Du får hjælp til at sætte standarden for, hvordan organisationen fungerer. Og som vores yndlings onkel,Onkel Ben., altid sagt, "med stor magt kommer stort ansvar." Så i stedet for at fortsætte den mål-drevne tilgang til arbejde er her fem fælles situationer og måder at øve mindfulness på din arbejdsplads.

Sådan træner man mindfulness

1. Gør det muligt for alle at arbejde på deres egen måde

En konstant i livet er dine kolleger vil altid have forskellige personlighedsegenskaber. Nogle gange falder de ind ivisse tropes, men den vigtige ting at huske her er, at alle arbejder anderledes. For eksempel, nogle mennesker sværger hvid støj eller musik hjælper dem med at koncentrere sig, og andre er overbeviste støj er kun en distraktion. Mange vil foretrækkearbejder eksterntat få mest muligt ud af mere fritid, mens andre vil føle sig meredeprimeret arbejde hjemmefraog har brug for socialisering af kontoret til at trives. Så blandt dine holdmedlemmer og din organisation som helhed er det vigtigt at ikke kun genkende, hvilke personlighedstyper du arbejder med, men også forstå, at der er mange forskellige - og lige så levedygtige - stier til samme ende.

For at give dine kolleger mulighed for at arbejde, hvordan de har brug for at få deres respektive job udført, skal du oprette en central placering til husarbejde, og lad dem tilpasse det værktøj til at vise deres opgaver, hvordan det er mest gavnligt for dem. Der er forskellige stilarter af arbejdsstyrker af en grund (Scrum. Vi Adræt Vi Kanban., etc.). Men ud over udviklingsstile, blot at have evnen til atVælg visningen.I hvilke holdmedlemmer ser deres kommende opgaver (bord,Gantt kort, Kortvisning osv.) Og derefter også filtrere den visning til præcis, hvad de har brug for at se på et givet tidspunkt, kan dramatisk bidrage til at øge deres effektivitet.

2. Øvelse positivitet

Hurtig, er det Care-Ah-Mell eller Car-Mell? Måske ikke den mest varmt debatterede engelsk udtale på internettet (jeg ser på dig, gif), det er en af ​​de ting, folk elsker at have meningsløse argumenter over. Mens de udtalelser, du har om ting på arbejdspladsen, er langt forskellige da til-maj-til vs. til MAH-til, er det vigtigt at være opmærksom på andre meninger. I stedet for blot at afskedige din kollegaens ideer, prøv at reagere med "ja, og" i stedet for "nej, men." (Forlad også sarkasme ud af ligningen; det vil ikke hjælpe her.) Husk, men stærkt føler du om et emne betyder ikke, at din mening er rigtig, og alt andet er forkert. Spoiler Alert: Den modsatte side af argumentet føles sandsynligvis lige så stærkt som dig.

Når det kommer til arbejdsplads uenigheder, er det af afgørende betydning, at du opretter et samarbejdsmiljø, hvor alle meninger kan voiceres for at finde fælles grund og derefter en løsning. Husk, hvad der sker i PMO'en, ofte siver ud i resten af ​​din organisation. Hvis der er dissonans i din PMO, vil der ofte være konsekvenser andre steder i virksomheden.

En måde at hjælpe med at forhindre konflikt på er atskabe en enkelt kilde til sandhedTil historien om aprojekt. Hvis et projekts historie er på ét sted, kan enhver forvirring om, hvad der eller ikke er blevet udforsket, elimineres. Enhver nykommer til projektet kan også se, hvordan samtalen har udviklet sig, og så er i stand til at tilføje mere fokuserede og værdifulde bidrag.

3. Vær fleksibel

Ændring er en nødvendig del af, hvordan vi arbejder. Ting sker uventet, og der er ikke noget, du kan gøre personligt for at forhindre det. Du vil også løbe ind i den uundgåelige brandboremaskine, hvor en oversvømmelse af e-mails eller en flurry af slanke meddelelser ankommer, der beskriver den seneste krise, og hvordan "dette er nu prioritet # 1." Heldigvis er vi ikke stonemasoner, og selvom det måske ikke virker som det nogle gange, er det muligt at skifte gear og imødekomme pludselige ændringer.

Hvis du er heldig nok til at være en del af en organisation, der udnytter et samarbejdsværktøj, skal dine deadlines automatisk ændres for at afspejle ændringen i et projekts prioritet. Nogle gange er det så simpelt at flytte enden af ​​en bar i et Gantt-diagram, men hippet er de ændringer, du oplever, let kan håndteres.

4. Fokus på, hvad der er foran dig

En stor del om at praktisere mindfulness er at være "opmærksom". (Shocker!) Hvad dette i det væsentlige betyder, at i stedet for at gå til dit næste møde og læse din email eller tænke på dit nyeste projekt, dufaktisk lytte til, hvad der bliver sagt i mødet. I hver samtale har du med dine medarbejdere, deltager aktivt og handler med medfølende over for dem. Dette er et grundlæggende punkt i mindfulness.

Mens software sandsynligvis ikke kan hjælpe dig med at lægge telefonen eller lukke den bærbare computer under din næste konference (eller i tilfælde af telekommunikation, skal du lukke andre apps), det kan hjælpe dig med at fokusere på din arbejdsbyrde. Som vi diskuterede tidligere, kunne du oprette tilpassede dashboards i hvilket program du bruger til at samarbejde med dine kolleger, kan hjælpe dig med at se dine opgaver for i dag eller i denne uge. Derudover, når hele dit holds projekter er i samme værktøj, kan du eliminere de irriterende møder, der kun tjener til at opdatere hinanden på, hvad der foregår.

5. Tillad tid til dekompression

Husk at vejrtrækning vi gjorde i starten af ​​dette indlæg? Tid til at gøre det igen. At tage en pause hver så ofte bør være en regelmæssig del af din arbejdsdag. Hvordan? Startplanlægning45-minutters møder i stedet for en time. Eller 20 minutter i stedet for 30. Bare de små, ekstra 10 til 15 minutters pauser kan gøre underværker for at eliminere følelsen af ​​at være den hvide kanin fra "Alice in Wonderland" - altid sent, travlt fra møde til møde, aldrig have en For det andet at trække vejret. Måske begynder at udvide et badeværelse pause i en kort gåtur uden for en gang om dagen. Der vil altid være prioriterede projekter og deadline rushes, så bagning i tide for ikke kun at tillade dem, men også at give dine bestanddele en pause hver nu og så kan hjælpe med at holde alle glade og på skema.

En anden vigtig del af dette sørger for, at dine medarbejdere ikke er overarbejde. Mensen lille stress er faktisk godt- Det hjælper dig med at fokusere og overvinde udfordringer - kronisk stress reducerer arbejdetkvalitetog kan endda føre til massive sundhedsproblemer (tab af søvn, panik, depression, hjerteanfald - listen fortsætter). Korrekt ressourceforvaltningSikrer, at dine medarbejdere forbliver på deres "toppræstation" stressniveau uden at tippe over i skadelige niveauer.

I din projektstyringssoftware, når du bygger en projektplan, opretter deadlines, der giver mulighed for denne "puste tid", oprette de nødvendige afhængigheder for hvert af projektets opgaver og undertekster og tildele opgaver baseret på ikke kun, hvem der bedst passer til dem, Men også hvem har tiden. På denne måde kan dine medarbejdere samarbejde effektivt med tilstrækkelige ressourcer til at gøre, hvad de skal gøre, og de er også i stand til at håndtere eventuelle ændringer, der kommer deres vej.

Opnåelse af PMO Fred

Øvelse af disse måder at give en følelse af "Namaste" til din PMO er sikker på at hjælpe dit hold med at være endnu mere produktivt, og sæt scenen for et mindful og samarbejdsmæssigt arbejdsmiljø, så alle kan føle, at de gør meningsfuldt arbejde. (Vidste du, at de lykkeligste medarbejdere er dem, der rangerer "gør meningsfuldt arbejde" som # 1 faktor til deres lykke? Selv over kompensation? Du kan læse mere omHvad gør en glad medarbejder i vores rapport .)

Så mens du ikke behøver at bryde yoga matten for at øve mindfulness på din arbejdsplads, et samarbejde med Workflow Management-værktøj (synes godt omUDN Task Manager !) Kan hjælpe dig med at skabe det bedste miljø for dine medarbejdere.