5 maneiras de trazer pouca atenção ao PMO

Quando foi a última vez que você parou e pegou um respiro? Vá em frente. Pare de ler por um segundo, feche os olhos e basta levar 10 segundos para respirar. Voltar? Excelente. Você faz isso em uma base regular? Chances são você não, e é realmente algo que devemostodofazendo.

Por quê? Mesmo como a tecnologia avançou, a força de trabalho hoje ainda é largamente humana. Nossos votos de bots não assumiram, e mesmo que o mundo continue se movendo mais rapidamente e com maiores objetivos em mente, não podemos viver em um estado animado constante. Em algum momento, temos que fazer uma pausa e descansar. A prática da atenção plena pode ajudar.

Enquanto o termo "mindfulness" parece que pode ter se originado da chamada prática "nova era" de Yoga, na verdade, é da religião dos milênios do budismo. O psicológicodefiniçãoé "uma técnica em que se concentra toda a atenção de alguém apenas no presente, experimentando pensamentos, sentimentos e sensações, mas não a julgando." Talvez as partes mais importantes da prática são o período de tempo (o presente) e o estado de espírito (nãojudgments).

Praticar a atenção plena em sua vida pessoal pode parecer um acéfalo, mas muitas vezes, agimos de uma certa maneira em casa e depois outra vez que estamos no local de trabalho. Compartirmalizando os dois frequentemente significa que criamos dois lados para nós mesmos e reagem às situações de maneira diferente. A ideia de trabalho como "a moagem diária" - indo trabalhar, fazendo seu trabalho, e depois indo para casa e só então ser capaz de relaxar depois de um dia longo e difícil - tem sido amplamente aceito como a maneira como as coisas têm que ser. Este tipo de luta diária, que coloca pouca importância em como o trabalho é feito, só quefazser feito,é um prejuízo real para a produtividade dos funcionários. Os locais precisam se afastar da mentalidade constante e focada, sempre procurando-se-para-the-futuro e, em vez disso, se concentrar no aqui e agora.

Se você é parte doGerenciamento de Projetosescritório (PMO.), você começa a ajudar a definir o padrão para como a organização funciona. E como nosso tio favorito,Tio ben, sempre disse: "Com grande poder vem uma grande responsabilidade". Então, em vez de perpetuar a abordagem orientada para o trabalho, aqui estão cinco situações e maneiras comuns de praticar a atenção plena em seu local de trabalho.

Como praticar mindfulness

1. Permitir que todos funcionem à sua maneira

Uma constante na vida é que seus colegas sempre terão características de personalidade diferentes. Às vezes eles vão caircertos tropos, mas a coisa importante a lembrar aqui é que todos funcionam de forma diferente. Por exemplo, algumas pessoas juram ruído branco ou música os ajudam a se concentrar, e outros estão convencidos de ruídos é apenas uma distração. Muitos preferemTrabalhando remotamentePara aproveitar ao máximo mais tempo livre, enquanto outros se sentirão maisDeprimido trabalhando em casae precisa da socialização do escritório para prosperar. Então, entre os membros da sua equipe e sua organização em geral, é importante não apenas reconhecer quais tipos de personalidade você trabalha, mas também entende que há muitos caminhos diferentes - e igualmente viáveis ​​para o mesmo fim.

Para permitir que seus colegas funcionem como eles precisam fazer seus respectivos trabalhos, configurar um local central para o trabalho de casa e, em seguida, deixe-os personalizar essa ferramenta para exibir suas tarefas como é mais benéfica para eles. Existem diferentes estilos de operações por um motivo (Scrum. , Ágil , Kanban.etc.). Mas além dos estilos de desenvolvimento, simplesmente tendo a capacidade deEscolha a vistaem que membros da equipe vêem suas próximas tarefas (tabela,gráfico de Gantt, Visualização de cartão, etc.) e, em seguida, filtrar também que visualizar exatamente o que precisam ver a qualquer momento, pode ajudar drasticamente a aumentar sua eficiência.

2. Pratique a positividade

Rápido, é que se importa, Ah-Mell ou Car-Mell? Talvez não a pronúncia inglesa mais debatida na Internet (eu estou olhando para você, GIF), é uma daquelas coisas que as pessoas gostam de ter argumentos sem sentido. Enquanto as opiniões que você tem sobre coisas no local de trabalho são muito diferentes, então para-May-to vs. para mah-to, é importante estar atento a outras opiniões. Em vez de simplesmente demitir as ideias do seu colega de trabalho, tente responder com "sim e" em vez de "não, mas". (Além disso, deixe o sarcasmo fora da equação; não vai ajudar aqui.) Lembre-se, no entanto, fortemente você se sente sobre um tópico não significa que sua opinião é certa e qualquer outra coisa está errada. Alerta de spoiler: O lado oposto do argumento provavelmente se sente tão fortemente quanto você.

Quando se trata de desacordos no local de trabalho, é de suma importância que você crie um ambiente colaborativo em que todas as opiniões possam ser expressas para encontrar terreno comum e depois uma solução. Lembre-se, o que está acontecendo no PMO muitas vezes se apega ao resto da sua organização. Se houver dissonância em seu PMO, muitas vezes haverá repercussões em outras partes da empresa.

Uma maneira de ajudar a evitar que o conflito sejaCrie uma única fonte de verdadePara a história de umprojeto. Se a história de um projeto estiver em um só lugar, qualquer confusão sobre o que tem ou não foi explorada pode ser eliminada. Qualquer recém-chegado ao projeto também pode ver como a conversa evoluiu e, em seguida, é capaz de adicionar contribuições mais focadas e valiosas.

3. Seja flexível

A mudança é uma parte necessária de como trabalhamos. As coisas acontecem inesperadamente, e não há nada que você possa fazer pessoalmente para evitar isso. Você também se dirigirá para a inevitável broca de incêndio, onde uma inundação de e-mails ou uma onda de mensagens de folga chega detalhando a mais recente crise e como "esta é agora prioridade # 1". Felizmente, nós não somos stonemasons, e enquanto isso pode não parecer Às vezes, é possível mudar de engrenagens e acomodar mudanças repentinas.

Se você tiver sorte o suficiente para fazer parte de uma organização que utilize uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho colaborativo, seus prazos devem ser alterados automaticamente para refletir a mudança na prioridade de um projeto. Às vezes é tão simples quanto mover o final de uma barra em um gráfico de Gantt, mas a essência é que as mudanças que você experimenta podem ser facilmente tratadas.

4. Concentre-se no que está na sua frente

Uma grande parte sobre praticar a atenção mental é ser "consciente". (Shocker!) O que isso significa basicamente é que, em vez de ir à sua próxima reunião e ler o seu e-mail ou pensar em seu último projeto, vocêrealmente ouvir o que está sendo dito na reunião. Em todas as conversas, você tem com seus colegas de trabalho, participe ativamente e age compassivo para eles. Este é um ponto fundamental da atenção plena.

Embora o software provavelmente não possa ajudá-lo a colocar o telefone ou fechar o laptop durante sua próxima conferência (ou, no caso de telecomunicação, feche outros aplicativos), ele pode ajudá-lo a se concentrar em sua carga de trabalho. Como discutimos anteriormente, sendo capazes de criar painéis personalizados em qualquer programa que você usa para colaborar com seus colegas pode ajudá-lo a ver suas tarefas hoje ou esta semana. Além disso, quando os projetos de todo o seu time estão na mesma ferramenta, você pode eliminar as reuniões pesadas que servem apenas para atualizar umas às outras no que está acontecendo.

5. Deixe tempo para descompressão

Lembre-se que o exercício de respiração fizemos no início deste post? Tempo para fazer isso de novo. Tomar um respiro de vez em quando deve ser uma parte regular do seu dia de trabalho. Quão? ComeçaragendamentoReuniões de 45 minutos em vez de uma hora. Ou 20 minutos em vez de 30. Apenas aquelas pequenas, extras quebras de 10 a 15 minutos podem fazer maravilhas por eliminar a sensação de ser o coelho branco de "Alice no País das Maravilhas" - sempre tarde, movimentado de reunião para reunião, nunca tendo um segundo para respirar. Talvez comece a estender uma casa de banho em uma curta caminhada do lado de fora uma vez por dia. Sempre haverá projetos prioritários e prazos de prazo, então assar no tempo para não apenas permitir que aqueles, mas também para dar um respiro de seus constituintes de vez em quando puderem ajudar a manter todos felizes e no horário.

Outra parte importante disso é garantir que seus funcionários não estejam sobrecarregados. EnquantoUm pouco de estresse é realmente bom- Ajuda você a se concentrar e superar os desafios - o estresse crônico reduz o trabalhoqualidadee pode até levar a problemas massivos de saúde (perda de sono, pânico, depressão, ataques cardíacos - a lista continua). Gerenciamento adequado de recursos.Garante que seus funcionários permaneçam em seu nível de estresse "desempenho máximo" sem derramar em níveis prejudiciais.

No software de gerenciamento de projetos, sempre que você construir um plano de projeto, crie prazos que permitam esse "tempo de respiração", crie as dependências necessárias para cada uma das tarefas e subtarefas do projeto e atribua tarefas com base em não apenas mais adequadas para elas, Mas também quem tem tempo. Dessa forma, seus funcionários podem colaborar com eficiência com recursos suficientes para fazer o que precisam fazer, e eles também são capazes de lidar com quaisquer mudanças que vêm.

Alcançar a paz de PMO.

Praticar essas maneiras de trazer um senso de "namaste" para o seu PMO certamente ajudará a sua equipe a ser ainda mais produtivo e definir o palco para um ambiente de trabalho consciente e colaborativo, permitindo que todos se sintam como se estivessem fazendo trabalho significativo. (Você sabia que os funcionários mais felizes são aqueles que classificam "fazendo trabalhos significativos" como o fator # 1 para sua felicidade? Mesmo sobre a compensação? Você pode ler mais sobreO que faz um funcionário feliz em nosso relatório .)

Então, enquanto você não precisa sair do tapete de yoga para praticar a atenção plena em seu local de trabalho, uma ferramenta de gerenciamento de fluxo de trabalho colaborativo (ComoGerenciador de tarefas UDN. !) Pode ajudá-lo a criar o melhor ambiente para seus funcionários.