Come creare e gestire un calendario del progetto per impostare il tuo gruppo per il successo

I tuoi giorni lavorativi a volte ti lasciano sentire come se fossi nel selvaggio ovest, dove regna il caos? Ecco alcuni segni: il lavoro è sciocco e non coordinato. Pezzi di progetti Non si connettono e le scadenze sono frequentemente mancate. Hai poco a nessuna visibilità nei carichi di lavoro della tua squadra, portando alla duplicazione del lavoro a causa di comunicazione errata. La buona notizia è che molti di questi problemi possono essere risolti attraverso l'uso di un calendario del progetto.

Innanzitutto, il resto certo che non sei solo nelle tue lotte. Dati da.2019 Pulse del sondaggio professionaleMostra le organizzazioni hanno sprecato quasi il 12% del loro investimento nel progetto la trascorrere lo scorso anno a causa di scarse prestazioni. La gestione del progetto può aiutarti a rimetterti su un terreno solido, trasformare il caos in ordine.

Ancora meglio, puoi domare il tuo giorno lavorativo selvaggio incorporando un calendario del progetto: una parte critica delProcesso di gestione del progettoche ridurrà tempo e risorse sprecate. Sia che tu stia riunendo tutti i tuoi pezzi per una formazione di contenuti, una roadmap di eventi, o un lancio di un prodotto, ti sentirai come lo sceriffo in città quando sai cosa è già successo e cosa sta arrivando nel tuo progetto.

Cos'è un calendario del progetto?

UN Calendario del progettoPrende tutti i pezzi del tuo lavoro e li mette insieme in una posizione centrale e visiva che l'intero team può accedere. Ti dà una visione degli occhi di uccello del programma generale del progetto in modo da poter vedere quando sono previsti pezzi diversi. E aiuta il piano dei contributori individuali e organizzare il lavoro attorno ai loro progetti più cruciali. Con un calendario di pianificazione del progetto solido, rimarrai informato e saprai esattamente quello che stai facendo oggi, la prossima settimana, e oltre. E perché anche la tua squadra ha accesso ad esso, tutti possono facilmente vedere cosa deve essere completato ora e cosa è dietro l'angolo.

Tipi di calendari di progetto

Qual è la prima cosa che viene in mente quando pensi a un calendario del progetto? Pensi a un foglio di calcolo Excel, formattato per sembrare un calendario? La tua mente va a un sistema di gestione del calendario come Google Calendar? O forse pensi fuori dagli schemi e immagina un calendario in uno strumento di gestione del progetto.

Ci sono vari modi per costruire un calendario del progetto e parte del tuo lavoro come project manager (anche se questo non è il tuo titolo ufficiale) è trovare un sistema che funziona per la tua squadra. Ecco una rapida anteprima dei pro e dei contro dei tre modi principali per creare un calendario del progetto:

I pro e i contro della creazione di un calendario del progetto in Excel

Forse il modo più tradizionale per creare un calendario del progetto è quello di costruirlo in Excel. In questo calendario del progetto in stile foglio di calcolo, si modificano le righe e le colonne di Excel per sembrare un calendario mensile tradizionale.

Professionisti:

La tua squadra probabilmente ha già accesso a questo strumento e sa come usarlo.

Excel ha modelli di calendario del progetto, quindi non devi iniziare da zero.

È possibile espandere e comprimere le celle a seconda di quante informazioni stai aggiungendo al calendario del progetto.

Contro:

Poiché Excel non è stato costruito specificamente per i calendari del progetto, può essere difficile acquisire e tracciare il lavoro funzionante con questo strumento.

È difficile includere dettagli, file e altri lavori supplementari che il tuo team potrebbe dover accedere.

Una volta creato un calendario del progetto in Excel, può essere difficile riformattare o modificare il tuo display visivo.

I pro e i contro della costruzione del calendario del progetto nel calendario di Google

Un altro modo per costruire un calendario del progetto è quello di farlo all'interno del sistema di gestione del calendario del team, come Google Calendar. In questo tipo di calendario del progetto, si utilizzano eventi del calendario per rappresentare il lavoro imminente.

Professionisti:

La tua squadra probabilmente ha già accesso a questo strumento e sa come usarlo.

Poiché la maggior parte dei sistemi di gestione del calendario ha la capacità di visualizzare vari calendari contemporaneamente, è possibile visualizzare il tuo calendario personale e il calendario degli eventi di lavoro della tua azienda contemporaneamente.

Gli eventi del calendario hanno in genere un titolo e una descrizione, in modo da poter utilizzare il titolo dell'evento per rappresentare il titolo dell'attività e aggiungere un ulteriore contesto nella descrizione dell'evento.

Contro:

I sistemi di gestione del calendario come Google Calendar sono stati costruiti per visualizzare eventi, non attività e risultati.

Avere più compito "Eventi" in un giorno può rapidamente diventare travolgente.

Cercando di visualizzare simultaneamente compiti imminenti nello stesso strumento che usi per le riunioni può sentirsi ingombra e disorganizzati.

I pro e i contro dell'utilizzo di uno strumento di gestione del progetto per il tuo calendario del progetto

Gli strumenti di gestione del progetto sono costruiti con una robusta funzionalità per aiutare te e la tua squadra coordinate ed eseguire i tuoi progetti più ambiziosi. Con uno strumento di gestione del progetto, il tuo team ha più modi per visualizzare il progetto, comecalendari , Kanban Boards., elinea del tempo .

Professionisti:

Gli strumenti di gestione del progetto forniscono un modo zoom-out per visualizzare tutte le attività nel progetto, ma consentono anche di fare clic su ciascuna attività per ulteriori dettagli, contesto e allegati pertinenti.

Puoi facilmenteintegrareIl tuo calendario del progetto con i tuoi strumenti di business preferiti, quindi il tuo team ha tutti i file e il contesto di cui hanno bisogno per fare il loro lavoro in un unico posto.

In uno strumento di gestione del progetto, è possibile passare per visualizzare le stesse informazioni sul progetto in più viste, come i calendari del progetto, le schede Kanban, per fare elenchi e timeline. In questo modo, gli stakeholder possono visualizzare il lavoro nel modo in cui funziona meglio per loro.

Contro:

La tua squadra potrebbe non avere familiarità con uno strumento di gestione del progetto.

Le parti interessate incrociate dovranno accedere a questo strumento per visualizzare il calendario del progetto.

Come posso creare un calendario del progetto?

Iniziamo! Ti consigliamo di usare aStrumento di gestione del progettoper costruire i calendari di pianificazione del progetto. Con uno strumento di gestione del progetto, otterrai una serie di abilità preziose, permettendoti di:

Crea e sposta facilmente le attività

Regola le date dovute

Assegna i proprietari di attività

Condividi materiali

Aumentare e semplificare la comunicazione

Visualizza tutto il tuo.Lavoro della squadrain un posto

Passare a più visualizzazioni, comeCalendario, Gant Grafico o Kanban Board

Ha colpito le scadenze

Approfittare diintegrazioni

Ok, torniamo a creare il tuo calendario reale. Ecco le azioni concrete che vorresti prendere:

Mappare i passaggi.Decidi cosa deve accadere dall'inizio alla fine per completare il progetto. Identificare le dipendenze. Non preoccuparti ancora dei tempi.

Impostare le date di avvio e le date dovute.Ora, prendi una visione olistica dei tuoi passi e aggiungi date realistiche a ciascuno.

Identifica le parti interessate.Assegna ogni passaggio al membro del team appropriato, effettuando le responsabilità chiare.

Regolare se necessario.Il tuo calendario del progetto è un documento vivente. Assicurati di controllarlo spesso e spostare il lavoro in quanto il piano del progetto si evolve.

Condividi il tuo calendario del tuo progetto con le parti interessate una volta creata, quindi tutti sono allineati e comprendono ciò che ci si aspetta da loro nei giorni, nelle settimane o nei mesi a venire. Incoraggia il tuo team a utilizzare ogni giorno il calendario del progetto per comunicare i loro progressi e condividere documenti.

10 Suggerimenti per la gestione del calendario del progetto

Come con tutti gli strumenti aziendali, ci sono le migliori pratiche per l'utilizzo di un calendario del progetto. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a gestire il tuo calendario del tuo progetto in modo più efficace:

Non esagerare.Sii molto chiaro e assicurati di aggiungere dettagli (proprietari, date dovute, dettagli del progetto, materiali di riferimento, ecc.).

Utilizzo codificazione del colore per un facile consumo visivo.

Attività duplicate dove necessario.Molte attività e tipi di attività ripeteranno; Approfitta di questo e dei compiti o dei requisiti duplicati piuttosto che partire da zero ogni volta.

Assicurarsi carico di lavoro della squadra è equilibratoCerca di identificare chi potrebbe essere sovraccarico di lavoro e chi potrebbe essere sottoutilizzato e regolare il calendario del progetto secondo necessità.

Traccia e monitorare regolarmente.È possibile identificare rapidamente quali risultati non sono usciti sulle date previsti guardando il calendario del progetto.

Adattarsi mentre vai.Gli strumenti di gestione del progetto consentono di trascinare e diminuire per modificare facilmente le date.

Creare Progetto Timelines. Questo mostra la durata di ogni singolo compito o pezzo di lavoro all'interno del tuo progetto.

Impostare le pietre miliari del progetto.Questo ti consentirà di misurare i progressi e condividere i successi.

Condividi il tuo calendario con gli stakeholder . Invece di fielding più domande sullo stato del tuo progetto, è possibile fare riferimento a tutte le parti interessate alla vostra vista del calendario del progetto.

Creare Modelli di calendario del progetto. che puoi riutilizzare per il lavoro futuro.

3 esempi di un calendario del progetto

I calendari del progetto sono variabili infinitamente per soddisfare qualsiasi progetto. Quella flessibilità è una parte importante del loro ricorso. Ma sono anche riutilizzabili; Se si dispone di un tipo di progetto che tende a ripetere se stesso, è possibile creare un modello di calendario del progetto che è possibile utilizzare di nuovo, risparmiando tempo lungo la strada.

Ecco alcuni esempi di calendari di progetto:

1. Calendario editoriale.

Un calendario del progetto editoriale funziona per mantenere la produzione di contenuti in pista Gestire tutti i contenuti in un posto e mettendo date e scadenze importanti in un formato visivo. Le attività e le date dovute sono facilmente accessibili. Assegna compiti alle parti interessate (scrittori, editori, designer e persino editori) e allocare le date di pubblicazione mirate a ciascun articolo in modo da sapere cosa sta uscendo avanti e quando.Master il tuo intero piano di contenuti con questo modello.

2. Piano di progetto di marketing

Se il tuo progetto di marketing è attorno a un evento imminente o un lancio di campagne, un calendario del progetto è vitale per il suo successo. Efficace gestione del progetto, attraverso un calendario del progetto, consente ai professionisti del marketing di centralizzare la comunicazione, collaborare e creare processi ripetibili. Elimina il tuo piano di marketing, comprese le date, i proprietari e i tipi di iniziative (se PR, Social Media, ecc.). Il cambiamento è costante nel mondo del marketing, e questo significa spingere le scadenze rapide e regolare le date per mantenere aggiornato il piano di marketing.Utilizzare un modello per creare chiarezza e responsabilità in tutto il team di marketing.

3. Roadmap del prodotto

Crea e aggiorna la tabella di roadmap del prodotto in una posizione centrale: il tuo calendario del progetto. Qui puoi comunicare la timeline e la strategia tenendo traccia di più linee di prodotti in un unico posto. Sarai anche in grado di condividere la tua roadmap per ottenere feedback e buy-in.Avere sempre una visione chiara della tua azienda e delle priorità del prodotto con questo modello di calendario del progetto.

Rendere la tua vita lavorativa più facile

È una persona saggia che usa strumenti per il loro miglior vantaggio. Un calendario del progetto è solo un modo semplice che puoi rendere il tuo lavoro quotidiano eseguire più fluido e in modo più efficiente. Dai un'occhiata a quanto redshift di Autodesk hacresciuto del 30% annuoper tre anni rettilinei grazie a gestire il loro contenuto editoriale e usarecalendari del progetto in.UDN Task Manager .