15 geheimen voor het maken van een takenlijst die eigenlijk werkt

Overzicht

Iedereen houdt ervan dingen van een takenlijst te controleren - maar als het niet goed is gedaan, kan je takenlijst meer kwaad dan goed veroorzaken. In dit artikel bieden we betonnen tips om u te helpen uw to-do's in te stellen voor succes, inclusief hoe u effectief moet vastleggen, organiseren en prioriteren. Lees verder om uw eigen lijst naar het volgende niveau te nemen, zodat u zich kunt stoppen met u zorgen te maken over misplaatste noten en beginnen met het controleren van de dingen.

Een takenlijst is slechts een lijst met dingen die je moet doen. Dat betekent eigenlijk alles en alles kan op je takenlijst staan, maar alleen omdat je je to-dos-down hebt geschreven, betekent niet dat je takenlijst eigenlijk nuttig is. Effectief volgen wanneer uw werk verschuldigd is, kan u helpen prioriteren en goed werk te krijgen. Maar te vaak is die lijst van werk aan-DOS ongeorganiseerd en losgekoppeld van het werkelijke werk dat u aan het doen bent - die leidt tot minder duidelijkheid en meer werk over werk.

Het goede nieuws is, het schrijven van een takenlijst hoeft geen oefening in nutteloosheid te zijn. Neem de controle over uw naar-dos met deze 15 geheimen voor het maken van een takenlijst die daadwerkelijk werkt.

First Thing's eerste: zeg vaarwel aan de schriftelijke takenlijst

Als je dat nog niet hebt gedaan, is de eerste stap voor het maken van een takenlijst die eigenlijk werkt, het in een to-do-lijst-app bouwen. Geschreven aan-Do-lijsten zorgen voor het wonderbaarlijke bevredigende gevoel van oversteken van iets af, maar ze zijn ook de slechtste manier om je to-dos bij te houden. De waarheid van de zaak is, een geschreven takenlijst is ongeorganiseerd, vatbaar voor fouten, gemakkelijk te verliezen en ineffectief.

In plaats daarvan begin met eenTo-do-lijst-app. In tegenstelling tot een schriftelijke takenlijst, omvatten de voordelen van een At-do-lijst-app:

Het sorteren en prioriteren van werk.Als u de volgorde van uw geschreven takenlijst wilt wijzigen, moet u het hele ding herschrijven. Maar met een TO-lijst-app kunt u eenvoudig items slepen en neerzetten. Niet alleen dat de meeste to-do-lijst-apps bieden een manier om de prioriteit te volgen met aangepaste tags.

Onmogelijk om te verliezen.In tegenstelling tot een handgeschreven takenlijst, kunt u een online to-do-lijst "verliezen". U hebt altijd toegang tot de lijst, zodat u op de DOS kunt, waar u ook bent.

Voeg extra context toe aan uw aan-dos.De meeste to-do-lijst-apps bieden een manier om extra informatie in de beschrijving toe te voegen. In een schriftelijke takenlijst zijn alles wat je hebt een paar woorden om te beschrijven waar je aan moet werken. Maar met een TO-LIST-app heeft elk To-Do een uitbreidbare beschrijving, waar u alle relevante taakdetails, werkdocumenten of belangrijke informatie kunt toevoegen.

Maak afzonderlijke lijsten op dezelfde plaats.Voordat u een to-do-lijst-app kiest, moet u ervoor zorgen dat u meer dan één "lijst" in de app kunt maken. Misschien wilt u een takenlijst maken voor persoonlijk werk, een ander voor het werk van uw team, en een derde voor uw professionele ontwikkeling, bijvoorbeeld. Met een to-do-lijst-app met meerdere lijstopties kunt u al deze naar DOS op één plek opslaan.

Stel Due-data, herinneringen en meldingen in.Je to-dos betekent niet veel als ze niet op tijd klaar zijn. Met een TO-lijst-app kunt u volgen wanneer het werk verschuldigd is en herinneringen of meldingen instellen om ervoor te zorgen dat u uw to-dos op tijd krijgt.

Samenwerking.Wanneer uw individuele takenlijst is georganiseerd en uw prioriteiten duidelijk zijn, kunt u beter bijdragen aan teamprojecten en initiatieven. Met andere woorden, hoe meer georganiseerd u bent, hoe gemakkelijker het zal zijnsamenwerkenmet je team.

Als u op zoek bent naar een to-do-lijst-app, probeer dan Udn taakmanager . Udn taakmanageris eenWerkbeheersingstoolOntworpen om u te helpen bij het organiseren van uw werk, zodat u precies weet wat u moet doen, waarom het ertoe doet, en hoe u het hebt gedaan. GebruikenUdn taakmanagerOm uw werk te volgen en het terug te sluiten op grotere projecten, loop je in teamgenoten en zorg ervoor dat er niets door de scheuren valt.

15 geheimen voor een betere takenlijst

Als u klaar bent om uw takenlijst naar het volgende niveau te nemen, probeer deze 15 tips om uw duidelijkheid te maximaliseren en inefficiënties te verminderen. Merk op dat de meeste van deze tips aannemen dat u een to-do-lijst-app gebruikt om uw werk te organiseren enproductiviteit verhogen .

1. Leg alles vast

Het is beter om iets naar beneden te schrijven en het zo compleet te markeren dan om te vergeten wat je in de eerste plaats wilde doen. Vaak, sommige van ons bestbrainstormenKom als we niet bereid zijn om ze te schrijven - maar inspiratie wacht niet om te slaan. Als je een passerende gedachte hebt over iets dat je zou kunnen doen om een ​​project of een geweldig idee te verbeteren om naar je baas te staan, voeg je dan gewoon toe aan je to-do-lijst.

Dit is ook waarom het belangrijk is om een ​​to-do lijst-app te kiezen met eenGeweldige mobiele ervaring. Op die manier, als u onderweg bent, kunt u een notitie noteren zonder het te onthouden totdat u terugkeert naar uw computer.

2. Lijsten, lijsten en meer lijsten

Een van de redenen om-do-lijsten worden zo overweldigend, is dat ze de neiging hebben om een ​​willekeurige Mishmash van alles te bevatten. Mogelijk werkt u aan meerdere projecten op het werk en probeert een herinnering op te slaan om uw aankomende campagnecorrect naast een opmerking over Sourcing-leveranciers te bekijken voor een evenement kan verwarrend snel worden. Geen wonder dat je je overweldigd voelt.

Om de controle over uw takenlijst te nemen en uw beste werk te krijgen, overweeg dan om meer dan één lijst te maken. Zorg er bijvoorbeeld voor dat elk project of het grote initiatief zijn eigen lijst heeft. Overweeg bovendien een lijst met het maken van één lijst voor werk die onmiddellijk bruikbaar is, een ander voor toekomstige projectideeën en een derde voor persoonlijke herinneringen. Op die manier kunt u de To-Do-lijst openen die relevant is voor het werk dat u nu aan het doen bent, om zich beter te concentreren op wat u moet doen.

3. Organiseer uw takenlijst per workflow, prioriteit of vervaldatum

Het opnieuw organiseren van uw takenlijst elke dag is een verspilling van tijd - zelfs als het soms leuk is. Weersta de verleiding door een echt grote structuur te creëren voor uw takenlijst. Als uw app het ondersteunt, overweeg dan het bouwen van secties voor verschillende soorten werk. Op die manier kunt u werken op projecten of prioriteit, afhankelijk van uw voorkeuren.

4. Maak het bruikbaar

Uw takenlijst is niet de plaats om gedachten of doelen op te slaan. Die details zijn belangrijk om vast te leggen, maar als u alles in één takenlijst houdt, kan uw belangrijke werk verloren raken of begraven worden. Richt in plaats daarvan om die items vast te leggen in een projectmanagementtool ofDoelbeheersysteem. Op die manier heb je nog steeds toegang tot al je eenmalige gedachten en belangrijke doelen, zonder je takenlijst te rommelen.

Ook al is het belangrijk om gedachten en doelen apart van je hoofd, bruikbare takenlijst op te slaan, hoeft te schakelen tussen Muliple-tools overweldigend, snel. Zoek in plaats daarvan een manier om al deze informatie in dezelfde tool vast te leggen, zoals Udn taakmanager .

5. Werkwoorden eerst, details later

Naast het feit dat elke to-do actionable is, raden we aan de meeste titels met een werkwoord te starten. Hoewel dit geen make-of-break-regel is, zal u beginnen met het starten van DOS met een werkwoord u precies weet wat er elk te maken heeft.

Bijvoorbeeld de to-doDrie Facebook-advertentiebeelden, vertelt je niet veel. Als u "Design" aan de voorkant van de TO-titel toevoegt, is ineens de to-do is bruikbaar en duidelijk:Ontwerp drie Facebook-advertenties.To-do-lijsten met werkwoordtitels geven u een inzicht in de a-glans in wat er op uw bord staat.

6. Prioriteit geven aan uw to-dos

Om ervoor te zorgen dat u het juiste werk op tijd krijgt, is het belangrijk om te weten welke van uw to-dos het belangrijkst is. Of u het belangrijkste voor-DOS bovenaan legt of aangepaste tags gebruikt om prioriteit te markeren, zorg ervoor dat u zichtbaarheid hebt in uw kritieke werk, dus u mist niets.

Dat wil niet zeggen dat je eerst je belangrijkste werk moet doen. Soms is het beginnen met de dag vrij met een gemakkelijke taak de beste manier om de bal te laten rollen. Of misschien woon je bij de 80/20-regel, die zegt dat je 80% van je werk in 20% van de tijd kunt voltooien, en je vindt het leuk om die uit de weg te krijgen. Zelfs als u uw hoge prioriteit niet eerst doet, moet u ervoor zorgen dat u weet wat u moet doen voordat de dag uit is.

7. Neem altijd een deadline op

Als het gaat om het raken van je to-dos, hoeft u niet alleen te weten wat u moet doen - u moet ook weten wanneer u het moet doen. Het afwerken van al je belangrijke taken betekent niet veel als ze klaar zijn op de verkeerde dag. Met andere woorden, je moet altijd weten wie het doet waar bij wanneer. Zelfs als je geen harde deadline hebt, is het beter om een ​​datum op te gaan en het te verplaatsen dan de deadline allemaal samen te missen.

8. Breek groot werk in kleinere taken

Een van de grootste strijd met het nauwkeurig raken van je to-dos is iets zien dat het morgen verschuldigd is, maar dan realiseert, "Woah, dit is eigenlijk een werk van een week."

Als u dit probleem vaak tegenkomt, overweeg dan om het werk in kleinere taken in te breken. Misschien is je werk niet te wijten tot vrijdag, maar het is een grote taak die meerdere dagen nodig heeft om te voltooien. Het hebben van dat werk opgebroken in aan-DOS U kunt eerder in de week voltooien, is cruciaal voor het succes van uw project.

9. Batch Gelijksoortige taken

Wanneer u in batches werkt, raakt u niet alleen uw To-DOS - u verhoogt ook uw productiviteit. Telkens wanneer u taken wisselt of begint met een nieuw project, heeft uw hersens wat tijd nodig om aan te passen en opnieuw te kalibreren. De waarheid is, mensen zijn niet echtgoed in multitasking, dus hoe meer to-dos je samen kunt groeperen, hoe gemakkelijker het op je brein zal zijn.

Let in het bijzonder uit voor dagelijks werk dat u kunt batchen en vereenvoudigen. Als er dingen zijn die je elke dag doet, denk je waarschijnlijk niet eens over hoe lang je erop doorbrengt - maar die tijd kan echt optellen. Als u dagelijkse taken heeft, neemt u rekening met hoe lang ze u daadwerkelijk brengt. Kijk dan of je er efficiënter mee kunt zijn. Kun je ze batchen of ze automatiseren? Verwijderen van dit werk reinigt niet alleen uw takenlijst, maar maakt u meer productiever.

10. Vier je voortgang

Telkens wanneer u iets van uw takenlijst controleert, hebt u iets bereikt. Dat is een grote deal! Je moet vieren, zelfs als het maar een klein stukje op de achterkant is.

BijUdn taakmanager, een van onze Core Company-waarden ishartslag-A verzonnen woord, zeker, maar een die in de buurt is en ons hart. Hartheid betekent het nemen van de tijd om plezier te hebben en zinvolle ervaringen te creëren tijdens je werkdag. Als je ooit hebt gebruikt Udn taakmanager , misschien zie je eenhoorns en Yetis vliegen over je scherm wanneer je een To-Do-compleet markeert. Waarom? De echte vraag is - waarom niet?

11. Triage Jouw lijst aan het einde van de dag

In plaats van de helft van je ochtendkammen door je takenlijst te besteden, organiseer je je taken de avond ervoor, dus, wanneer je aanmeldt, weet je al precies wat er op de docket zit. Door vijf tot 10 minuten de avond ervoor te besteden, kunt u ervoor zorgen dat u klaar bent om onmiddellijk de volgende ochtend op de dag te nemen.

12. Schakel meldingen uit

Meldingen zijn een enorm voordeel om goed werk te krijgen, en elke goede to-do-lijst-app heeft meldingen om te sparen. Wat is echter even belangrijk, is echter een "snooze" of niet storende functie. Uiteindelijk organiseert u uw werk, zodat u productiever kunt zijn - en soms betekent dat dat u moet concentreren, in plaats van afgeleid te worden door een willekeurige ping.

13. Volg wat u niet hoeft te doen

U wilt geen tijd in onbelangrijk werk zinken. Dus terwijl u altijd details in uw takenlijst wilt vastleggen, is het ook belangrijk om het indien nodig te dalen.

Als u met PRIORITAL volgt, hebt u al inzicht in wat het meest en minst belangrijk is. Dan, indien nodig, wees niet bang om het werk te depioritiseren. Tracking Your To-dos gaat niet over het doen van elk klein ding elke dag - het gaat om het krijgen van controle over je taken, zodat je je belangrijkste werkzaamheden hebt gedaan.

14. Kijk voor Stragglers

We hebben allemaal die taken die vorige week verschijnen dat we nog steeds niet hebben gekregen om te doen. Maar als je die taken opmerkt, vraag jezelf dan waarom ze niet zijn gedaan. Wat houdt je van hen? Moet u ze reprioritiseren, of hen aan iemand anders delegeren? Is er iets over de taak die je niet begrijpt, die je tegenhoudt? Weten waarom je uitstel kunt helpen om je efficiënter te zijn en die zanglers in de knop te knijpen.

15. Werkzaam op één platform

Idealiter wil je je to-dos niet in een vacuüm volgen. Georganiseerd en geavanceerd zijn is alleen zo behulpzaam als je niet zichtbaar hebt in het werk van je team en omgekeerd. De meest effectieve teams zijn die die een centrale bron van waarheid delen voor waar het werk gebeurt. Op die manier weet iedereen precies wie verantwoordelijk is voor welke taken, en je kunt je richten op het krijgen van je beste werk gedaan als een team.

Natuurlijk denken we Udn taakmanager is een behoorlijk goede manier om dit te doen. MetUdn taakmanager, je team kan organiseren wat te doen, waarom het ertoe doet, en hoe het klaar is. Op die manier ben je niet de enige die profiteert van verhoogde duidelijkheid en verminderde inefficiënties.

Controleer "Leer hoe u een TO-DO-lijst kunt maken" OFF DE LIJST

Het maken van een takenlijst gaat over het organiseren en verkrijgen van zichtbaarheid in je werk - en met deze 15 tips, doe je precies dat. Maar als u op zoek bent naar een takenlijst om werk te volgen, hebt u ook een manier nodig om het werk van uw teamleden te geven en te verkrijgen. Zoek naar een takenlijst die extra robuuste functies biedt zoalstaak beheer en project management .

Geïnteresseerd in het leren van meer? Lees over deVoordelen van projectbeheermetUdn taakmanager .