De Pomodoro-techniek: hoe het helpt de productiviteit van het team te boost

Overzicht

Breeze door je takenlijst met de Pomodoro-techniek - een tijdmanagementstrategie die 25-minuten werksessies en 5 minuten pauzes gebruikt. Door het werk in beheersbare brokken te breken, kun je één stuk tegelijk aanpakken en mentale vermoeidheid verminderen. Hieronder leggen we uit hoe de techniek werkt, de voordelen en hoe het voor uzelf te implementeren.

Voel je je ooit overweldigd door je takenlijst en vraag je je af hoe je alles op tijd zult voltooien? Door het gebruiken vanTijdmanagementstrategieën-Such als de Pomodoro-techniek - je kunt je productiviteit maximaliseren en blijven op projecten.

De Pomodoro-techniek draait om het doen van gerichte werksessies met frequente korte pauzes, met als doel uw productiviteit te verhogen en tegelijkertijd mentale vermoeidheid te verminderen.

Als u met meerdere teamleden aan meerdere projecten werkt, kan deze techniek worden gebruikt om uw taken te gebruiken om de werklast minder overweldigend te maken.

In deze handleiding zullen we uitleggen hoe de methode Pomodoro in detail werkt, zijn voordelen en manieren om het te implementeren. Door uw tijd effectief te beheren en het helpen van uw teamleden hetzelfde, uwTeam Productiviteitzal verbeteren en je zult meer impact leveren.

Wat is de Pomodoro-techniek?

De Pomodoro-techniek is een populaire tijdmanagementtechniek die het werkt in 25 minuten durende sessies met korte pauzes ertussen om de focus te maximaliseren.

Deze techniek is ontwikkeld doorFrancesco Cirilloin de late jaren tachtig terwijl hij een universiteitsstudent was. Cirillo, die moeite had met tijdmanagement en productiviteit, besloot zich te committeren tot een gerichte studie-sessie van 10 minuten.

Hij gebruikte een keukentimer in de vorm van een tomaat ('Pomodoro' in het Italiaans) tot tijd zelf. Na herhaalde proef en opstaan ​​en aanpassen, stopte hij uiteindelijk de Pomodoro-techniek.

Deze aanpak wisselt af tussen werk- en breuksessies. Een Pomodoro is een werkverzoeken van 25 minuten, waarna er een pauze van vijf minuten is. Na het doen van vier pomodoros, neem je een lange pauze. Door in korte spurts te werken, ben je waarschijnlijker productief tijdens het gemotiveerd.

Om gericht te blijven tijdens een pomodoro, is het beperken van afleidingen sleutel. Zet bijvoorbeeld uw telefoon op de vliegtuigmodus en schakel chat- of e-mailmeldingen uit. Dat gezegd hebbende, er kunnen externe afleidingen buiten je controle zijn, zoals als je teamgenoot je vraagt ​​om te helpen met een tijdgevoelige taak.

Cirillo verantwoord hiernaar door een vierstappenbenadering te ontwikkelen voor het omgaan met onderbrekingen:

Informerende andere persoon die je momenteel bezig bent

Onderhandeleneen tijd om het probleem te bespreken

Schemade vergadering onmiddellijk

Bel ze terugWanneer de pomodoro is voltooid

Deze respectvolle manier om met uw teamleden te communiceren, kunt u krijgen - en blijvenin de stroomterwijl je werkt.

Als alternatief kunt u deze techniek ook gebruiken met uw team.

Om de methode in een teaminstelling toe te passen, kan elk teamlid taken worden toegewezen aan het begin van de dag dat ze voltooien met behulp van Pomodoro-sessies. Aan het eind van de dag voldoet het team de huidige status van taken en hoeveel pomodoros zijn voltooid.

Zodra u een goed begrip van de methode krijgt, kunt u het aantal Pomodoros inschatten dat het voor bepaalde taken zal nemen, wat nuttig kan zijn voor het plannen van toekomstige workflows of projecttijdlijnen.

Hoe de methode Pomodoro Time Management te gebruiken

Om de Pomodoro-methode te gebruiken, kiest u eerst een time-pit-tool, zoals:

TIMERS:U kunt een fysieke of digitale timer gebruiken om uw sessies bij te houden.

Pomodoro-timers:Sommige timers zijn specifiek geprogrammeerd met Pomodoro-sessies. Zodra je het start hebt, zal de gespecialiseerde timer je waarschuwen wanneer de Pomodoro op is en wanneer je pauze voorbij is.

Pomodoro-apps:Beschikbaar voor zowel iOS- als Android-telefoons, kunt u ook een Pomodoro-app downloaden om uw Pomodoros te volgen.

Zodra u uw instrument van keuze hebben gekozen, volgt u de hieronder om te beginnen stappen:

Een lijst van de taken die u wilt vandaag bereiken in volgorde van prioriteit.

Kies een taak om te werken aan en start op 25 minuten pomodoro.

Na de sessie, nota wat je bereikt en geef jezelf een vinkje.

Neem een pauze van vijf minuten.

Doe drie pomodoros door stappen 2-4 te herhalen.

Neem een 15-30 minuten pauze na vier pomodoros.

Herhaal de cyclus, terwijl het bijhouden van het aantal pomodoros nodig is om een taak te voltooien.

In het algemeen zijn er 16 pomodoros in een dag als je full-time werken, maar het is niet een strikte vereiste. Met hoeveel pomodoro sessies je moet voltooien uwte doen lijst .

Door het opnemen van het aantal pomodoro sessies voltooid, zult u in staat om beter te plannen van uw schema. De volgende keer dat u soortgelijke taken te doen, maak een tijdschema en gebruik maken van uw vorige records in te schatten hoeveel pomodoros het zal duren om die taken uit te voeren.

De voorbereiding van uw pomodoros

Bij het plannen van uw taken, hier zijn enkele tips te volgen:

Breek complexe taken:Als een project of taak vereist meerdere stappen en zal naar verwachting meer dan vijf pomodoros te nemen, af te breken in kleinere, eenvoudiger taken. Bijvoorbeeld, als je een rapport te schrijven, kunt u een taak maken voor elke fase van het schrijfproces: onderzoek, overzicht, ontwerp, en bewerken.

Groep kleinere taken samen:Combineer eenvoudige taken die minder zal duren dan één pomodoro. Bijvoorbeeld: “een vergadering plannen” en “reageren op e-mails” kon gaan in dezelfde sessie. Dit heet eentijdblok .

Plan extra pomodoro sessies:Plan een paar extra pomodoros voor het geval dat sommige taken langer duren dan verwacht. Dit kan helpen stress te verminderen over het halen van deadlines als je in de problemen uit te voeren. Als je niet uiteindelijk met behulp van de extra pomodoros, kunt u ze gebruiken voor zelf-learning of optionele taken.

Wat te doen tijdens pomodoro pauzes

De pauzes na pomodoro sessies zijn bedoeld om mentale pauzes. Probeer niet om iets te mentaal belastend tijdens de pauzes, zodat uw brein heeft tijd om te rusten en te absorberen informatie doen.

Het is ook een goed idee om een onderbreking van het scherm te nemen en doe iets fysieks.

Hier zijn een aantal ideeën over wat je kunt doen tijdens een pomodoro pauze:

Stretch of oefening

Gaan wandelen

Organiseer uw bureau

Eet een snack

Maak een kopje koffie of thee

Luisteren naar muziek

Door het nemen regelmatig een pauze, zult u in staat zijn om fysiek en mentaal, zodat u zich kunt concentreren op uw resterende taken voor de dag op te laden.

Koppelen pomodoro metUdn taakmanager

Om het meeste uit van de pomodorotechniek te krijgen, kunt u deze koppelen met andere workflow management of productiviteitstools.productiviteit softwarekan de pomodoro methode om de organisatie en time management te combineren vullen.

Hier zijn enkele manieren om pomodoros met werk management software tools zoals plannenUdn taakmanager :

Het maken van to-do lijsten: Udn taakmanager 's to-do lijst softwarekunt u taken met toevoegen zo veel of zo weinig detail als je wilt. U kunt herinneringen voor vervaldatums instellen, pas het uitzicht, en deel ze met je teamgenoten, die nuttig kan zijn als u pomodoros doet als een team.

Managing team taken:Als u liever gebruikKanban Boardsof vergelijkbare instrumenten, kunt u gebruik makenProjectbeheersoftwaretaken te delegeren en bijhouden van hun vorderingen met real-time updates. U kunt ook documenteren het aantal pomodoros er nodig is om een taak te voltooien voor uw team te verwijzen. Het houden van alles op één plek zal ook het verbeteren van de organisatie en stroomlijnt de communicatie.

Managing workflow:Een goede doorstroming stelt u in staat om efficiënt te werken en tegelijkertijd uw team blijft op de hoogte van de laatste ontwikkelingen. Gebruik makend vanWorkflow Management-softwarekan u helpen set verwachtingen, plannen check-ins aan de voorkant, en plan taken een paar dagen of maanden op voorhand.

Door gebruik te maken van een van de productiviteit en het project management tool, kunt u de workflow van uw team aanpassen, zodat het werkt in tandem met de pomodoro methode.

Voordelen van de pomodorotechniek

De Pomodoro-techniek is een populaire tijdmanagementtechniek omdat het de productiviteit verbetert door gerichte werksessies.

Hier zijn enkele manieren waarop de Pomodoro-techniek uw algehele productiviteit kan ten goede komen.

1. Verbetert de focus

Met deze techniek kunt u de gewoonte van multitasking doorbreken, welkeMensen zijn over het algemeen niet goed in. Het traint u om te kunnen concentreren op één taak tegelijk met redelijke tijdsintervallen. Door dit proces te oefenen, kunt u in minder tijd hogere kwaliteit produceren.

2. Faciliteert projectplanning

Nadat u gewend bent aan het doen van Pomodoros, kunt u met meer precisie taken en projecten uitsluiten. Je kunt bijvoorbeeld in staat zijn om te schatten hoeveel pomodoros het kost om een ​​rapport te schrijven en een redelijke deadline voor te stellen.

3. Helpt afleiding te beperken

Door de aanpak van Cirillo te volgen om afleidingen te hanteren en stappen te ondernemen om afleidingen op uw werkdag te verwijderen, kunt u uw werkomgeving optimaliseren voor heads-down time. U kunt bijvoorbeeld uw telefoon op de vliegtuigmodus plaatsen en automatische e-mailreacties instellen.

4. Verlaagt mentale vermoeidheid

EENStudie van het Cognition-dagboekGevonden dat langdurige taken leiden tot verminderde prestaties, terwijl korte pauzes tussen taken u kunnen helpen de focus te handhaven. Het nemen van regelmatige pauzes tussen Pomodoros laat je hersenen rusten zodat je in staat bent om te heroriënteren zonder te moe te zijn.

5. Streamline-teamcommunicatie

Als u Pomodoros als een team gebruikt, heeft iedereen een duidelijk begrip van hun individuele verantwoordelijkheden en respecteer ze elkaars heads-down-time. Bovendien hoef je alleen maar samen te komen voor teamupdates, die het nummer en de lengte van de benodigde vergaderingen zullen verminderen.

6. Dustaint motivatie

Door taken af ​​te breken en ze in korte uitbarstingen aan te pakken, voel je een gevoel van tevredenheid die je in 25 minuten kunt bereiken. Dit motiveert u om de productiviteitsstreep enafgewerkte uitstel. Er is ook de beloning van het werken aan een langere pauze na vier pomodoros om je gemotiveerd te houden.

Werkt Pomodoro?

Elke persoon beheert hun tijd anders, afhankelijk van hun werkomgeving en werkstijlen. Onderzoek toont aan dat de Pomodoro-methode in feite werkt, zodat u misschien vindt dat het ook voor u werkt.

De Pomodoro-methode werd voornamelijk geïnspireerd doortijdvak, een productiviteitsstrategie die betreft het voltooien van taken binnen een blok van tijd gepland in uw kalender. In een test van 100 productiviteitshacks was dit gerangschikt het nuttigst. Vergelijkbaar met timeboxing, houdt de Pomodoro-methode in een bepaalde tijdsperiode in.

Door de productiviteit te meten met behulp van Pomodoros, gaat het verstrijken van de tijd van het hebben van een negatieve connotatie tot een positieve één - het wordt een weergave van wat werd bereikt in plaats van de tijd die verloren ging.

FilosoofHenry BergsonSubstioned Die tijd roept alleen stress en angst aan als we gedwongen zijn om het te meten, geactiveerd door het idee om te laat te zijn.

Aan de andere kant waarnemen als een reeks gebeurtenissen geen stress genereert. Dit is waar de Pomodoro-techniek van pas komt, door uw werkdag te ervaren als een reeks geplande pomodorosessies, kan uw tijdgerelateerde stress worden verminderd.

Door "de afhankelijkheid van de tijd te inverteren", noemt als Cirillo het, het concept van de tijd is niet langer een bron van angst, maar een motivator. Elke Pomodoro zet een gezonde hoeveelheid druk op ons om te verbeteren en vooruitgang te boeken.

Dat gezegd hebbende, terwijl de theorieën achter de techniek misschien geluid zijn, hoe goed de Pomodoro-techniek werkt, zal de werken van persoon tot persoon variëren.

De Pomodoro-methode aanpassen voor uw werkstijl

Als de traditionele Pomodoro-methode niet voor u werkt, probeert u deze aan te passen zodat het beter geschikt is voor uw werkstijl en voorkeuren.

Hier zijn enkele manieren om dit te doen:

Verander de lengte van de pomodoro's:U kunt de lengte van Pomodoro-sessies aanpassen om uit te lijnen met uw werkgewoonten. U kunt bijvoorbeeld langere pauzes nemen of kortere werksessies doen. Zolang je het breakpatroon volgt, kun je nog steeds de voordelen van de techniek plukken.

Combineer met andere strategieën:Als je een fan bent van organisatie en productiviteitsstrategieën zoals deDingen gedaan (GTD) -methode, je kunt het combineren met de Pomodoro-methode. Organiseer uw taken met behulp van één strategie en pak uw taken aan met de Pomodoro-methode.

Doe pomodoros wanneer het nuttig is:U hoeft zich niet vast te leggen aan het doen van pomodorosessies voor de hele werkdag. Gebruik het wanneer je het meest nuttig vindt, bijvoorbeeld als je werkt aan een project dat meerdere bewegende delen heeft. Als uw productiviteitsniveau de hele dag varieert, probeer dan de Pomodoro-methode te gebruiken tijdens uw piekuren.

Klaar, set, pomodoro

De Pomodoro-techniek biedt een eenvoudige benadering van het tijdmanagement door te wisselen tussen gerichte werksessies en pauzes.

Door taken te plannen op basis van het geschatte aantal Pomodoros zal het duren om ze te voltooien, kunt u uw voortgang meten en uw team ook in de lus houden.

Deze techniek kan uw productiviteit vergroten,Verbeter het projectbeheeren verbetert teamwork. Om uw workflow nog meer af te stemmen, koppelt u de Pomodoro-techniek met productiviteitstools ofTaakbeheersoftware .

.