gids van de beheerder om de communicatie stijlen

Weten hoe u effectief te communiceren met uw team is van cruciaal belang. Communicatie is een belangrijk onderdeel van alles wat we doen op het werk. Het krijgen van ons eigen werk, samen met teamleden, delegeren van het werk van hun medespelers, en het delen van voortgangsrapportages zijn allemaal afhankelijk van effectieve communicatie.

Dat is waar de vier communicatie stijlen komen in. De vier communicatiestijlen categoriseren hoe mensen met elkaar communiceren. Ze zijn eengemeenschappelijk conceptover het hele web, en veel mensen geloven dat inzicht in uw stijl van communiceren kan u helpen om erachter te komen hoe om effectief samen te werken met teamleden.

Het probleem is, als je alleen richten op iemands stijl van communiceren, loopt u het risico van het missen van de grote beeld uit te voeren. Misschien een teamgenoot is de weergave van een agressieve of passieve communicatiestijl-maar waarom doen ze dat? Als ze lijken een agressieve communicator, waar is die agressie vandaan? Als ze lijken te maken van passief-agressieve reacties, wat leidde hen het gevoel dat ze niet meer rechtstreeks konden communiceren? Begrijpen wat beïnvloed communicatie iemands stijl-in plaats van alleen te focussen op het effect-kan u helpen bij een betere ondersteuning van uw teamleden en hen te helpeneffectiever te communiceren .

Wat is een stijl van communiceren?

Een stijl van communiceren is een manier om de verschillende manieren waarop mensen communiceren te beschrijven. Er zijn vier belangrijke communicatie stijlen: passieve communicatie, agressieve communicatie, passief-agressieve communicatie en assertieve communicatie. Elke stijl van communiceren kan mondeling worden weergegeven, non-verbaal, of schriftelijk kenbaar maken.

De 4 communicatiestijlen

In grote lijnen zijn er vier verschillende communicatiestijlen. Hier is hoe elke stijl van communiceren normaal gesproken is gedefinieerd, en hoe deze stijlen kan worden weergegeven op het werk:

Passieve communicatiestijl.Een persoon met deze stijl van communiceren niet vaak spreken. In plaats daarvan, ze zijn blij om te gaan met de stroom. Passieve communicators meestal niet confronterend, en ze kunnen zelfs loskomen als onderdanig. Hunnon-verbale communicatiekunnen onder meer zaken als het oversteken van hun armen terwijl het vermijden van oogcontact.

Agressieve stijl van communiceren.Een persoon met deze stijl van communiceren is veel vertrouwen in hun standpunt naar het punt waar ze niet kunnen luisteren naar de mening van hun teamgenoot. Zij zullen waarschijnlijk interject hun eigen ideeën vaak in een gesprek, en kunnen soms gebruik confronterende teksten als “U bent verkeerd” of “je het niet krijgen.” Non-verbaal, zal deze persoon intens oogcontact te houden.

Passief-agressieve stijl van communiceren.Een persoon met deze stijl van communiceren niet comfortabel voelt te zeggen wat ze bedoelen. Hun verbale ennon-verbale communicatiemogelijk niet overeen met, bijvoorbeeld, kunnen ze zeggen dat ze opgewonden, maar geven tegenstrijdige lichaamstaal als een frons of afhangende schouders.

Assertieve communicatie stijl.Een persoon met deze stijl van communiceren komt op voor zichzelf. Zij zijn het type van communicator die weet hoe te verklaren en te pleiten voor wat ze willen. Assertieve communicators kunnen handgebaren gebruiken, terwijl non-verbaal communiceren, en ze hebben waarschijnlijk kalm of blij gezichtsuitdrukkingen tijdens het spreken.

De voordelen van assertieve communicatie

In een ideale werkplek, moet iedereen worden met behulp van een assertieve stijl van communiceren. Assertief communicators benadrukken samenwerking en verbinding. Mensen die comfortabel assertief communiceren voelen zijn meer teamgerichte, omdat de assertieve communicatie stijl is gebouwd opwederzijds respect. Ze begrijpen hun prioriteiten werk en zijn niet bang om hun behoeften te uiten. Uiteindelijk assertieve communicators het gevoel dat ze hun volledige zelf aan het werk kan brengen.

Assertief communicators zijn in staat om:

Effectief hun gevoelens te uiten bij de communicatie met anderen

Prioriteit geven aan de samenwerking en verbinding

Vraag om feedback om continu te verbeteren

Hebben eenvoudig en respectvolle gesprekken

Pleiten voor wat ze nodig hebben op het werk

Vanwege hun vermogen om effectief te communiceren op het werk, assertieve communicators meestal profiteren van:

Veel zelfvertrouwen

Goede zelfbewustzijn

Wederzijds respect op het werk

Duidelijke doelen en verwachtingen

Verbeterde communicatieve vaardigheden

Hoe zit het met de andere drie communicatiemiddelen?

Als u dit leest, probeert u de communicatie met uw teamleden op de een of andere manier te verbeteren, ongeacht of ze een passieve, agressieve of passieve-agressieve communicatiestijl tonen.

Op het oppervlak beïnvloeden communicatiestijlen van invloed op hoe teamleden zich uitdrukken. Deze stijlen kunnen van invloed zijn op hoe een teamlid opkomt in een vergadering van 1: 1, communiceert via e-mail of communiceert met teamleden. Communicatiemogelijkheden zijn zeer reëel en het identificeren van de communicatiestijl van een teamlid is de eerste stap naar het mogelijk maken van effectieve communicatie op het werk.

Het identificeren van de rootoorzaak van de communicatiestijl van een teamlid

Gewoon het identificeren van de communicatiestijl van een teamlid is echter niet genoeg. Zoals u zich zou kunnen voorstellen, kunnen sommige communicatiegebiedingen conflicten op de werkplek creëren - bijvoorbeeld, een agressieve communicator kan het moeilijk maken voor andere teamleden om hun mening te geven.

Als een teamlid uiterlijk een negatieve of moeilijke communicatie-stijl weergeeft, is er waarschijnlijk een onderliggende oorzaak-achtige stress of onrust op het werk. Wanneer u in staat bent om de uiterlijke communicatiestijl van een teamlid te identificeren, kunt u dan aanspreken wat ze blokkeren van het communiceren van assertief.

De kans is groot dat uw teamleden waarschijnlijk assertieve communicators willen zijn, omdat assertieve communicatie de beste manier is om een ​​eerlijke, open omgeving te creëren. Zelfs op competitieve teams zoals verkoop of rechten, stelt assertieve communicatie teamleden in staat om hun ideeën effectief uit te drukken en samen te werken met hun teamleden. Als teamleden niet communiceren in een assertieve stijl, is er waarschijnlijk enkele blocker op het werk dat hen ervan houdt hun volle zelf te zijn.

Als hun manager kunt u dat aanpakken. Door dieper te graven in de communicatiestijl van elke teamgenoot, kunt u beginnen te identificeren waarom ze mogelijk in een agressieve, passieve of passieve agressieve manier communiceren - en wat u eraan kunt doen. U kunt processen en ondersteuningssystemen implementeren om te zorgen dat teamleden zich op uw gemak voelen om zichzelf op het werk te zijn. Wanneer je de dingen deblokkeert die ze misschien tegenhoudt, zullen mensen bevoegd zijn om assertief te communiceren om te pleiten voor hun eigen behoeften.

Ondersteuning van passieve communicatoren

Als iemand een passieve communicator lijkt, kunnen ze zich ongemakkelijk voelen ofsociaal angstigop het werk. Om welke reden dan ook, deze persoon voelt zich niet in staat om zichzelf zelfverzekerd te uiten of hun volledige zelf te laten werken. Volgens deMayo-kliniek, passieve communicators kunnen last hebben van meer stress. Degenen die niet alleen zijn - volgens de anatomie van werkindex,42% van de kenniswerkersbeoordeelde hun stressniveaus zo hoog vorig jaar.

Hoe u kunt helpen: deel een communicatieplan

EENcommunicatie planis een overzicht van hoe en waar je team gaat communiceren over het werk. Dit kan omvatten welke tools-teamleden moeten gebruiken, wanneer u live versus offline communicatie gebruikt, en die verantwoordelijk is voor elk van de kanalen van het team. Dit kan teamleden helpen die sociaal angstig of gestrest zijn door het gissen van werkcommunicatie te verwijderen.

Wanneer u een communicatieplan deelt, zorgt u ervoor dat u verduidelijkt:

Welk kanaal moet worden gebruikt wanneer

Wanneer teamleden synchroon (live) vs.) moeten communicerenasynchroon (in hun eigen tijd)

De frequentie waarmee updates moeten worden gedeeld

Hoe teamleden kunnen aangeven wanneer ze offline of in de focusmodus zijn

Het belangrijkste onderdeel van het delen van uw communicatieplan om passieve communicatoren in staat te stellen te verduidelijken welke hulpmiddelen moeten worden gebruikt wanneer. Bijvoorbeeld bijUdn taakmanager, we gebruiken:

Udn taakmanager Om asynchroon te communiceren over werk, zoals het delen van updates, feedback ofProjectstatusrapporten

Slapvoor live, synchrone chats en snelle vragen

E-mailcommuniceren met externe belanghebbenden die er niet zijn Udn taakmanager

Zoom of Google MeetVoor teambijeenkomsten en face-to-face-gesprekken met ons wereldwijde team

Samenwerken met agressieve communicatoren

Als iemand een agressieve communicator lijkt, kunnen ze het gevoel hebben dat ze niet op het werk worden ondersteund. Zelfs als het onderbewust is, kan dit gevoel van aangevallen van nature een teamlid veroorzaken bijreageer defensief, dat kan manifesteren als verhoogde agressie. Volgens deMayo-kliniek, teamleden kunnen agressieve communicatiemogelijkheden gebruiken om te krijgen wat ze willen, maar door dit te doen, riskeren ze het vertrouwen van teamvertrouwen.

Hoe u kunt helpen: Projectrollen en verantwoordelijkheden verduidelijken

Je teamlid kan communiceren met een agressieve stijl omdat ze denken dat het de enige manier is om te krijgen wat ze willen. De beste manier om ze te ondersteunen - terwijl ze ook leiden naar een meer assertieve communicatiestijl - is om te verduidelijken wie aan wat werkt, en wat de verantwoordelijkheden van elk teamlid op een bepaald project zijn.

Om dit te doen, overweeg dan om te makenRACI-grafiekenOm de verschillende rollen te verduidelijken, speelt elk projectteamlid. RACI is een acroniem waarvoor staat:

Verantwoordelijk:Deze persoon is rechtstreeks verantwoordelijk voor het werk. Ze zijn de go-to-persoon voor vragen. In een RACI-diagram heeft elke taak of initiatief alleen een verantwoordelijke.

Verantwoordelijk:Deze persoon houdt toezicht op het werk. Ze zijn er verantwoordelijk voor ervoor te zorgen dat het werk op tijd is voltooid. In een RACI-diagram heeft elke taak of initiatief slechts één verantwoordelijk.

Geraadpleegd:Deze persoon of mensen tekenen op het werk voordat het is voltooid. Er kunnen meerdere geraadpleegd zijn.

Op de hoogte:Deze mensen zijn verbonden met het werk dat gedaan wordt, maar ze hoeven niet in een van de beoordelingslussen te worden opgenomen. Ze moeten op de hoogte worden gehouden over de voortgang van het werk. Er kunnen meerdere geïnformeerde zijn.

Een RACI-kaart kan uw teamlid duidelijk inzicht geven in wie rechtstreeks verantwoordelijk is voor de rol, evenals wie feedback geeft of biedt. Het maken van een RACI-diagram kan helpen bij het ondersteunen van een agressieve communicator op twee manieren:

Als ze zijn opgenomen in de RACI-kaart, de grafiek biedt de bewolkingen van wat hun rol doet en niet met zich meebrengt.

Als ze niet zijn opgenomen in de RACI-kaart, ze kunnen duidelijk begrijpen dat ze geen stakeholder in dit werk zijn.

Deblokkeren passieve-agressieve communicators

Als iemand een passieve-agressieve communicator lijkt, kunnen ze zich als hun meningen voelenzou niet worden geaccepteerd door de groep. Als directe communicatie historisch niet voor hen werkte, hebben ze mogelijk teruggekeerd tot passief-agressieve communicatie. Volgens deMayo-kliniek, deze communicatoren zijn ongemakkelijk om direct over hun behoeften te zijn.

Hoe u kunt helpen: tijd maken voor teamgebouw

Het aanmoedigen van passieve-agressieve communicatoren om uit hun schaal te komen, begint op teamniveau. Als je dat nog niet hebt gedaan, zorg er dan voor dat je teamleden elkaar buitenshuis leren kennen buiten het project of de taakcontext. Dit zal hen ook helpen om de beste manieren te leren om met elkaar samen te werken en moeiteloos te communiceren.

Overweeg wat terugkerend te plannenteambuilding activiteitenop een wekelijkse of maandelijkse basis. Dit kunnen leuke activiteiten zijn zoals Trivia, of ze kunnen gewoon een tijd zijn voor je team om samen te komen en te chatten. Naast deze toegewijde vergaderingen, neem dan enige tijd om regelmatig elkaar te leren kennen. BijUdn taakmanager, we gebruiken icebreakers aan het begin van de meeste vergaderingen om regelmatig een hechttijd te krijgen. Icebreakers zorgen ervoor dat we in elke vergadering een beetje licht en verbinding hebben.

Stimuleer teamleden om elkaar individueel te leren kennen, ook. Moedig teamleden wanneer mogelijk om informele koffiechats of 1: 1s met elkaar te plannen - we doen ze om de andere week opUdn taakmanager- Dus ze kunnen binden.

Verbeter de communicatie door een betere omgeving voor uw team te creëren

Je zult opmerken dat je inspanningen werken als teamleden zich prettig voelen om hun ideeën te delen, het niet eens zijn met elkaar en hun behoeften beweren. Eenmaal dat gebeurt, blijft u investeren in teambouw, coaching en communicatie beste praktijken om uw team te helpen hun zelfverzekerde, assertieve communicatiestijl te behouden.