Nieuw voor kostenbeheer? Begin hier.
Overzicht
Effectief schatten, budget en beheren van projectkosten met kostenbeheersing. In dit artikel bekijken we de 6 stappen van het kostenbeheer, evenals de voor- en nadelen van dit proces. Gebruik kostenbeheer op uw volgende project om elke keer binnen uw projectbudget te blijven.
Nauwkeurig schatten en controlerenproject budgetis een van de beste manieren om je project vanaf het begin van het begin in te stellen. Dit proces staat bekend als kostenbeheersing-zes stappen om u te helpen bij het definiëren en blijven van het budget voor de duur van uw project. In deze handleiding gaan we over het kostenbeheersingsproces en hoe u dit proces op uw volgende project kunt implementeren.
Wat is kostenbeheer?
Kostenbeheer is het proces van het schatten, budgetteren en regelen van projectkosten. Meestal begint het kostenbeheersingsproces tijdens deProjectinitiatie en planning van fasen. In de loop van de Lifecycle van het Project, beoordelen en controleren projectmanagers de kosten van het project om ervoor te zorgen dat deze niet over het goedgekeurde budget gaat.
Zodra het project is voltooid, evalueert de projectmanager de werkelijke kosten versus de kostenramingen om te verzamelenles geleerdvan het project. Dit kan helpen bij het voorspellen en benchmarking over toekomstige projecten.
Waarom kostenbeheersing
Kostenbeheer is een kritisch onderdeel van het projectplanning en het projectbeheerproces. Met een effectief kostenbeheersing kunt u nauwkeurigere projectplannen creëren, een beter begrip van projectbeperkingen ontwikkelen en het voorkomen van scope naar boven de lijn kruipen.
Maak nauwkeurige projectplannen
Kostenbeheer helpt bij twee kritische delen van deProjectplanningsproces: kostenraming en kostenbeheersing. Weten hoe je het budget van een project nauwkeurig kunt schatten, is een kritiekProjectmanagementvaardigheid .
Meestal is een projectbudget een van de eerste dingen die u definieert. Afhankelijk van uw organisatie, kan dit zelfs iets zijn dat u definieert tijdens het projectcharter om het project te pitchen. Dat komt omdat je zonder een projectbudget niet nauwkeurig kuntWijs middelen toeom zelfverzekerd je projectdoelen te raken.
Begrijp projectbeperkingen
Kosten zijn een van de drie elementen van deProjectmanagement Driehoek(Soms genoemd de triple-beperkingen of de ijzeren driehoek): kosten, reikwijdte en tijd. Gewoon omdat de kosten een van de drie projectbeperkingen zijn, wil nog niet zeggen dat u de kosten niet kunt verhogen, maar het is belangrijk om zich ervan bewust te zijn dat toenemende kosten van invloed zijn op de tijd en vice versa.
Voorkom Scope Creep
Budget blijven is een sleutelelement van of een project op het goede spoor is. Dit voorkomt kostenoverschrijdingen, die een project kunnen ontsporen en leidenscope kruip. Nadat het project begint, kan het kostenbeheersingsproces u helpen bij het bijhouden van projectbudgetten en ervoor te zorgen dat u niet overbodig bent, of snel corrigeren als u dat doet.
Zoals veel elementen vanProjectrisicobeheer, kostenbeheer is proactief in plaats van reactief. Het doel is niet om de projectprestaties na het feit te evalueren, maar eerder om kostenprestaties te beoordelen, omdat het project tijdens de vlucht is.
6 stappen naar kostenbeheer
Er zijn zes stappen om uw kostenbeheersplan te bouwen:
1. Resourcing
Voordat u projectkosten kunt identificeren, hebt u eerst een gevoel van de middelen nodig die u nodig heeft voor het project. Het begrijpen van je projectresources behoeften helpt je in te schatten hoeveel tijd, moeite en geld dat je tijdens je project zult doorbrengen.
EEN Is alles wat u helpt bij het voltooien van een project-inclusief tools, geld, tijd, apparatuur en zelfs teamleden. Het is goed als je tijdens deze eerste fase niet precies weet. Het doel van de resourcingstap in kostprijsbeheersing is om een schatting van de ballpark van de middelen te krijgen - en daardoor de kosten - u zult nodig hebben voor uw project. Later zal een duidelijk resourcebeheerplan u helpen met de toewijzing van de resources zodra het project daadwerkelijk begint.
Je hebt nodig:
Duidelijk omschrevenprojectdoelen
EENprojectroutekaart op hoog niveauof eenWerkonderbrekingsstructuur (WBS), afhankelijk van de complexiteit van het project
Een voorlopigResource Management Plan
EENProject Scope-verklaring
2. schatten
Tijdens de ramingsfase in de kosten schat u de kosten die aan elke resource zijn gekoppeld om tot uw uiteindelijke projectbudget te komen. U kunt een verleden project gebruiken als een benchmark als u er een hebt - of u kunt proberen de kosten te schatten op basis van het plan van uw bronbeheer.
In wezen, tijdens de schattingsfase beantwoord je een belangrijke vraag: hoeveel kost het om je projectdoelen te bereiken? Houd er rekening mee dat er onverwachte kosten kunnen zijn, dus verwacht te bouwen in een buffer van 5-10% voor eventuele schattingen.
Je hebt alles van de vorige stap nodig, samen met een:
Project planning(of eenPert-grafiekVoor meer complexe projecten)
Lijst van jeprojectresultaten
Duidelijk omschrevenSuccesstatistieken
Net als de eerste fase van het kostprijsbeheersing, moet u de kosten schatten voordat u de goedkeuring voor uw project hebt gekregen. Afhankelijk van de complexiteit van uw project, wilt u mogelijk meer dan één projectbegroting schatten met verschillende resourcekosten of uiteindelijke deliverables, op basis van wat u denktproject sponsoren uitvoerende belanghebbenden zullen goedkeuren. Houd er altijd rekening mee dat deze schattingen kunnen veranderen.
Zodra u uw kosten hebt geschat, maakt u eenprojectcharter of businesscaseom je project te pitchen en de bal rollen. Merk op dat u nog niet klaar bent met het kostenbeheersingsproces, maar u wilt dit allemaal niet doen voor niets.
3. Budgettering
Nu u algemene schattingen hebt voor uw projectbehoeften en resourcevereisten, kunt u beginnen met uw projectbudget te werken. Uw projectbudget is een gedetailleerd plan van hoeveel u van plan bent om te besteden tijdens het project, voor wat en wanneer.
Afhankelijk van de complexiteit van uw project, kan de "wanneer" de strategie van uw kostenbeheer aanzienlijk beïnvloeden. Voor meerjarige projecten wilt u verduidelijken dat er in het eerste jaar niet meer dan 30% van uw budget moet worden besteed aan, enz. Dit kan kostenoverschrijdingen later op de weg voorkomen.
Je hebt alles van de vorige stappen nodig, samen met een:
Duidelijkproject budget
Project Stakeholder-analyse
4. Schoppen
Hoewel dit niet rechtstreeks deel uitmaakt van het kostenbeheersingsproces, is dit het podium wanneer u uw project start. Zorg ervoor dat je je projectbudget hebt gefinieerd en in gedetailleerd in detail gaat, zoals je nodig hebt om succesvol te zijn. Plan om al deze informatie te delen met uw project Stakeholders tijdens uwProject Kickoff-bijeenkomst .
Je hebt alles van de vorige stappen nodig, samen met een:
Project tijdlijn, samen met elkeprojectmijlpalen
5. Kosten regelen
Het grootste deel van het kostenbeheersingsproces gebeurt tijdens stap vijf - dekostenbeheersingfase. Zodra uw project is gelanceerd, is de kostenaccounting van cruciaal belang om u te helpen bij het overschrijden van uw budget. Blijf bijhouden hoe u uw projectbudget doorbrengt om ervoor te zorgen dat u geen corrigerende maatregelen hoeft te nemen. Dit is het deel waar u de kosten regelt, indien nodig, door het project Mid-Flight aan te passen.
De frequentie waarmee u dit herhaalt, is afhankelijk van uw project. Soms wil je de kosten in realtime bekijken. In andere gevallen kunt u maandelijks of zelfs kwartaal inchecken. Deelkosten-updates aandelen indien nodig doorProjectstatusrapportenDus het hele projectteam staat op dezelfde pagina.
Houd er rekening mee dat eventuele wijzigingen in de projectcoop van invloed zijn op het projectbudget en de kosten, dus houd het oog op de scope-kruipen. Als de projectkosten te veel afwijken van wat u hebt gebudgetteerd, laat uw stakeholders weten zodat u proactief een actieplan kunt bedenken.
Je hebt alles van de vorige stappen nodig, samen met een:
Universal Reporting Tool
6. Geef een kostenvariatie te identificeren
Zodra het project voorbij is, is het tijd om te evalueren hoe je het hebt gedaan. Wat waren de totale kosten van het project? Hoe hebben uw werkelijke kosten vergeleken met uw geschatte kosten?
Houd in gedachten - je wilt niet te ver weg zijn in beide richtingen. Een succesvol project eindigt in de buurt van (maar onder) het voorspelde projectbudget. Als je te veel geld hebt besteed, onderschat je je projectbudget of had je te veel onvoorziene uitgaven. Als dit gebeurt, houdt u eenProject Post Mortem MeetingOm te evalueren waarom dat gebeurde en voorkomen dat het in de toekomst gebeurt.
Op de flipside is het besteden aan te weinig van uw budget ook niet ideaal. Je schatte deze kosten om een reden, en als je in het budget in het budget kwam, was je kostenbudgetteringsproces onnauwkeurig. Log deze informatie aan als historische gegevens en houd het in gedachten voor toekomstige projecten, dus u kunt uw nauwkeurigheid tijdens de kostenramingsfase verhogen.
De voordelen en uitdagingen van kostenbeheer
Bij correct gedaan kan het kostenbeheer u helpen uw projectplanningsproces te verbeteren en projectrisico's verder op de weg te voorkomen. Er zijn enkele belangrijke voordelen van effectief kostenbeheersing - evenals belangrijke nadelen om op te letten.
Voordelen van kostenbeheer
Enkele van de voordelen van kostenbeheer omvatten:
Voorkom kostenoverschrijding.Het meest voor de hand liggende voordeel van kostenbeheersing is dat het u helpt om de projectkosten te beheren. Gebruik dit proces om ervoor te zorgen dat u niet te veel van uw budget doorbrengt. Dit niveau van voorbereiding en zichtbaarheid geeft u een duidelijke zin van het budget dat u beschikbaar hebt en hoe u het doorbrengt.
Niveau Set Stakeholder-verwachtingen.Als iedereen het budget begrijpt, kan het helpen om scope kruipen te voorkomen. Stakeholders zullen minder geneigd zijn om projectveranderingen te vragen omdat ze een duidelijker gevoel hebben over hoe die veranderingen van invloed zijn op het budget. Als u dat wel nodig heeft, kunt u uw kostenbeheersplan opnemen in deWijzig het controleprocesom eventuele negatieve effecten op de algehele tijdlijn van het project te beperken.
Voorkomen projectrisico : Een deel van het kostenbeheersingsproces is het bouwen van risicotoeslag in uw projectbudget. Dit is meestal 5-10% van uw projectbudget, die u kunt gebruiken om te gaan met eventuele onvoorziene of onverwachte kosten. Als u nieuw bent op kostenbeheersing, richt zich op ongeveer 10% risico-uitkering - terwijl u uw kostenbeheersingspraktijk verbetert, wordt uw basislijn nauwkeuriger, zodat u kunt verkleinen tot 5% risico-uitkering.
Vereenvoudig de toekomstige planning:Zodra u een paar keer door het kostenbeheersingsproces doorloopt, wordt u in de toekomst beter bij het plannen van de resource. Ervaring krijgen met het kostenbeheersingsproces geeft je een idee voor hoe budgettering en resource-optimalisatie elkaar beïnvloeden, het proces gemakkelijker (en nauwkeuriger) in de loop van de tijd beïnvloeden.
Gemeenschappelijke kostenbeheersuitdagingen (en hoe ze ze te overwinnen)
Kostenbeheer is niet zonder de nadelen. Bekijk de twee belangrijkste kostenbeheersing - en hoe u ze kunt voorkomen.
Het hebben van een groot genoeg projectbudget kan het moeilijk maken om het project nauwkeurig te personeel en de deliverables te voltooien.
Oplossing:Zorg ervoor dat uw budget realistisch is. Bouw indien nodig uw projectbudgetvoorstel in uw projectcharter of businesscase en toonhoogte voor het budget dat u nodig hebt. Leg duidelijk uit waarom het budget belangrijk is en welke middelen kritisch zijn voor projectsucces.
Kostenschattingen verkeerde kunnen uw project off-track instellen voordat het zelfs begint.
Oplossing:Zorg ervoor dat u de reikwijdte van uw project begrijpt voordat u het proces van de kostenraming begint. Houd er rekening mee dat de drieProjectbeperkingenzijn aangesloten: tijd, reikwijdte en kosten. Als u de kosten wilt verlagen, moet u mogelijk de tijdlijn verhogen of het bereik verminderen. Als u dat niet wilt doen, moet u de kosten verhogen om de volledige projectscope te bereiken.
Blijf binnen uw projectbudget met kostenbeheer
Kostenbeheer heeft veel bewegende delen. Als gevolg hiervan heeft uw team zichtbaarheid nodig om kostenoverschrijding te voorkomen en ervoor te zorgen dat u uw project in het budget hebt afgerond, elke keer. Om alle informatie van uw project bij te houden, gebruikt u een werkbeheerplatform zoals Udn taakmanager . Van projectcosting en aftrap naar post-mortem,Udn taakmanagerHelpt u tijdens het hele projectproces synchroon met uw projectteamleden en belanghebbenden.
