4 trinn for å skape den ultimate ombordstigningsprosessen
Sammendrag
En ombordprosess er en strukturert tilnærming til velkommen nye ansettelser og sette dem opp for suksess. Når det er gjort riktig, hjelper ombord på deg å bygge stor bedriftskultur, forhindre impostor syndrom, og gi nye lagmedlemmer å lære og vokse i sine roller. Lær om fordelene med stor ombordstigning og hvordan du skal oppnå dem, pluss lage din egen ombordprosess med fire enkle trinn.
Din mor var riktig første inntrykk virkelig teller. Dette gjelder spesielt når en ny leie blir med i teamet ditt. Du har investert tid og ressurser for å finne en god kandidat-nå er det på tide å få dem til å føle seg velkommen, bemyndiget til å lykkes, og glad for å være en del av teamet ditt.
Ansatte ombordstigning er mer enn bare en treningsperiode for en ny jobb - når det er gjort riktig, er det en sjanse til å bygge din bedriftskultur, stoppe impostor syndrom før den starter, og gi tid til nye ansettelser for å lære de ferdighetene de trenger. Og med en strukturert ombordprosess, kan du sette alle nye lagmedlemmer for suksess.
Hva er en ansatt ombord på prosessen?
En ansatt ombord på prosessen er en strukturert tilnærming til å velkommen nye ansettelser til teamet ditt og få dem opp til fart. Under ombordstigning lærer ansatte om organisasjonen din og dens kultur, bli kjent med sine lagkamerater, møte tverrfunksjonelle partnere, og lære verktøyene og informasjonen de trenger for deres rolle.
En strukturert ombordprosess legger ut de trinnene som kreves for hver ny leie, slik at du kan sikre at alle nye ansatte får riktig informasjon til rett tid. Det gir en standardisert erfaring for nye ansettelser, et depot for informasjon for deres ombordstigning, og en tidslinje for introduksjoner og treninger, så nye ansettelser vet hva de kan forvente i løpet av de første ukene og månedene.
Fordelene med effektiv ombord
En effektiv ombord på prosessen hjelper nye lagmedlemmer til å føle seg velkommen og bemyndiget til å lære. Det øker også produktiviteten og oppfordrer godt talent til å bli lenger på bedriften din. Faktisk, Forskning av Glassdoor. viste at organisasjoner med en sterk ombordprosess kan forbedre ansattes oppbevaring med 82% og produktiviteten med over 70%.
Slik er hvor effektiv ombordstigning kan hjelpe laget ditt:
Bygge en positiv kultur
Organisasjonskultur består av alle normer, beste praksis, idealer og delte verdier i din bedrift. Investering i store kulturfordeler Alle - ikke bare hjelper det med at lagmedlemmer føler seg støttet, men det oppfordrer dem også til å engasjere seg, vokse og produsere sitt beste arbeid.
Stor kultur starter med et godt førsteinntrykk. Slik bruker du din ombordplan for å bygge et positivt arbeidsmiljø:
Ta deg tid til å kommunisere kjernen din Bedriftsverdier . Verdiene beskriver hvordan lagmedlemmer kan forvente å bli behandlet og gi retningslinjer for ansatte til å samarbeide med gjensidig respekt. For eksempel, noen av UDN Task Manager Verdier inkludere å være ekte, gi og ta ansvar, og praktisere oppmerksomhet.
Sett standarden for Mangfold, inkludering og tilhørighet . Du vil at lagmedlemmer skal føle at de tilhører. For eksempel kan du inkludere en DI & amp; B-læringsøkt i ombordprosessen for alle nye ansatte å lære om bedriftens standarder og ansattes ressursgrupper. I tillegg, la nye ansettelser vite om eventuelle spesielle arrangementer der lagmedlemmer kan kandidely diskutere sine erfaringer med identitets- og arbeidsplassutfordringer.
Bygg tillit med tilbakemelding . Effektiv tilbakemelding er avgjørende for arbeidsplasskommunikasjon og ansattes engasjement fordi det hjelper folk å vokse og forbedre. Å oppfordre tilbakemelding fra nye ansettelser oppfordrer dem til å be om hva de trenger og demonstrerer at du verdsetter deres inngang. Omvendt, å gi tilbakemelding, hjelper nye lagmedlemmer å lære og føle seg trygge i sin rolle, fordi de kan stole på at du vil fortelle dem om de gjør noe galt.
Bekjempe impostor syndrom.
Impostor syndrom Er en følelse av selvtillit om dine evner, som å tenke på at du ikke fortjener jobben din, eller at du ikke er så oppnådd som dine medarbeidere tror du er. Det er vanskelig å takle og kan føre til utbrenthet, lav selvtillit og en koble fra med kollegaer. Impostor Syndrome starter også vanlig blant nye ansettelser i henhold til Vår forskning , nesten åtte av hver ti nye ansettelser opplevd impostor syndrom i 2020.
Som leder kan du bidra til å forhindre impostor syndrom med en gang ved å bygge disse komponentene i ditt ombordprogram:
Bruk mål for å angi klare forventninger . Med Impostor Syndrome er det viktig å fokusere på fakta. Innstilling av mål gir lagmedlemmer en klar definisjon av suksess og beregninger for å måle deres fremgang. For eksempel kan du sette mål for hva den nye utleie skulle oppnå innenfor deres første 30, 60 og 90 dager. Disse kan være mindre Kortsiktige mål å starte, som treninger de bør fullføre i de første ukene. Senere kan du jobbe med den nye utleie for å sette målbar langsiktige mål . Pass på at hvert objekt du angir er SMART -Specific, målbar, oppnåelig, realistisk og tidsbundet.
Tilordne en mentor for din nye leie. En mentor møter regelmessig med din nye leie og er vanligvis en peer på deres team-med andre ord, en mentor er noen som den nye utleie kan snakke med andre enn deres leder, så de har plass til å hente problemer i lavt trykk miljø. Å tildele en mentor under ombordstigning kan også oppmuntre folk til å bli med laget ditt lenger. I følge en studie av Deloitte , ansatte som har tenkt å bli med sin organisasjon i mer enn fem år, var dobbelt så sannsynlig å ha en mentor enn de som planla å forlate før.
Vær spesifikk om hvordan laget ditt kommuniserer . Dette er spesielt viktig for Virtuelle lag , Fordi det er vanskeligere for nye ansettelser å stille spørsmål når de ikke er fysisk på kontoret. Skape og dele a Kommunikasjonsplan som beskriver hvem som skal snakke med for spesifikke problemer, hvilke kommunikasjonsverktøy som skal brukes til hva, hvor ofte lagmedlemmer skal kommunisere statusoppdateringer og prosjektdetaljer, og hva som krever ansikt til ansikt (eller virtuelt) møte i stedet for asynkron kommunikasjon . Det er også nyttig å sette forventninger rundt direktemeldingsapps som slakk-for eksempel, du kan understreke at lagmedlemmer ikke trenger å svare på meldinger umiddelbart.
Gi tid til å lære
Det er mye å ta inn når du starter en ny jobb. Nye ansettelser trenger å lære nye ferdigheter, utforske bedriftsprosessene, forstå deres arbeidsansvar, og finne ut hvordan man samarbeider med tverrfunksjonelle partnere. En strukturert ombordopplevelse gir tid til å absorbere all denne nye informasjonen, slik at de er satt opp for suksess når arbeidet rammer opp.
Slik kan du prioritere læring under ombord:
Gjør din ombord på prosessen minst tre måneder . Leieforvaltere og HR-fagfolk bruker ofte Mindre enn en måned ombord på nye ansatte. Men det etterlater liten tid for nye ansettelser for å bli trygg i sine roller. Ideelt sett bør ombordstigning vare fra tre til seks måneder for å tillate nye ansettelser å rampe opp gradvis. Og du vil kanskje forlenge den enda lengre Forskning tyder på At ansattes oppbevaring forbedres når ombordstigning varer gjennom det første året, særlig siden de fleste nye ansettelser bestemmer seg for å holde seg eller gå innenfor de første seks månedene. Dette er ikke å si at nye ansatte ikke vil bidra til laget i løpet av den hele tiden - det betyr bare at du fortsetter å lete etter og gi læringsmuligheter, så din nye leie kan utdype deres forståelse av din bedrift og team.
Gi nye ansettelser ustrukturert tid . I stedet for å pakke i tilbake-til-tilbake treningsøkter, la du ha god plass til nye lagmedlemmer å lese gjennom informasjon og utforske på egen hånd. Dette er spesielt viktig i de første ukene, når ansatte ikke er kjent med selskapets prosesser. Med dette er det nyttig å estimere tiden det vil ta for din nye leie å lese gjennom alle materialene du gir dem - så legg til på noen ekstra buffer tid, slik at de kan ta pauser og absorbere informasjon.
Gjør informasjon lett tilgjengelig . Siden nye ansettelser har ekstra tid på ombordstigning for å lese gjennom prosjektmaterialer og dokumentasjon, bør informasjonen være enkel for dem å finne. Men det er tidkrevende å dele individuelle filer for at gruppemedlemmet ditt skal lese, og nesten umulig å sette sammen en omfattende liste over ressurser. Det er der et prosjektstyringsprogram som UDN Task Manager kan hjelpe. Når du deler et prosjekt i UDN Task Manager , teammedlemmer kan se alle relevante oppgaver, dokumentasjon og bidragsytere - pluss utforske andre relaterte prosjekter de kan være interessert i. Så i stedet for å prøve å sette sammen en omfattende liste, kan du bare legge dem til relevante prosjekter og la dem utforske dem i sitt eget tempo.
4 trinn for å skape en effektiv ombordprosess
Å skape en god ombord på prosessen kan virke skremmende først. Heldigvis trenger du ikke å gjenoppfinne hjulet. Enten du bygger utenfor eksisterende selskapsprosesser eller bruker en ansatt ombordstigningsmal For å hoppe på prosessen, sjekk ut disse fire trinnene for å effektivt innebygde lagmedlemmer. Her er hva du skal gjøre:
1. Bestem hva nye ansettelser trenger å vite
På sitt hjerte handler ombord på læring. Det betyr at det er viktig å avgjøre hvilke nye ansettelser som trenger å vite for deres rolle, slik at du kan sørge for at de får informasjonen og opplæringen de trenger. Tenk utover bare harde ferdigheter -Dette kan også inkludere detaljer som din bedriftskultur og verdier, hvordan teamet ditt er strukturert, og hvordan ansatte gi og motta tilbakemelding .
Prøv å skille nøkkelinformasjon i to buckets-detaljer som alle nye ansettelser skal vite, og ting som er spesifikke for en ny ansikts rolle. For eksempel bør alle nye ansatte lære om din bedriftskultur, men bare ingeniører må lære om bedriftens utviklingsstabel.
Ikke sikker på hvor du skal begynne? Her er noen eksempler for å komme i gang.
Bedriftskultur og verdier, Slik som hvordan nye ansettelser kan forvente å bli behandlet og hva organisasjonen din gjør for å skape en god ansattes erfaring der alle føler seg velkommen.
Bedriftspolitikk og prosesser , som hvordan årlige gjennomgangssykluser er gjort og hvordan ansatte skal be om tid.
Team prosesser , som hvordan laget ditt kommuniserer med hverandre og formålet med ulike lagmøter.
Lagstruktur og ansvar , så nye ansettelser vet hvem som skal nå ut til spesifikke problemer eller spørsmål.
Jobb ferdigheter . For eksempel kan en designer kanskje forstå utseendet på firmaets nettside.
Verktøy . For eksempel kan en kontoadministrator kanskje lære å håndtere ledninger i Salesforce.
Rollespesifikke prosesser . For eksempel bør en IT-leder lære å sette inn en bestilling for erstatning av datamaskiner.
Individuelle ansvar og forventninger . For eksempel, ansvar og forventninger til a lagleder avvike fra individuelle bidragsyter.
2. Oversikt over logistikkskrav
Neste opp, må du bestemme de logistiske oppgavene som må tas vare på når din nye leie starter. Dette er vanligvis en kombinasjon av oppgaver for deg, den nye leien, menneskelige ressurser og det. For eksempel kan dette inkludere:
TECH SETUP. For eksempel, be om og sette opp en datamaskin for den nye leien.
Kontoradgang, som å skape et nytt ansattes tilgangsmerke.
Sette opp et fysisk arbeidsområde. Dette kan bety at du legger til side et kontor, skrivebordsrom, eller gir en fordel, så nye ansetter kan kjøpe hjemmekontorutstyr.
HR-oppgaver, som å sette opp fordeler og direkte innskudd.
Tilgang til verktøy. For eksempel kan det hende du må opprette kontoer, slik at den nye leien kan få tilgang til elektroniske verktøy og teamprogramvare.
Krevde sikkerhets- og personvernutdanninger.
Husk at bedriften din allerede har prosesser på plass for noen eller alle disse kravene. Som et første skritt, sjekk med IT- og HR-avdelinger for å se hva som automatisk blir tatt vare på for nye ansettelser, og hva du må kjøre.
3. Bestem hvem nye ansettelser skal møtes
En del av ombordprosessen for nye ansettelser er å møte teammedlemmer og tverrfunksjonelle partnere de vil jobbe med regelmessig. Som leder kan du hjelpe din nye leie å gjøre de riktige forbindelsene under bordet, slik at de er klare som de skal jobbe med på hvilke prosjekter. Lag en liste over alle din nye leie skal møte i løpet av de første ukene på jobben. Senere kan du bruke denne informasjonen til å planlegge introduksjonsmøter.
Hvis du har valgt å tilordne en mentor for den nye medarbeider, er det nå på tide å spesifisere hvem personen vil være. Din nye leies mentor bør være en av de første menneskene de møter med regelmessig. Deres mentor kan også ha forslag til folk de skal møte i løpet av de første ukene.
Og viktigst, sørg for at din nye leie har dedikert tid til å møte sine medarbeiderne. Dette kan inkludere gruppehendelser som en lag lunsj på sin første dag, pluss 1: 1 gang med hver ny lagkamerat.
4. Lag en ombord på tidslinjen
Nå er det på tide å sette alt sammen og skape en ombord på tidslinjen. En ombord på tidslinje står ut når hvert trinn i den nye ansatt ombord på prosessen skulle skje, så din nye leie har en klar vei til å følge fra dag ett fremover. Din tidslinje skal adressere følgende spørsmål:
Når starter den ombordprosessen? Du vil kanskje starte de logistiske aspektene ved ombordstigning før en ansattes første daglig som å få sin direkte innskudd og skatteinformasjon, sette opp utstyret, og sende en personlig velkomstmelding fra teamet ditt.
Hvor lenge vil ombordprosessen sist? Siden du allerede har lagt ut all informasjonen og ferdighetene, må din nye leie, vite, du bør ha en generell følelse av hvor lenge det vil ta for dem å komme seg opp til fart. Husk å bygge i rikelig med buffer tid, slik at de kan ta pauser og behandle all den nye informasjonen. Det er også viktig å kommunisere lengden på din ombord på prosessen til nye ansettelser, så de vet hvor mye tid de skal bruke på hver oppgave. Husk at dette ikke er satt i stein - du kan alltid justere tempoet i ombord, avhengig av hvor fort din nye leie er å lære.
Når skal du planlegge treningsøkter for å passere nøkkelinformasjon? For eksempel vil du kanskje planlegge høyt nivå økter på selskapets prosesser den første uken, og ferdighetsopplæring i løpet av andre og tredje uker.
Når trenger din nye leie å lære og begynne å bruke spesifikke ferdigheter? Prøv å tømme treningsøkter i nærheten av når den nye medarbeider faktisk vil sette disse ferdighetene i praksis. På den måten har de mulighet til å størkne deres forståelse og stille spørsmål som ikke ble adressert under treningen.
Hvem skal din nye leie møtes med, når? For eksempel kan de sjekke inn med sin mentor hver dag i løpet av sin første uke, og møte tverrfunksjonelle interessenter i løpet av annen eller tredje uke.
Hvilke mål skal din nye leie oppnås innen den første dagen, uken, måneden og så videre? Disse bør være klare forventninger til hva den nye medarbeider skal oppnå når. For eksempel kan en ny rekrutterer på teamet ha et mål å skygge en ansettelsesprosess med en av sine jevnaldrende i løpet av sin første måned. Husk at målene er et utgangspunkt-du kan fortsatt jobbe med din nye leie for å justere målene etter behov.
Når vil du møte den nye medarbeider å gi og motta tilbakemelding? Dette kan inkludere uformelle innsjekking for å se hvordan ting går og hva som kan forbedres, pluss flere strukturerte tilbakemeldinger på slutten av den nye leieens første måned eller 100 dager.
Eksempel Ny leie sjekkliste
En ombordstigning sjekkliste er et nyttig verktøy for å sikre ombordprosessen inneholder alle trinnene som er nødvendige for å sette nye ansette for suksess. Dette kan være en versjon av din ombord på tidslinjen, med individuelle oppgaver gruppert i seksjoner for din nye leieens første dag, uke, måned og så videre.
Ved hjelp av Prosjektstyringsprogramvare som UDN Task Manager kan bidra til å gjøre din ombordstigning sjekkliste handling. For eksempel kan du opprette oppgaver med lenker til relevant informasjon og spesifikke forfallsdatoer, og tilordne dem til deg selv, det og HR-teamet, eller din nye leie for å fullføre. På den måten din sjekkliste er ikke bare et statisk dokument - det er en levende ressurs du og din nye leie kan fungere fra og fullføre sammen.
Gjør ditt første inntrykkstall
Med disse trinnene kan du ombord på nye lagmedlemmer med tillit. Når du tar deg tid til å lage en strukturert ombordprosess, hjelper ikke bare medarbeiderne til å lykkes i sin nye rolle. Det gjør også din bedrift flott fra innsiden ut, med en positiv kultur som oppmuntrer til talentfulle medarbeidere til å holde seg rundt.
