Guia para o Project Integration Management (processo de 7 etapas)
Não há dois projetos são os mesmos em termos de entrega, orçamento e cronograma. Para garantir que todos os projetos atendam aos requisitos e objetivos, muitas empresas usam o Gerenciamento de Integração do Projeto como uma prática padrão.
O gerenciamento de integração de projetos envolve coordenar todos os elementos do projeto, desde a delegação de tarefas e gerenciar recursos para se comunicar com as partes interessadas. Ao tomar uma abordagem holística para gerenciar projetos e suas interdependências, ele permite executar projetos, mantendo a gravura em mente.
Para ter sucesso em gerenciamento integrado de projetos, leia para aprender sobre essa prática em detalhes, incluindo as principais etapas e habilidades necessárias.
O que é o gerenciamento de integração de projetos?
O gerenciamento de integração de projetos envolvecoordenando todos os elementos de um projeto, incluindo tarefas, recursos, partes interessadas e entregas. O objetivo do gerenciamento de integração do projeto é garantir que os processos funcionem de forma eficiente e atenda às metas predefinidas.
Você precisa de gerenciamento de integração de projetos quando há interações entre diferentes processos e equipes. Quando os projetos têm objetivos concorrentes ou conflitos de programação, o Project Integration Management ajuda a fazer custo ou programação de trade-offs que permitem que sua equipe conclua o projeto e atenda às expectativas das partes interessadas.
Aqui está um exemplo de gerenciamento de integração de projetos:Digamos que a equipe de marketing exija dados da equipe de vendas, a fim de produzir um relatório para as partes interessadas. O gerenciamento de integração de projetos é usado para garantir que os dados da equipe de vendas sejam devidamente entregues à equipe de marketing e que o entregue atenda aos requisitos.
O gerenciamento de integração do projeto também envolve supervisionar os cincoFases de gerenciamento de projetosque ocorrem durante o ciclo de vida do projeto.
Essas cinco fases incluem:
Iniciação do projeto:O objetivo desta fase é estabelecer a visão e as metas para o projeto e assegurar a aprovação das partes interessadas através dos objetivos do projeto. Esta fase consiste em criar oCarta do projetoPara fornecer uma visão geral do projeto, um roteiro claro, e o registro das partes interessadas para especificar as partes interessadas envolvidas.
Planejamento de projetos:O processo de planejamento é onde você configura a infraestrutura do projeto para ajudá-lo a atingir os objetivos do projeto dentro do tempo, orçamento e restrições de recursos. Você criará documentos de projeto mais detalhados para ajudar sua equipe a entender a visão do projeto e o que é necessário para vê-lo.
Projeto de execução:Isto é quando você vai colocar o seuplano de projetoem ação e obter o projeto em andamento. A maior parte do orçamento será gasto durante esta fase para produzir as entregas. Também inclui atividades como comunicações de partes interessadas e engajamento, garantia de qualidade e desenvolvimento de equipe.
Desempenho do projeto:Esta fase envolve supervisionar o progresso do projeto e compará-lo contra o plano original. Significa tomar medidas corretivas quando há bloqueadores ou atrasos.
Encerramento do projeto : É aqui que você fecha formalmente o projeto recebendo aprovação do cliente ou da parte interessada. Registros e lições aprendidas com o projeto devem ser arquivados para referência futura.
Como uma das principais áreas de conhecimento do PMIGuia do PMBOK®.(Livro de Gerenciamento de Projetos do Conhecimento), dominando esta prática permite que os gerentes de projeto melhorem seus processos.
Os 7 passos do gerenciamento de integração do projeto
O gerenciamento de integração de projetos oferece uma abordagem holística para o planejamento e execução do projeto. A prática consiste em sete processos para coordenar efetivamente as atividades do projeto. Vamos nos derrubar.
1. Crie Carta do Projeto
Os projetos geralmente começam com a criação de uma carta de projeto, um documento curto que fornece uma visão geral do projeto e identifica o gerente do projeto eos principais interessados .
Uma carta de projeto inclui o seguinte:
Alcance
Objetivos e entregas
Membros da equipe do projeto
Riscos do projeto
Benefícios ou retornos no investimento
Orçamento
Caso de negócios
Uma carta de projeto essencialmente atua como uma base sobre a qual você pode planejar ainda mais o seu projeto. Também ajuda você a obter buy-in de stakeholders, o que permite que você avance de forma rápida e autônoma dentro doEscopo do projeto .
2. Desenvolva o plano de gerenciamento de projetos
O próximo passo envolve o desenvolvimento de umplano de projeto, que especifica a declaração do escopo do projeto, entrega,Linha do tempo , Milestonese métricas para avaliar o sucesso.
O plano de projeto é usado para direcionar a execução do projeto para atender aos requisitos e objetivos gerais.
Aqui estão os passos para criar uma metodologia de gerenciamento de projetos:
Reúna-se com as partes interessadas para definir requisitos de projeto, entregas e objetivos.
Defina o escopo do projeto.
Crie umEstrutura de avaria de trabalho (WBS)para delegar tarefas e atribuir recursos.
Crie umcronograma do projeto .
Realizar uma avaliação de risco e desenvolverplanos de contingência .
Venha com uma linha de base de medição de desempenho para avaliar o desempenho do projeto.
Desenvolver planos adicionais para qualquer um dos seguintes: Gerenciamento de escopo,gerenciamento de custos , gestão de recursos , mudar a gestão , gerenciamento de partes interessadas, ougerenciamento de riscos .
Para ajudá-lo com este processo, você pode usar umModelo de planejamento de projetocomo ponto de partida para construir seu plano.
3. Dirigir e gerenciar o trabalho do projeto
A próxima fase é a execução do projeto, na qual o gerente do projeto assume o trabalho do dia-a-dia que deve ser feito, como:
Direcionando a equipe do projeto
Segurando reuniões de partes interessadas
Rastreando o progresso do projeto
Esta fase garante que as tarefas estejam sendo realizadas de forma eficaz de acordo com a declaração do plano de projeto e do escopo.
4. Gerenciar conhecimento do projeto
O gerenciamento do conhecimento do projeto refere-se ao processo de uso de informações existentes ou obter conhecimento adicional para alcançar metas do projeto. Esta etapa garante que os membros da equipe tenham todas as informações necessárias para produzir as entregas necessárias.
Qualquer conhecimento ou especialização adquirida durante este passo contribui para o corpo de conhecimento geral da empresa, o que é útil para futuros empreendimentos estratégicos.
5. Monitorar e controlar o trabalho do projeto
Como os processos no gerenciamento de integração de projetos estão interconectados, devem ser seguidos de perto para garantir que tudo adere ao plano de gerenciamento de projetos.
O objetivo deste passo é manter o projeto no caminho certo. Se houver algum desvio do plano de projeto, eles precisam ser identificados e corrigidos.
Existem três abordagens para isso:
Ação preventiva:uma ação realizada para reduzir o impacto negativo dos riscos do projeto
Ação corretiva:Uma ação realizada para trazer o futuro desempenho do projeto de volta em linha com o plano de projeto
Reparo de defeitos:uma ação para reparar ou substituir um defeito documentado do projeto
Uma técnica comum para medir o desempenho é fazer uma análise de valor ganho para avaliar o status atual do orçamento e cronograma do projeto. Se as alterações do projeto precisarem ser feitas e forem aprovadas, os documentos do projeto, como o relatório de desempenho do trabalho, podem precisar ser atualizados.
O monitoramento do projeto garante que esteja no caminho certo para atender aos objetivos.
6. Realize controle integrado de mudança
As alterações nos projetos às vezes podem ser estressantes se não forem tratadas corretamente, mas com umAlterar processo de controleno lugar, eles não precisam ser.
É por isso que as solicitações de mudança devem ser avaliadas para garantir que não excedam o escopo ou abordagemOportunista, que se refere ao aumento dos requisitos durante o ciclo de vida do projeto. Algumas empresas ainda têm uma placa de controle de mudança dedicada para revisar solicitações de mudança relacionadas ao orçamento, cronogramas e recursos, por exemplo.
Um exemplo de mudança de projeto é se o cliente solicitar ativos adicionais, caso em que você precisará avaliar o nível de impacto no projeto.
Use um log de controle de alterações para documentar todas as solicitações de alteração, incluindo quais foram aprovadas, os custos e recursos associados, e como eles afetam a linha do tempo do projeto. A integração suave de solicitações de mudança para as atividades atuais do projeto é crucial para o sucesso do projeto geral.
7. Feche o projeto
Depois que todo o trabalho do projeto estiver completo e as entregas são enviadas e aprovadas pelo cliente, é hora de fechar o projeto.
O fechamento do projeto envolve processos como:
Segurando uma reunião final das partes interessadas
Realizando uma revisão formal do projeto
Fechando o contrato
Organizando e arquivando materiais de projeto para uso futuro
O fechamento do projeto serve como referência para futuros empreendimentos e fornece insight sobre como melhorar o sistema de gerenciamento de integração de projetos.
Como implementar o gerenciamento de integração do projeto
Realizar o gerenciamento de integração do projeto requer uma combinação de habilidades técnicas e de liderança. Aqui estão algumas dicas para ajudar você a começar com o Project Integration Management.
Ter um gerente de projeto supervisionar o gerenciamento integrado de projetos
Projetos têm muitas partes móveis para acompanhar e um gerente de projeto desempenha um papel importante na resolução de conflitos. UMAgestor de projetosupervisíveis:
Cronograma do projeto
Custos
Entregas de projeto
Riscos
Metas do projeto
Recursos
Os gerentes de projeto precisam de uma compreensão completa de como cada fator afeta um ao outro e o impacto geral no projeto. O gerenciamento integrado de projetos envolve especificamente um processo, fase e saída que o gerente do projeto acompanha.
Por exemplo, se um projeto tiver uma mudança no escopo, você pode correr o risco de escassez de recursos, excesso de orçamento e atrasos. O Project Integration Management permite que você reorganize as equipes e redistribuir recursos conforme necessário para minimizar o impacto no projeto e no negócio.
O gerenciamento de integração do projeto pode ser especialmente útil quando você tem que gerenciar equipes transversais e organizar suas interdependências do projeto.
Track tempo diligentemente
Se você ainda não, a implementação de software de rastreamento de tempo pode ser benéfico, não apenas para fins de faturamento, mas também para o futuro agendamento de projetos. Enquantocalendários de equipe.Forneça uma visão geral de alto nível de como o tempo será alocado, rastreando o número de horas gasto em tarefas fornece métricas mais precisas.
Ter esses dados à mão será útil para agendar projetos futuros, uma vez que ajudará você a obter estimativas mais precisas ao planejar tarefas específicas.
Estabeleça equipes de projeto bem arredondadas
Uma boa equipe de projeto pode fazer toda a diferença no desempenho do projeto. É o seu trabalho reunir uma equipe de projeto equilibrada e atribuir tarefas para combinar as habilidades e conhecimentos dos membros da equipe. Certifique-se de toda a gente tem os recursos necessários e coordenar a comunicação entre as equipes envolvidas.
Use modelos de projeto para economizar tempo
Criação de planos e materiais do projeto pode ser demorado, especialmente tendo em conta quantas são necessárias para um único projeto. Em vez de fazê-los a partir do zero, tirar proveito de modelos de projeto, seja de projetos anteriores ou os premade.
Por exemplo,Modelos de plano de projeto ou reunião modelos agendapode ser adaptado para diversos fins. Modelos de fornecê-lo com uma base que você pode alterar e personalizar para atender às suas necessidades.
Colabore com uma ferramenta de comunicação de equipe
Cada departamento tem seus próprios estilos e ferramentas de comunicação, e os projetos geralmente exigem colaboração entre diferentes departamentos.
Para evitar a falta de comunicação ou a falta de comunicação entre as equipes, use umplano de comunicaçãoPara estabelecer quais equipes de canais devem usar para compartilhar conhecimento, recursos eAtualizações de status do projeto. Dessa forma, as equipes podem se comunicar diretamente uns com as outras e você não precisa atuar como intermediário.
Por exemplo,Ferramentas de comunicação de equipePermita que você crie um hub centralizado para projetos, possibilitando a comunicação e feedback em tempo real. T.Ferramentas de comunicação EAM.Também pode complementar as ferramentas que você já usa, pois elas podem integrar-se com ferramentas populares de trabalho remoto, como o Google Drive e a folga.
A importância do gerenciamento de integração de projetos
Os projetos são frequentemente dinâmicos e complexos, envolvendo várias equipes e processos organizacionais. Para garantir que todos os elementos estejam trabalhando coesivamente para o objetivo final, é necessário o gerenciamento de integração do projeto. Aqui estão alguns benefícios dessa prática.
Fornece coordenação e organização em todo o projeto
O gerenciamento de integração do projeto é como um manual de instruções que você pode usar para ajudar a orientar o projeto na direção certa e verifique se todos os processos estão em sincronia. Como o projeto se move de fase para fase, ele garante que as saídas e documentos estejam para que a próxima fase seja suavemente.
Garante que todos entendam suas responsabilidades
Com o gerenciamento de integração de projetos, todos os stakeholders e membros da equipe terão uma clara compreensão de seus papéis e responsabilidades. Ao monitorar o projeto diligentemente, você poderá resolver questões de equipes ou partes interessadas, se houver algum ponto de confusão ou problemas.
Mantém o projeto na faixa
O gerenciamento de integração do projeto mantém projetos no caminho certo para atender ao prazo e orçamento. Também mantém o projeto alinhado com o plano de gerenciamento de projetos, a fim de obter os resultados prometidos ou retornos. O Gerenciamento de Integração do Projeto ajuda a resolver conflitos ou mudanças, minimizando o impacto no projeto geral.
Mantém uma comunicação suave com as partes interessadas
O gerenciamento integrado de projetos garante que as partes interessadas sejam mantidos atualizados sobre o progresso do projeto. Ele permite que você crie um sistema para se comunicar com as partes interessadas em relação às alterações do projeto, sejam aprovadas ou não. Ele também enfatiza a importância de manter uma reunião final após o projeto ser concluído para obter o fechamento.
Torna decisões mais claras
Cada passo no gerenciamento de integração do projeto definiu fins e saídas. Andando por todos os passos, você poderá obter uma visão mais profunda sobre o melhor curso de ação para cada fase do projeto. Criar documentação completa do projeto também permitirá que você comunique claramente o raciocínio por trás dos planos.
No geral, o gerenciamento de integração de projetos beneficia todos os envolvidos no projeto - a equipe do projeto, o gerente de projeto e as partes interessadas.
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