Opas projektin integroinnin hallintaan (7 askelprosessi)

Kaksi hanketta ei ole sama toimitusten, budjetin ja aikataulun kannalta. Jotta kaikki hankkeet täyttävät vaatimukset ja tavoitteet, monet yritykset käyttävät hankkeen integraation hallintaa vakiokäytännönä.

Hankkeen integraatiohallinta edellyttää kaikkien projektielementtien koordinointia, siirtämistä tehtävistä ja resurssien hallinnasta sidosryhmien kanssa. Ottamalla kokonaisvaltainen lähestymistapa hankkeiden hallintaan ja niiden keskinäisiin riippuvuuksiin, voit suorittaa hankkeita pitämällä suurta kuvaa mielessä.

Voit menestyä integroidussa projektinhallinnassa, lue tästä käytännöstä yksityiskohtaisesti, mukaan lukien tarvittavat keskeiset vaiheet ja taidot.

Mikä on projekti-integraation hallinta?

Hankkeen integraation hallinta edellyttääKoordinoi kaikki projektin elementit, mukaan lukien tehtävät, resurssit, sidosryhmät ja toimitukset. Hankkeen integraation hallinnan tarkoituksena on varmistaa, että prosessit toimivat tehokkaasti ja täyttävät ennalta määritetyt tavoitteet.

Tarvitset projektin integraation hallintaa, kun eri prosessien ja tiimien välillä on vuorovaikutusta. Kun hankkeet ovat kilpailevia tavoitteita tai aikatauluja konflikteja, projektin integraation hallinta auttaa tekemään kustannus- tai aikataulua kompromisseja, joiden avulla tiimisi hankkeen loppuun ja täyttävät sidosryhmien odotuksiin.

Tässä on projekti Integration Management Esimerkki:Sanotaan, että markkinointiryhmä vaatii tietoa myyntitiimistä, jotta voidaan tuottaa raportti sidosryhmille. Hankkeen integraation hallintaa käytetään varmistamaan, että myyntitiimin tiedot luovutetaan asianmukaisesti markkinointiryhmään ja että toimittamat täyttävät vaatimukset.

Hankkeen integraation hallinta edellyttää myös viiden valvontaaProjektinhallintavaiheetSe tapahtuu projektin elinkaaren aikana.

Nämä viisi vaihetta ovat:

Hankkeen aloittaminen:Tämän vaiheen tavoitteena on perustaa hankkeen visio ja tavoitteet ja varmistaa sidosryhmien hyväksyntä hankkeen tavoitteiden avulla. Tämä vaihe koostuu luomisestaProjektin peruskirjaJotta voit tarjota yleiskatsaus hankkeeseen, selkeä etenemissuunnitelma ja sidosryhmän rekisterin määrittämään sidosryhmät.

Hankesuunnittelu:Suunnitteluprosessi on, missä määrität projektiinfrastruktuurin, jotta voit saavuttaa projektin tavoitteet ajan kuluessa, budjetista ja resurssirajoituksia. Luo yksityiskohtaisempia projektiasiakirjoja, jotka auttavat tiimisi ymmärtämään projektin vision ja mitä tarvitset sen kautta.

Hankkeen toteutus:Tämä on silloin, kun laitatprojekti suunnitelmatoimintaan ja hankkimaan projektin käynnissä. Suurin osa talousarviosta käytetään tämän vaiheen aikana toimitusten tuottamiseksi. Siinä on myös esimerkiksi sidosryhmien viestintä ja sitoutuminen, laadunvarmistus ja tiimin kehittäminen.

Hankkeen suorituskyky:Tämä vaihe edellyttää hankkeen edistymistä ja vertaamalla sitä alkuperäiseen suunnitelmaan. Se tarkoittaa korjaavia toimia, kun on estäjä tai viivästyksiä.

Hankkeen sulkeminen : Täällä voit muodollisesti sulkea projektin hankkimalla asiakkaan tai sidosryhmän hyväksyntä. Hankkeesta saadut tietueet ja oppitunnit tulisi arkistoida myöhempää käyttöä varten.

Yksi PMI: n keskeisistä osaamisalueistaPMBOK®-opas(Project Management Book of Knowledge), hallitseminen käytäntö mahdollistaa projektipäälliköt parantamaan prosessejaan.

Hankkeen yhdentymisen hallinnan 7 vaiheet

Hankkeen integraation hallinta tarjoaa kokonaisvaltaisen lähestymistavan hankesuunnitteluun ja toteutukseen. Käytäntö koostuu seitsemästä prosesseista projektitoiminnan tehokkaan koordinoimiseksi. Katkaise ne alas.

1. Luo projektiperuskirja

Hankkeet alkavat tyypillisesti projektin peruskirjan luominen, lyhyt asiakirja, joka tarjoaa yleiskatsauksen hankkeeseen ja tunnistaa projektipäällikön japääosakkeenomistajat .

Projektin peruskirja sisältää seuraavat:

Laajuus

Tavoitteet ja toimitukset

Projektin tiimin jäsenet

Hankkeen riskit

Investointien edut tai tuotto

Budjetti

Business Case

Projektin peruskirja toimii pääasiassa perustana, jolla voit suunnitella projektin edelleen. Se auttaa myös saamaan sisäänoston sidosryhmistä, joiden avulla voit siirtyä eteenpäin nopeasti ja itsenäisestiHankkeen laajuus .

2. Kehitä projektinhallintasuunnitelma

Seuraava vaihe liittyy yksityiskohtaisempiprojekti suunnitelma, jossa täsmennetään hankkeen laajuustodistus, toimitukset,aikajana , virstanpylväätja metriset menestyksen arvioimiseksi.

Hankesuunnitelmaa käytetään ohjaamaan hankkeen toteuttamista yleisten vaatimusten ja tavoitteiden täyttämiseksi.

Tässä on vaiheet projektinhallintamenetelmien luomiseen:

Tapaa sidosryhmät hankkimien vaatimusten, toimitusten ja tavoitteiden asettamiseksi.

Määritä hankkeen soveltamisala.

LuoTyöskentely Rakenne (WBS)siirtää tehtäviä ja määrittää resursseja.

LuoHankkeen aikataulu .

Suorittaa riskinarviointi ja kehittääVaraussuunnitelmat .

Löydä suorituskyvyn mittaus perusviiva hankkeen suorituskyvyn arvioimiseksi.

Kehittää lisäohjelmia jostakin seuraavista: Soveltamisala hallinta,kustannusten hallinta , resurssienhallinta , muutoksen hallinta , Sidosryhmien hallintataiRiskienhallinta .

Auttaa sinua tässä prosessissa, voit käyttää aHankkeen suunnittelumallilähtökohtana suunnitelman rakentamiseen.

3. Suora ja hallinnoi projektityötä

Seuraava vaihe on projektin toteutus, jossa projektipäällikkö veloittaa päivittäisestä työstä, joka on tehtävä, kuten:

Ohjausjoukkueen ohjaaminen

Sidosryhmien kokoukset

Projektin edistyminen

Tämä vaihe varmistaa, että tehtäviä toteutetaan tehokkaasti hankesuunnitelman ja laajuuden mukaan.

4. Hallitse projektitietoa

Projektin tiedonhallinta tarkoittaa olemassa olevien tietojen käyttämistä tai lisätietoa hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä vaihe takaa, että tiimin jäsenillä on kaikki tarvittavat toimitukset.

Tämän vaiheen aikana saadut tiedot tai asiantuntemus edistää yhtiön yleistä osaamista, joka on hyödyllinen tuleville strategisille pyrkimyksistä.

5. Seuranta ja hallinta projektityö

Koska projektin integraation hallinnan prosessit ovat yhteydessä toisiinsa, niitä on seurattava tarkasti sen varmistamiseksi, että kaikki noudattaa projektinhallintasuunnitelmaa.

Tämän vaiheen tarkoituksena on pitää projekti radalla. Jos hankesuunnitelmasta on poikkeamia, ne on tunnistettava ja korjattava.

Tähän on kolme lähestymistapaa:

Ennaltaehkäisevä toiminta:Toiminta, joka pyrkii vähentämään projektiriskien kielteisiä vaikutuksia

Korjaava toimenpide:Toimi, joka toteutetaan tulevan projektin suorituskyvyn tuomiseksi hankesuunnitelman mukaisesti

Väärin korjaus:Toiminta dokumentoidun projektivirheen korjaamiseksi tai korvaamiseksi

Yleinen tekniikka suorituskyvyn mittaamiseksi on tehdä ansaittu arvon analyysi hankkeen talousarvion ja aikataulun nykyisen tilan arvioimiseksi. Jos projektin muutoksia on tehtävä ja ne on hyväksytty, projektiasiakirjoja, kuten työn suorituskykykertomus, voidaan päivittää.

Hankkeen seuranta varmistaa, että se on radalla tavoitteiden saavuttamiseksi.

6. Suorita integroitu muutoksenhallinta

Hankkeiden muutokset voivat joskus olla stressaavia, jos niitä käsitellään oikein, mutta aVaihda ohjausprosessiNiiden ei tarvitse olla.

Siksi muutospyyntöjä on arvioitava varmistaakseen, että ne eivät ylitä soveltamisalaa tai lähestymistapaaSoveltamisala, jossa viitataan vaatimusten kasvuun hankkeen elinkaaren aikana. Joissakin yrityksillä on jopa erityinen muutosvalvontalautakunta tarkistaa talousarvioon, aikatauluihin ja resursseihin liittyvät muutospyyntöjä.

Esimerkki hankkeen muutoksesta on, jos asiakas pyytää lisäominaisuuksia, jolloin sinun on arvioitava hankkeen vaikutuksen taso.

Käytä muutosta ohjauslokitusta, jos haluat asiakirjata kaikki muutoksen pyynnöt, mukaan lukien ne, jotka hyväksyttiin, niihin liittyvät kustannukset ja resurssit ja miten ne vaikuttavat projektin aikatauluun. Muutospyyntöjen sujuva integraatio nykyisille projektitoiminnalle on ratkaisevan tärkeää kokonaishankkeen onnistumisen kannalta.

7. Sulje projekti

Kun kaikki projektityöt ovat valmiit ja toimitukset lähetetään ja hyväksyvät asiakkaan, on aika sulkea projekti.

Projektin sulkeminen edellyttää prosesseja, kuten:

Lopullisen sidosryhmien kokouksen pitäminen

Hankkeen muodollisen tarkastelun suorittaminen

Sopimuksen sulkeminen

Projektimateriaalien järjestäminen ja arkistointi tulevaa käyttöä varten

Hankkeen sulkeminen toimii viitteenä tuleville pyrkimyksistä ja antaa tietoa hankkeen integraation hallintajärjestelmän parantamisesta.

Projektin integraation hallinnan toteuttaminen

Projektin integraation hallinta edellyttää teknisten ja johtamistaitoja. Seuraavassa on muutamia vinkkejä, joiden avulla voit aloittaa projektin integraation hallinnan avulla.

Pidä projektipäällikkö OverNee integroitu projektinhallinta

Hankkeilla on monia liikkuvia osia seurata ja projektipäälliköllä on tärkeä rooli konfliktien ratkaisemisessa. AprojektipäällikköValvoja:

Hankkeen aikataulu

Kustannukset

Projektin toimitukset

Riskejä

Hankkeen tavoitteet

Resurssit

Projektipäälliköt tarvitsevat perusteellinen ymmärrystä siitä, miten jokainen tekijä vaikuttaa toisiinsa ja kokonaisvaikutus hankkeeseen. Integroitu projektinhallinta sisältää nimenomaan prosessin, vaiheen ja tuotoksen, että projektipäällikkö pitää seuraa.

Esimerkiksi jos hankkeessa on muutos, voit käyttää resurssien puutteita, budjetin ylityksiä ja viivästyksiä. Hankkeen integraation hallinnan avulla voit järjestää ryhmien uudelleenorganisointia ja jakaa resursseja tarpeen mukaan hankkeen ja liiketoiminnan vaikutuksen minimoimiseksi.

Hankkeen integraation hallinta voi olla erityisen hyödyllistä, kun sinun on hallittava ristikkäisiä tiimiä ja järjestää projektin keskinäisiä riippuvuuksia.

Seuraa aikaa ahkerasti

Jos et vielä ole, toteutus aika-seurantaohjelmisto voi olla hyödyllistä, paitsi laskutustarkoituksiin myös tulevaisuuden projektin aikataulussa. Sillä aikaaJoukkueen kalenteritTarjoa korkean tason yleiskatsaus siitä, kuinka kauan varataan, tehtävien käyttötuntien lukumäärän seuranta antaa sinulle tarkempia mittareita.

Kun nämä tiedot kädessä ovat hyödyllisiä tulevien hankkeiden ajoittamiseksi, koska se auttaa sinua tekemään tarkempia arvioita tiettyjen tehtävien suunnittelussa.

Luo hyvin pyöristetyt projektiryhmät

Hyvä projektitiimi voi tehdä kaiken erotuksen projektin suorituskyvyn. Sinun tehtäväsi on koota tasapainoinen projektitiimi ja määrittää tehtävät vastaamaan tiimin jäsenten taitoja ja asiantuntemusta. Varmista, että kaikilla on resurssit, joita he tarvitsevat ja koordinoida viestintää mukana olevien tiimien välillä.

Säästä aikaa käyttämällä projektimallit

Projektin suunnitelmien ja materiaalien luominen voi olla aikaa vievä, varsinkin kun otetaan huomioon, kuinka monta tarvitaan yksittäiseen hankkeeseen. Sen sijaan, että ne tekevät niiden tyhjästä, hyödyntää projektimalleja joko aiemmista hankkeista tai premodeista.

Esimerkiksi,Hankkeen suunnitelma mallejataiKokouslistan mallitvoidaan räätälöidä eri tarkoituksiin. Mallit tarjoavat sinulle perustan, jonka voit muuttaa ja muokata tarpeitasi.

Yhteistyötä tiimin viestintäväline

Jokaisella osastolla on oma viestintätyylejä ja työkaluja sekä hankkeet vaativat usein yhteistyötä eri osastojen.

Ehkäistä väärinkäsityksiä tai puutteellista tiedottamista joukkueiden välillä, käytäViestintäsuunnitelmaselvittää, mitkä kanavat joukkueet pitäisi käyttää jakamaan tietoa, resursseja, jaProjektin tilapäivitykset. Näin joukkueet voivat kommunikoida suoraan toistensa kanssa, ja sinun ei tarvitse toimia välittäjänä.

Esimerkiksi,joukkue viestintävälineitävoit luoda keskitettynä hankkeisiin, jotka mahdollistavat reaaliaikaisen viestinnän ja palautteen. TEAM viestintävälineitävoi myös täydentää työkalut jo käytössä, koska ne voidaan integroida suosittuja etätyö työkaluja, kuten Google Driven ja löysä.

Tärkeyttä projektin integraatiojohtamisen

Hankkeet ovat usein dynaamisia ja monimutkaisia, johon sisältyy useita ryhmiä ja organisaation prosesseja. Jotta kaikki elementit toimivat yhtenäisesti kohti lopullisena tavoitteena, projektin integraation hallinta on välttämätöntä. Tässä muutamia etuja tästä käytännöstä.

Tarjoaa yhteensovittamisen ja järjestelyn koko projektin

Hanke integraatiojohtamisen on kuin käyttöohje, jota voi käyttää apuna ohjata hanke oikeaan suuntaan ja varmista, että kaikki prosessit ovat synkronoituna. Koska hanke siirtyy vaiheesta toiseen, se varmistaa lähdöt ja asiakirjat ovat kunnossa seuraavaa vaihetta mennä sujuvasti.

Takaa jokainen ymmärtää vastuunsa

Project integraation hallinta, kaikkien sidosryhmien ja tiimin jäsenillä on selkeä käsitys niiden roolit ja vastuut. Seuraamalla projekti ahkerasti, voit esittää kysymyksiä mistä joukkueiden tai sidosryhmät onko olevia sekaannusta tai ongelmia.

Pitää hanke etenee

Hanke integraatiojohtamisen pitää hankkeita saavuttamassa määräaikaa ja budjetin. Se myös pitää projektin linjattu projektinhallinnan suunnitelman saadakseen luvatut tuloksia tai palauttaa. Hanke integraatiojohtamisen auttaa ratkaisemaan konflikteja tai muutoksia minimoiden vaikutusta koko hankkeen.

Ylläpitää sujuvaa viestintää sidosryhmien

Integroitu projektinhallinta varmistaa sidosryhmät pidetään ajan tasalla hankkeen edistymisestä. Sen avulla voit luoda järjestelmä kommunikoi sidosryhmiensä projektin muutoksia, ovatko ne hyväksytty vai ei. Se korostaa myös järjestää lopullisen kokouksen jälkeen hankkeen valmistuttua saada sulkemiseen.

Tekee päätöksiä selvemmäksi

Kussakin vaiheessa projektin integraation johto on määritellyt varten ja lähdöt. Kävelemällä läpi kaikki vaiheet, voit saada tarkempaa tietoa osaksi paras tapa toimia kunkin hankkeen vaiheessa. Luominen perusteellinen projekti mainitaan myös, voit selvästi kommunikoida taustoista suunnitelmia.

Kaiken kaikkiaan projekti integraation hallinta hyödyttää kaikkia mukana projektissa-projektiryhmä, projektipäällikkö, ja sidosryhmät.

Tuottavat tuloksia projektin integraation hallinta

Hanke integraatiojohtamisen tuo kaikki projektin prosesseja ja tehtäviä yhdessä. KanssaUDN-tehtävähallintaN projektinhallinnan ohjelmistoja, sinulla on yksi lähde totuuden suunnitteluun ja järjestämiseen projekteja alusta loppuun.