Guide til Project Integration Management (7 Trin Process)

Ingen to projekter er de samme med hensyn til leverancer, budget og tidslinje. For at sikre, at alle projekter opfylder krav og mål, bruger mange virksomheder projektintegrationsstyring som standardpraksis.

Projektintegrationsstyring indebærer koordinering af alle projektelementer fra delegering af opgaver og forvaltning af ressourcer til at kommunikere med interessenter. Ved at tage en holistisk tilgang til styring af projekter og deres indbyrdes afhængighed, giver det dig mulighed for at udføre projekter, mens du holder det store billede i tankerne.

For at lykkes i integreret projektstyring, læs videre for at lære om denne praksis i detaljer, herunder de vigtigste trin og færdigheder, der kræves.

Hvad er Project Integration Management?

Projektintegrationsstyring indebærerkoordinere alle elementer i et projekt, herunder opgaver, ressourcer, interessenter og leverancer. Formålet med projektintegrationsstyring er at sikre, at processerne løber effektivt og opfylder foruddefinerede mål.

Du har brug for projektintegrationsstyring, når der er interaktioner mellem forskellige processer og hold. Når projekter har konkurrerende målsætninger eller planlægning af konflikter, hjælper Project Integration Management dig med at lave omkostninger eller planlægge afvejninger, der gør det muligt for dit team at gennemføre projektet og møde interessentforventninger.

Her er et projektintegrationshåndteringseksempel:Lad os sige, at marketing teamet kræver data fra salgsteamet for at fremlægge en rapport for interessenter. Projektintegrationsstyring bruges til at sikre, at dataene fra salgsteamet udleveres korrekt til marketingteamet, og at de leverede opfylder krav.

Project Integration Management involverer også tilsyn med de femProjektstyringsfaserder opstår under projektets livscyklus.

Disse fem faser omfatter:

Projektinitiering:Formålet med denne fase er at etablere visionen og målene for projektet og sikre interessenter godkendelse gennem projektmål. Denne fase består i at skabeprojektgrundlagetFor at give et overblik over projektet, et klart køreplan og interessentregistret til at angive de involverede interessenter.

Projekt planlægning:Planlægningsprocessen er, hvor du opretter projektinfrastrukturen for at hjælpe dig med at nå projektmålene inden for tid, budget og ressourcebegrænsninger. Du opretter mere detaljerede projektdokumenter for at hjælpe dit hold med at forstå projektvisionen og hvad der kræves for at se det igennem.

Projektudførelse:Dette er, når du vil sætte dinProjektplantil handling og få projektet på vej. Det meste af budgettet vil blive brugt i denne fase for at producere leverancerne. Det omfatter også aktiviteter som interessentkommunikation og engagement, kvalitetssikring og teamudvikling.

Projektets ydeevne:Denne fase indebærer at overvåge projektets fremskridt og sammenligne det mod den oprindelige plan. Det betyder at tage korrigerende handlinger, når der er blokkere eller forsinkelser.

Projektlukning : Det er her, hvor du formelt lukker projektet ved at få godkendelse fra klienten eller interessenter. Records og erfaringer fra projektet skal arkiveres til fremtidig reference.

Som et af de vigtigste videnområder i PMI'ernePMBOK® Guide.(Projektledelse af viden), mastering af denne praksis gør det muligt for projektledere at forbedre deres processer.

De 7 trin i projektintegrationsstyring

Project Integration Management tilbyder en holistisk tilgang til projektplanlægning og udførelse. Praktikken består af syv processer til effektivt at koordinere projektaktiviteter. Lad os bryde dem ned.

1. Opret projekt charter

Projekter starter typisk med oprettelsen af ​​et projekt charter, et kort dokument, der giver et overblik over projektet og identificerer projektlederen ognøgleinteressenter .

Et projekt charter indeholder følgende:

Omfanget

Mål og leverancer.

Projektteammedlemmer

Projektrisici

Fordele eller afkast på investering

Budget

Business Case.

Et projekt charter fungerer i det væsentlige som et fundament, som du yderligere kan planlægge dit projekt. Det hjælper dig også med at få buy-in fra interessenter, som gør det muligt hurtigt at bevæge dig fremad og autonomt inden forprojektets omfang .

2. Udvikle projektstyringsplanen

Det næste skridt indebærer at udvikle en mere detaljeretProjektplan, som angiver projektets omfang, leverancer,tidslinje. Vi milepæleog metrics for at evaluere succes.

Projektplanen bruges til at lede projektets gennemførelse for at opfylde overordnede krav og mål.

Her er trinene til at oprette en projektstyringsmetode:

Mød med interessenter for at indstille projektkrav, leverancer og mål.

Definer projektets omfang.

Lave enArbejdsopdelingsstruktur (WBS)at delegere opgaver og tildele ressourcer.

Lave enProjektplan .

Foretage en risikovurdering og udvikle sigberedskabsplaner .

Kom op med en præstationsmåling Baseline for at vurdere projektets ydeevne.

Udvikle yderligere planer for et af følgende: Anvendelsesområdeforvaltning,Cost Management. Vi ressourcestyring Vi forandringsledelse Vi Stakeholder Management., Or.Risikostyring .

For at hjælpe dig med denne proces, kan du bruge enProjektplanlægningsskabelonsom udgangspunkt for at opbygge din plan.

3. Direkte og administrere projektarbejde

Den næste fase er projektudførelse, hvor projektlederen tager ansvaret for det daglige arbejde, der skal gøres, såsom:

Styrer projektteamet

Holde interessenter møder

Tracking Project Progress.

Denne fase sikrer, at opgaver udføres effektivt i overensstemmelse med projektplanen og anvendelsesområdet.

4. Administrer projektkendskab

Project Knowledge Management refererer til processen med at bruge eksisterende oplysninger eller få yderligere viden til at nå projektmål. Dette trin sikrer, at holdmedlemmer har alle de oplysninger, de har brug for til at producere de nødvendige leverancer.

Enhver viden eller ekspertise, der opnås i løbet af dette trin, bidrager til virksomhedens samlede videnbog, hvilket er nyttigt for fremtidige strategiske bestræbelser.

5. Monitor og Control Project Work

Da processer i projektintegrationsstyring er sammenkoblet, bør de følges nøje for at sikre, at alt overholder projektledelsesplanen.

Formålet med dette trin er at holde projektet på sporet. Hvis der er afvigelser fra projektplanen, skal de identificeres og korrigeres.

Der er tre tilgange til dette:

Forebyggende handling:En handling udført for at reducere de negative virkninger af projektrisici

Korrigerende handling:En handling udført for at bringe den fremtidige projektydelse tilbage i overensstemmelse med projektplanen

Defekte reparation:en handling til reparation eller udskiftning af en dokumenteret projektfejl

En fælles teknik til at måle ydeevne er at foretage en optjeningsanalyse for at vurdere projektets nuværende status for projektets budget og tidsplan. Hvis der skal foretages projektændringer og godkendes, skal projektdokumenter som Arbejdsholdningsrapporten muligvis opdateres.

Overvågning af projektet sikrer, at det er på vej til at opfylde målsætninger.

6. Udfør integreret ændringskontrol

Ændringer i projekter kan undertiden være stressende, hvis de ikke håndteres korrekt, men med enSkift kontrolprocesPå plads behøver de ikke at være.

Derfor skal ændringsforespørgsler vurderes for at sikre, at de ikke overstiger omfanget eller tilgangenomfanget krybe, som refererer til stigningen i kravene under projektets livscyklus. Nogle virksomheder har endda et dedikeret forandringskontrolkort for at gennemgå forandringsanmodninger relateret til budget, tidslinjer og ressourcer, for eksempel.

Et eksempel på projektændring er, hvis klienten beder om yderligere aktiver, i hvilket tilfælde du skal evaluere niveauet af indvirkning på projektet.

Brug en ændringskontrollog for at dokumentere alle forandringsanmodninger, herunder hvilke der blev godkendt, de tilhørende omkostninger og ressourcer, og hvordan de påvirker projektets tidslinje. Glat integration af forandringsanmodninger til nuværende projektaktiviteter er afgørende for succesen med det overordnede projekt.

7. Luk projektet

Når alt projekt arbejde er færdige, og leverancerne sendes og godkendes af klienten, er det på tide at lukke projektet.

Projektlukning indebærer processer som:

Holding et sidste interessentmøde

Gennemførelse af en formel gennemgang af projektet

Lukning af kontrakten

Organisering og arkivering af projektmaterialer til fremtidig brug

Projektlukning tjener som reference for fremtidige bestræbelser og giver indsigt i, hvordan man forbedrer projektintegrationsstyringssystemet.

Sådan gennemføres Project Integration Management

Udførelse af Project Integration Management kræver en kombination af tekniske og ledelsesmæssige færdigheder. Her er nogle tips til at hjælpe dig med at komme i gang med projektintegrationsstyring.

Har en projektleder overvåget integreret projektstyring

Projekter har mange bevægelige dele for at holde styr på, og en projektleder spiller en vigtig rolle i løsning af konflikter. ENprojektlederovervåger:

Projektplan

Omkostninger

Projektleverancer.

Risici.

Projektmål

Ressourcer.

Projektledere har brug for en grundig forståelse for, hvordan hver faktor påvirker hinanden og den samlede indvirkning på projektet. Integreret projektledelse indebærer specifikt en proces, fase og output, som projektlederen holder styr på.

For eksempel, hvis et projekt har en ændring i omfanget, kan du få risikoen for ressourcemangel, budgetoverskridelser og forsinkelser. Project Integration Management giver dig mulighed for at omorganisere hold og omfordele ressourcer efter behov for at minimere effekten af ​​projektet og virksomheden.

Projektintegrationsstyring kan være særlig nyttigt, når du skal styre tværfunktionelle hold og organisere deres projektindtryk.

Spor tid flittigt

Hvis du ikke allerede allerede, kan implementering af tidssporingssoftware være gavnlig, ikke kun til faktureringsformål, men også til fremtidig projektplanlægning. MensTeam Calendars.Giv et overblik over overblik over, hvordan tiden vil blive tildelt, spore antallet af timer, der bruges på opgaver, giver dig mere præcise metrics.

At have disse data til rådighed vil være nyttige til planlægning af fremtidige projekter, da det vil hjælpe dig med at foretage mere præcise estimater, når du planlægger specifikke opgaver.

Etablere velafrundede projektteams

Et godt projektteam kan gøre hele forskellen i projektets ydeevne. Det er dit job at sammensætte et afbalanceret projektteam og tildele opgaver til at matche teammedlemmernes færdigheder og ekspertise. Sørg for, at alle har de ressourcer, de har brug for, og koordinerer kommunikationen mellem de involverede hold.

Brug projektskabeloner til at spare tid

Oprettelse af projektplaner og materialer kan være tidskrævende, især givet, hvor mange der kræves for et enkelt projekt. I stedet for at gøre dem fra bunden, drage fordel af projektskabeloner, enten fra tidligere projekter eller premade.

For eksempel,ProjektplanskabelonerellerMøde dagsordenskabelonerkan skræddersys til forskellige formål. Skabeloner giver dig en base, som du kan ændre og tilpasse til dine behov.

Samarbejd med et teamkommunikationsværktøj

Hver afdeling har deres egne kommunikationsstile og værktøjer, og projekter kræver ofte samarbejde mellem forskellige afdelinger.

For at forhindre miscommunication eller manglende kommunikation mellem hold, brug enKommunikationsplan.At etablere hvilke kanaler hold skal bruge til at dele viden, ressourcer ogProjektstatusopdateringer. På den måde kan hold direkte kommunikere med hinanden, og du behøver ikke at fungere som formidleren.

For eksempel,Team Communication Tools.Tillad dig at oprette et centraliseret hub til projekter, der muliggør kommunikation og feedback i realtid. T.EAM-kommunikationsværktøjerKan også supplere de værktøjer, du allerede bruger, da de kan integrere med populære fjernbetjeningsværktøjer som Google Drive og Slack.

Betydningen af ​​projektintegrationsstyring

Projekter er ofte dynamiske og komplekse, der involverer flere hold og organisatoriske processer. For at sikre, at alle elementer arbejder sammenhængigt i slutningen af ​​målet, er projektintegrationsstyring nødvendig. Her er nogle fordele ved denne praksis.

Giver koordinering og organisation i hele projektet

Projektintegrationsstyring er som en instruktionsmanual, du kan bruge til at styre projektet i den rigtige retning, og sørg for, at alle processerne er synkroniseret. Da projektet bevæger sig fra fase til fase, sikrer det udgangene og dokumenterne for at den næste fase går glat.

Sikrer, at alle forstår deres ansvar

Med Project Integration Management vil alle interessenter og holdmedlemmer have en klar forståelse af deres roller og ansvar. Ved at overvåge projektet flittigt vil du være i stand til at løse spørgsmål fra hold eller interessenter, hvis der er nogen form for forvirring eller problemer.

Holder projektet på sporet

Project Integration Management holder projekter på sporet for at opfylde fristen og budgettet. Det holder også projektet tilpasset projektstyringsplanen for at få de lovede resultater eller afkast. Project Integration Management hjælper dig med at løse konflikter eller ændringer, samtidig med at indvirkningen på det samlede projekt minimeres.

Opretholder glat kommunikation med interessenter

Integreret projektledelse sikrer interessenter opdateres på projektets fremskridt. Det giver dig mulighed for at oprette et system til kommunikation med interessenter vedrørende projektændringer, uanset om de er godkendte eller ej. Det understreger også vigtigheden af ​​at holde et slutmøde, efter at projektet er afsluttet for at få lukning.

Træffer beslutninger mere klare

Hvert trin i projektintegrationsstyring har defineret formål og output. Ved at gå gennem alle trin, vil du være i stand til at få dybere indsigt i det bedste handlingsforløb for hver projektfase. Oprettelse af grundig projektdokumentation vil også give dig mulighed for klart at kommunikere begrundelsen bag planerne.

Samlet set fordele Project Integration Management alle involverede i projektet - projektteamet, projektleder og interessenter.

Lever resultater med Project Integration Management

Project Integration Management bringer alle dine projektprocesser og opgaver sammen. MedUDN Task Manager'S projektstyringssoftware, har du en enkelt kilde til sandhed til planlægning og organisering af projekter fra start til slut.