Guide till Project Integration Management (7 Step Process)

Inga två projekt är desamma när det gäller leveranser, budget och tidslinje. För att säkerställa att alla projekt uppfyller krav och mål använder många företag projektintegrationshantering som en standardpraxis.

Projektintegrationshantering innebär att samordna alla projektelement, från att delegera uppgifter och hantera resurser för att kommunicera med intressenter. Genom att ta ett holistiskt tillvägagångssätt för att hantera projekt och deras ömsesidiga beroenden, gör det möjligt att utföra projekt samtidigt som den stora bilden i åtanke.

För att lyckas med integrerad projektledning, läs vidare om att lära dig om denna praxis i detalj, inklusive de nyckelsteg och färdigheter som krävs.

Vad är projektintegrationshantering?

Projektintegrationshantering involverarKoordinera alla delar av ett projekt, Inklusive uppgifter, resurser, intressenter och leveranser. Syftet med projektets integrationshantering är att se till att processerna drivs effektivt och uppfyller fördefinierade mål.

Du behöver projektintegrationshantering när det finns interaktioner mellan olika processer och lag. När projekt har konkurrerande mål eller schemaläggande konflikter, hjälper projektintegrationshanteringen dig att göra kostnader eller schemalägga avvägningar som gör det möjligt för ditt team att slutföra projektet och möta intressenternas förväntningar.

Här är ett exempel på projektintegration:Låt oss säga att marknadsföringsgruppen kräver data från säljteamet för att skapa en rapport för intressenter. Projektintegrationshantering används för att säkerställa att uppgifterna från säljteamet skickas ordentligt till marknadsföringslaget och att de levererade uppfyller kraven.

Projektintegrationshantering innebär också att övervaka de femProjektledningsfasersom uppstår under projektets livscykel.

Dessa fem faser inkluderar:

Projektinitiering:Syftet med denna fas är att fastställa visionen och målen för projektet och säkerställa godkännande av intressenter genom projektmål. Denna fas består av att skapaprojektcharterFör att ge en översikt över projektet, en tydlig vägkarta och intressentregistret för att ange intressenterna.

Projekt planering:Planeringsprocessen är där du ställer in projektinfrastrukturen för att hjälpa dig att uppnå projektmålen inom tid, budget och resursbegränsningar. Du skapar mer detaljerade projektdokument för att hjälpa ditt lag att förstå projektets vision och vad som krävs för att se det genom.

Projektgenomförande:Det här är när du lägger dinprojekt plantill handling och få projektet på gång. Det mesta av budgeten kommer att spenderas under denna fas för att producera leveranser. Det inkluderar också aktiviteter som intressentkommunikation och engagemang, kvalitetssäkring och teamutveckling.

Projektets prestanda:Denna fas innebär att man övervakar projektets framsteg och jämför det mot den ursprungliga planen. Det innebär att man tar korrigerande åtgärder när det finns blockerare eller förseningar.

Projektering : Här stänger du formellt projektet genom att få godkännande från klienten eller intressenten. Rekord och lärdomar från projektet ska arkiveras för framtida referens.

Som ett av de viktigaste kunskapsområdena i PMI: sPMBOK® Guide(Projektledning Bok av kunskap), mastering denna praxis gör det möjligt för projektledare att förbättra sina processer.

De 7 stegen i projektintegrationshantering

Projektintegrationshantering erbjuder ett holistiskt tillvägagångssätt för projektplanering och utförande. Övningen består av sju processer för att effektivt samordna projektaktiviteter. Låt oss bryta ner dem.

1. Skapa projektcharter

Projekt börjar vanligtvis med skapandet av en projektcharter, ett kort dokument som ger en översikt över projektet och identifierar projektledaren ochviktiga intressenter .

En projektcharter innehåller följande:

Omfattning

Mål och leveranser

Projektgruppsmedlemmar

Projektrisker

Fördelar eller avkastning på investeringar

Budget

Business case

En projektplanen fungerar i huvudsak som en grund där du kan ytterligare planera ditt projekt. Det hjälper dig också vinst köpa in från berörda parter, vilket gör det möjligt att gå framåt snabbt och självständigt inomprojektets omfattning .

2. Utveckla projekt förvaltningsplan

Nästa steg är att utveckla en mer detaljeradprojekt plan, Som anger projektets omfattning uttalande, resultat,tidslinje , milstolparoch mått för att utvärdera framgång.

Projektplanen används för att styra genomförandet av projektet för att uppfylla de övergripande krav och mål.

Här är stegen för att skapa en projektmetodik:

Träffa intressenter att ställa krav projekt, resultat och mål.

Definiera projektets omfattning.

Skapa enArbetsuppdelningsstruktur (WBS)att delegera uppgifter och tilldela resurser.

Skapa enprojekt schema .

Genomför en riskbedömning och utvecklaberedskapsplaner .

Kom upp med en prestandamätning baslinjen för att bedöma projektets resultat.

Utveckla ytterligare planer för något av följande: omfattning management,kostnadshantering , resurshantering , byta hantering , hantering av intressenterellerriskhantering .

För att hjälpa dig med denna process kan du använda enprojektering mallsom en utgångspunkt för att bygga din plan.

3. Direkt och hantera projektarbete

Nästa fas är projektgenomförande, där projektledaren tar hand om dagen till dag arbete som måste göras, till exempel:

Styra projektgruppen

Möten med berörda parter

Spårning projektets framsteg

Denna fas ser till att uppgifter utförs på ett effektivt sätt i enlighet med projektplanen och tillämpningsområde.

4. Hantera projekt kunskap

Project kunskapshantering hänvisar till processen av att använda befintlig information eller få ytterligare kunskap för att nå projektets mål. Detta steg säkerställer gruppmedlemmar har all information de behöver för att producera de nödvändiga resultat.

Varje kunskap eller kompetens som vunnits under detta steg bidrar till företagets övergripande kropp av kunskap, vilket är användbart för framtida strategiska strävanden.

5. Övervaka och kontroll projektarbete

Eftersom processer i integrationsprojekt management är sammankopplade, bör de följas noga för att se till att allt fäster till projektet förvaltningsplanen.

Syftet med detta steg är att hålla projektet på rätt spår. Om det finns några avvikelser från projektplanen, de måste identifieras och åtgärdas.

Det finns tre metoder för detta:

Förebyggande åtgärd:en åtgärd som utförs för att minska de negativa effekterna av projektrisker

Korrigerande åtgärder:en åtgärd som utförs för att få framtida projekt prestanda tillbaka i linje med projektplanen

Defekter:en åtgärd för att reparera eller byta ut en dokumenterad projekt defekt

En vanlig teknik för att mäta prestanda är att göra ett tjänade värde analys för att bedöma den nuvarande status av projektets budget och tidsplan. Om ändringar projekt behöver göras och är godkända, kan projektdokument som arbets resultatrapport behöver uppdateras.

Övervakning av projekt säkerställer att det är på väg att uppfylla målen.

6. Utför integrerad ändringshantering

Ändringar projekt kan ibland vara stressande om de inte hanteras på rätt sätt, men med enÄndra kontrollprocessenpå plats de inte behöver vara.

Det är därför ändringsbegäran måste bedömas för att säkerställa att de inte gå utöver eller tillvägagångssätträckvidd kryp, Som hänvisar till den ökade kraven under projektets livscykel. Vissa företag har även en dedikerad förändring styrkort att granska ändringsförfrågningar som rör budget, tidslinjer och resurser, till exempel.

Ett exempel på projekt förändring är om kunden ber om ytterligare tillgångar, i vilket fall du behöver för att utvärdera graden av påverkan på projektet.

Använd en förändring styrlogg att dokumentera alla ändringsbegäran, inklusive vilka som godkändes, tillhörande kostnader och resurser, och hur de påverkar projektets tidslinje. Smidig integration av ändringsbegäran till aktuella projektverksamheten är avgörande för framgången för hela projektet.

7. Nära projektet

När allt projektarbete är komplett och resultat levereras och godkänts av kunden, är det dags att avsluta projektet.

Projekt stängning involverar processer såsom:

Att hålla ett avslutande möte med berörda parter

Genomföra en formell granskning av projektet

Stänga kontraktet

Organisera och arkivering projektmaterial för framtida bruk

Projekt stängning fungerar som en referens för framtida insatser och ger insikt om hur man kan förbättra integrationsprojektet ledningssystem.

Hur man genomför integrationsprojekt management

Utföra integrationsprojekt förvaltning kräver en kombination av tekniska och ledaregenskaper. Här är några tips som hjälper dig komma igång med integrationsprojektet management.

Ha en projektledare Övervaka integrerad projektledning

Projekt har många rörliga delar för att hålla reda på och projektledare spelar en viktig roll när det gäller att lösa konflikter. Aprojektledareövervakar:

Projekt schema

Kostar

Projektleveranser

Risker

Projektmål

Resurser

Projektledare behöver en grundlig förståelse för hur varje faktor påverkar varandra och den totala effekten på projektet. Integrerad projektstyrning innebär specifikt en process, fas och utgång som projektledaren håller reda på.

Till exempel, om ett projekt har en förändring i omfattning, kan du riskera att resursbrist, budgetöverskridanden och förseningar. Integrationsprojekt management kan du omorganisera lag och omfördela resurser som krävs för att minimera påverkan på projektet och verksamheten.

Integrationsprojekt förvaltning kan vara särskilt användbart när du måste hantera tvärfunktionella team och organisera sina projekt ömsesidiga beroenden.

Spår tid flitigt

Om du inte redan kan genomföra tidsspårningsprogram vara till nytta, inte bara för fakturering, men också för framtida projektplanering. Medangruppkalendrarger en hög nivå översikt över hur tiden kommer att tilldelas, spåra antalet timmar spenderas på uppdrag ger dig mer exakta mått.

Med denna information till hands kommer att vara användbart för schemaläggning framtida projekt eftersom det kommer hjälpa dig att göra mer exakta uppskattningar när man planerar ut specifika uppgifter.

Upprätta väl avrundad projektteam

En bra projektteam kan göra hela skillnaden i projektprestanda. Det är ditt jobb att sätta ihop en balanserad projektgrupp och tilldela uppgifter för att matcha gruppmedlemmarnas kompetens. Se till att alla har de resurser de behöver och samordna kommunikationen mellan lagen inblandade.

Använd projektmallar för att spara tid

Skapa projektplaner och material kan vara tidskrävande, särskilt med tanke på hur många som behövs för ett enskilt projekt. I stället för att göra dem från början, dra nytta av projektmallar, antingen från tidigare projekt eller premade sådana.

Till exempel,Projektplan mallarellermöte dagordningen mallarkan skräddarsys för olika ändamål. Mallar ger dig en bas som du kan ändra och anpassa för att passa dina behov.

Samarbeta med ett team kommunikationsverktyg

Varje avdelning har sina egna kommunikationsstilar och verktyg samt projekt kräver ofta samverkan mellan olika avdelningar.

För att förhindra missförstånd eller brist på kommunikation mellan lag, använd enkommunikationsplanatt fastställa vilka kanaler lag ska använda för att dela kunskap, resurser ochProjektstatusuppdateringar. På så sätt kan grupper kommunicera direkt med varandra och du behöver inte fungera som mellanhand.

Till exempel,Team kommunikationsverktygkan du skapa en centraliserad nav för projekt som möjliggör kommunikation i realtid och feedback. TEAM kommunikationsverktygkan också komplettera de verktyg du redan använder eftersom de kan integreras med populära fjärr arbetsredskap som Google Drive och Slack.

Vikten av integrationsprojekt management

Projekten är ofta dynamiska och komplexa, där flera team och organisatoriska processer. För att säkerställa att alla delar fungerar sammanhållet mot slutmålet är integrationsprojektet management behövs. Här är några fördelar med denna praxis.

Ger samordning och organisation genom hela projektet

Integrationsprojekt management är som en bruksanvisning som du kan använda för att hjälpa till att styra projektet i rätt riktning och se till att alla processer är i synk. Eftersom projektet rör sig från fas till fas, garanterar det utgångarna och dokument är i ordning för nästa fas att gå smidigt.

Garanterar alla förstår sitt ansvar

Med integrationsprojekt förvaltning kommer alla intressenter och medarbetare har en tydlig förståelse av deras roller och ansvarsområden. Genom att övervaka projektet flitigt, kommer du att kunna ta itu med frågor från lag eller intressenter om det finns några punkter av förvirring eller problem.

Håller projekt på rätt spår

Integrationsprojekt management håller projekt på väg att möta deadline och budget. Det håller också projektet i linje med projekt förvaltningsplanen för att få de utlovade resultat eller avkastning. Integrationsprojekt hantering kan du lösa konflikter eller förändringar samtidigt minimera påverkan på hela projektet.

Bibehåller smidig kommunikation med intressenter

Integrerade projektledning säkerställer intressenter hålls uppdaterade på projektets framsteg. Det låter dig skapa ett system för att kommunicera med intressenter om förändringar projekt, oavsett om de är godkända eller inte. Det understryker också vikten av att hålla ett avslutande möte efter det att projektet är avslutat för att få stängning.

Fattar beslut tydligare

Varje steg i integrationsprojekt ledning har definierat ändamål och utgångar. Genom att gå igenom alla steg, kommer du att kunna få djupare insikt i det bästa tillvägagångssättet för varje projekt fas. Skapa noggrann dokumentation projektet kommer även att låta dig att tydligt kommunicera resonemanget bakom planerna.

Sammantaget fördelar integrationsprojekt management alla inblandade i projektet, projektgruppen, projektledare och intressenter.

Leverera resultat med integrationsprojekt management

Integrationsprojekt management ger alla dina projektprocesser och uppgifter tillsammans. MedUDN Task Manager’S projektledning programvara, har du en enda källa av sanning för planering och organisering projekt från början till slut.