Průvodce projektem integrace projektu (7 krokový proces)

Žádné dva projekty nejsou stejné z hlediska dodávek, rozpočtu a časové osy. Aby bylo zajištěno, že všechny projekty splňují požadavky a cíle, mnoho společností používá projektu integrační řízení jako standardní praxe.

Správa integrace projektu zahrnuje koordinaci všech prvků projektu, od delegování úkolů a správních prostředků pro komunikaci se zúčastněnými stranami. Tím, že vezmeme holistický přístup k řízení projektů a jejich vzájemných závislostí, umožňuje provádět projekty při současném udržení velkého obrazu.

Chcete-li uspět integrovaným projektovým řízením, přečtěte si dozvědět se o této praxi podrobně, včetně klíčových kroků a dovedností.

Co je správa integrace projektu?

Správa integrace projektu zahrnujekoordinace všech prvků projektu, včetně úkolů, zdrojů, zúčastněných stran a dodávek. Účelem řízení integrace projektu je zajistit, aby procesy fungovaly efektivně a splňovaly předdefinované cíle.

Potřebujete správu integrace projektu, pokud existují interakce mezi různými procesy a týmy. Když projekty konkurují cíle nebo rozkládací konflikty, řízení integrace projektu vám pomůže provést náklady nebo harmonogram kompromisy, které umožní vašemu týmu dokončit projekt a splnit očekávání zúčastněných stran.

Zde je příklad integrace projektu Příklad:Řekněme, že marketingový tým vyžaduje údaje z obchodního týmu, aby se zúčastnil zprávy o zúčastněných stranách. Správa integrace projektu se používá k zajištění toho, aby data z obchodního týmu byla řádně předána do marketingového týmu a že dodávky splňují požadavky.

Řízení integrace projektu také zahrnuje dohled nad pětiFáze řízení projektův průběhu životního cyklu projektu.

Tyto pěti fází zahrnuje:

Zahájení projektu:Cílem této fáze je vytvořit vizi a cíle pro projekt a zajistit schválení zúčastněných stran prostřednictvím cílů projektu. Tato fáze se skládá z vytvářeníProject Charter.Poskytnout přehled o projektu, jasné silniční mapy a zaúčtovacího styku se zapojit do zúčastněných stran.

Plánování projektu:Proces plánování je tam, kde jste nastavili projektová infrastruktura, abyste vám pomohli dosáhnout cílů projektu v čase, rozpočtu a omezení zdrojů. Vytvoříte podrobnější projektové dokumenty, které vám pomohou váš tým rozumět vizi projektu a to, co je potřeba k tomu, aby ji viděl.

Realizace projektu:To je, když dáte svůjplán projektua dejte si probíhající projekt. Většina rozpočtu bude v této fázi vynaložena k výrobě výstupů. Zahrnuje také aktivity, jako je sdělení zúčastněných stran a angažovanost, zajištění kvality a vývoj týmu.

Výkon projektu:Tato fáze zahrnuje dohled nad pokrokem projektu a porovnávat jej proti původnímu plánu. To znamená přijmout nápravná opatření, když jsou blokátory nebo zpoždění.

Uzavření projektu : To je místo, kde jste formálně ukončil projekt tím, že získáte schválení od klienta nebo zúčastněných stran. Záznamy a ponaučení z projektu by měly být archivovány pro budoucí použití.

Jako jeden z klíčových znalostních oblastí v PMIPrůvodce PMBOK®(Projektová kniha znalostí), zvládnutí této praxe umožňuje projektovým manažerům zlepšit jejich procesy.

7 kroků řízení integrace projektu

Správa integrace projektu nabízí holistický přístup k plánování a realizaci projektu. Praxe se skládá ze sedmi procesů, které účinně koordinují projektové aktivity. Pojďme je rozbít.

1. Vytvořte chartu projektu

Projekty obvykle začínají s vytvořením charty projektu, krátký dokument, který poskytuje přehled o projektu a identifikuje správce projektu aKlíčové zúčastněné strany .

Charta projektu obsahuje následující:

Rozsah

Cíle a dodávky

Projektové členy týmu

Projektová rizika

Výhody nebo návratnosti investic

Rozpočet

Obchodní případ

Charta projektu v podstatě působí jako základ, na kterém můžete svůj projekt dále naplánovat. To také pomáhá získat nákupy zúčastněných stran, což vám umožní rychle a autonomně pohybovat vpřed a autonomněrozsah projektu .

2. Rozvíjet plán řízení projektů

Dalším krokem zahrnuje rozvoj podrobnějšíplán projektu, který specifikuje prohlášení o rozsahu projektu, výstupy,Časová osa , milníkya metriky k hodnocení úspěchu.

Projektový plán se používá k řízení výkonu projektu, aby splňoval celkové požadavky a cíle.

Zde jsou kroky k vytvoření metodiky řízení projektů:

Seznamte se se zúčastněnými stranami, aby stanovily požadavky projektu, výstupy a cíle.

Definujte rozsah projektu.

VytvořitStruktura členění práce (WBS)delegovat úkoly a přiřadit zdroje.

VytvořitSchéma projektu .

Provádět posouzení rizika a rozvíjet sepohotovostní plány .

Přijít s výkonností výkonnosti výkonnosti pro hodnocení výkonnosti projektu.

Vypracovat další plány na některou z následujících úkonů: Řízení rozsahu,Správa nákladů , Správa zdrojů , Správa změn , Správa zúčastněných stranOr.Řízení rizik .

Chcete-li vám pomoci s tímto procesem, můžete použítŠablona plánování projektuJako výchozí bod vybudování vašeho plánu.

3. Direct a řídit projektová práce

Další fází je realizace projektů, ve kterém se projektový manažer účtuje poplatek za každodenní práci, která musí být provedena, například:

Řízení projektového týmu

Držení schůzí zúčastněných stran

Projekt sledování projektu

Tato fáze zajišťuje, že úkoly účinně provádějí podle Project Plan a Scope Prohlášení.

4. Správa znalostí projektu

Řízení znalostí projektu se týká procesu využívání stávajících informací nebo získávání dalších znalostí dosáhnout cílů projektu. Tento krok zajišťuje členové týmu veškeré informace, které potřebují k vytvoření požadovaných výstupů.

Veškeré znalosti nebo odborné znalosti získané během tohoto kroku přispívají k celkovému orgánu znalostí společnosti, což je užitečné pro budoucí strategické úsilí.

5. Projekt projektu monitoru a řízení

Vzhledem k tomu, že procesy v řízení projektových integrace jsou propojeny, měly by být pozorně sledovány, aby bylo zajištěno, že vše dodržuje plán pro řízení projektů.

Účelem tohoto kroku je udržet projekt na trati. Pokud existují odchylky od plánu projektu, musí být identifikovány a opraveny.

Existují tři přístupy k tomuto:

Preventivní akce:akce, která má snížit negativní dopad rizik projektu

Nápravná opatření:Akce prováděná k tomu, aby provedla budoucí výkon projektu v souladu s plánem projektu

Oprava vady:akce pro opravu nebo nahrazení dokumentované projektové vady

Společná technika pro měření výkonnosti je provádět analýzu získaných hodnot pro posouzení aktuálního stavu rozpočtu a harmonogramu projektu. Pokud se musí být provedeny změny projektu a jsou schváleny, mohou být aktualizovány projektové dokumenty, jako je zpráva o výkonu práce.

Sledování projektu zajišťuje, že je na trati na splnění cílů.

6. Proveďte integrovanou kontrolu změn

Změny projektů mohou být někdy stresující, pokud nejsou správně zpracovány, ale sZměnit proces řízenína místě, které nemusí být.

Proto musí být požadavky na změnu posuzovány, aby nedošlo k překročení rozsahu nebo přístupuOblast působnosti Creep., Který se odkazuje na zvýšení požadavků v průběhu životního cyklu projektu. Některé firmy dokonce mají vyhrazené řízení změn desku do změnových požadavků přezkoumání týkajících se rozpočtu, harmonogramy a zdroje, například.

Příkladem změny projektu je v případě, že klient žádá o další aktiva, v takovém případě budete muset zhodnotit úroveň dopadu na projekt.

Použijte ovládací změna protokolu zdokumentovat všechny požadavky na změnu, včetně ty, které byly schváleny, souvisejících nákladů a zdrojů, a jaký mají dopad na časovou osu projektu. Hladká integrace žádostí o změnu současných aktivit projektu je rozhodující pro úspěch celého projektu.

7. Zavřete z projektu

Koneckonců projekt dokončení práce a výstupy jsou dodávány a schválena klientem, je čas na ukončení projektu.

Ukončení projektu zahrnuje procesy, jako je:

Držení závěrečné setkání zúčastněných subjektů

Provádí formální přezkoumání projektu

Uzavření smlouvy

Organizování a archivace projektových materiálů pro použití v budoucnu

Ukončení projektu slouží jako reference pro budoucí úsilí a poskytuje přehled o tom, jak zlepšit systém projektového řízení integrace.

Jak implementovat řízení integračního projektu

Provádění správy integrační projekt vyžaduje kombinaci technických a vůdčí schopnosti. Zde je několik tipů, které vám pomohou začít s managementem integrační projekt.

Mají projektový manažer dohlíží na integrované řízení projektů

Projekty mají mnoho pohyblivých částí sledovat a projektový manažer hraje důležitou roli v řešení konfliktů. Aprojektový manažerdohlíží na:

harmonogram projektu

Náklady

výstupy projektu

Rizika

cíle projektu

Zdroje

projektoví manažeři potřebují důkladné znalosti o tom, jak jeden druhého a celkový dopad na projekt každý faktor má vliv. Integrované řízení projektů zejména se jedná o proces, fáze, a výstup, který projektový manažer drží stopu.

Například, pokud má projekt změnu v rozsahu, můžete spustit riziko nedostatku zdrojů, překročení rozpočtu a zpoždění. Vedení integrační projekt vám umožní reorganizovat týmy a redistribuovat zdroje, jak je požadováno, aby se minimalizovalo dopad na projekt a podnikání.

Vedení integrační projekt může být zvláště užitečné, když budete muset řídit cross-funkční týmy a uspořádat své projektové vzájemné závislosti.

Track čas pilně

Pokud nemáte již, kterou se provádějí časově sledovací software by mohla být přínosná, a to nejen pro účely účtování, ale i pro plánování budoucí projekt. Zatímcotýmové kalendářeposkytují přehled na vysoké úrovni o tom, jak bude čas přidělen, sledování počtu hodin strávených na úkolech vám dává přesnější metriky.

Mít tyto údaje po ruce budou užitečné pro plánování budoucích projektů, protože to vám pomůže vytvořit přesnější odhady při plánování konkrétních úkolů.

Zřídit dobře zaoblené projektových týmů

Dobrý projektový tým může být právě rozdíl ve výkonnosti projektu. Je to vaše práce, aby dal dohromady vyrovnaný tým projektu a přiřazení úkolů, aby odpovídaly dovednosti a znalosti členů týmu. Ujistěte se, že každý má prostředky, které potřebují, a koordinovat komunikaci mezi zúčastněné týmy.

Používat šablony projektu, jak ušetřit čas

Vytvoření projektové plány a materiály mohou být časově náročné, a to zejména vzhledem k tomu, kolik je zapotřebí pro jeden projekt. Spíše než aby jim od nuly, využít šablon projektů, a to buď z předchozích projektů nebo ty premade.

Například,Šablony projektových plánůnebopořadu jednání šablonmohou být přizpůsobeny pro různé účely. Šablony vám poskytne základ, který můžete změnit a přizpůsobit tak, aby vyhovovaly vašim potřebám.

Spolupracujte s týmovou komunikačním nástrojem

Každé oddělení má své vlastní komunikační styly a nástroje a projekty často vyžadují spolupráci mezi různými odděleními.

Aby se zabránilo chybnému rozkomu nebo nedostatku komunikace mezi týmy, použijteKomunikační plánZřídit, které kanály týmy by měly používat sdílet znalosti, zdroje aAktualizace stavu projektu. Tímto způsobem mohou týmy přímo komunikovat mezi sebou a nemusíte jednat jako prostředník.

Například,Nástroje pro komunikaci týmuUmožní vám vytvořit centralizovaný rozbočovač pro projekty, což umožňuje komunikaci a zpětnou vazbu v reálném čase. T.Nástroje komunikace EAMMůže také doplnit nástroje, které již používáte, protože mohou integrovat s populárními vzdálenými pracovními nástroji, jako je Google Drive a Slack.

Význam integrace projektu

Projekty jsou často dynamické a komplexní, zahrnující více týmů a organizačních procesů. Aby se zajistilo, že všechny prvky fungují soudržně vůči koncovému cíli, je nutná správa integrace projektu. Zde jsou některé výhody této praxe.

Poskytuje koordinaci a organizaci v celém projektu

Project Integration Management je jako návod k použití, který můžete použít k řízení projektu správným směrem a ujistěte se, že všechny procesy jsou synchronizovány. Vzhledem k tomu, že projekt se pohybuje z fáze do fáze, zajišťuje, že výstupy a dokumenty jsou v pořádku, aby další fáze jít hladce.

Zajišťuje, že každý chápe své povinnosti

S projektem integrace projektu budou mít všechny zúčastněné strany a členové týmu jasné pochopení jejich rolí a odpovědností. Sledováním projektu bude moci řešit otázky z týmů nebo zúčastněných stran, pokud existují nějaké body zmatků nebo otázek.

Udržuje projekt na trati

Správa integrace projektu udržuje projekty na trati, aby splňovalo termín a rozpočet. Udržuje také projekt zarovnaný s plánem pro řízení projektů s cílem získat slibované výsledky nebo návraty. Project Integration Management pomáhá řešit konflikty nebo změny při minimalizaci dopadu na celkový projekt.

Udržuje hladkou komunikaci se zúčastněnými stranami

Integrovaný projektový management zajišťuje, že se zúčastněné strany aktualizují aktuální informace o pokroku projektu. To vám umožní vytvořit systém pro komunikaci se zúčastněnými stranami týkajícími se změny projektu, ať už jsou schváleny nebo ne. Zdůrazňuje také význam pořádání závěrečné schůzky po dokončení projektu, aby se uzavřel.

Rozhoduje jasnější

Každý krok v řízení integrace projektu definovaly účely a výstupy. Procházkou všemi kroky budete moci získat hlubší vhled do nejlepšího postupu pro každou fázi projektu. Vytvoření důkladné projektové dokumentace vám umožní jasně sdělit odůvodnění plány.

Celkově Project Integration Management pomáhá každý zapojený do projektu-projektový tým, projektový manažer a zúčastněné strany.

Dodejte výsledky s řízením integrace projektu

Správa integrace projektu přináší všechny vaše projektové procesy a úkoly dohromady. SSprávce úloh UDNSoftware pro správu projektů máte jeden zdroj pravdy pro plánování a pořádání projektů od začátku do konce.