Ghid pentru managementul integrării proiectului (procesul de 7 pasi)

Nici două proiecte nu sunt aceleași în ceea ce privește livrările, bugetul și cronologia. Pentru a asigura că toate proiectele îndeplinesc cerințele și obiectivele, multe companii utilizează managementul integrării proiectului ca o practică standard.

Gestionarea integrării proiectului implică coordonarea tuturor elementelor de proiect, de la delegarea sarcinilor și gestionarea resurselor la comunicarea cu părțile interesate. Prin luarea unei abordări holistice a gestionării proiectelor și a interdependențelor acestora, vă permite să executați proiecte în timp ce păstrați imaginea de mare în minte.

Pentru a reuși în managementul integrat de proiect, citiți mai departe pentru a afla în detaliu despre această practică, inclusiv pașii cheie și abilitățile necesare.

Ce este managementul integrării proiectului?

Managementul integrării proiectului implicăCoordonarea tuturor elementelor unui proiect, inclusiv sarcini, resurse, părți interesate și rezultate. Scopul managementului integrării proiectelor este de a se asigura că procesele se desfășoară eficient și de a respecta obiectivele predefinite.

Aveți nevoie de gestionarea integrării proiectului atunci când există interacțiuni între diferite procese și echipe. Atunci când proiectele au obiective concurente sau conflicte de programare, managementul integrării proiectului vă ajută să faceți compromisuri de cost sau program care să permită echipei dvs. să finalizeze proiectul și să răspundă așteptărilor părților interesate.

Iată un exemplu de gestionare a integrării proiectului:Să presupunem că echipa de marketing necesită date din partea echipei de vânzări pentru a produce un raport pentru părțile interesate. Managementul integrării proiectului este utilizat pentru a se asigura că datele din echipa de vânzări sunt înmânate în mod corespunzător echipei de marketing și că livrarea îndeplinește cerințele.

Managementul integrării proiectului implică, de asemenea, supravegherea celor cinciFazele de gestionare a proiectelorcare apar în timpul ciclului de viață al proiectului.

Aceste cinci faze includ:

Initierea proiectului:Scopul acestei faze este de a stabili viziunea și obiectivele pentru proiect și de aprobare a părților interesate prin obiectivele proiectului. Această fază constă în creareaCarta proiectuluiPentru a oferi o imagine de ansamblu a proiectului, o hartă rutieră clară și a Registrului părților interesate pentru a specifica părțile interesate implicate.

Planificarea proiectului:Procesul de planificare este locul în care ați creat infrastructura de proiect pentru a vă ajuta să atingeți obiectivele proiectului în timp, la buget și constrângeri de resurse. Veți crea documente mai detaliate despre proiect pentru a vă ajuta echipa să înțeleagă viziunea proiectului și ce este necesar pentru ao vedea.

Execuția proiectului:Atunci când vă veți puneplan de proiectîn acțiune și obțineți proiectul în curs de desfășurare. Majoritatea bugetului vor fi cheltuite în această fază pentru a produce rezultatele. Acesta include, de asemenea, activități precum comunicațiile și implicarea părților interesate, asigurarea calității și dezvoltarea echipei.

Performanța proiectului:Această fază implică supravegherea progresului proiectului și comparându-l împotriva planului inițial. Înseamnă a lua măsuri corective atunci când există blocante sau întârzieri.

Închiderea proiectului : Aici închideți în mod oficial proiectul prin obținerea aprobării de către client sau a părților interesate. Înregistrările și lecțiile învățate din proiect ar trebui să fie arhivate pentru referințe ulterioare.

Ca una dintre domeniile cheie de cunoaștere din PMIGhidul PMBOK®.(Carte de cunoaștere a proiectului de cunoștințe), mastering această practică permite managerilor de proiect să-și îmbunătățească procesele.

Cele 7 pași ale managementului integrării proiectului

Managementul integrării proiectului oferă o abordare holistică a planificării și executării proiectului. Practica constă din șapte procese pentru a coordona eficient activitățile proiectului. Să-i rupăm jos.

1. Creați Carta proiectului

Proiectele încep de obicei cu crearea unui proiect de proiect, un document scurt care oferă o imagine de ansamblu asupra proiectului și identifică managerul de proiect șiprincipalele părți interesate .

O Carta de proiect include următoarele:

Domeniul de aplicare

Obiective și rezultate

Membrii echipei de proiect

Riscuri de proiect

Beneficii sau returnări pe investiții

Buget

Caz de afaceri

O Cartă de proiect acționează în mod esențial ca o bază pe care vă puteți planifica în continuare proiectul. De asemenea, vă ajută să câștigați buy-in de la părțile interesate, ceea ce vă permite să vă deplasați rapid și în mod autonom în cadrulDomeniul de aplicare al proiectului .

2. Dezvoltarea planului de management al proiectelor

Următorul pas implică dezvoltarea unui lucru mai detaliatplan de proiect, care specifică declarația de domeniu de proiect, livrările,cronologie , repere, și metrici pentru a evalua succesul.

Planul de proiect este utilizat pentru a direcționa executarea proiectului pentru a îndeplini cerințele și obiectivele generale.

Iată pașii pentru crearea unei metodologii de management de proiect:

Faceți cunoștință cu părțile interesate pentru a stabili cerințele, rezultatele și obiectivele proiectului.

Definiți domeniul de aplicare al proiectului.

Creeaza oStructura de defalcare a muncii (WBS)să delege sarcini și să aloce resurse.

Creeaza oprogramul proiectului .

Să efectueze o evaluare a riscurilor și să se dezvolteplanuri de contingență .

Vino cu o bază de măsură de măsurare a performanței pentru a evalua performanța proiectului.

Să dezvolte planuri suplimentare pentru oricare dintre următoarele: Gestionarea domeniului,Managementul costurilor , managementul resurselor , managementul schimbării , Managementul părților interesate, Or.Managementul riscului .

Pentru a vă ajuta cu acest proces, puteți utiliza aȘablonul de planificare a proiectuluica punct de plecare pentru a vă construi planul.

3. Direcția și gestionarea lucrărilor de proiect

Următoarea fază este executarea proiectului, în care managerul de proiect se ocupă de munca de zi cu zi, care trebuie făcută, cum ar fi:

Direcționarea echipei de proiect

Care deține întâlniri cu părțile interesate

Urmărirea progresului proiectului

Această fază asigură că sarcinile sunt efectuate în mod eficient în conformitate cu planul de proiect și de declarația de domeniu.

4. Gestionați cunoștințele despre proiect

Managementul cunoștințelor de proiect se referă la procesul de utilizare a informațiilor existente sau la obținerea de cunoștințe suplimentare pentru atingerea obiectivelor proiectului. Acest pas asigură că membrii echipei au toate informațiile de care au nevoie pentru a produce rezultatele necesare.

Orice cunoaștere sau expertiză dobândită în timpul acestui pas contribuie la corpul general al cunoașterii companiei, care este util pentru viitoarele eforturi strategice.

5. Monitorizarea și controlul lucrărilor proiectului

Deoarece procesele de gestionare a integrării proiectelor sunt interconectate, acestea ar trebui să fie urmate îndeaproape pentru a se asigura că tot ceea ce aderă la planul de management al proiectului.

Scopul acestui pas este de a păstra proiectul pe pistă. Dacă există abateri de la planul de proiect, acestea trebuie să fie identificate și corectate.

Există trei abordări:

Actiune preventiva:O acțiune efectuată pentru a reduce impactul negativ al riscurilor proiectului

Acțiune corectivă:O acțiune efectuată pentru a aduce performanța viitoare a proiectului înapoi în conformitate cu planul de proiect

Defecțiune defectă:o acțiune de reparare sau înlocuire a unui defect de proiect documentat

O tehnică comună pentru măsurarea performanței este de a efectua o analiză cu valoare câștigată pentru a evalua starea actuală a bugetului și programului proiectului. Dacă trebuie să se facă modificările proiectului și sunt aprobate, pot fi actualizate documente de proiect, cum ar fi raportul de performanță de lucru.

Monitorizarea proiectului asigură că este pe cale să îndeplinească obiectivele.

6. Efectuați controlul integrat al schimbării

Modificările aduse proiectelor pot fi uneori stresante dacă nu sunt manipulate în mod corespunzător, dar cu aSchimbarea procesului de controlÎn loc, nu trebuie să fie.

De aceea, cererile de schimbare trebuie evaluate pentru a se asigura că nu depășesc domeniul de aplicare sau abordareaDomeniul de aplicare, Care se referă la creșterea cerințelor în timpul ciclului de viață al proiectului. Unele companii au chiar și un panou de control schimbare dedicat cererilor de schimbare de revizuire legate de buget, termene și resurse, de exemplu.

Un exemplu de schimbare a proiectului este în cazul în care clientul solicită active suplimentare, caz în care va trebui să evalueze nivelul de impact asupra proiectului.

Utilizați un jurnal de control al schimbarii pentru a documenta toate cererile de schimbare, inclusiv care au fost aprobate cele, costurile și resursele asociate, precum și modul în care acestea au un impact cronologia proiectului. Integrarea armonioasă a cererilor de schimbare a activităților curente ale proiectului este crucială pentru succesul proiectului de ansamblu.

7. Închideți proiectul

După ce toate lucrările de proiect este completă și rezultatele sunt expediate și aprobate de către client, este timpul pentru a închide proiectul.

Incheierea proiectului implică procese, cum ar fi:

Organizarea unei reuniuni finale a părților interesate

Efectuarea o revizuire formală a proiectului

Închiderea contractului

Organizarea și arhivarea materialelor de proiect pentru o utilizare viitoare

Proiectul de închidere servește drept referință pentru eforturile viitoare și oferă o perspectivă cu privire la modul de îmbunătățire a sistemului de management de proiect de integrare.

Cum să pună în aplicare de gestionare a integrării proiectelor

Efectuarea de gestionare a integrării proiectelor necesită o combinație de competențe tehnice și de conducere. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să începeți cu managementul de proiect de integrare.

Au un manager de proiect de management integrat al proiectului supraveghea

Proiectele au multe părți în mișcare pentru a ține evidența și un manager de proiect joacă un rol important în rezolvarea conflictelor. Amanager de proiectsupraveghează:

Programul proiectului

Cheltuieli

Proiecte de probe

Riscuri

Obiectivele proiectului

Resurse

Managerii de proiect au nevoie de o înțelegere aprofundată a modului în care fiecare factor unul pe altul și impactul global asupra proiectului afectează. management de proiect integrat implică în mod specific un proces, de fază și de ieșire pe care managerul de proiect ține evidența.

De exemplu, în cazul în care un proiect are o schimbare în domeniul de aplicare, s-ar putea rula riscul de penurie de resurse, depășiri de buget și întârzieri. Integrarea de management de proiect vă permite să reorganizeze echipe și resurse redistribui cât este necesar pentru a minimiza impactul proiectului și de afaceri.

Integrarea poate managementul de proiect fi util mai ales atunci când trebuie să gestioneze echipe eco-funcționale și de a organiza interdependențelor lor de proiect.

Timp necesar sârguință

Dacă nu deja, de punere în aplicare de software de urmărire în timp ar putea fi benefică, nu numai în scopuri de facturare, dar, de asemenea, pentru programarea proiectelor viitoare. In timp cecalendare echipaoferă o privire de ansamblu la nivel înalt a modului în care timp va fi alocat, de urmărire numărul de ore petrecute pe sarcini vă oferă valori mai precise.

Având aceste date pe mana vor fi utile pentru proiectele viitoare de planificare, deoarece va ajuta să facă estimări mai exacte atunci când se planifică sarcini specifice.

Stabilirea echipelor de proiect bine rotunjite

O echipă de proiect bun poate face diferența în performanța proiectului. Este datoria ta de a pune împreună o echipă de proiect echilibrat și sarcinile de Atribuire pentru a se potrivi abilitățile și experiența membrilor echipei. Asigurați-vă că toată lumea are resursele de care au nevoie și să coordoneze comunicarea între echipele implicate.

Utilizați șabloane de proiect pentru a economisi timp

Crearea de planuri și materiale de proiect pot fi consumatoare de timp, mai ales având în vedere cât de multe sunt necesare pentru un singur proiect. Mai degrabă decât făcându-le de la zero, să profite de template-uri de proiect, fie din proiecte anterioare sau pe cele premade.

De exemplu,Șabloane de planificare a proiectuluisauîntâlni șabloane agendăpot fi adaptate pentru diferite scopuri. Șabloanele vă oferă o bază pe care o puteți modifica și personaliza pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră.

Colaborați cu un instrument de comunicare în echipă

Fiecare departament are propriile stiluri și instrumente de comunicare, iar proiectele necesită adesea o colaborare între diferitele departamente.

Pentru a preveni comunicarea necorespunzătoare sau lipsa comunicării între echipe, utilizați aPlan de comunicarePentru a stabili care echipele de canale ar trebui să utilizeze pentru a împărtăși cunoștințele, resursele șiActualizări ale stării proiectului. În acest fel, echipele pot comunica direct unul cu celălalt și nu trebuie să acționați ca intermediar.

De exemplu,Instrumente de comunicare în echipăPermiteți-vă să creați un centru centralizat pentru proiecte, permițând comunicarea în timp real și feedback-ul. T.Instrumente de comunicare EAMDe asemenea, pot completa instrumentele pe care le utilizați deja, deoarece se pot integra cu unelte populare de lucru la distanță cum ar fi Google Drive și Slack.

Importanța managementului integrării proiectului

Proiectele sunt deseori dinamice și complexe, care implică mai multe echipe și procese organizaționale. Pentru a vă asigura că toate elementele funcționează coerent spre obiectivul final, este necesară gestionarea integrării proiectului. Iată câteva beneficii ale acestei practici.

Oferă coordonare și organizație pe tot parcursul întregului proiect

Managementul integrării proiectului este ca un manual de instrucțiuni pe care îl puteți utiliza pentru a ajuta la direcționarea proiectului în direcția cea bună și asigurați-vă că toate procesele sunt sincronizate. Pe măsură ce proiectul se deplasează de la fază până la fază, asigură ieșirile și documentele sunt pentru următoarea fază să meargă fără probleme.

Asigură că toată lumea își înțelege responsabilitățile

Cu managementul integrării proiectului, toate părțile interesate și membrii echipei vor avea o înțelegere clară a rolurilor și responsabilităților lor. Prin monitorizarea cu diligență a proiectului, veți putea aborda întrebări din partea echipelor sau a părților interesate dacă există puncte de confuzie sau probleme.

Păstrează proiectul pe pistă

Managementul integrării proiectelor păstrează proiectele pe cale pentru a îndeplini termenul și bugetul. De asemenea, păstrează proiectul aliniat la planul de management al proiectului pentru a obține rezultatele sau returnările promise. Managementul integrării proiectului vă ajută să rezolvați conflictele sau modificările, minimizând impactul asupra proiectului general.

Menține comunicarea fără probleme cu părțile interesate

Managementul integrat de proiect asigură că părțile interesate sunt actualizate la data progresului proiectului. Acesta vă permite să creați un sistem de comunicare cu părțile interesate cu privire la modificările proiectului, indiferent dacă sunt aprobate sau nu. De asemenea, subliniază importanța deținerii unei întâlniri finale după finalizarea proiectului pentru a se închide.

Ia decizii mai clare

Fiecare pas în managementul integrării proiectului a definit scopurile și ieșirile. Prin plimbarea prin toți pașii, veți putea obține o perspectivă mai profundă asupra celui mai bun mod de acțiune pentru fiecare fază de proiect. Crearea unei documente aprofundate de proiect vă va permite, de asemenea, să comunicați în mod clar raționamentul din spatele planurilor.

În general, managementul de integrare a proiectului beneficiază pe toți cei implicați în proiect - echipa de proiect, managerul de proiect și părțile interesate.

Furnizați rezultate cu managementul integrării proiectului

Managementul integrării proiectului aduce toate procesele și sarcinile proiectului împreună. CuManager de sarcini UDN.Software-ul de management de proiect, aveți o singură sursă de adevăr pentru planificarea și organizarea de proiecte de la început până la sfârșit.