Proje entegrasyon yönetimine rehberlik (7 adım süreci)

Hiçbir iki proje, teslimat, bütçe ve zaman çizelgesi açısından aynı değildir. Tüm projelerin gereksinimlerini ve hedeflerini karşılamasını sağlamak için, birçok şirket proje entegrasyon yönetimini standart bir uygulama olarak kullanır.

Proje entegrasyon yönetimi, tüm proje elemanlarını, görevleri delegasyondan ve kaynakları paydaşlarla iletişim kurmaya yönetmekten korunmasını içerir. Projeleri ve bağımlılıklarını yönetmek için bütünsel bir yaklaşım yaparak, büyük resmi akılda tutarken projeleri yürütmenize olanak sağlar.

Entegre proje yönetiminde başarılı olmak için, gerekli olan temel adımlar ve beceriler de dahil olmak üzere bu uygulama hakkında bilgi edinmek için okunur.

Proje entegrasyon yönetimi nedir?

Proje Entegrasyon YönetimiBir projenin tüm unsurlarını koordine etmek, görevler, kaynaklar, paydaşlar ve teslimatlar dahil. Proje entegrasyon yönetiminin amacı, işlemlerin verimli bir şekilde çalışmasını ve önceden tanımlanmış hedeflerle tanışmasını sağlamaktır.

Farklı süreçler ve takımlar arasında etkileşimler olduğunda proje entegrasyon yönetimine ihtiyacınız var. Projeler rekabet eden hedefler veya çatışmaları planladığında, Proje Entegrasyon Yönetimi, ekibinizin projeyi tamamlamasını ve paydaş beklentilerini karşılamasını sağlayan maliyet veya zamanlama işlemlerini yapmanıza yardımcı olur.

İşte bir proje entegrasyon yönetimi örneği:Diyelim ki pazarlama ekibinin paydaşlara bir rapor üretmek için satış ekibinden veri gerektirdiğini söyleyelim. Proje entegrasyon yönetimi, satış ekibinden gelen verilerin pazarlama ekibine uygun şekilde dağıtılmasını ve teslim edilebilenlerin gereksinimlerini karşılamasını sağlamak için kullanılır.

Proje Entegrasyon Yönetimi ayrıca beşi denetlemeyi içerir.Proje Yönetimi AşamalarıBu proje yaşam döngüsü sırasında ortaya çıkar.

Bu beş faz şunları içerir:

Proje başlangıcı:Bu aşamanın amacı, proje için vizyon ve hedefler oluşturmak ve proje hedefleri yoluyla paydaş onayını güvence altına almaktır. Bu aşama oluşturmaktan oluşur.proje kiralamaProjeye genel bir bakış, net bir yol haritası ve paydaşları belirtmek için paydaş kaydı sağlamak.

Proje planlaması:Planlama süreci, proje hedeflerine zaman, bütçe ve kaynak kısıtlamaları içindeki proje hedeflerine ulaşmanıza yardımcı olmak için proje altyapısını kurduğunuz yerdir. Ekibinizin proje vizyonunu ve onu görmek için gerekenleri anlamalarına yardımcı olacak daha ayrıntılı proje belgeleri oluşturacaksınız.

Proje Yürütme:Bu ne zaman koyacaksınproje planıharekete geçmek ve projeyi devam ettirin. Bütçenin çoğu, bu aşamada teslimatları üretmek için harcanacaktır. Ayrıca paydaş iletişimi ve nişan, kalite güvencesi ve takım geliştirme gibi aktiviteleri de içerir.

Proje performansı:Bu aşama, projenin ilerlemesini denetlemeyi ve orijinal plana karşı karşılaştırmayı içerir. Engelleyici veya gecikmeler olduğunda düzeltici işlem yapmak anlamına gelir.

Proje kapanması : Bu, müşteriye veya paydaştan onay alarak projeyi resmi olarak kapattığınız yerdir. Projeden öğrenilen kayıtlar ve dersler gelecekteki referans için arşivlenmelidir.

PMI'lerin temel bilgi alanlarından biri olarakPMBOK® Kılavuzu(Proje Yönetimi Bilgi Kitabı), bu uygulamanın ustalaşması, proje yöneticilerinin süreçlerini geliştirmelerini sağlar.

Proje entegrasyon yönetiminin 7 aşaması

Proje entegrasyon yönetimi, proje planlama ve yürütme için bütünsel bir yaklaşım sunar. Uygulama, proje faaliyetlerini etkili bir şekilde koordine etmek için yedi işlemden oluşur. Onları yıkayalım.

1. Proje Charter Oluşturma

Projeler tipik olarak, projeye genel bir bakış sağlayan ve proje yöneticisini tanımlayan kısa bir belge olan bir proje charter'ın oluşturulmasıyla başlar veAnahtar paydaşlar .

Bir proje charter aşağıdakileri içerir:

Kapsam

Hedefler ve Teslimatlar

Proje Ekibi Üyeleri

Proje Riskleri

Yatırımların faydaları veya iadeleri

Bütçe

İş durumu

Bir proje charter, temel olarak projenizi daha fazla planlayabileceğiniz bir temel olarak işlev görür. Ayrıca, arada hızlı ve özerk bir şekilde ilerlemenizi sağlayan paydaşlardan katılım kazanmanıza yardımcı olur.Proje kapsamı .

2. Proje Yönetim Planı Geliştirmek

Bir sonraki adım daha ayrıntılı bir gelişmeyi içerirproje planı, proje kapsamı bildirimini, teslimatlarını belirtir,zaman çizelgesi , kilometre taşlarıve başarıyı değerlendirmek için ölçümler.

Proje planı, projenin yürütülmesini genel gereksinimleri ve hedefleri karşılamak için yönlendirmek için kullanılır.

İşte bir proje yönetimi metodolojisi oluşturma adımları:

Proje gereksinimlerini, teslimatlarını ve hedeflerini belirlemek için paydaşlarla tanışın.

Proje kapsamını tanımlayın.

OluşturmakÇalışma Dağılımı Yapısı (WBS)Görevleri devretmek ve kaynaklar atamak.

OluşturmakProje takvimi .

Risk değerlendirmesi yapmak ve geliştirmekacil Durum planları .

Proje performansını değerlendirmek için bir performans ölçümü taban çizgisi ile gelin.

Aşağıdakilerden herhangi biri için ek planlar geliştirin: Kapsam Yönetimi,maliyet yönetimi , kaynak yönetimi , değiştirme yönetimi , paydaş yönetimi, veyarisk yönetimi .

Bu süreçte size yardımcı olmak için, kullanabilirsiniz.Proje Planlama ŞablonuPlanınızı oluşturmak için başlangıç ​​noktası olarak.

3. Proje çalışmasını yönlendirin ve yönetin

Bir sonraki aşama, proje yöneticisinin yapılması gereken günlük çalışmaların sorumlu olduğu proje yürütmesidir:

Proje ekibini yönlendirmek

Paydaş toplantılarını tutan

PROJE İLERLEME İZLEME

Bu aşama, projelerin proje planına ve kapsam ifadesine göre etkili bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlar.

4. Proje bilgisini yönetin

Proje Bilgi Yönetimi, mevcut bilgileri kullanma sürecini belirtir veya proje hedeflerine ulaşmak için ek bilgi edinmek anlamına gelir. Bu adım, ekip üyelerinin gerekli teslimatları üretmek için ihtiyaç duydukları tüm bilgilere sahip olmasını sağlar.

Bu adımda kazanılan herhangi bir bilgi veya uzmanlık, Şirket'in gelecekteki stratejik çabalar için faydalı olan genel bilgi bedenine katkıda bulunur.

5. Proje çalışmasını izleyin ve kontrol edin

Proje entegrasyon yönetimindeki süreçler birbirine bağlandığından, her şeyin proje yönetim planına yapışmasını sağlamak için yakından takip edilmelidir.

Bu adımın amacı projeyi yolda tutmaktır. Proje planından herhangi bir sapma varsa, tanımlanmaları ve düzeltilmesi gerekir.

Bunun için üç yaklaşım var:

Önleyici eylem:Proje risklerinin olumsuz etkisini azaltmak için yapılan bir eylem

Düzeltici eylem:Gelecekteki proje performansını proje planına göre geri getirmek için yapılan bir eylem

Hata Onarımı:Belgelenmiş bir proje kusurunu onarma veya değiştirme eylemi

Performansı ölçmek için ortak bir teknik, projenin bütçesinin ve programının mevcut durumunu değerlendirmek için kazanılmış değer analizi yapmaktır. Proje değişikliklerinin yapılması ve onaylanması gerekiyorsa, çalışma performans raporu gibi proje belgeleri güncellenmesi gerekebilir.

Projenin izlenmesi, hedefleri karşılamak için yolda olmasını sağlar.

6. Entegre değişim kontrolünü yapın

Projelerindeki değişiklikler, düzgün bir şekilde ele alınmazsa bazen stresli olabilir, ancakKontrol işlemini değiştiryerinde olmak zorunda değiller.

Bu nedenle, değişim taleplerinin kapsamı veya yaklaşımı aşmamalarını sağlamak için değerlendirilmelidir.kapsam sürüngen, Çıkıntı yaşam döngüsü boyunca gereksinimleri artışa karşılık gelir. Bazı şirketler bile örneğin, bütçe, zaman çizelgeleri ve kaynaklara ilişkin yorumu değişiklik yapma isteklerine özel bir değişim kontrol pano var.

İstemci, proje üzerinde etkisinin düzeyini değerlendirmek gerekir ki bu durumda ek varlıklar, isterse proje değişikliğinin bir örneğidir.

, Olanları onaylı edildiği dahil ilişkili maliyetler ve kaynaklar ve nasıl proje zaman çizelgesi etkileyecek tüm değişiklik isteklerini, belgelemek için bir değişiklik kontrol günlüğünü kullanın. Mevcut proje faaliyetlerine değişim taleplerinin sorunsuz entegrasyon genel projenin başarısı için çok önemlidir.

Projenin çıkış 7. Kapat

Tüm proje çalışması tamamlandı ve çıktılar müşteri tarafından sevk ve onaylandıktan sonra, bu projeyi kapatmak için zamanı.

Proje kapanış gibi işlemleri içerir:

Son bir paydaş toplantısı Holding

Projenin resmi inceleme yapılması

sözleşme Kapanış

ileride kullanılmak üzere organize ve arşivleme proje malzemeleri

Proje kapanış gelecek çabalar için bir referans olarak hizmet veren ve proje entegrasyon yönetim sistemini nasıl geliştirilebileceğine ilişkin bilgiler sağlar.

Proje entegrasyon yönetimi nasıl uygulanır

Proje entegrasyon yönetimi Sahne teknik ve liderlik becerileri bir arada gerektirir. Burada proje entegrasyon yönetimi ile başlamak yardım için bazı ipuçları.

Entegre proje yönetimi nezaret bir proje yöneticisi var

Projeler takip etmek için birçok hareketli kısımları ve bir proje yöneticisi çatışmaları çözmede önemli bir rol oynar. Aproje Müdürüdenetler:

Proje takvimi

Maliyet

Proje çıktılar

Risk

Proje hedefleri

Kaynaklar

Proje yöneticileri her faktör birbirini ve proje üzerinde genel etkisini nasıl etkilediği tam bir anlayış gerekiyor. Entegre proje yönetimi özellikle proje yöneticisi izler bir süreç, fazı ve çıkışını içerir.

Bir proje kapsamında bir değişiklik varsa Örneğin, size kaynak sıkıntısı, bütçe aşımı ve gecikme riskini çalıştırabilir. Proje Entegrasyon Yönetimi Proje ve işletmeye etkilerini en aza indirmek için gerektiği gibi ekipleri ve redistribute kaynaklarını yeniden düzenlemek için izin verir.

Eğer çapraz fonksiyonel ekipler yönetmek ve proje bağımlılığını düzenlemek zorunda Proje entegrasyon yönetimi özellikle yardımcı olabilir.

Parça süresi özenle

Henüz yaparsanız, zaman izleme yazılımı uygulayan amaçları fatura için değil, aynı zamanda gelecekteki proje planlaması için değil, yararlı olabilir. Süretakım takvimlerZaman tahsis edilecek nasıl üst düzey bir bakış sağlar, görevler için harcanan saat sayısını izleme daha net ölçümler sunuyor.

belirli görevleri yerine planlarken daha doğru tahminler yapmak yardımcı olacağız beri yandan bu verilere sahip zamanlama gelecek projeler için faydalı olacaktır.

çok yönlü proje ekiplerini kurmak

İyi bir proje ekibi proje performansının tüm fark yaratabilir. Bu ekip üyelerinin beceri ve uzmanlık maç için dengeli bir proje ekibi ve atama görevleri araya koymak sizin işiniz. Herkesin ihtiyaç duydukları kaynaklara sahip olun ve ilgili ekipler arasındaki iletişimi koordine.

Kullanım proje şablonları zaman kazanmak için

Proje oluşturuluyor planları ve materyaller özellikle tek proje için gerekli olan kaç verilen, zaman alıcı olabilir. Aksine sıfırdan bunları yapmak yerine, önceki projelerde veya önceden yapılmış olanlardan ya, proje şablonlardan yararlanarak.

Örneğin,Proje Planı Şablonlarıveyagündemi şablonları toplantıçeşitli amaçlar için uyarlanabilir. Şablonlar değiştirebilir ve ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebilirsiniz bir üs sağlayacaktır.

Bir takım iletişim aracı ile işbirliği yapın

Her bölümün kendi iletişim stilleri ve araçları vardır ve projeler genellikle farklı bölümler arasında işbirliği gerektirir.

Kusurluluk ya da takımlar arasında iletişim eksikliğini önlemek için,iletişim planıBilgi, kaynakları paylaşmak için hangi kanalların ekiplerinin kullanması gerektiğini belirlemekProje Durumu Güncellemeleri. Bu şekilde, ekipler doğrudan birbirleriyle iletişim kurabilir ve aracı olarak hareket etmeniz gerekmez.

Örneğin,Takım iletişim araçlarıGerçek zamanlı iletişim ve geri bildirim sağlayan projeler için merkezi bir merkez oluşturmanıza izin verin. TEAM İletişim AraçlarıAyrıca, kullandığınız araçları, Google Drive ve Slack gibi popüler uzak çalışma araçlarıyla entegre edebilirler.

Proje Entegrasyon Yönetiminin Önemi

Projeler genellikle birden fazla ekip ve organizasyon işlemi içeren, genellikle dinamik ve karmaşıktır. Tüm unsurların son hedefe doğru yapışkan bir şekilde çalışmasını sağlamak için, proje entegrasyon yönetimi gereklidir. İşte bu uygulamanın bazı faydaları.

Tüm proje boyunca koordinasyon ve organizasyon sağlar

Proje entegrasyon yönetimi, projeyi doğru yöne yönlendirmek için kullanabileceğiniz bir kullanım kılavuzu gibidir ve tüm işlemlerin senkronizasyonda olduğundan emin olun. Proje fazdan faza geçtikçe, çıktıların ve belgelerin bir sonraki aşamanın sorunsuz bir şekilde gitmesi için olmasını sağlar.

Herkesin sorumluluklarını anlamalarını sağlar

Proje entegrasyon yönetimi ile tüm paydaşlar ve ekip üyeleri rolleri ve sorumluluklarını açık bir şekilde anlayacaktır. Projeyi özenle izleyerek, karışıklık veya sorunların herhangi bir nokta varsa, ekiplerden veya paydaşlardan gelen soruları ele alabileceksiniz.

Projeyi yolda tutar

Proje Entegrasyon Yönetimi, son teslim tarihi ve bütçeyi karşılamak için projeleri takip ediyor. Ayrıca, söz verilen sonuçları veya iadeleri elde etmek için projeyi Proje Yönetimi Planı ile uyumlu tutar. Proje entegrasyon yönetimi, genel proje üzerindeki etkiyi en aza indirirken çatışmaları veya değişiklikleri çözmenize yardımcı olur.

Paydaşlarla pürüzsüz iletişimini korur

Entegre Proje Yönetimi, paydaşların proje ilerlemesi konusunda güncel tutulmasını sağlar. Proje değişiklikleri ile ilgili olarak, onaylandıkları veya olmasın, paydaşlarla iletişim kurmak için bir sistem oluşturmanıza olanak sağlar. Ayrıca, proje kapanması için tamamlandıktan sonra son bir toplantı yapmanın önemini vurgulamaktadır.

Kararları daha net hale getirir

Proje entegrasyon yönetimindeki her adım, amaçlar ve çıktılar tanımlamıştır. Tüm adımlar boyunca yürürken, her proje aşaması için en iyi eylem sürecine daha derin bir fikir edinebilirsiniz. Kapsamlı Proje Belgeleri Oluşturma Ayrıca, akıl yürütmeyi planların arkasındaki açıkça iletişim kurmanıza izin verecektir.

Genel olarak, Proje Entegrasyon Yönetimi, Proje Ekibi, Proje Müdürü ve Paydaşlarına katılan herkese yardımcı olur.

Proje Entegrasyon Yönetimi ile sonuçlar verin

Proje entegrasyon yönetimi, tüm proje süreçlerinizi ve görevlerinizi birlikte getirir. İle birlikteUDN Görev YöneticisiProje Yönetimi Yazılımı, projeleri baştan sona projeleri planlamak ve organize etmek için tek bir gerçek kaynağınız var.