Руководство по управлению интеграцией проекта (процесс 7 шагов)

Ни одно количество проектов не одинаковы с точки зрения результатов, бюджета и сроки. Чтобы обеспечить все проекты, отвечающие требованиям и целям, многие компании используют управление интеграцией проекта в качестве стандартной практики.

Управление интеграцией проекта включает координацию всех элементов проекта, от делегирования задач и управления ресурсами для общения с заинтересованными сторонами. Принимая целостный подход к управлению проектами и их взаимозависимостями, он позволяет выполнять проекты, сохраняя в виду большую картину.

Чтобы добиться успеха в интегрированном управлении проектами, читайте дальше, чтобы узнать об этой практике подробно, включая ключевые шаги и необходимые навыки.

Что такое управление интеграцией проекта?

Управление интеграцией проекта включаетКоординация всех элементов проектаВ том числе задачи, ресурсы, заинтересованные стороны и результаты. Целью управления интеграцией проекта является обеспечение эффективности процессов и соответствовать предварительно определенным целям.

Вам нужна управление интеграцией проекта при взаимодействии между различными процессами и командами. Когда проекты имеют конкурирующие цели или конфликты планирования, управление интеграцией проекта поможет вам сделать стоимость или расписание компромиссов, которые позволяют вашей команде завершить проект и соответствовать ожиданиям заинтересованных сторон.

Вот пример управления интеграцией проекта:Допустим, Маркетинговая команда требует данных из команды продаж, чтобы произвести отчет для заинтересованных сторон. Руководство по интеграции проекта используется для обеспечения того, чтобы данные из команды продаж правильно раздаются в маркетинговую команду, и что поставки соответствуют требованиям.

Управление интеграцией проекта также включает в себя наблюдение за пятьюФазы управления проектамикоторые происходят во время жизненного цикла проекта.

Эти пять фаз включают в себя:

Инициация проекта:Целью этого этапа является создание видения и целей для проекта и обеспечения одобрения заинтересованных сторон посредством целей проекта. Эта фаза состоит из созданияУстав ПроектаПредоставить обзор проекта, четкой дорожной карты и регистрации заинтересованных сторон, чтобы указать участие заинтересованных сторон.

Планирование проекта:Процесс планирования - это то, где вы устанавливаете инфраструктуру проекта, чтобы помочь вам достичь целей проекта во времени, бюджета и ограничения ресурсов. Вы создадите более подробные документы проекта, чтобы помочь вашей команде понять видение проекта и что требуется, чтобы просмотреть его.

Выполнение проекта:Это когда вы поставите свойплан проэктав действие и получить проект. Большая часть бюджета будет потрачена на этот этап для производства результатов. Он также включает в себя такие мероприятия, как связь с заинтересованными сторонами и взаимодействие, обеспечение качества и разработка команды.

Проект производительности:Эта фаза включает в себя контроль за прогрессом проекта и сравнения его с первоначальным планом. Это означает, что предпринимает корректирующие действия, когда есть блокировщики или задержки.

Закрытие проекта : Здесь вы официально закрыли проект, получив одобрение от клиента или заинтересованных сторон. Записи и уроки, извлеченные из проекта, должны быть заархивированы для дальнейшего использования.

Как один из ключевых областей знаний в PMIРуководство PMBOK®(Руководство по управлению проектами знания), освоение этой практики позволяет менеджерам проекта улучшить свои процессы.

7 шагов управления интеграцией проекта

Управление интеграцией проекта предлагает целостный подход к планированию и исполнению проекта. Практика состоит из семи процессов для эффективной координации деятельности проекта. Давайте сломаем их.

1. Создать проект Charter

Проекты, как правило, начинаются с созданием проектной хартии, краткосрочным документом, который предоставляет обзор проекта и определяет менеджер проекта иосновные заинтересованные стороныОтказ

Устав проекта включает в себя следующее:

Объем

Цели и результаты

Участники команды проекта

Риски проекта

Преимущества или возвраты на инвестиции

Бюджет

Деловой случай

Устав проекта по существу действует в качестве основы, на котором вы можете еще раз планировать свой проект. Это также поможет вам получить заинтересованные стороны, которые позволяют быстро двигаться вперед и автономно внутриОбъем проектаОтказ

2. Разработать план управления проектами

Следующий шаг включает в себя разработку более подробнойплан проэкта, что указывает заявление о спектре проекта, результаты,Лента новостей С вехии метрики для оценки успеха.

План проекта используется для направления выполнения проекта для удовлетворения общих требований и целей.

Вот шаги для создания методологии управления проектами:

Встречайте с заинтересованными сторонами, чтобы установить требования к проекту, результатам и целям.

Определите объем проекта.

СоздатьСтруктура разбивки труда (WBS)Для делегирования задач и назначения ресурсов.

Создатьрасписание проектаОтказ

Проводить оценку риска и развиватьпланы действий в чрезвычайных ситуацияхОтказ

Придумайте базовый уровень измерения производительности для оценки производительности проекта.

Разработать дополнительные планы на любое из следующих действий: Управление облагами,Управление затратами С Управление ресурсами С Менеджмент изменения С Управление заинтересованными сторонами, илиуправление рискамиОтказ

Чтобы помочь вам с этим процессом, вы можете использоватьШаблон планирования проектав качестве отправной точки, чтобы построить свой план.

3. Прямая и управление проектной работой

Следующим этапом является исполнение проекта, в котором менеджер проекта отвечает за выполнение повседневной работы, которая должна быть сделана, например:

Направляя команду проекта

Холдинг заинтересованных сторон

Прогресс проекта отслеживания

Эта фаза гарантирует, что задачи эффективно проводятся в соответствии с планом проекта и выписки по объему.

4. Управление знаниями проекта

Управление знаниями проекта относится к процессу использования существующей информации или получения дополнительных знаний для достижения целей проекта. Этот шаг гарантирует, что члены команды имеют все необходимую информацию для получения необходимых результатов.

Любые знания или опыт, полученные на этом этапе, способствуют общему объему знаний компании, что полезно для будущих стратегических усилий.

5. Работа проекта монитора и контроля

Поскольку процессы в управлении интеграцией проекта взаимосвязаны, их следует внимательно следить за тем, чтобы обеспечить, чтобы все придерживались плана управления проектами.

Цель этого шага - сохранить проект на пути. Если есть какие-либо отклонения от плана проекта, они должны быть идентифицированы и исправлены.

Есть три подхода к этому:

Опережающее действие:Действие, выполненное для уменьшения негативного воздействия проектных рисков

Корректирующее действие:Действие, выполненное для достижения результатов будущего проекта в соответствии с планом проекта

Ремонт дефекта:Действие для ремонта или замены документированного дефекта проекта

Общая техника для измерения производительности состоит в том, чтобы сделать анализ заработанного значения для оценки текущего состояния бюджета и графика и графика проекта. Если необходимо внести изменения проекта и одобрены, должны быть обновлены проектные документы, такие как доклад о производительности работы.

Мониторинг проекта гарантирует, что он находится на пути к достижению целей.

6. Выполните интегрированное управление изменением

Изменения в проектах иногда могут быть стрессовыми, если не обрабатываются правильно, но сИзменить процесс управленияна месте они не должны быть.

Вот почему запросы на изменения должны быть оценены, чтобы убедиться, что они не превышают объем или подходОбласть ползучести, Который относится к увеличению требований в течение всего жизненного цикла проекта. Некоторые компании даже имеют специальный контроль изменения платы для запросов на изменение обзора, связанные с бюджетом, сроками и ресурсами, например.

Пример изменения проекта, если клиент запрашивает дополнительные активы, в этом случае вам необходимо оценить уровень воздействия на проект.

Используйте журнал контроля изменений документировать все запросы на изменения, в том числе, которые были утверждены те, связанные с ними затраты и ресурсы, и как они влияют на график реализации проекта. Гладкая интеграция запросов на изменения в текущей деятельности проекта имеет решающее значение для успеха проекта в целом.

7. Закройте из проекта

Ведь работа над проектом завершена и ожидаемые результаты поставляются и одобрены клиентом, настало время, чтобы закрыть проект.

Проект включает в себя закрытие процессов, таких как:

Проведение заключительного совещания заинтересованных сторон

Проведение официального рассмотрения проекта

Закрытие контракта

Организация и архивирование материалов проекта для будущего использования

Проект закрытие служит ориентиром для будущих усилий и дает представление о том, как улучшить систему управления интеграционного проекта.

Как реализовать управление интеграцией проекта

Выполнение управления интеграционного проекта требует сочетания технических и лидерских навыков. Вот несколько советов, которые помогут вам начать работу с руководством интеграционного проекта.

Есть менеджер проекта Oversee интегрированного управления проектами

Проекты имеют много движущихся частей, чтобы отслеживать и руководитель проекта играет важную роль в разрешении конфликтов. А.руководитель проектаосуществляет контроль за:

Расписание проекта

Расходы

Проектные результаты

Риски

цели проекта

Ресурсы

Руководители проекта необходимо глубокое понимание того, как каждый фактор влияет друг на друга и общее влияние на проект. Комплексное управление проектами конкретно включает в себя процесс, фазу, и вывод, что менеджер проекта отслеживает.

Например, если проект имеет изменение объема, вы можете столкнуться с риском дефицита ресурсов, перерасход бюджета и задержки. Управление интеграцией проекта позволяет реорганизовать команду и перераспределить ресурсы, необходимые для минимизации воздействия проекта и бизнеса.

Управление интеграцией проекта может быть особенно полезно, когда вы должны управлять кросс-функциональных команд и организовать их взаимозависимостей проекта.

Дорожка время усердно

Если вы еще не, внедрение отслеживания времени программного обеспечения может быть полезным не только для выставления счетов, но и для планирования будущего проекта. Покакоманда календарейобеспечивают высокоуровневый обзор того, как время будет выделено, отслеживая количество часов, потраченных на задачи, дает более точные показатели.

Имея эти данные на руках будет полезно для планирования будущих проектов, так как это поможет вам сделать более точные оценки при планировании конкретных задач.

Создание хорошо округлены проектных команд

Команда хорошего проекта может сделать все различие в эффективности проекта. Это ваша работа, чтобы собрать сбалансированную команду проекта и поручают задания, чтобы соответствовать навыки и опыт членов команды. Убедитесь, что у каждого есть ресурсы, необходимые им и координировать связь между командами, участвующими.

Используйте шаблоны проектов, чтобы сэкономить время

Создание планов и материалов проекта может быть отнимающим много времени, особенно с учетом того, сколько требуется для одного проекта. Вместо того, чтобы делать их с нуля, воспользоваться шаблонами проектов, либо из предыдущих проектов или предварительно сделанных из них.

Например,Шаблоны плана проектаиливстречи шаблоны повестки дняможет быть адаптирована для различных целей. Шаблоны предоставляют вам основу, которую вы можете изменить и настроить в соответствии с вашими потребностями.

Сотрудничать с командным инструментом связи

Каждый отдел имеет свои собственные стили и инструменты связи, и проекты часто требуют сотрудничества между различными ведомствами.

Чтобы предотвратить несоответствие или отсутствие связи между командами, используйтеПлан связиустановить, какие каналы должны использовать команды, чтобы поделиться знаниями, ресурсами иОбновления состояния проектаОтказ Таким образом, команды могут напрямую общаться друг с другом, и вам не нужно действовать как посредник.

Например,команда коммуникационные инструментыПозвольте вам создать централизованный концентратор для проектов, что обеспечивает связь в реальном времени и обратной связи. ТИнструменты связи EAMМожет также дополнить инструменты, которые вы уже используете, поскольку они могут интегрироваться с популярными инструментами удаленного рабочего управления, такими как Google Drive и Slack.

Важность управления интеграцией проекта

Проекты часто являются динамичными и сложными, включая несколько команд и организационных процессов. Чтобы убедиться, что все элементы работают сплоченно к конечной цели, необходимо управлять интеграцией проекта. Вот несколько преимуществ этой практики.

Обеспечивает координацию и организацию на протяжении всего проекта

Управление интеграцией проекта - это как руководство по эксплуатации, вы можете использовать, чтобы помочь спровочить проект в правильном направлении и убедиться, что все процессы синхронизируются. Поскольку проект перемещается с фазы на фазу, он обеспечивает выходы, а документы находятся в целях следующего этапа гладко.

Гарантирует, что все понимают свои обязанности

С помощью менеджмента интеграции проекта все участники заинтересованных сторон и членов команды окажут четкое понимание их ролей и обязанностей. Усердно контролируя проект, вы сможете устранить вопросы из команд или заинтересованных сторон, если есть какие-либо пункты путаницы или вопросов.

Содержит проект на треке

Руководство по интеграции проекта сохраняет проекты на пути для удовлетворения срока и бюджета. Он также сохраняет проект, выровненный с планом управления проектами, чтобы получить обещанные результаты или возвраты. Управление интеграцией проекта помогает вам разрешать конфликты или изменения при минимизации воздействия на общий проект.

Поддерживает плавное общение с заинтересованными сторонами

Интегрированное управление проектами гарантирует, что заинтересованные стороны сохраняются в курсе прогресса проекта. Это позволяет создавать систему для общения с заинтересованными сторонами относительно изменений проекта, одобрены ли они или нет. Он также подчеркивает важность удержания окончательной встречи после того, как проект будет завершен для закрытия.

Принимает решения более понятными

Каждый шаг в управлении интеграцией проекта имеет определенные цели и выходы. Пройдя все шаги, вы сможете получить более глубокое понимание лучшего курса действий для каждого этапа проекта. Создание тщательной проектной документации также позволит вам четко сообщить об рассуждении планов.

В целом, управление интеграцией проекта приносит пользу всем, вовлеченным в проект-команда проекта, руководителя проекта и заинтересованными сторонами.

Доставить результаты с управлением интеграции проекта

Управление интеграцией проекта объединяет все ваши проектные процессы и задачи. С участиемДиспетчер задач UDNПрограммное обеспечение для управления проектами, у вас есть один источник правды для планирования и организации проектов от начала до конца.