Керівництво щодо управління інтеграцією проекту (7 етап процесу)

Немає двох проектів з точки зору поєднання, бюджету та часової шкали. Для забезпечення всіх проектів відповідають вимогам та цілям, багато компаній використовують управління інтеграцією проекту як стандартну практику.

Управління інтеграцією проекту передбачає координацію всіх елементів проекту, від делегаційних завдань та управління ресурсами для спілкування з зацікавленими сторонами. Приймаючи цілісний підхід до управління проектами та їх взаємозалежність, це дозволяє вам виконувати проекти, зберігаючи велику картину.

Щоб досягти успіху в інтегрованому керівництву проекту, читати далі, щоб дізнатися про цю практику докладно, включаючи ключові кроки та необхідні навички.

Що таке управління інтеграцією проекту?

Управління інтеграцією проекту передбачаєКоординація всіх елементів проекту, включаючи завдання, ресурси, зацікавлені сторони та поєднання. Метою управління інтеграцією проекту є забезпечення ефективного виконання процесів та відповідними цілями.

Вам потрібна інтеграція інтеграції проекту, коли існують взаємодії між різними процесами та командами. Коли проекти мають конкуруючі цілі або конфлікти планування, управління інтеграцією проекту допомагає вам зробити витрати або запланову компроміс, які дозволяють вашій команді завершити проект та задовольнити очікування зацікавлених сторін.

Ось приклад управління інтеграцією проекту:Скажімо, маркетингова група вимагає даних з команди з продажу, щоб створити звіт для зацікавлених сторін. Управління інтеграцією проекту використовується для забезпечення того, щоб дані з команди з продажу було належним чином передано до маркетингової команди, а також дотримання вимог відповідає вимогам.

Управління інтеграцією проекту також передбачає спостереження за п'ятьмаФази управління проектамищо відбуваються під час життєвого циклу проекту.

Ці п'ять фаз включають:

Ініціація проекту:Метою даного етапу є створення бачення та цілей для проекту та затвердження зацікавлених сторін за допомогою цілей проекту. Ця фаза полягає у створенніСтатут проектуЩоб забезпечити огляд проекту, чітку дорожню карту та реєстр зацікавлених сторін, щоб вказати зацікавлені сторони.

Планування проекту:Процес планування - це те, де ви створили інфраструктуру проекту, яка допоможе вам досягти цілей проекту протягом часу, бюджету та ресурсних обмежень. Ви створите більш детальні документи проекту, щоб допомогти вашій команді зрозуміти бачення проекту та що потрібно бачити його.

Виконання проекту:Це коли ви покладетеПлан проектув дію і отримайте проект. Більша частина бюджету буде витрачено під час цього етапу для отримання поставки. Вона також включає такі дії, як комунікації зацікавлених сторін та залучення, забезпечення якості та розробка команди.

Проектність проекту:Цей етап передбачає контроль над прогресом проекту та порівняння його з оригінальним планом. Це означає приймати коригувальні дії, коли є блокатори або затримки.

Закриття проекту : Саме тут ви офіційно закриєте проект, отримуючи схвалення від клієнта або зацікавлених сторін. Записи та уроки, отримані від проекту, повинні бути архівні для подальшого використання.

Як один з ключових областей знань у PMIКерівництво PMBOK®(Книга з управління проектами), освоєння цієї практики дозволяє керівникам проекту покращити свої процеси.

7 кроків управління інтеграцією проекту

Управління інтеграцією проекту пропонує цілісний підхід до планування та виконання проекту. Практика складається з семи процесів для ефективного координування діяльності проекту. Давайте зламаємо їх.

1. Створіть статут проекту

Проекти, як правило, починаються з створенням статуту проекту, короткий документ, який містить огляд проекту та визначає менеджер проекту таОсновні зацікавлені сторони .

Статут проекту включає в себе наступне:

Обсяг

Цілі та поєднання

Члени команди проекту

Ризики проекту

Переваги або повернення інвестицій

Бюджет

Бізнес-кейс

Статут проекту по суті виступає як фундамент, на якому ви можете запланувати свій проект. Це також допомагає вам отримати покупку від зацікавлених сторін, що дозволяє швидко рухатися вперед і автономно в межахОбсяг проекту .

2. Розробити план управління проектами

Наступний крок передбачає розробку більш детальногоПлан проекту, що визначає виписку з обсягу проекту,хронологія , віхи, а показники оцінювати успіх.

План проекту використовується для керування виконанням проекту для задоволення загальних вимог та завдань.

Ось кроки для створення методології управління проектами:

Зустрічаються з зацікавленими сторонами, щоб встановити вимоги до проекту, поставки та цілі.

Визначте обсяг проекту.

СтворитиСтруктура розбиття (WBS)делегувати завдань та призначити ресурси.

Створитиграфік проекту .

Провести оцінку ризику та розвитокПлани постійності .

Підвищуйте базову лінію вимірювання продуктивності для оцінки продуктивності проекту.

Розробити додаткові плани щодо будь-якого з наступного: Обсяг управління,Управління витратами , управління ресурсами , управління змінами , Управління зацікавленими сторонамиабоуправління ризиками .

Щоб допомогти вам з цим процесом, ви можете використовувати aШаблон планування проектуяк відправну точку, щоб побудувати свій план.

3. Пряма та управління роботою проекту

Наступним етапом є виконання проекту, в якому менеджер проекту бере на себе відповідальність за повсякденну роботу, яка повинна бути зроблена, наприклад:

Направляючи команду проекту

Проведення засідань зацікавлених сторін

Прогрес відстеження проекту

Ця фаза гарантує, що завдання виконуються ефективно відповідно до плану проекту та обсягу заяви.

4. Керування знанням проекту

Управління знаннями проекту відноситься до процесу використання існуючої інформації або отримання додаткових знань для досягнення цілей проекту. Цей крок гарантує, що члени команди мають всю інформацію, яку вони потребують для отримання необхідних подій.

Будь-які знання або досвід, отримані під час цього кроку, сприяють загальному знань компанії, яка корисна для майбутніх стратегічних зусиль.

5. Робота проекту монітора та управління проектами

Оскільки процеси управління інтеграцією проекту взаємопов'язані, їх слід уважно стежити за тим, щоб все дотримуватися плану управління проектами.

Метою цього кроку є збереження проекту на шляху. Якщо є якісь відхилення від плану проекту, вони повинні бути ідентифіковані та виправлені.

Є три підходи до цього:

Профілактична дія:дія, що виконується для зменшення негативного впливу ризиків проекту

Коригувальні дії:Дія виконується для приведення майбутнього проекту назад у відповідності до плану проекту

Ремонт дефектів:Дія для ремонту або заміни задокументованого дефекту проекту

Спільна техніка для вимірювання ефективності полягає в тому, щоб зробити аналіз заробленого значення для оцінки поточного статусу бюджету проекту та графіку. Якщо необхідно внести зміни проекту та затверджені, такі документи, такі як звіт про ефективність роботи, можуть бути оновлені.

Моніторинг проекту гарантує, що він знаходиться на шляху до досягнення цілей.

6. Проведіть інтегрований контроль зміни

Зміни до проектів іноді можуть бути стресовими, якщо не обробляються правильно, але зЗмінити процес керуванняНа місці вони не повинні бути.

Ось чому запити на зміну повинні бути оцінені, щоб вони не перевищують обсяги або підходуСфера повзучість, що стосується збільшення вимог під час життєвого циклу проекту. Деякі компанії навіть мають спеціальну плату з управління змінами для перегляду запитів на зміну, пов'язані з бюджетом, терміном та ресурсами, наприклад.

Приклад зміни проекту полягає в тому, що клієнт просить додаткові активи, в цьому випадку вам доведеться оцінити рівень впливу на проект.

Використовуйте журнал керування змінами, щоб документувати всі запити змін, в тому числі, які були затверджені, пов'язані з ними витрати та ресурси, а також як вони впливають на графіку проекту. Гладка інтеграція запитів на зміну до поточної діяльності проекту має вирішальне значення для успіху загального проекту.

7. Закрийте проект

Після того, як всі проектні роботи є завершеними, а також доставляються та затверджуються клієнтом, настав час закрити проект.

Закриття проекту передбачає такі процеси, як:

Проведення остаточної зустрічі зацікавлених сторін

Проведення формального огляду проекту

Закриття договору

Організація та архівування матеріалів проекту для майбутнього використання

Закриття проекту служить посилання на майбутні зусилля та забезпечує розуміння того, як вдосконалити систему управління інтеграцією проекту.

Як реалізувати управління інтеграцією проекту

Виконання управління інтеграцією проекту вимагає поєднання технічних та лідерських навичок. Ось кілька порад, які допоможуть вам розпочати роботу з управління інтеграцією проекту.

Мати керівник проекту нагляд за інтегрованим керівництвом проекту

Проекти мають багато рухомих частин, щоб відстежувати, і менеджер проекту відіграє важливу роль у вирішенні конфліктів. Aкерівник проектуКерівництво:

Графік проекту

Витрати

Доставка проектів

Ризик

Цілі проекту

Ресурси

Менеджери проектів потребує глибокого розуміння того, як кожен фактор впливає один на одного та загальний вплив на проект. Інтегроване управління проектом спеціально передбачає процес, фазу та виводити, що менеджер проекту відстежує.

Наприклад, якщо проект має зміну обсягу, ви можете запустити ризик дефіциту ресурсів, перевищення бюджету та затримки. Управління інтеграцією проекту дозволяє вам реорганізувати команди та перерозподіл ресурсів, як це потрібно, щоб мінімізувати вплив на проект та бізнес.

Управління інтеграцією проекту може бути особливо корисним, коли вам доведеться керувати перехресними командами та організувати взаємозалежність проекту.

Тримайте час старанно

Якщо ви ще цього не зробите, реалізація програмного забезпечення для відстеження часу може бути корисним не тільки для цілей виставлення рахунків, але й для майбутнього планування проекту. ПокиКалендарі командиНадайте огляд високого рівня того, як буде виділено час, відстеження кількості годин, витрачених на завдань, дає вам більш точні показники.

Маючи ці дані під рукою, буде корисним для планування майбутніх проектів, оскільки це допоможе вам зробити більш точні оцінки при плануванні конкретних завдань.

Встановіть добре округлі проектні команди

Хороша команда проекту може зробити всю різницю в продуктивності проекту. Це ваша робота, щоб об'єднати збалансовану команду проекту та призначити завдання, щоб відповідати навичкам та досвіду членів команди. Переконайтеся, що у кожного є ресурси, які вони потребують, і координувати зв'язок між учасниками команди.

Використовуйте шаблони проекту, щоб заощадити час

Створення планів та матеріалів проекту може бути багато часу, особливо з урахуванням того, скільки необхідно для одного проекту. Замість того, щоб зробити їх з нуля, скористайтеся шаблонами проекту, або з попередніх проектів, або попередніх.

Наприклад,Шаблони плану проектуабоШаблони порядку денного зустрічейМоже бути пристосовуватися для різних цілей. Шаблони надають вам базу, яку ви можете змінити та налаштувати відповідно до ваших потреб.

Співпрацювати з інструментом зв'язку команди

Кожен відділ має власні стилі та інструменти комунікації, а проекти часто вимагають співпраці між різними відділеннями.

Для запобігання безвідмовленості або відсутності спілкування між командами, використовуйте aПлан зв'язкувстановити, які канали команди повинні використовувати для обміну знаннями, ресурсами таОновлення статусу проекту. Таким чином, команди можуть безпосередньо спілкуватися один з одним, і ви не повинні діяти як посередник.

Наприклад,Інструменти комунікації командиДозвольте створити централізований концентратор для проектів, що дозволяє в реальному часі спілкування та зворотного зв'язку. ТІнструменти для зв'язкуТакож може доповнювати інструменти, які ви вже використовуєте, оскільки вони можуть інтегрувати з популярними віддаленими робочими інструментами, як Google Диск та Slack.

Важливість управління інтеграцією проекту

Проекти часто є динамічними та складними, за участю кількох команд та організаційних процесів. Для забезпечення всіх елементів працюють комплексно до кінцевої мети, необхідно керування інтеграцією проекту. Ось деякі переваги цієї практики.

Забезпечує координацію та організацію протягом усього проекту

Управління інтеграцією проекту схожа на інструкцію з експлуатації, щоб допомогти керувати проектом у правильному напрямку та переконатися, що всі процеси знаходяться в синхронізації. Оскільки проект рухається з фази до фази, він забезпечує виходи та документи, для наступного етапу йти гладко.

Забезпечує, що всі розуміють свої обов'язки

Завдяки керівництву інтеграції проекту, всі зацікавлені сторони та члени команди матимуть чітке розуміння їхніх ролей та обов'язків. Дотримуючись проекту старанно, ви зможете вирішувати питання з команд або зацікавлених сторін, якщо є якісь пункти плутанини чи проблеми.

Зберігає проект на шляху

Управління інтеграцією проекту зберігає проекти на шляху, щоб задовольнити термін та бюджет. Він також зберігає проект, вирівняний з планом управління проектами, щоб отримати обіцяні результати або повернення. Управління інтеграцією проекту допомагає вам вирішити конфлікти або зміни, мінімізуючи вплив на загальний проект.

Підтримує плавне спілкування з зацікавленими сторонами

Комплексне управління проектом забезпечує зацікавлені сторони, що зберігаються в курсі проекту. Це дозволяє створювати систему для спілкування з зацікавленими сторонами щодо змін проекту, незалежно від того, чи є вони затверджені чи ні. Він також підкреслює важливість проведення остаточної зустрічі після завершення проекту, щоб отримати закриття.

Робить рішення більш чіткі

Кожен крок у керівництві інтеграції проекту визначив цілей та виходи. Проходячи через всі кроки, ви зможете отримати глибше розуміння найкращого курсу дій для кожного етапу проекту. Створення ретельної документації проекту також дозволить вам чітко спілкуватися з планами.

В цілому, інтеграція інтеграції проекту, що беруть участь у проекті - команду проекту, керівник проекту та зацікавлених сторін.

Результати доставлення з управління інтеграцією проекту

Управління інтеграцією проекту приносить всі ваші процеси проекту та завдання разом. ЗМенеджер завдань UDNПрограмне забезпечення управління проектами, у вас є єдине джерело істини для планування та організації проектів з початку до закінчення.