Ghidul dvs. pentru a începe cu gestionarea portofoliului de proiect

Dacă gestionați o varietate de inițiative în cadrul echipelor și departamentelor, știți cât de greu poate fi câștigarea și împărtășirea clarității. Instrumentele de management de proiect oferă o modalitate de a organiza și de a executa lucrări pentru o inițiativă, dar pentru a obține claritate între echipe și departamente, aveți nevoie de managementul portofoliului de proiect.

Ce este managementul portofoliului de proiect?

Portofoliul de proiect Management (PPM) este gestionarea centralizată a mai multor proiecte. Cu managementul portofoliului de proiect, obțineți vizibilitate între proiecte și inițiative pentru a conecta munca zilnică a echipei dvs. la strategia organizațională a companiei dvs. De la strategie la executare,Instrumente de gestionare a portofoliului de proiectevă ajută să vă urmăriți prioritățile de afaceri și să vedeți imaginea de ansamblu.

Portofoliul de proiect Management vs. Management de proiect: Care este diferența?

Dacă sunteți familiarizat cumanagement de proiectȘtiți că este o modalitate excelentă de a planifica, gestiona și executa munca. Managementul de proiect vă poate ajuta echipa să se alinieze și îmbunătățițiColaborarea echipeipe o inițiativă specifică. PPM, pe de altă parte, vă ajută să gestionați mai multe proiecte și inițiative la scară largă.

Atât managementul de proiect, cât și managementul portofoliului de proiect sunt subseturi deManagementul muncii, care este o abordare sistematică a coordonării muncii în întreaga organizație - din proiecte și procese în curs de desfășurare la sarcini de rutină - pentru a conduce claritatea. S-ar putea beneficia de managementul portofoliului de proiect dacă:

Aveți nevoie de o modalitate de a organiza și de a urmări mai multe proiecte și priorități ale echipei.

Părțile interesate executive au nevoie de o modalitate ușoară de a vizualiza progresul în diferite inițiative.

Aveți nevoie de o modalitate mai clară de a conecta lucrările zilnice la obiectivele strategice.

Roluri & amp; Responsabilități în managementul portofoliului de proiecte

La fel ca managementul proiectului, există câteva roluri și responsabilități PPM-cheie. Cu aceste roluri, puteți să vă asigurați că toată lumea înțelege nu numai propria răspundere în cadrul echipei de proiect, ci și ceea ce sunt și responsabilitățile membrilor echipei.

Managerul de portofoliu de proiect

După cum vă puteți aștepta, managerul de portofoliu de proiect este persoana care creează și gestionează portofoliul de proiect. Ca manager de portofoliu de proiect, este posibil să nu fiți managerul de proiect pentru fiecare proiect din portofoliul dvs. - dar este treaba dvs. să vă asigurați că proiectele din portofoliul dvs. sunt actualizate și actualizări de stare relevante. Planificați să verificați frecvent cu manageri de proiect individuali pentru a dezvolta o cadență pentruRaportarea stării proiectului .

Părțile interesate executive

Părțile interesate executive sunt membri ai echipei sau directori de companii care au nevoie de o viziune la nivel înalt asupra a ceea ce se întâmplă în cadrul inițiativelor portofoliului. De exemplu, dacă gestionați o echipă din cadrul Departamentului de Marketing, OCP sau șeful de marketing ar putea fi un actor executiv pentru portofoliul dvs.

Managerul de programe

A manager de programAre un rol similar unui manager de portofoliu de proiect. Principala diferență dintre cele două roluri și tehnici de management este că un manager de programe este responsabil de proiecte interconectate, în timp ce un manager de portofoliu de proiect ar putea să nu fie. De exemplu, un manager de programe ar putea gestiona mai multe proiecte legate de o lansare specifică a marketingului de produse, în timp ce un manager de portofoliu de proiect ar gestiona mai multe proiecte în cadrul departamentului de marketing, care ar putea să nu fie conectat direct.

Managerul de proiect

Da, există încă manageri de proiect în managementul portofoliului de proiect! Managerii de proiect pot deține proiecte individuale în portofoliul mai mare. În funcție de mărimea și domeniul de aplicare al portofoliului, unele proiecte pot fi, de asemenea, deținute și gestionate de managerul de portofoliu de proiect.

Membrii echipei de proiect

Toți cei care lucrează la proiectele din portofoliu face parte din echipa de proiect. Echipa dvs. de proiect poate fi un grup inter-funcțional de membri din diferite departamente din cadrul companiei dvs. sau ar putea fi membrii tradiționali ai echipei. Principala diferență dintre o "echipă de proiect" și o "echipă" este că o echipă de proiect este un grup care funcționează împreună pe durata unui proiect înainte de desființare.

Beneficiile managementului portofoliului de proiect

Managementul portofoliului de proiect vă ajută și părțile interesate de proiect relevante să obțină o viziune cu ochii de păsări în proiecte și inițiative la scară largă. Când este folosit corect, ppm vă poate ajuta să vedeți imaginea de ansamblu și să luați decizii strategice mai bune. Echipe care utilizează instrumentele de gestionare a portofoliului de proiecte beneficiază de:

Vizibilitate sporită

Mai multă aliniere

Planificare holistică la nivel înalt

Într-o perspectivă

Mai mult timp pentru lucrările creative și strategice

Progresul în timp real al proiectului

Luarea deciziilor mai rapide

Pentru a beneficia de PPM, aveți nevoie de un instrument de gestionare a portofoliului de proiect

Gestionarea portofoliului de proiect face parte dintr-un sistem mai mare de lucru: managementul muncii. Pentru a folosiSoftware de management al portofoliului de proiectÎn mod eficient, aveți nevoie de un instrument care vă ajută să vă conectați strategia la munca dvs. zilnică, să obțineți o viziune cu ochii de păsări la toată munca dvs. și să rămâneți actualizați în timp real. Există trei caracteristici de management al portofoliului de proiect

Actualizări de stare a proiectului în timp real

O valoare principală a managementului portofoliului de proiect este capacitatea de a obține o imagine de imagine importantă a progresului fiecărui proiect din portofoliu. Pentru a face acest lucru, asigurați-vă că instrumentul de gestionare a portofoliului dvs. de proiect oferăRaportareacaracteristici atât la nivel de proiect, cât și la nivelurile de portofoliu. În acest fel, părțile interesate executive pot obține o perspectivă la nivel de portofoliu la nivelul portofoliului, apoi se scurge în orice actualizare a stării specifice proiectului, dacă este necesar.

Cronologie & amp; Urmărirea dependenței

Deoarece un portofoliu constă din multe proiecte complexe, asigurați-vă că software-ul dvs. de management al portofoliului dvs. oferă o modalitate de a vizualiza cronologia tuturor proiectelor din portofoliul dvs. și orice dependențe din acesta. CuGantt-diagramă ca o vedere, puteți identifica reperele cheie și datele pentru fiecare proiect și asigurați-vă că lucrurile se mișcă fără probleme.

Managementul încărcării de lucru

Managementul volumului de muncă vă poate ajuta să vă dezvoltați și să vă urmărițiPlanul de gestionare a resurselor. CuInstrumente de gestionare a volumului de muncă, aveți un sentiment clar al responsabilităților și livrările echipei dvs. de proiect are în toate proiectele din portofoliu. În acest fel, dacă aveți nevoie să modificați planul dvs. de gestionare a resurselor, puteți vizualiza cine are lățime de bandă și cine este în echipă aproape de Burnout.

Procesele PPM și cele mai bune practici

Managementul portofoliului de proiect funcționează cel mai bine atunci când vă mențineți un portofoliu actualizat, în timp real. În calitate de manager de portofoliu de proiect, este treaba dvs. să verificați în mod regulat managerii individual de proiect și să vă asigurați că proiectele lor sunt corecte. În acest fel, dumneavoastră și orice părțile interesate din executiv pot apărea pe orice proiect sau în afara proiectelor și cursului corect, asigurând în același timp proiectele de urmărire sunt aliniate cu precizie la obiectivele strategice ale companiei dvs.

Pentru a începe cu PPM, urmați acești cinci pași simpli:

Pasul 1: Aliniați portofoliul dvs. la obiectivele de afaceri

PPM vă poate ajuta să conectați munca zilnică la obiectivele strategice - dar pentru a vă face acest lucru cel mai eficient, trebuie să știți ce obiective strategice vă conectați. Dacă compania dvs. stabilește obiective anuale sau trimestriale, este posibil să aveți diverse obiective variind de la obiectivele de venit la obiectivele de reducere a churnului. Clarificați ce obiective strategice sauOkrs.Portofoliul dvs. contribuie la și cum.

Pasul 2: Adăugați proiecte

Portofoliul dvs. ar trebui să includă toate proiectele relevante. Asigurați-vă că adăugați proiectele corecte și prioritizați-le în ordinea importanței, dacă este cazul. În calitate de manager de portofoliu de proiect, luați ceva timp pentru a vă conecta cu managerii individuali de proiect să se alinieze modul în care fiecare proiect din portofoliu se conectează la obiectivele dvs. strategice. În cele din urmă, asigurați-vă că nu există proiecte conexe pe care nu le-ați inclus în portofoliul dvs.

Pasul 3: Împărtășiți portofoliul dvs. cu părțile interesate executive

Un portofoliu este un instrument care vă ajută să vă aliniați cu managerii dvs. de proiect și să vă acordați mai bine lucrărilor de proiect, dar este, de asemenea, o modalitate pentru părțile interesate de executiv pentru a obține o viziune oculară a păsărilor asupra inițiativelor din cadrul departamentului dvs. Asigurați-vă că au acces ușor la software-ul PPM. Când directorii pot obține o perspectivă în timp real asupra progresului proiectului, aceștia pot lua decizii mai bune.

Pasul 4: Obțineți actualizări de proiect în timp real

Asigurați-vă că managerii dvs. de proiect își actualizează în mod regulat proiectele individuale. În acest fel, portofoliul dvs. devine controlul misiunii echipei dvs. pentru toate inițiativele dvs. Puteți să le vedeți într-un singur loc, astfel încât să puteți vizualiza mai bine dependențele, să identificați noi oportunități de proiect și să ajutați proiectele care sunt expuse riscului.

Pasul 5: Utilizați portofoliul dvs. pentru gestionarea resurselor

În plus față de ajutorul dvs. și a părților interesate cheie rămân la curent cu progresul proiectului, un portofoliu este un instrument puternic pentru gestionarea resurselor. În timpul etapei de planificare a proiectului a fiecărui proiect, probabil că ați creat aPlanul de gestionare a resurselor. Dar, dacă vedeți un proiect care se încadrează din perspectiva portofoliului dvs. de pasăre, puteți redistribui resursele disponibile în proiecte pentru a aborda această problemă. Asigurați-vă că oferă instrumentul PPMSoftware de gestionare a volumului de muncăpentru a crește vizibilitateaAlocarea și redistribuirea resurselor .

Vedeți imaginea de ansamblu cu managementul portofoliului de proiect

PPM este cea mai bună modalitate de a colabora cu și în întreaga echipă. Obțineți o viziune a păsărilor cu privire la toate inițiativele dvs. într-un singur loc, astfel încât să puteți urmări valorile potrivite în locul potrivit.

Gata de a încerca managementul portofoliului de proiect? Află mai multe despreManager de sarcini UDN. Portofolii.Pentru a vă ajuta să vă conectați fără efort toate inițiativele dvs. într-un singur loc.