3 sätt att visualisera en projektplan: Timelines, kalendrar och styrelser
Oavsett vilket projekt du hanterar, behöver du ett sätt att planera och spåra ditt arbete. Inte bara behöver du veta vem som gör vad när, du behöver också ett sätt att enkelt visualisera alla de rörliga bitarna och informationen du hanterar.
Saken är, listor och kalkylblad skär inte den. Listorna blir till flera siddokument och kalkylblad blir otaliga kolumner av projektdetaljer som gör det svårt att förstå var ett projekt verkligen står vid ett givet tillfälle.
Vad är visuell projektledning?
Visuell projektledning är ett sätt för dig att organisera och hantera arbete utanför en traditionell att göra-lista. Det låter dig visualisera projektinformation i olika layouter som tidslinjer, kanbanbrädor och kalendrar. Visual Project Management tillhandahåller inblick i det som är på din tallrik, närProjektleveranserberor, vad dina lag milstolpar är och mer.
Hur visualiserar du projektets framsteg?
Det finns tre populära sätt att visualisera projektets framsteg:
Timelines (eller Gantt-diagram)
Kanban Boards
Kalendrar
Var och en av dessa sätt att visualisera ditt arbete har sina egna fördelar och nackdelar, och väljer vilket tillvägagångssätt beror på vilken typ av projekt du planerar. Därför är det absolut nödvändigt att din visuella projekthanteringsprogram kan byta mellan vyer. På det sättet, alla-från enskilda bidragsgivare till chefer-kanDra nytta av din projektledningsprogramvara .
Så, ska du gå med en tidslinje, Kanban styrelse eller kalender? Här är hur var och en av dessa visualiseringsverktyg fungerar och vilka typer av projekt de är bäst lämpade för.
1. Projekt Timelines och diagram
Ett sätt att visualisera en projektplan är att skapa en tidslinje eller Gantt-diagram över ditt projektschema. Projektets tidslinjer är visuella konturer av din projektplan. Med tidslinjehantering kan du organisera projektdetaljer i ett stapeldiagram för att visa när varje uppgift eller leveransbar i ditt projekt måste slutföras, hur länge det tar och i vilken ordning.
När man använder projekt Timelines & amp; Gantt-diagram
Timelines är till hjälp när du har ett projekt där du inte bara behöver veta när allt är förfallet, men också när det ska starta det och hur länge det tar. Genom att kartlägga allt ut i en projektimeline kan du bättre fördela resurser, personalgruppsmedlemmar på olika steg och visualisera beroenden.
Med tidslinjehantering kan du skapa en projektplan som visar hur alla delar av ditt projekt passar ihop och gör ändringar som behövs för att stoppa problem innan de börjar. Timelines är bra för:
Kampanjhantering
Produkten lanseras
Evenemangsplanering
När du inte använder projekt Timelines eller Gantt-diagram
Tidslinjehantering är mest användbar när varje uppgift har en start- och slutdatum. Tänk på din tidslinje som ett visuellt stapeldiagram - om dina uppgifter inte har start och slutdatum, är det inte mycket att visualisera. Om du planerar ett projekt med många dagliga uppgifter kan det vara mer användbart att visualisera ditt arbete i en projektkalender eller Kanban styrelse.
Exempel på en projektimeline
Låt oss säga att du planerar en produktlansering. Eftersom det kräver lagmedlemmar fråntvärfunktionella team-Produkter, teknik, marknadsföring, försäljning, kundsupport - för att dra av en lyckad lansering, är projektet att vara komplicerat.
En tidslinje kan hjälpa dig bättre prognostiserade timing och samordna resurser så att du slår dina milstolpar med färre hicka. Din projektimeline skulle lista ut varje steg eller leveransbar, visa start- och slutdatum för varje såväl som eventuella beroenden mellan bitar av arbete. På så sätt har alla på ditt projektteam en tydlig bild av din lanseringsplan från början.
Tips: Dela och hantera din tidslinje med lagkamrater
När du har satt ihop en tidslinje för din projektplan, glöm inte att loop i lagkamrater och intressenter och uppdatera detaljer när projektet pågår. Genom att dela samma källa till sanning, kommer alla på ditt team att ha realtid inblick i allt ditt lags arbete.
I UDN Task Manager, Du kan enkelt dela ditt projekt med intressenter och lagkamrater. Genom att visualisera ditt arbete iTidslinjevy, du kan köpa in på din plan och anpassa och anpassa scheman när det ändras. Visualisera beroenden mellan uppgifter och ange beroende konflikter innan de börjar.
2. Kanban Boards
Kanban Boards är ett visuellt system för att organisera ett projekt där varje uppgift eller arbete är representerad av ett kort. Dessa kort arrangeras sedan i en av flera kolumner som representerar stadierna i ett projekt eller process, ägaren av uppgiften, arbetets prioritet eller vilket system som helst som är bäst för ditt lag. När varje uppgift eller leveransbar fortskrider flyttar du kortet som representerar uppgiften från kolumn till kolumn så att du enkelt kan se var i processen är uppgiften.
När ska man använda kanbanbrädor
KANBAN-STYLE PROJEKTHANTERING Tenderar att fungera bäst för projekt med olika skeden som varje uppgift går igenom innan de är färdiga.Kanban Boardsär bra verktyg förAgile TeamsArbeta i sprints, eftersom de tillåter dig att tydligt se hur arbetet fortskrider. I synnerhet är Kanban Boards bra för:
Buggspårning
Sprintplanering
Agile Daily Standup Meetings
Webproduktionshantering
Arbetsförfrågningar
Exempel på ett brädprojekt
A buggspårningArbetsflöde är ett exempel på ett projekt som kan hanteras med Kanban Boards. Ditt Kanban styrelse för att identifiera och fixa buggar kan ha kolumner som representerar följande steg:
Nya buggar (dvs din eftersläpning)
Klar att arbeta på
Pågående
I Qa
Komplett
För varje fel som rapporteras kan ditt lag enkelt skapa ett nytt kort och sedan flytta det genom dessa kolumner när arbetet fortskrider.
Tips: Skapa och dela din bräda online
Du hittar ofta Kanban brädor byggda på fysiska brädor med klibbiga anteckningar, men visste du att du också kan skapa dem online med ett verktyg somUDN Task Manager ?
Bygga din kanban styrelse iUDN Task Managerger dig mer kapacitet somLägga till anpassade fält, Beskrivningar, filer och samarbetspartners till varje kort, så du kan enkelt fånga ytterligare projektinformation för att hjälpa alla på ditt lag att arbeta tillsammans framgångsrikt.
3. Projektkalendrar
Kanban brädor och tidslinjer fungerar bra för många typer av projekt, men ibland vad du behöver är en kalender. Det kan vara enkelt och enkelt, men det kan också vara idealiskt för att planera vissa projekt.
När du ska använda projektkalendrar
En kalender är utmärkt för när du behöver hantera massor av uppgifter med olika förfallodagar. Att veta när du behöver slutföra en milstolpe eller leverera en tillgång i en viss vecka, månad eller år hjälper dig att planera framåt och framgångsrikt genomföra i tid. I synnerhet kan projektkalendrar hjälpa dig att hantera din:
Redaktionell kalender
Social Media Content Calendar
När du inte använder projektkalendrar
Projektkalendrar kan göra dina uppgifter till liv och hjälpa dig att planera före veckan, månaden eller kvartalet. Projektkalendrar är dock mindre hjälpsamma när du har mer än en handfull uppgifter som betalas varje dag. Om du verkligen behöver borra ner i det arbete som ditt team gör dagligen, kan en kanban styrelse eller till och med att göra lista stil visa bättre för ditt lag.
Exempel på ett kalenderprojekt
Om du planerar ett projekt där varje dag har sin egen att göra, kan en projektkalender så se allt du har kommit upp under de närmaste dagarna och veckorna. Då kan du se hela ditt projekt på din kalender för att veta exakt vad som kommer upp och vem jobbar med det.
Tips: Lista uppgifter först, sedan schema dem
Om du använderUDN Task ManagerFör att hantera din projektkalender kan du skapa en lista över uppgifter i ett projekt, ställa in förfallodagar och sedan växla till kalendervisning för att automatiskt se dina uppgifter på kalendern. Om det behövs kan du flytta upp uppgifter på din kalender för att snabbt ändra förfallodagar.
Vilken vy är rätt för ditt projekt?
Genom att använda en tidslinje är Kanban Board eller Calendar ett bra sätt att visualisera alla steg i ditt projekt, så du kan se den större bilden utan att missa några viktiga detaljer. Du kan ställa in ett projekt med någon av dessa synpunkter i UDN Task Manager . Oavsett vilken vy du går med, kan du enkelt dela din plan med lagkamrater och driva ditt projekt på ett ställe.
