3 måder at visualisere en projektplan: Tidslinjer, kalendere og bestyrelser

Uanset hvilket projekt du styrer, har du brug for en måde at planlægge og spore dit arbejde på. Ikke alene har du brug for at vide, hvem der laver, hvad da, du har også brug for en måde at nemt visualisere alle de bevægelige stykker og oplysninger, du styrer.

Sagen er, lister og regneark skærer ikke det. Lister bliver til multi-sides dokumenter, og regneark bliver til utallige kolonner af projektdetaljer, der gør det svært at forstå, hvor et projekt virkelig står på et hvilket som helst tidspunkt.

Hvad er visuel projektledelse?

Visual Project Management er en måde for dig at organisere og styre arbejde uden for en traditionel opgaveliste. Det giver dig mulighed for at visualisere projektoplysninger i forskellige layouter som tidslinjer, Kanban boards og kalendere. Visual Project Management giver et-et blik indsigt i, hvad der er på din plade, nårprojektleverancer.er på grund, hvad dine team milepæle er, og mere.

Hvordan visualiserer du projektets fremskridt?

Der er tre populære måder at visualisere projektets fremskridt på:

Tidslinjer (eller Gantt Charts)

Kanban boards.

Kalendere

Hver af disse måder at visualisere dit arbejde har sine egne fordele og ulemper, og vælger hvilken tilgang afhænger af den type projekt, du planlægger. Derfor er det vigtigt, at din visuelle projektstyringssoftware giver dig mulighed for at skifte mellem visninger. På den måde, alle-fra individuelle bidragsydere til ledere-kanDrage fordel af din projektstyringssoftware .

Så skal du gå med en tidslinje, Kanban Board eller Kalender? Sådan fungerer hvert af disse visualiseringsværktøjer, og hvilke former for projekter, de bedst passer til.

1. Projekttidslinjer og diagrammer

En måde at visualisere en projektplan på er at oprette et tidslinje eller Gantt-diagram over din projektplan. Projekttidslinjer er visuelle konturer af din projektplan. Med Timeline Management kan du organisere projektoplysninger i et stregdiagram, der viser, når hver opgave eller leverbar i dit projekt skal udfyldes, hvor længe det tager, og i hvilken rækkefølge.

Hvornår skal du bruge Projekt Timelines & Amp; Gantt Charts.

Tidslinjer er hjælpsomme, når du har et projekt, hvor du ikke bare behøver at vide, hvornår alt skyldes, men også når man skal starte det, og hvor lang tid det vil tage. Ved at kortlægge alt ud i en projekttidslinje, kan du bedre tildele ressourcer, medarbejdermedlemmer på forskellige trin og visualisere afhængigheder.

Med tidslinjeforvaltning kan du oprette en projektplan, der viser, hvordan alle stykkerne af dit projekt passer sammen og foretager ændringer efter behov for at stoppe problemer, før de starter. Tidslinjer er gode til:

Kampagnestyring

Produkt lanceringer.

Begivenhedsplanlægning

Når man ikke bruger projekttidslinjer eller Gantt-diagrammer

Tidslinjeforvaltning er mest nyttig, når hver opgave har start- og slutdato. Tænk på din tidslinje som en Visual Bar Chart-Hvis dine opgaver ikke har start og slutdatoer, er der ikke meget at visualisere. Hvis du planlægger et projekt med mange daglige opgaver, kan det være mere nyttigt at visualisere dit arbejde i en projektkalender eller Kanban Board.

Eksempel på en projekt tidslinje

Lad os sige, at du planlægger en produktlancering. Fordi det kræver teammedlemmer fracross-funktionelle hold-Produkt, teknik, markedsføring, salg, kundesupport - For at trække en vellykket lancering er projektet bundet til at være kompliceret.

En tidslinje kan hjælpe dig med bedre prognose timing og koordinere ressourcer, så du rammer dine milepæle med færre hikke. Din projekttidslinje vil liste ud hvert trin eller leveres, vise start- og slutdatoer for hver såvel som eventuelle afhængigheder mellem arbejdsstykker. På denne måde har alle på dit projektgruppe et klart billede af din lanceringsplan fra starten.

Tip: Del og administrer din tidslinje med holdkammerater

Når du har samlet en tidslinje til din projektplan, skal du ikke glemme at sløjfe i holdkammerater og interessenter og opdatere detaljer, da projektet bliver i gang. Ved at dele den samme centrale kilde til sandhed vil alle på dit hold have real-time indsigt i alt dit holds arbejde.

I UDN Task Manager, Du kan nemt dele dit projekt med interessenter og holdkammerater. Ved at visualisere dit arbejde iTidslinje View., Du kan få køb på din plan og justere og tilpasse skemaer, da tingene ændres. Visualiser afhængigheder mellem opgaver og pinpoint afhængighed konflikter, inden de starter.

2. Kanban boards.

Kanban boards er et visuelt system til at organisere et projekt, hvor hver opgave eller et stykke arbejde er repræsenteret af et kort. Disse kort arrangeres derefter i en af ​​flere kolonner, der repræsenterer stadierne i et projekt eller en proces, ejeren af ​​opgaven, arbejdets prioritet, eller hvad system fungerer bedst for dit team. Som hver opgave eller leverbare skrider frem, flytter du kortet, der repræsenterer opgaven fra kolonne til kolonne, så du nemt kan se, hvor i processen er opgaven.

Hvornår skal du bruge Kanban Boards

KANBAN-Style Project Management har tendens til at fungere bedst for projekter med forskellige faser, som hver opgave går igennem, inden den afsluttes.Kanban boards.er gode værktøjer tilAgile hold.Arbejder i sprints, da de giver dig mulighed for tydeligt at se, hvordan arbejdet skrider frem. Især er Kanban Boards gode til:

Bug tracking.

Sprint Planning.

Sprint retrospektiver

Agile Daily Standup Meetings

Webproduktionsstyring

Arbejdsanmodninger

Eksempel på et brædder projekt

EN bug tracking.Workflow er et eksempel på et projekt, der kan styres ved hjælp af Kanban Boards. Dit Kanban Board til at identificere og fastsætte bugs kan have kolonner, der repræsenterer følgende faser:

Nye bugs (dvs. din backlog)

Klar til at blive arbejdet på

I gang

I QA.

Komplet

For hver fejl, der er rapporteret, kan dit hold nemt oprette et nyt kort og derefter flytte det gennem disse kolonner, da arbejdet skrider frem.

Tip: Opret og del dit bord online

Du vil ofte finde Kanban Boards bygget på fysiske bestyrelser med klistermærker, men vidste du, at du også kan oprette dem online med et værktøj somUDN Task Manager ?

Opbygning af din Kanban Board iUDN Task Managergiver dig flere evner somTilføjelse af brugerdefinerede felter, beskrivelser, filer og samarbejdspartnere til hvert kort, så du nemt kan fange yderligere projektoplysninger for at hjælpe alle på dit hold, der arbejder sammen med succes.

3. Projektkalendere

Kanban boards og tidslinjer arbejder godt for mange slags projekter, men nogle gange hvad du har brug for er en kalender. Det kan være enkelt og ligetil, men det kan også være ideelt til planlægning af visse projekter.

Hvornår skal du bruge projektkalendere

En kalender er fantastisk til, når du skal styre mange opgaver med forskellige forfaldsdatoer. At vide, når du skal færdiggøre en milepæl eller levere et aktiv i en given uge, måned, eller år, hjælper du med at planlægge fremad og med succes udføres til tiden. Især kan projektkalendere hjælpe dig med at styre din:

Editorial Calendar.

Social Media Content Kalender

Når du ikke bruger projektkalendere

Projektkalendere kan gøre dine opgaver til at komme til liv og hjælpe dig med at planlægge i løbet af ugen, måneden eller kvartalet. Projektkalendere er dog mindre nyttige, når du har mere end en håndfuld opgaver på grund af hver dag. Hvis du virkelig har brug for at bore ned i arbejdet, gør dit hold på daglig basis, en kanban board eller endda to-do list-stil visning kan være bedre for dit team.

Eksempel på et kalenderprojekt

Hvis du planlægger et projekt, hvor hver dag har sin egen til-do, giver en projektkalender dig mulighed for at se alt, hvad du har kommet op i de næste dage og uger. Derefter kan du se hele dit projekt på din kalender for at vide præcis, hvad der kommer op, og hvem arbejder på det.

Tip: Liste opgaver først, derefter planlægge dem

Hvis du brugerUDN Task ManagerFor at administrere din projektkalender kan du oprette en liste over opgaver i et projekt, indstille behørige datoer, og derefter skifte til kalendervisning for automatisk at se dine opgaver på kalenderen. Hvis det er nødvendigt, kan du flytte opgaver rundt på din kalender for hurtigt at ændre behørigt datoer.

Hvilken udsigt er det rigtige for dit projekt?

Brug af en tidslinje, Kanban Board eller Kalender er en fantastisk måde at visualisere alle trin i dit projekt, så du kan se det større billede uden at mangle nøgle detaljer. Du kan oprette et projekt ved hjælp af nogen af ​​disse synspunkter i UDN Task Manager . Uanset hvilken visning du går med, kan du nemt dele din plan med holdkammerater og køre dit projekt på ét sted.