3 maneras de visualizar un plan de proyecto: líneas de tiempo, calendarios y tableros
No importa qué proyecto estés administrando, necesitas una forma de planificar y rastrear tu trabajo. No solo necesita saber quién está haciendo qué cuando, también necesita una manera de visualizar fácilmente todas las piezas y la información en movimiento que está administrando.
Lo que es, las listas y las hojas de cálculo no lo cortan. Las listas se convierten en documentos de múltiples páginas y hojas de cálculo se convierten en innumerables columnas de detalles del proyecto que dificultan que un proyecto realmente se encuentra en un momento dado.
¿Qué es la gestión visual del proyecto?
La gestión de proyectos visuales es una forma de organizar y administrar el trabajo fuera de una lista de tareas tradicionales. Le permite visualizar información del proyecto en diferentes diseños como líneas de tiempo, tableros de Kanban y calendarios. La gestión de proyectos visuales proporciona una visión de un vistazo a lo que el trabajo está en su plato, cuando proyectos Deliverable Se deben, cuáles son los hitos de su equipo, y más.
¿Cómo visualizas el progreso del proyecto?
Hay tres formas populares de visualizar el progreso del proyecto:
Timelines (o gráficos Gantt)
Tableros de Kanban
Calendarios
Cada una de estas formas de visualizar su trabajo tiene sus propios pros y contras, y elegir qué enfoque depende del tipo de proyecto que esté planeando. Es por eso que es imperativo que su software de administración de proyectos visuales le permita cambiar de vista entre las vistas. De esa manera, todos, desde contribuyentes individuales hasta ejecutivos, pueden Benefíciese de su software de gestión de proyectos. .
Entonces, ¿debería ir con una línea de tiempo, placa de Kanban o calendario? Así es como funcionan cada una de estas herramientas de visualización y en qué tipo de proyectos se adaptan mejor.
1. PROYECTOS TIMERES Y TRABAJOS
Una forma de visualizar un plan de proyecto es crear una línea de tiempo o un gráfico de GANTT de su programa de proyectos. Los líneas de tiempo del proyecto son contornos visuales de su plan de proyecto. Con la administración de la línea de tiempo, puede organizar los detalles del proyecto en un gráfico de barras para mostrar cuando cada tarea o entregable en su proyecto debe completarse, cuánto tiempo tomará, y en qué orden.
Cuándo usar los plazos de proyecto y el amplificador; diagramas de Gantt
Las líneas de tiempo son útiles cuando tiene un proyecto en el que no solo necesita saber cuándo todo se debe, sino también cuándo comenzarlo y cuánto tiempo tomará. Al asignar todo en una línea de tiempo de proyecto, puede asignar mejor recursos, miembros del equipo del personal en diferentes pasos y visualizar las dependencias.
Con la administración de la línea de tiempo, puede crear un plan de proyecto que muestre cómo todas las piezas de su proyecto encajan y hacen cambios según sea necesario para detener los problemas antes de que comiencen. Las líneas de tiempo son ideales para:
Administración de campaña
Lanzamiento de productos
Evento planeado
Cuando no utilice los plazos de los proyectos o los gráficos de GANTT
La gestión de la línea de tiempo es más útil cuando cada tarea tiene una fecha de inicio y finalización. Piense en su línea de tiempo como un gráfico de barras visual, si sus tareas no tienen fechas de inicio y finalización, no hay mucho que visualizar. Si está planeando un proyecto con muchas tareas diarias, podría ser más útil visualizar su trabajo en un calendario de proyectos o en la Junta de Kanban.
Ejemplo de una línea de tiempo del proyecto
Digamos que está planeando un lanzamiento de producto. Porque requiere que los miembros del equipo de equipos multifuncionales -Producto, ingeniería, marketing, ventas, atención al cliente: para eliminar un lanzamiento exitoso, el proyecto está destinado a ser complicado.
Una línea de tiempo puede ayudarlo a mejorar el tiempo y coordinar los recursos de coordinación para que le pegue a sus hitos con menos HICCUP. La línea de tiempo de su proyecto enumeraría cada paso o se necesita entregable, muestre las fechas de inicio y finalización de cada una, así como cualquier dependencia entre piezas de trabajo. De esta manera, todos en su equipo de proyecto tienen una visión clara de su plan de lanzamiento desde el principio.
Sugerencia: comparta y administre su línea de tiempo con compañeros de equipo.
Una vez que haya reunido una línea de tiempo para su plan de proyecto, no se olvide de bucle en compañeros de equipo y partes interesadas y actualizar los detalles a medida que el proyecto se pone en marcha. Al compartir la misma fuente central de verdad, todos en su equipo tendrán una visión en tiempo real de todo el trabajo de su equipo.
En Gestor de tareas UDN , puede compartir fácilmente su proyecto con las partes interesadas y los compañeros de equipo. Visualizando su trabajo en Vista de la línea de tiempo , puede comprar en su plan y ajustar y adaptar los horarios a medida que cambien las cosas. Visualice las dependencias entre las tareas y los conflictos de dependencia de puntos antes de que comiencen.
2. Tableros de Kanban
Los tableros de Kanban son un sistema visual para organizar un proyecto donde cada tarea o pieza de trabajo está representada por una tarjeta. Luego, estas tarjetas se organizan en una de varias columnas que representan las etapas de un proyecto o proceso, el propietario de la tarea, la prioridad del trabajo, o cualquier sistema funciona mejor para su equipo. A medida que cada tarea o progreso progresa, mueve la tarjeta que representa la tarea desde la columna a la columna para que pueda ver fácilmente dónde está en el proceso la tarea.
Cuándo usar los tableros de kanban
La gestión de proyectos de estilo kanban tiende a funcionar mejor para proyectos con distintas etapas que cada tarea pasa antes de completarse. Tableros de Kanban son grandes herramientas para Equipos ágiles Trabajando en Sprints, ya que le permiten ver claramente cómo está progresando el trabajo. En particular, los tableros de Kanban son ideales para:
Seguimiento de errores
Planificación de sprint
Reuniones ágiles diarias de pie
Gestión de la producción web
Solicitudes de trabajo
Ejemplo de un proyecto de tableros.
A seguimiento de errores El flujo de trabajo es un ejemplo de un proyecto que se puede gestionar utilizando los tableros de Kanban. Su placa KANBAN para identificar y solucionar errores podría tener columnas que representan las siguientes etapas:
Nuevos errores (es decir, tu backlog)
Listo para ser trabajado en
En curso
En qa
Completo
Para cada error que se informa, su equipo puede crear fácilmente una nueva tarjeta y luego moverla a través de estas columnas a medida que avanza el trabajo.
Sugerencia: cree y comparta su tabla en línea
A menudo encontrarás los tableros de Kanban construidos en tableros físicos con notas adhesivas, pero sabías que también puedes crearlos en línea con una herramienta como Gestor de tareas UDN ?
Construyendo tu junta kanban en Gestor de tareas UDN te da más capacidades como Añadiendo campos personalizados , descripciones, archivos y colaboradores a cada tarjeta, por lo que puede capturar fácilmente la información adicional del proyecto para ayudar a todos en su equipo a trabajar juntos con éxito.
3. Calendarios de proyectos
Los tableros de kanban y las líneas de tiempo funcionan bien para muchos tipos de proyectos, pero a veces lo que necesita es un calendario. Puede ser simple y sencillo, pero también puede ser ideal para planificar ciertos proyectos.
Cuándo usar calendarios de proyectos
Un calendario es ideal para cuando necesita administrar muchas tareas con diferentes fechas de vencimiento. Saber cuándo debe completar un hito o entregar un activo en cualquier semana, mes o año, le ayude a planificar con anticipación y ejecutar con éxito a tiempo. En particular, los calendarios del proyecto pueden ayudarlo a administrar su:
Calendario editorial
Calendario de contenido de medios sociales
Cuando no usar calendarios de proyectos.
Los calendarios de proyectos pueden hacer que sus tareas cobren vida y lo ayuden a planificar con anticipación para la semana, el mes o el trimestre. Sin embargo, los calendarios del proyecto son menos útiles cuando tiene más de un puñado de tareas debido cada día. Si necesita perforar realmente en el trabajo, su equipo está haciendo a diario, una placa de Kanban o una vista de estilo de lista incluso para hacer que sea mejor para su equipo.
Ejemplo de un proyecto de calendario.
Si está planeando un proyecto donde cada día tenga su propio punto de que haga, un calendario de proyectos le permite ver todo lo que ha subido en los próximos días y semanas. Luego, puede ver todo su proyecto en su calendario para saber exactamente lo que se está acercando y quién está trabajando en ello.
Sugerencia: lista de tareas primero, luego programe
Si estas usando Gestor de tareas UDN Para administrar su calendario de proyectos, puede crear una lista de tareas en un proyecto, establecer fechas de vencimiento y luego cambiar a la vista del calendario para ver automáticamente sus tareas en el calendario. Si es necesario, puede mover las tareas en su calendario para cambiar rápidamente las fechas de vencimiento.
¿Qué opinión es correcta para su proyecto?
Usando una línea de tiempo, la placa de Kanban, o el calendario es una excelente manera de visualizar todos los pasos en su proyecto, por lo que puede ver la imagen más grande sin perder detalles clave. Puede configurar un proyecto utilizando cualquiera de estas vistas en Gestor de tareas UDN . No importa con qué vista con la que vaya, puede compartir su plan fácilmente con compañeros de equipo y ejecutar su proyecto en un solo lugar.
